新時期高校財務“報賬難”存在的原因及對策探討

翟姣姣，米文紅，熊娜，季云瑞

（昆明醫(yī)科大學，昆明650500）

1 高校財務報賬的現(xiàn)狀

高校財務報賬業(yè)務的服務對象主要包括教師、學生和部分校外人員，報銷的主要內(nèi)容是圍繞教學和科研而開展各項經(jīng)濟業(yè)務，具有涉及面廣、業(yè)務種類繁多、手續(xù)復雜、資金量大、政策性強、報賬時間緊等特點。目前，高校財務報賬工作中普遍存在財務人員少、報賬方式落后、報賬流程設置不合理、報賬信息不對稱、審核批示手續(xù)復雜、經(jīng)費預算控制差、報賬周期長等一系列問題。財務報賬大廳常常出現(xiàn)以下現(xiàn)象：一方面，有的報銷人員在排長隊等候叫號，有的報銷人員因手續(xù)不全而需要重新提交單據(jù)，有的報銷人員票據(jù)不符合規(guī)定無法報賬等，報賬成功率低導致報銷人員心生抱怨和不滿；另一方面，財務人員因工作繁重、時間緊、壓力大，在報賬工作中疏于溝通和解釋，疲于應付報銷人員的各種問題，導致與報銷人員的矛盾日益突出。雖然各高校財務部門也都在積極解決日常工作中遇到的各種矛盾和沖突，但這種“兵來將擋”的方式無法從實質(zhì)上改變“報賬難”的問題。因此，如何從根源上解決報賬難的對策，提高報賬效率和服務質(zhì)量，成為高校財務部門亟待解決的問題。

2 高校財務報賬工作中存在的主要問題

2.1 報銷憑證不符合規(guī)定，導致退單

報銷人員的報銷憑證，要以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務為依據(jù)，其真實性、合法性、準確性和完整性是確保報賬成功的重要前提。但在實際工作中，由于高校師生缺乏對財務報銷票據(jù)要求的了解，在報賬時提供的原始憑證往往存在各種各樣的問題，而導致報銷業(yè)務退單。例如，報銷人員提供的報銷憑證當中，有的發(fā)票抬頭或納稅人識別號不正確；有的發(fā)票沒有加蓋發(fā)票專用蓋章或財務專用章，或者所蓋印章有誤；有的報銷憑證不完整，只有發(fā)票而缺少其他應附單據(jù)，如購買辦公用品，只有發(fā)票，沒有支付證明和購物清單；甚至有的提交偽造業(yè)務證明和簽字等不合法報銷憑證，觸犯法律。

2.2 報賬規(guī)章制度宣傳不到位，信息不對稱

由于財務部門把工作重心主要放在預算、核算和收入管理上，缺乏對報賬規(guī)章制度的宣傳，導致財務規(guī)章制度信息不對稱。一方面，財務人員嚴格執(zhí)行財務規(guī)章制度和經(jīng)費管理要求，對不符合要求的報銷手續(xù)一律不予辦理；另一方面，報銷人員因不了解相關財務規(guī)章制度，所提交的報銷單據(jù)或是手續(xù)不全，或是審批簽字不符，需要多次往返財務部門辦理，即耽誤了自身的時間，又需要財務人員也花大量時間來做解釋工作，從而導致雙向“報賬難”。還存在諸如有的項目負責人因缺乏對科研經(jīng)費管理規(guī)定的了解，經(jīng)費預算分配不合理，預算執(zhí)行進度不達標，在年底或項目結(jié)題前不得不反復調(diào)整經(jīng)費預算、突擊花錢等現(xiàn)象。

2.3 財務軟件落后，信息化水平較低

目前，大多數(shù)高校使用的財務報賬軟件只包括網(wǎng)上報賬的單一功能，無其他輔助功能，信息化水平較低。單一的網(wǎng)上報賬功能，報銷人員只能在網(wǎng)上填報報銷單據(jù)，仍需要打印后，去找相關負責人審批簽字，再交財務柜臺進行報賬審核，與傳統(tǒng)的柜臺填單報賬方式相比，報賬效率的提高并不明顯，難以得到報銷人員的滿意和認可。另外，有的學校財務軟件較為落后，預算管理模塊和財務核算模塊相對獨立，預算分類控制不夠精細，造成大量調(diào)賬，也影響到報賬工作效率[1]。

2.4 業(yè)務增加，財務人員配備不足

隨著高校教育經(jīng)費來源渠道的多元化，高校收入逐年增長，財務報賬的業(yè)務量也隨之劇增。但是，高校屬于事業(yè)單位，編制有限，現(xiàn)有高校財務人員配備不足，滿足不了日益增加的報銷業(yè)務量的工作需求。財務人員普遍存在工作負荷過大的問題，特別是年初和年末，一方面要完成財務預決算工作，一方面又要接待大批量的報銷業(yè)務，時間緊、壓力大、報賬效率反而日趨低下。甚至有的財務人員因長期工作壓力過大，產(chǎn)生懈怠心理，不愿繼續(xù)學習新業(yè)務知識，這些都嚴重影響財務報賬工作效率和財務服務形象。

3 解決報賬難的具體對策

3.1 加強對財務規(guī)章制度的宣傳和報賬業(yè)務指導

報銷人員對財務規(guī)章制度和報銷業(yè)務要求不熟悉不了解，是導致財務“報賬難“的首要原因，高校財務部門要加強對財務規(guī)章制度的宣傳和報賬業(yè)務的指導，從以下幾個方面著手：一是定期安排財務報銷專題講座，進行財務規(guī)章制度的宣傳和講解，對報銷業(yè)務中存在的常見問題進行解答，讓師生及時了解各類報銷要求，減少信息不對稱，增強師生對財務報賬工作的認同感；二是充分利用財務處門戶網(wǎng)站，及時發(fā)布財務部門的各類通知、業(yè)務服務指南及最新規(guī)章制度下載等，還可將各類報銷業(yè)務錄制成報賬指南視頻，將其放在財務處門戶網(wǎng)站，方便教職工隨時下載查看；三是利用QQ、微信等即時通訊軟件，建立財務部門微信公眾號、微信財務報賬交流群和QQ財務報賬交流群等，及時解答報銷人員在報賬過程中的疑問，與報銷人員“零距離”溝通和交流。

3.2 升級財務軟件，提高信息化管理水平

隨著高校財務信息化建設的推進，高校財務部門要積極利用先進的網(wǎng)絡信息技術(shù)，結(jié)合高校財務管理的要求，優(yōu)化財務業(yè)務流程，升級財務管理軟件，增加網(wǎng)上審批、網(wǎng)上預審、預約報賬、預算指標管理等新功能，提高信息化管理水平，為廣大師生提供更加高效和便捷的報賬服務。升級財務軟件，在新的財務業(yè)務流程下，報銷人員可隨時填報通過“網(wǎng)上報賬”在網(wǎng)上填報日常報銷、酬金領取、往來款核銷等各類報賬業(yè)務，并上傳原始單據(jù)，提交分管領導進行“網(wǎng)上審批”,分管領導審批通過后，自動提交財務人員進行“網(wǎng)上預審”，預審通過，自動提示報銷發(fā)起人“預約報賬”時間，按預約時間將紙質(zhì)報銷資料送至財務部門即可，減少了領導審批，報賬等候和因報銷憑證不符要求反復往返財務處的時間，大大提高財務報賬的成功率和財務人員的工作效率。同時，增加“預算指標管理”功能，將“預算指標管理”功能連接到會計核算系統(tǒng)中，能夠加強對預算經(jīng)費指標監(jiān)督和精細化管理，方便前臺會計人員即時了解項目支出情況，避免經(jīng)費超支和減少調(diào)賬情況。

3.3 增加財務人員配備，提高人員素質(zhì)

高校財務人員配備不足，工作業(yè)務量過大是導致的“報賬難”的重要原因之一。為緩解報銷業(yè)務量過大和財務人員缺少之間的矛盾，高校管理部門高度重視財務人員隊伍建設，適度增加高素質(zhì)財務人員，把財務人員從繁重的報賬工作中解脫出來，有時間有精力學習和思考，以高水平的業(yè)務知識來解決財務報賬中的各種難題，為報賬人員提供更優(yōu)質(zhì)的財務服務。在財務人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)上，應注重以下幾個方面：一是定期進行業(yè)務知識的學習和交流，學習新文件新制度，以便快速、準確辦理各類報賬業(yè)務；二是加強對經(jīng)濟、管理、法律等相關知識的學習，優(yōu)化財務人員的知識結(jié)構(gòu)，拓寬工作思路，提高綜合判斷能力；三是加強計算機信息技術(shù)的學習，熟練掌握計算機操作，加快報賬速度，提高工作效率[2]。

3.4 增強服務意識，構(gòu)建和諧報賬環(huán)境

隨著高校財務管理模式由管理型向服務型的轉(zhuǎn)變，高校財務人員的職能不單是做好財務的監(jiān)督職責，同時也要做好財務服務工作。高校財務人員在工作中，要與時俱進，嚴格要求自己，樹立服務理念，增強服務意識，以謙和的服務態(tài)度，做到“門好進、臉好看、事好辦”，構(gòu)建熱情和諧的財務報賬環(huán)境。在增強財務人員的服務意識上，一方面，可建立財務服務考評機制，把報銷人員對財務工作的服務滿意度進行量化，并作為財務人員年終履職考核的一項重要指標；另一方面，定期對財務人員進行服務禮儀和溝通交流的培訓，重塑財務人員形象，掌握良好的溝通交流方式，提供更加優(yōu)質(zhì)的財務報賬服務。