企業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

陳啟凡

（天津市自來水集團(tuán)有限公司水表計(jì)量檢定站，天津 300113）

1 引言

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適合互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，而這種信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，更加方便、更加快捷、更加富有生命力，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)在，其同時(shí)也是推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展的動(dòng)力所在。在經(jīng)濟(jì)全球化的帶領(lǐng)下加強(qiáng)檔案管理信息化的改革已成為重要內(nèi)容，更是實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素。

2 檔案信息化建設(shè)成為社會(huì)發(fā)展的潮流

檔案的管理已經(jīng)是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要資源。目前，隨著社會(huì)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新和普及，企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，當(dāng)代社會(huì)也被稱為大數(shù)據(jù)時(shí)代，更是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)的發(fā)展提供了源源不斷的動(dòng)力。

檔案管理也是社會(huì)發(fā)展的需求。隨著社會(huì)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)也促進(jìn)了各行各業(yè)的不斷進(jìn)步。然而企業(yè)也在無形之中受著社會(huì)發(fā)展的巨大影響，其中企業(yè)的檔案管理尤為突出，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)需求，而相繼出現(xiàn)的就是互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，一種事物的消失必將引領(lǐng)另一種事物的興起。加強(qiáng)企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理對于提高企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化具有里程碑的現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)技術(shù)檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)日常工作的重要組成部分，所以提升企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展是刻不容緩的管理需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各中信息也相繼被運(yùn)用在企業(yè)的管理中，各類文件的數(shù)量也大幅度增加，給企業(yè)資料的管理帶來了不便。為了提高企業(yè)技術(shù)檔案的利用率，就需要加大對檔案信息化管理的建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了企業(yè)的方方面面，所以必須加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化和模塊化建設(shè)，才能應(yīng)對經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，提升企業(yè)技術(shù)檔案管理的水平才能夠應(yīng)對現(xiàn)代化發(fā)展[1]。

3 要強(qiáng)化檔案信息化管理的形式

創(chuàng)新檔案管理的信息化管理理念，檔案管理信息化的建設(shè)需要首先打破傳統(tǒng)的相關(guān)理念，然后才能有所創(chuàng)新，古語有云：變者通，通則久。以理念更新來推動(dòng)實(shí)際的發(fā)展，首先，就要樹立遠(yuǎn)大的大局觀，把眼光不要只放在眼前，要從長遠(yuǎn)的角度來考慮，提倡以人為本，強(qiáng)化檔案工作為重要目標(biāo)，結(jié)合開放的理念形式，在新時(shí)期的發(fā)展趨勢下創(chuàng)新檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)，才能真正做到與時(shí)俱進(jìn)，永遠(yuǎn)走在最前沿才能處于不敗之地。例如：企業(yè)可以通過組織培訓(xùn)等方式來切實(shí)加強(qiáng)員工對檔案管理工作的重視程度，提升相關(guān)人員的專業(yè)能力以加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[2]。

3.1 提升檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)要求

創(chuàng)建互換性的檔案平臺(tái)，才能有計(jì)劃的保證互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，推動(dòng)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展，并以此為基礎(chǔ)來促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)電子檔案管理系統(tǒng)的完善，完成大數(shù)據(jù)多信息的效率要求，讓檔案充分活起來，讓檔案管理成為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的關(guān)鍵所在。使電子檔案管理不斷完善、不斷創(chuàng)新，讓技術(shù)成為檔案信息化建設(shè)的重要?jiǎng)恿碓础Ｆ髽I(yè)在建設(shè)相關(guān)電子檔案信息化的同時(shí)，要充分以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)的電子檔案信息管理機(jī)制，以充分利用現(xiàn)代科技技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效率的管理，從而促進(jìn)信息資源的有效利用。

3.2 讓檔案管理在制度中活起來

企業(yè)的檔案管理方法也需要隨著社會(huì)發(fā)展的形勢發(fā)生變化，因此為了更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)可以根據(jù)以下幾個(gè)方面做出相應(yīng)的調(diào)整來完善檔案管理機(jī)制：建立責(zé)任制度讓工作內(nèi)容變得清晰，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)面對面的解決事情及高效的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰制度。使企業(yè)內(nèi)部根據(jù)檔案管理的要求具體進(jìn)一步管理，做到清晰透明，將具體的責(zé)任細(xì)致劃分到每一個(gè)部門、每個(gè)人身上，保證公開透明。同時(shí)，也要充分調(diào)動(dòng)員工的積極性從而激發(fā)工作員工的責(zé)任感與使命感。完善對檔案管理的信息安全保障的重視，強(qiáng)化對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件管理的工作，從而做到重點(diǎn)關(guān)注，避免出現(xiàn)檔案信息發(fā)生向外流失的局面[3]。

3.3 管理的網(wǎng)絡(luò)化

與傳統(tǒng)企業(yè)的檔案相比，建立信息化檔案的同時(shí)，還應(yīng)該建立更加完善的信息化網(wǎng)絡(luò)共享的機(jī)制。充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)對信息化檔案的管理，從而提高企業(yè)技術(shù)檔案的利用率，同時(shí)也能建立起完善的信息共享的模式。使企業(yè)成為一個(gè)巨大的電子數(shù)據(jù)庫，來實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享的形式。目前還有很多企業(yè)沒有建立起完善的信息管理理念和共享模式，這樣就很難實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，然而要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)就應(yīng)當(dāng)建立起完善的數(shù)據(jù)庫來支撐整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作，把企業(yè)優(yōu)化成大數(shù)據(jù)管理的模式，相應(yīng)的就可以減少互聯(lián)網(wǎng)電子檔案的重疊，從而創(chuàng)建高效的企業(yè)檔案管理新形式。

4 提高互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展具有兩面性，檔案管理的發(fā)展既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。檔案信息化的建設(shè)既要利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢又要將二者有機(jī)結(jié)合起來以達(dá)到更高的要求，提高檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化水平。技術(shù)是建設(shè)信息化檔案的生命線，企業(yè)檔案管理要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，以檔案為載體、整合和利用各方面的技術(shù)成果，提高服務(wù)質(zhì)量，使信息的利用最大化。實(shí)現(xiàn)資源的深度挖掘和應(yīng)用，創(chuàng)建科學(xué)、完善的電子檔案管理制度。例如：建立檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的隨時(shí)隨地查詢；同時(shí)也可以搭建服務(wù)器平臺(tái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)查詢技術(shù)檔案資料的管理，使人們能夠方便地對檔案進(jìn)行查詢。

5 如何加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

企業(yè)技術(shù)檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要通過制定適合企業(yè)技術(shù)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，可以推廣檔案應(yīng)用的相關(guān)軟件來加以優(yōu)化檔案信息管理，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的相關(guān)管理，及時(shí)做好有關(guān)電子文件、電子檔案的管理疊加創(chuàng)建規(guī)范各個(gè)地區(qū)的檔案信息網(wǎng)，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、資源共享化和擴(kuò)大化的現(xiàn)實(shí)需求。由于檔案資料的錄入逐漸數(shù)字化、模塊化，更需要培養(yǎng)管理者全新全方位的檔案管理理念，隨時(shí)能夠查漏補(bǔ)缺，來提升檔案管理的水平，及時(shí)做到文件的歸檔工作，學(xué)會(huì)各種各樣的檢查方法，用來方便日常的檔案管理工作。通過各個(gè)方面的建設(shè)使檔案的信息化管理實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，能夠讓信息及時(shí)得到溝通、及時(shí)提高工作效率，使不同企業(yè)之間可以通過公共檔案管理實(shí)現(xiàn)共享，從而改變以往的競爭關(guān)系，變競爭為合作共贏的關(guān)系，從而擴(kuò)大企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低風(fēng)險(xiǎn)幾率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的互利共贏。

6 結(jié)語

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜且煩瑣的工作，并不是在短時(shí)間內(nèi)能夠從根本上解決的，而是需要在使用的過程不斷發(fā)現(xiàn)問題解決問題，并不斷地創(chuàng)新才能達(dá)到完善的狀態(tài)。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不僅是現(xiàn)代化的需求，更是提高檔案信息服務(wù)水平的關(guān)鍵。所以，必須加快檔案的現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，才能不斷促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。檔案的管理者應(yīng)當(dāng)樹立一種服務(wù)意識(shí)，克服出現(xiàn)的各種難題，滿足現(xiàn)代化社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需求，這就要提高檔案管理工作者的自身素質(zhì)修養(yǎng)，更好地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會(huì)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是經(jīng)濟(jì)全球化深刻變革下的必然選擇，更是滿足當(dāng)代社會(huì)生存與發(fā)展的需求。