淺談 企業(yè)管理體系在工程公司中的應(yīng)用

文/王彥 冷緒林

1. 前言

隨著2015版的GB/T19001、GB/T2400、GB/T28001質(zhì)量、HSE和環(huán)境體系以及風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)管理等在工程公司的逐步推廣，企業(yè)管理體系（簡(jiǎn)稱體系）在工程公司中發(fā)揮的作用越來(lái)越重要。結(jié)合多年從事工程設(shè)計(jì)和項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，筆者從使用者的角度闡述體系與業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)系，體系怎樣落實(shí)到業(yè)務(wù)活動(dòng)中等等。

2. 對(duì)企業(yè)管理體系認(rèn)識(shí)的幾點(diǎn)誤區(qū)

2.1 體系就是體系管理部門(mén)的事情

在國(guó)內(nèi)大多數(shù)工程公司的員工可能在認(rèn)識(shí)上存在一個(gè)誤區(qū)，即體系就是體系管理部門(mén)的事情，與自身無(wú)關(guān)，所以體系怎么寫(xiě)是管理部門(mén)的事情，工作還是照舊干，體系發(fā)生變化了也不會(huì)對(duì)自身有多大影響，這種認(rèn)識(shí)導(dǎo)致體系很難在業(yè)務(wù)活動(dòng)中落實(shí)，造成體系和業(yè)務(wù)活動(dòng)長(zhǎng)期脫節(jié)，也就是通常說(shuō)的“兩層皮”。

2.2 只要制定滿足體系認(rèn)證的文件就夠了

體系文件中要求業(yè)務(wù)活動(dòng)要有計(jì)劃，我就編制對(duì)應(yīng)的文件對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)提出計(jì)劃，體系文件中要求設(shè)計(jì)工作要有評(píng)審，我就編制相應(yīng)的評(píng)審要求的內(nèi)容，只要通過(guò)體系認(rèn)證就夠了，不需要編制其他文件了，這種認(rèn)識(shí)造成體系不接地氣，工作中落實(shí)體系非常困難，也造成體系在企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的監(jiān)管和指導(dǎo)作用大打折扣。

2.3 體系是主營(yíng)業(yè)務(wù)要遵循的，其他的工作可以不遵循

對(duì)于工程公司來(lái)說(shuō)，體系是對(duì)咨詢、設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工等方面的要求，對(duì)于人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、辦公室管理乃至各個(gè)部門(mén)的管理都不需要，這種認(rèn)識(shí)導(dǎo)致很多公司既編制了大量的體系文件，也編制了不少的管理文件，例如規(guī)章制度，前者用于主營(yíng)業(yè)務(wù)，而后者往往用于各類管理工作，這種情況導(dǎo)致公司運(yùn)作出現(xiàn)分裂現(xiàn)象，一部分工作遵循規(guī)章制度、一部分工作遵循體系，兩者之間時(shí)有矛盾，往往是體系讓步規(guī)章制度，違反體系滿足規(guī)章制度的事情也時(shí)有發(fā)生。

3 . 體系與業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)系

目前的體系標(biāo)準(zhǔn)，包括GB/T19001、GB/T2400、GB/T28001等皆源自國(guó)外，編制這些標(biāo)準(zhǔn)的目的是提高使用者的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，而為了達(dá)到這些目的，需要對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的全過(guò)程管理，要有計(jì)劃、有監(jiān)控、有糾偏、有存檔、有改進(jìn)等等，對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程有序管理才能保障合格的產(chǎn)品和服務(wù)。這些認(rèn)識(shí)對(duì)于各個(gè)公司的領(lǐng)導(dǎo)者和員工來(lái)說(shuō)并不陌生，可能還有更為深刻的理解，但為什么在對(duì)體系的認(rèn)識(shí)上總是出現(xiàn)偏差，執(zhí)行不到位，與國(guó)外知名工程公司的差距較大，究其原因是沒(méi)有理清體系與業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)系、沒(méi)有把體系融于工作中。

3.1 體系是對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的要求，業(yè)務(wù)活動(dòng)是對(duì)體系的驗(yàn)證

體系是對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的要求，體系說(shuō)業(yè)務(wù)活動(dòng)要有計(jì)劃、監(jiān)控、記錄等，這是在對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)提出要求，但體系不能代替業(yè)務(wù)活動(dòng)，業(yè)務(wù)活動(dòng)還應(yīng)該有自己的一條主線，有對(duì)應(yīng)的工作流程，包括程序、指南、模板等等，體系和工作流程相輔相成，不能因?yàn)轶w系而忽略了工作流程。例如項(xiàng)目管理要有計(jì)劃、有控制、監(jiān)督，這是要求，業(yè)務(wù)活動(dòng)還應(yīng)該梳理出自己的工作流程，怎么干項(xiàng)目？第一步干什么？有哪些關(guān)鍵點(diǎn)需要把握等等，這些內(nèi)容都需要通過(guò)工作流程來(lái)實(shí)現(xiàn)，而在制定工作流程的時(shí)候要遵循體系的要求，時(shí)刻關(guān)注哪些環(huán)節(jié)與體系不符。通俗一點(diǎn)來(lái)講，體系就相當(dāng)于鞋子，而業(yè)務(wù)活動(dòng)就是腳走路，鞋子不能代替腳走路，你該怎么走就怎么走，但是要穿上鞋子走，鞋子會(huì)讓你走得更快、更穩(wěn)，也給你帶來(lái)保護(hù)，使得你的腳在走路時(shí)不受傷害、免于尖銳物體的扎傷，當(dāng)然也伴隨著穿上鞋的不適應(yīng)。

企業(yè)要根據(jù)GB/T19001、GB/T2400、GB/T28001等制定符合自己業(yè)務(wù)需求的體系，同時(shí)也要制定滿足這些體系要求的工作流程，長(zhǎng)期運(yùn)作的業(yè)務(wù)活動(dòng)是對(duì)體系的一個(gè)驗(yàn)證，如果出現(xiàn)個(gè)例的質(zhì)量問(wèn)題，則是個(gè)例發(fā)生的那個(gè)工作流程可能不完善，沒(méi)有監(jiān)管到位，需要改進(jìn)；如果是出現(xiàn)較為普遍的質(zhì)量問(wèn)題，則是要求沒(méi)有把控住，需要改進(jìn)體系。我們通常說(shuō)的企業(yè)管理體系是二者的總和，為了區(qū)分二者，我們把前者稱為“要求類體系”，把后者稱為“流程類體系”，兩者合起來(lái)才是企業(yè)級(jí)管理體系。

3.2 詳細(xì)的“流程類體系”是保障“要求類體系”得以實(shí)施的關(guān)鍵

通常一個(gè)企業(yè)制定了“要求類體系”，同時(shí)也制定了包括各種工作流程的“流程類體系”，但就是運(yùn)行不好，體系是體系，流程是流程，脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重，究其根源是在制作“流程類體系”時(shí)出現(xiàn)了問(wèn)題，過(guò)多的強(qiáng)調(diào)要遵循 “要求類體系”，而忽略了“流程類體系”的精細(xì)化，例如“要求類體系”要求設(shè)計(jì)文件要評(píng)審，那么在“流程類體系”也較為簡(jiǎn)單的要求設(shè)計(jì)文件要評(píng)審，但對(duì)于如何評(píng)審、誰(shuí)主持、誰(shuí)參會(huì)、誰(shuí)落實(shí)、誰(shuí)關(guān)閉沒(méi)有規(guī)定或簡(jiǎn)單幾段話就概括了，但大型項(xiàng)目、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目評(píng)審的專家是否與普通的項(xiàng)目不一樣？什么樣的項(xiàng)目需要請(qǐng)運(yùn)營(yíng)單位的專家？什么樣的項(xiàng)目評(píng)審需要各方面的負(fù)責(zé)人參會(huì)等等都不清楚，這樣導(dǎo)致評(píng)審?fù)S意性很強(qiáng)、走形式、缺乏針對(duì)性，評(píng)審意見(jiàn)的落實(shí)也較為隨意，能簡(jiǎn)單修改的就改，困難一點(diǎn)的修改就大打折扣，導(dǎo)致“要求類體系”走空；再例如項(xiàng)目經(jīng)理要控制項(xiàng)目進(jìn)度，但“流程類體系”中并沒(méi)有告訴你怎么控制進(jìn)度，從哪兒著手、怎么制定、有幾個(gè)層級(jí)等等，導(dǎo)致實(shí)際項(xiàng)目運(yùn)作中全靠個(gè)人理解，也使得公司的項(xiàng)目運(yùn)作五花八門(mén)，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)模式，失去了體系對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)統(tǒng)一性這方面的積極作用。

一個(gè)企業(yè)如果沒(méi)有詳細(xì)的“流程類體系”也會(huì)產(chǎn)生另一個(gè)負(fù)面的影響，那就是導(dǎo)致整個(gè)體系的改進(jìn)喪失動(dòng)力，可能多年不用修訂和改進(jìn)，這是因?yàn)橐粋€(gè)流程環(huán)節(jié)沒(méi)有交代清楚怎么做，那么當(dāng)使用者結(jié)束這一環(huán)節(jié)工作后，就不能對(duì)流程環(huán)節(jié)提出改進(jìn)措施，因?yàn)榱鞒汰h(huán)節(jié)要求得太過(guò)籠統(tǒng)和模糊，感覺(jué)這個(gè)要求放之四海而皆準(zhǔn)，使用者的很多經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，沒(méi)有辦法寫(xiě)進(jìn)來(lái)，因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)可能都是非常小的細(xì)節(jié)改進(jìn)，兩者不在一個(gè)層級(jí)上。舉例說(shuō)明，在某公司“流程類體系”這么規(guī)定“業(yè)主開(kāi)球會(huì)”：“項(xiàng)目經(jīng)理要與業(yè)主召開(kāi)開(kāi)球會(huì)，在會(huì)上要確定工作范圍、項(xiàng)目目標(biāo)、執(zhí)行策略、界面管理......”而使用者的經(jīng)驗(yàn)為“項(xiàng)目經(jīng)理在開(kāi)球會(huì)上要確定與業(yè)主關(guān)鍵人員的銜接，例如操作人員、維護(hù)人員等”，很顯然，這條經(jīng)驗(yàn)是沒(méi)有辦法寫(xiě)到開(kāi)球會(huì)的規(guī)定中的。

3.3 企業(yè)級(jí)管理體系包括所有活動(dòng)和部門(mén)，沒(méi)有例外

體系分為“要求類體系”和“流程類體系”兩者，那么這個(gè)體系應(yīng)囊括公司的所有活動(dòng)、所有部門(mén)和員工，沒(méi)有例外。2015版前的Q/HSE管理體系只對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提出了體系要求，沒(méi)有包括諸如人力資源管理、財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理、辦公室管理等方面的業(yè)務(wù)，但是新版體系則是提出了這個(gè)要求，這就是一體化管理體系的概念，即公司的所有活動(dòng)都應(yīng)在體系內(nèi)運(yùn)作。例如公司舉辦一個(gè)員工戶外活動(dòng)，那就應(yīng)該有這個(gè)活動(dòng)的“流程類體系”，而這個(gè)“流程類體系”要遵循HSE這方面的“要求類體系”，即在“流程類體系”中要明確戶外活動(dòng)如何配備急救藥品、參與者的準(zhǔn)備措施、發(fā)生緊急事件如何自救和求救等等內(nèi)容。再例如，人力資源部門(mén)在招聘時(shí)，應(yīng)該在招聘流程中明確如何識(shí)別員工身體健康狀況，是否符合應(yīng)聘的崗位等等。從這兩個(gè)例子來(lái)看，體系是對(duì)全部活動(dòng)的要求，只不過(guò)側(cè)重點(diǎn)不一樣而已，對(duì)于人力資源管理可能側(cè)重HSE，對(duì)于投標(biāo)管理側(cè)重于風(fēng)險(xiǎn)，而對(duì)于純粹的項(xiàng)目運(yùn)作則側(cè)重于質(zhì)量的要求。

3.4 體系的建設(shè)是企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任

2015版Q/HSE體系強(qiáng)調(diào)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任，領(lǐng)導(dǎo)者是否盡職是體系運(yùn)作良好與否的關(guān)鍵。就拿“流程類體系”來(lái)說(shuō)，如果一個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)、一個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不熟悉流程，不熟悉每個(gè)環(huán)節(jié)的做法，更有甚者經(jīng)常帶頭違反體系，那又由誰(shuí)來(lái)維護(hù)體系的良好運(yùn)作？只有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)是體系的第一責(zé)任人，才會(huì)讓體系良好運(yùn)作,才有可能把使用者的反饋意見(jiàn)用于體系的改進(jìn)。國(guó)際知名的工程公司對(duì)于體系非常重視，各個(gè)部門(mén)的一把手就是體系的責(zé)任人，體系委員會(huì)的成員就是各部門(mén)的一把手。從體系類別角度來(lái)說(shuō)，“要求類體系”是寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)者看的，領(lǐng)導(dǎo)者要把這些要求融入到“流程類體系”中，時(shí)刻關(guān)注“流程類體系”哪些環(huán)節(jié)沒(méi)有滿足要求、哪些環(huán)節(jié)會(huì)失控等等，對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，“流程類體系”才是其工作指南，極端一點(diǎn)的講，普通員工不需要看“要求類體系”，也看不太懂，只需要遵從“流程類體系”，因?yàn)樽駨牧撕笳?，就滿足了前者，如果后者不滿足前者則是領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，需要領(lǐng)導(dǎo)去改進(jìn)。

3.5 良好的體系運(yùn)作讓員工的工作更簡(jiǎn)單

可能有人會(huì)說(shuō)，體系這么復(fù)雜是否會(huì)讓人感覺(jué)增加了很多要求，讓人感覺(jué)到工作很繁瑣。事實(shí)上良好的體系目的是“一切從簡(jiǎn)”，但前提條件是有精細(xì)化的分工管理，就好比工廠的流水線一樣，裝配是裝配、焊接是焊接，從工程公司角度來(lái)說(shuō)，一位員工負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)流程圖，那流程圖方面的所有體系都要清楚，較長(zhǎng)時(shí)間的工作讓他對(duì)流程圖的設(shè)計(jì)非常熟悉，繁瑣的體系不會(huì)給他造成任何困擾，相反還感覺(jué)到工作更簡(jiǎn)單，質(zhì)量有保證，心里更有底，但是如果一段時(shí)間讓他負(fù)責(zé)流程圖、一段時(shí)間讓他去搞管理項(xiàng)目，或者兩者同時(shí)進(jìn)行，這樣他就需要掌握的體系內(nèi)容就非常多，可能會(huì)感覺(jué)非常累。因此良好的體系更強(qiáng)調(diào)了企業(yè)的精細(xì)化分工管理，只有員工專注于一件事或同質(zhì)的事情，才對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量有保障。

3.6 信息化是保障體系良好運(yùn)作的方向

再完善的流程、再細(xì)致的要求也不能避免執(zhí)行出錯(cuò)，因此采取信息化的手段是落實(shí)體系的方向，當(dāng)把所有的流程落實(shí)到信息化中時(shí)，那該誰(shuí)校對(duì)、該誰(shuí)審查、審查要求等等一清二楚，體系中的矛盾也能在形成信息化的過(guò)程中受到檢驗(yàn)。公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)信息化手段掌握項(xiàng)目的運(yùn)行狀況、員工的工作負(fù)荷等等，信息化可以很好地完成體系中各種繁瑣的要求。

4. 小結(jié)

良好的體系和有力的執(zhí)行是保障工程公司良好運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，隨著國(guó)家“一帶一路”戰(zhàn)略的逐步落地，國(guó)內(nèi)多個(gè)行業(yè)的工程公司面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何能夠讓我們的管理更為精細(xì)化、如何能夠讓我們的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量與國(guó)際知名的工程公司不相上下，是我們需要解決的問(wèn)題。本文闡述了工程公司應(yīng)如何認(rèn)識(shí)體系、如何利用好體系，相信隨著大家的認(rèn)識(shí)加深，體系會(huì)進(jìn)一步提高公司的管理水平，為公司提供更大的幫助。