現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作優(yōu)化策略研究

夏慧慧

（神華神東文體中心，陜西 榆林 719315）

1 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的作用

對企業(yè)來說，辦公室的地位就像是人的大腦的地位一樣，是控制整個企業(yè)安全穩(wěn)定運(yùn)行綜合管理機(jī)構(gòu)，因此，辦公室一旦出現(xiàn)大的問題，就會直接影響整個企業(yè)的正常運(yùn)營，嚴(yán)重時甚至可能導(dǎo)致企業(yè)陷入癱瘓狀態(tài)?，F(xiàn)階段，隨著我國綜合實(shí)力的不斷增強(qiáng)，辦公室管理以其獨(dú)特的活力指引著企業(yè)管理的改革與更新。在這個競爭激烈的社會，管理水平的更新與改革顯得十分重要，代表著一個企業(yè)具有的活力，可以有效促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。一般情況下，企業(yè)辦公室承載著參政議政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職責(zé)，起到橋梁紐帶作用。

企業(yè)辦公室作為大腦，是下達(dá)命令的總控制中心，和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門，以及廣大員工有著密切的聯(lián)系，除了下達(dá)命令和接收反饋的職能之外，企業(yè)辦公室還能夠發(fā)揮一定的綜合權(quán)衡與宏觀調(diào)控的作用，是決策、指揮以及執(zhí)行系統(tǒng)的協(xié)調(diào)部門[1]。在領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)決策時，企業(yè)辦公室就是去執(zhí)行并決定如何執(zhí)行的決策機(jī)構(gòu)，用最經(jīng)濟(jì)最實(shí)用的辦法去完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的目標(biāo)，可以看出，決策辦公室絕對是一個輔助企業(yè)快速高效運(yùn)行的不可缺少結(jié)構(gòu)。

2 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

2.1 辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復(fù)雜、責(zé)任重大的特點(diǎn)，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時辦公室具有較強(qiáng)的突發(fā)性，這就需要工作人員具備較好的應(yīng)變能力來處理突發(fā)事件。針對辦公室的工作特點(diǎn)，需要制定相應(yīng)的辦公室管理制度，來協(xié)助辦公室正常運(yùn)作。由于我國始終處于快速發(fā)展的階段，發(fā)展快就代表某些地方無法避免地出現(xiàn)不足，我國企業(yè)辦公室的工作狀態(tài)多呈現(xiàn)出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，浪費(fèi)大量人力物力。在這樣的情況下，企業(yè)一旦出現(xiàn)加大的突發(fā)情況，企業(yè)就會亂作一團(tuán)，僅有的管理制度就會成為擺設(shè)，其不能滿足現(xiàn)實(shí)需要，有時還成為處理事情的阻礙，導(dǎo)致企業(yè)處理緊急事件的效率大大降低。完善企業(yè)管理制度是一個長期的過程，但是企業(yè)發(fā)展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實(shí)踐中去不斷完善，才能提高現(xiàn)代企業(yè)的工作效率。

2.2 辦公室管理沒有做好協(xié)調(diào)工作

現(xiàn)代企業(yè)辦公室的主要工作是決策和命令的傳達(dá)以及信息的收集與反饋，與企業(yè)各個部門之間都有著密切聯(lián)系，這就需要辦公室擁有不少于任何一個其他部門的人力和物力，甚至猶有過之。同時對辦公室的工作有著極高的要求，要求工作做精做細(xì)，處理好任何一個細(xì)節(jié)，否則某個部門出現(xiàn)重大失誤時，辦公室就要負(fù)首要責(zé)任。由于工作的壓力，辦公室工作人員很容易出現(xiàn)情緒失落的情況，導(dǎo)致工作質(zhì)量直線下降，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)想辦法去調(diào)動員工的積極性。其次，由于經(jīng)濟(jì)市場的迅速發(fā)展，辦公室工作人員更需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，畢竟有了相應(yīng)的能力才能得到相應(yīng)的職位，能力的提升是升職的第一要素。另外一些工作人員在工作中不積極，責(zé)任心不足，導(dǎo)致了在資源配置上的極大浪費(fèi)，增加了管理成本。

2.3 工作創(chuàng)新力度不足

創(chuàng)新是激發(fā)企業(yè)活力的根本。在我國的一些中小型企業(yè)中，辦公室的工作人員太過聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，對任務(wù)的傳達(dá)也僅僅是對領(lǐng)導(dǎo)原話的傳達(dá)，只完成領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，對其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對工作方式不知道進(jìn)行創(chuàng)新，一味地按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會很不理想，缺乏能動性和預(yù)見性。傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，辦公室工作任務(wù)要具有一定的對未來的預(yù)見性，才能保證企業(yè)每天都在進(jìn)步。缺乏對新形勢的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經(jīng)驗(yàn)的推廣。因此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作要與時俱進(jìn)，不斷實(shí)現(xiàn)方法創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新。

2.4 隊(duì)伍建設(shè)有待提高

一個部門工作效率如何，與這個部門人員本身存在的專業(yè)素養(yǎng)有著直接關(guān)系。因此，要想提高辦公室工作效率，就必須加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。同時，在這個經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時代，墨守成規(guī)就代表著滅亡，企業(yè)員工一定要與時俱進(jìn)，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，才能不斷提高自身的價值，滿足時代發(fā)展的需要。目前，我國多數(shù)中小型企業(yè)，還沒有認(rèn)識到辦公室的重要性，辦公室人員的培訓(xùn)工作沒有落實(shí)到位，缺乏相關(guān)的理論基礎(chǔ)，哪怕員工本身存在較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，也會很難跟上企業(yè)發(fā)展步伐，導(dǎo)致在思想政治上沒有工作方向，在工作態(tài)度上責(zé)任心不足，在業(yè)務(wù)水平上也缺乏相對應(yīng)的能力。

3 優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作策略

3.1 更新辦公室管理工作理念

要想企業(yè)跟上時代發(fā)展的腳步，就要及時的更新辦公室管理理念，積極與國外先進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)交流，在對外開放過程中，雖然別人的管理理念不一定適合本土企業(yè)發(fā)展，這就需要企業(yè)加以改善，改成適合我國基本國情的管理理念。在辦公室管理中心，有了先進(jìn)的管理理念，才能更好地對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以提高企業(yè)辦公室的工作效率，與此同時，工作的主觀能動性也會隨之提高。

建立健全的辦公室管理制度，是強(qiáng)化內(nèi)部管理的主要手段。在具體的工作中，工作人員能夠有法可依、有章可循，才能更好地保證日常工作的科學(xué)性和時效性，極大地提高了辦公室工作水平。

3.2 提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力

要不斷提高辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，利用協(xié)調(diào)藝術(shù)，有效處理各方面的關(guān)系，上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系。對內(nèi)要確保組織有序，有效協(xié)調(diào)、步調(diào)一致，統(tǒng)一各方面思想；對外加強(qiáng)與相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)，在密切合作的基礎(chǔ)上，形成合力。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，不僅做好內(nèi)部組織協(xié)調(diào)工作，而且還要加強(qiáng)各方面的溝通與聯(lián)系，充分調(diào)動各個層面的積極主動性。

進(jìn)一步推動辦公室管理工作創(chuàng)新。創(chuàng)新是做好新形勢下辦公室管理工作的根本途徑，也是辦公室工作面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。要不斷適應(yīng)企業(yè)體制機(jī)制的變革，積極探索新形勢下辦公室工作的規(guī)律，進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)工作制度、崗位規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)績評價辦法，切實(shí)做到各項(xiàng)工作有標(biāo)準(zhǔn)，每個崗位有規(guī)范，人人頭上有責(zé)任，充分調(diào)動每一名工作人員的積極性[2]。只有把辦公室工作的規(guī)律性和時代性結(jié)合起來，把創(chuàng)造性和繼承性結(jié)合起來，把創(chuàng)新精神和工作實(shí)際結(jié)合起來，大力加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷開拓創(chuàng)新，才能使辦公室適應(yīng)新形勢的要求，更好地圍繞中心、服務(wù)大局，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.3 加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)

改革開放以來，現(xiàn)代企業(yè)要適應(yīng)新形勢新要求，就必須切實(shí)加強(qiáng)辦公室人員的自身建設(shè)。首先，工作人員自己要具備一定的自主學(xué)習(xí)能力，去不斷地豐富自己的知識領(lǐng)域；企業(yè)要重視員工的學(xué)習(xí)工作，積極組織一些新知識、新理念講座，及時更新員工的知識結(jié)構(gòu)；樹立員工正確的工作思想，積極開展員工培訓(xùn)交流會，促進(jìn)企業(yè)交流與發(fā)展。要進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，建設(shè)和完善相應(yīng)的規(guī)章制度與管理流程，制定管理手冊，強(qiáng)化執(zhí)行力建設(shè)，使辦公室各項(xiàng)工作責(zé)任有落實(shí)、工作有程序、做事有規(guī)范。要建立和完善切合企業(yè)實(shí)際的考核評價制度，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行適當(dāng)獎勵，以更好地調(diào)動員工工作的積極性，推動辦公室管理工作更上一層樓。

4 結(jié)語

總而言之，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，辦公室的中樞作用越來越明顯。因此現(xiàn)代企業(yè)必須積極探索做好辦公室管理工作的有效途徑，不斷完善自身管理制度，創(chuàng)新工作模式，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，以提高整個辦公室乃至整個企業(yè)的工作效率，提升企業(yè)的核心競爭力。