中小企業(yè)存貨內(nèi)控存在的問題及應對措施

丁燕嵐

（浙江工商大學,杭州310018）

1 引言

在市場經(jīng)濟不斷蓬勃發(fā)展的大背景下，企業(yè)間的競爭愈發(fā)激烈，為了爭取更多的成長機遇并能在市場競爭中脫穎而出，創(chuàng)立并健全內(nèi)部控制顯得尤為重要。國家更加充分地認識到加強內(nèi)部控制對我國企業(yè)的重要性，并出臺了內(nèi)控基本規(guī)范等一系列法規(guī)。在制造業(yè)企業(yè)中，存貨是企業(yè)最為重要的流動資產(chǎn)，它占比高、存量大。由于制造業(yè)市場競爭激烈，中小企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)存貨大量積壓，材料貶值損失嚴重的現(xiàn)象，因此存貨內(nèi)控的設計和實施更應得到公司治理層和管理者的重視。

2 制造企業(yè)存貨內(nèi)控存在的問題

2.1 缺乏科學的采購計劃

采購部門在采購前需要得到各個部門提出的物資需求計劃，再進行匯總統(tǒng)籌安排采購。而在實際操作中，一方面，各個部門提交的物資需求沒有根據(jù)其實際情況；另一方面，在存貨采購過程中，采購員應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要合理采購物資但是采購員并未做到或者不按采購計劃申請采購。比如做采購計劃的時候沒有綜合考慮產(chǎn)品的更新?lián)Q代，對于老產(chǎn)品的零部件還做不必要的采購造成資金的浪費。在供應商的選擇上單一，沒有進行多家比較力求價格最低質(zhì)量最優(yōu)，而是單純憑借個人偏好或領導規(guī)定進行采購，一定程度上加大了企業(yè)的采購成本。

2.2 存貨的保管制度不合理

制造企業(yè)存貨品種繁多，數(shù)量巨大，在保管時應非常注意各種品種、型號、批次的歸類放置，對于有腐蝕性的材料應當單獨放置，與其他材料隔離。實際中許多企業(yè)的保管人員把各種材料隨意堆放，這樣非常不利于定期的盤點活動，很可能造成盤點數(shù)量與實際數(shù)量不符，進而影響采購部的采購活動以及財務部的核算等。另外，如果是通過手工做賬或者用表格來記錄存貨的收發(fā)情況，經(jīng)常會造成存貨數(shù)據(jù)更新不及時，不能夠?qū)崟r提供，還會出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯，或者種類互串等問題。這樣在一定程度上加大了相關人員的核算工作量，也不利于各個部門及時地掌握各類材料的庫存信息，給生產(chǎn)和經(jīng)營活動造成負面影響。

2.3 控制活動執(zhí)行力不夠

中小企業(yè)的存貨的日常管理工作比較混亂。第一，就企業(yè)所設立的制度本身來說，盡管有很多企業(yè)按照國家的規(guī)定制定了存貨內(nèi)控制度規(guī)范，但是它的內(nèi)容只是對國家政策的內(nèi)控制度的照搬照抄，未想到應針對各個單位的實際需求來設立。因此很多企業(yè)所設立的內(nèi)控制度嚴重偏離單位的實際，不夠科學合理，應當做出適當改進。第二，內(nèi)控制度的有力執(zhí)行是保證?？刂苹顒拥膱?zhí)行者是員工，可大多數(shù)企業(yè)缺乏對員工的長期的系統(tǒng)的培訓，導致制定好的制度未被有效執(zhí)行。

2.4 各部門信息流通性差

存貨內(nèi)部控制涉及各個部門，這就需要部門之間的互相了解以及信息溝通。但各部門職責劃分不是非常清晰，經(jīng)常會出現(xiàn)采購部的員工去管理倉庫，而財務部還兼管出具材料入庫發(fā)票，銷售發(fā)票等。這種一人多職的現(xiàn)象常見于一些本身規(guī)模就小，員工數(shù)量不足的小型私營企業(yè)。另外，缺乏一個信息共享的平臺讓每個部門的數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r提供給其他部門，由此可能造成各個部門對存貨情況的理解不夠充分，從而影響到各自業(yè)務的開展，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。

2.5 內(nèi)控控制監(jiān)督職能失效

按照國家規(guī)定，上市公司應當設立內(nèi)審部門，而那些非上市公司中，出于節(jié)省開支或者多一些操控余地的目的，絕大多數(shù)沒有設立內(nèi)審機構。即使也有一小部分私營企業(yè)設立了監(jiān)督機構，但大多數(shù)也是為自身利益著想，而不是出于對內(nèi)控有效性的審查和評價。具體表現(xiàn)在內(nèi)審工作的內(nèi)容和監(jiān)督的形式上：內(nèi)容通常是對會計賬目數(shù)據(jù)的核對，監(jiān)督往往是當企業(yè)出現(xiàn)一些問題時才進行監(jiān)察，因此無法起到預防監(jiān)督并反饋的真正作用。

3 存貨內(nèi)控問題的解決措施

3.1 建立健全存貨采購計劃

采購計劃是采購業(yè)務的基礎，采購人員從倉庫獲得庫存清單，并向負責生產(chǎn)計劃的人員了解生產(chǎn)需求之后，并考慮到一些已購項目的在途情況，合理制定具體的采購項目數(shù)量以及規(guī)格。這里需要采購部門與生產(chǎn)部門，倉儲部門等進行溝通聯(lián)系。具體而言，每個部門應該按照自身的物資需求填寫請購單，并交由采購負責人。采購部門在拿到物資需求計劃后，制定采購計劃，統(tǒng)籌購買所需物資。另外，企業(yè)需要對采購項目進行預算管理，在此基礎上做出相應的采購計劃，并按規(guī)定的權限即通過相關負責人審批后，根據(jù)規(guī)定程序執(zhí)行[2]。

3.2 改進存貨收發(fā)及內(nèi)部稽核制度

為了保證存貨在企業(yè)內(nèi)部流轉時安全完整，企業(yè)應當設置合理科學的存貨收發(fā)審批制度。在領用材料時，申請部門應持有相關部門負責人的核準憑證向倉庫部門認領一定數(shù)量規(guī)格的材料，倉管人員應對領料單進行審查，拒絕沒有經(jīng)過批準蓋章的領料請求。在發(fā)放存貨后，倉庫人員應當及時做好各個物資庫存存量的增減記錄，登記有關賬目，做好備查工作。內(nèi)部稽核人員應當對領料單進行審核，對倉庫的出入庫憑證進行審核，檢查倉庫結存數(shù)量，以保證存貨安全完整，賬簿記錄準確。

3.3 建立完善的存貨盤點制度

為了保證盤點工作合理有效，企業(yè)應當建立科學完善的存貨盤點制度。存貨在保管過程中可能出現(xiàn)缺失和報廢，因此需要倉庫人員定期進行盤點，及時提供在庫材料是否完好以及具體數(shù)量和分布的信息。倉管員應在盤點前制定存貨的盤點表并交由相關部門批準，然后進行盤點工作。對于盤點數(shù)額與賬面數(shù)額出現(xiàn)的差異應當做出分析和處理意見。最終生成的存貨盤點表應當由相關負責人或者部門簽字或蓋章確認。

3.4 加強部門之間的溝通

存貨的內(nèi)控涉及多個部門，每個部門都有各自的職責界限，都不應越權干涉或者參與處理其他部門的業(yè)務實施進程，但部門之間的聯(lián)系也是普遍存在的。采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門的物資需求計劃以及倉庫部門庫存清單制定采購計劃。采購入庫后，倉儲部門需要追蹤記錄存貨的實物流轉并定期對倉庫存貨進行盤點做好賬實核對工作。產(chǎn)品銷售后倉儲部門做好出庫記錄并制作出庫單，財務部門需要根據(jù)各類票據(jù)進行會計處理。從存貨的購入到加工再到銷售，每一個環(huán)節(jié)都需要各個部門之間的配合和相互監(jiān)督，加強各個部門之間的溝通聯(lián)系有利于保證資產(chǎn)完整安全，提高存貨管理的效率[3]。

3.5 提升對內(nèi)部審計的關注

內(nèi)審部門的職責在于通過審查和評價經(jīng)營活動及內(nèi)部控制的適當性、合法性和有效性來促進企業(yè)目標的實現(xiàn)，其最終目的是幫助企業(yè)實現(xiàn)增加價值和改善經(jīng)營管理。當前內(nèi)部審計機構的設置對非上市公司尤其是小型私營企業(yè)尚不具有強制性，因此，內(nèi)部審計在中小民營企業(yè)中的開展和實施進展得非常緩慢，內(nèi)審的缺失或失效給企業(yè)帶來的風險是十分大的，因此中小企業(yè)也應當重視內(nèi)部審計，充分發(fā)揮內(nèi)部審計的職能，推動提升企業(yè)內(nèi)控的有效性，最終實現(xiàn)企業(yè)目標。

4 結論

我國中小制造企業(yè)普遍存在存貨內(nèi)部控制問題，這些問題可以通過合理設置相關內(nèi)部制度來防范和解決。建立健全企業(yè)存貨內(nèi)控制度越來越成為公司提高存貨管理效率的保證。合理的存貨內(nèi)部控制制度使管理人員能把握住業(yè)務進行中存在的風險點并反饋給相關部門加以防范。我國各方面的制度規(guī)范仍處于不斷完善之中，內(nèi)部控制制度存在更為靈活多變的前景和更為廣闊的改善空間，而具體到存貨領域的內(nèi)部控制的研究更是一個需要不斷摸索，不斷改進的過程。