基于中小民營企業(yè)合同管理的企業(yè)內(nèi)控體系的構(gòu)建

謝美花

（龍泉市地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司，浙江 龍泉 323700）

1 引言

合同管理是中小民營企業(yè)較快發(fā)展的重要保障，在較大程度上也是企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要形式，并且合同管理還能夠在較大程度上避免企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)未來的穩(wěn)定發(fā)展。為此，中小民營企業(yè)在發(fā)展過程中，需要對(duì)合同進(jìn)行有效管理，并應(yīng)采取有效的方法進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。

2 合同管理概述

合同管理主要是指管理工作人員根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容對(duì)合同進(jìn)行有效監(jiān)管，這在較大程度上是管理科學(xué)在合同中的較好應(yīng)用[1]。合同管理主要是雙方對(duì)各自權(quán)利與義務(wù)進(jìn)行有效確定，并在此基礎(chǔ)上通過書面的形式進(jìn)行記錄，以此作為約束雙方行為的書面協(xié)議。此種協(xié)議在較大程度上并不能將其當(dāng)做是法律，但是在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)成立的合同具有較大的法律效力，并在此基礎(chǔ)上合同還需受到其他相關(guān)法律法規(guī)的約束，這在較大程度上能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。

3 中小民營企業(yè)合同管理需求

我國中小民營企業(yè)的合同管理主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①企業(yè)運(yùn)營需求[2]。企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中合同是必不可少的環(huán)節(jié)，是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)順利實(shí)施的基礎(chǔ)，其中合同的有效管理能夠有效提高企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的安全性，在較大程度上提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)在發(fā)展過程中，一般情況下是通過運(yùn)行發(fā)展需求，并在合同管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行經(jīng)營規(guī)劃的制定。②企業(yè)財(cái)務(wù)需求。企業(yè)的合同管理在一定程度上與企業(yè)資產(chǎn)有較大的關(guān)聯(lián)，對(duì)合同進(jìn)行有效管理，可有效降低資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，并且合同管理還能夠使資金效益最大化。③合法合規(guī)。企業(yè)合同管理還需要以法律法規(guī)為基礎(chǔ)，在管理過程中根據(jù)法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行有效監(jiān)督，可在較大程度上預(yù)防違法行為的發(fā)生。

4 中小民營企業(yè)合同管理出現(xiàn)的問題

4.1 合同簽訂環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題

在進(jìn)行合同簽訂時(shí)，最為重要的是前期的審核環(huán)節(jié)，在進(jìn)行合同簽訂之前可以通過評(píng)審制度對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有效簡化，并在此基礎(chǔ)上對(duì)合同管理內(nèi)容進(jìn)行有效規(guī)范。但是，一些中小民營企業(yè)忽略了合同簽訂前的評(píng)審環(huán)節(jié)，直接導(dǎo)致雙方權(quán)責(zé)劃分不清，給后期的管理造成一定的影響。此外，一些中小民營企業(yè)在實(shí)際工作中缺乏必要的經(jīng)濟(jì)分析預(yù)測(cè)，這在較大程度上加大了后期管理難度，極易產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛。

4.2 合同執(zhí)行跟蹤質(zhì)量有待提升

合同執(zhí)行跟蹤在合同管理過程中是最為重要的環(huán)節(jié)，中小民營企業(yè)需要設(shè)立專業(yè)的合同管理部門，這在較大程度上能夠提高執(zhí)行追蹤管理能力[3]。但是，在實(shí)際管理過程中，較多中小民營企業(yè)沒有設(shè)立較為專業(yè)的合同管理部門，并且沒有規(guī)范的臺(tái)賬對(duì)合同實(shí)施管理，致使無法提高追蹤管理質(zhì)量。此外，企業(yè)還缺乏對(duì)合同管理的監(jiān)督工作，很難保證對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行明確記錄，這在較大程度上無法為決策者提供有效建議。

4.3 合同保管環(huán)節(jié)規(guī)范性不足

中小民營企業(yè)合同保管的主要內(nèi)容是合同簽訂前的論證、審核、合同原件、相關(guān)手續(xù)等，但是目前在合同管理過程中保管內(nèi)容不完善，一些合同原件存在一定數(shù)量的丟失，并且沒有進(jìn)行合同前期的申請(qǐng)以及論證流程，同時(shí)也缺乏相關(guān)資料。此外，一些企業(yè)在進(jìn)行合同管理時(shí)，沒有進(jìn)行統(tǒng)一存放，致使在進(jìn)行審計(jì)檢查時(shí)無法在第一時(shí)間對(duì)合同有效調(diào)取與查閱，增加了企業(yè)合同管理難度，這在較大程度上使合同保管環(huán)節(jié)無法有效規(guī)范，為后期合同的跟蹤帶來了不便。

4.4 合同糾紛處理機(jī)制不健全

合同在簽訂過程中，如果合同內(nèi)容沒有明確雙方權(quán)責(zé)，將會(huì)產(chǎn)生一定的合同糾紛問題，這就需要企業(yè)在管理過程中采取有效的方法來避免合同糾紛的產(chǎn)生。一些企業(yè)還沒有較為完善的制度與方法對(duì)此種情況進(jìn)行有效規(guī)范，當(dāng)合同糾紛發(fā)生時(shí)，使用最為頻繁的方法是雙方進(jìn)行協(xié)商解決，合同的糾紛問題沒有納入到合同管理范圍內(nèi)，但是合同糾紛也是企業(yè)發(fā)展過程中需重點(diǎn)關(guān)注的問題，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的重視。

5 中小民營企業(yè)加強(qiáng)合同管理內(nèi)控體系的構(gòu)建

5.1 合同簽訂環(huán)節(jié)

企業(yè)在進(jìn)行合同簽訂之前，首先需要對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行有效論證，論證結(jié)果應(yīng)與合同一起進(jìn)行管理，還需要進(jìn)行評(píng)審制度的簽訂，但應(yīng)確保評(píng)審制度只對(duì)合同簽訂前的內(nèi)容進(jìn)行約束。此外，在合同簽訂環(huán)節(jié)還需要對(duì)合同要素進(jìn)行有效簽訂，并對(duì)合同履行時(shí)間進(jìn)行有效明確，還需要對(duì)合同簽訂審批表手續(xù)進(jìn)行有效完善，同時(shí)對(duì)審批主體以及對(duì)應(yīng)的審批責(zé)任進(jìn)行有效確定，在進(jìn)行意見簽署時(shí)需要根據(jù)審核內(nèi)容與職責(zé)范圍來完成。

5.2 合同執(zhí)行追蹤

合同執(zhí)行應(yīng)當(dāng)通過相關(guān)科室實(shí)施流轉(zhuǎn)，任何環(huán)節(jié)遺漏都可能會(huì)導(dǎo)致合同執(zhí)行出現(xiàn)誤差，首先，相關(guān)部門需要進(jìn)行臺(tái)賬的建立并進(jìn)行實(shí)時(shí)性管理，在此基礎(chǔ)上還需要對(duì)合同執(zhí)行書面情況進(jìn)行有效書寫，這在較大程度上能夠?qū)贤M(jìn)行有效管理，避免管理過程中的疏漏，合同執(zhí)行完畢后，與合同原件一起進(jìn)行留檔[4]。合同主管部門還需要進(jìn)行流轉(zhuǎn)追蹤臺(tái)賬的建立，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度與要求進(jìn)行有效的追蹤管理，同時(shí)對(duì)合同采取一定的措施進(jìn)行追蹤，這在較大程度上能夠提高合同管理質(zhì)量。

5.3 合同保管環(huán)節(jié)

企業(yè)在進(jìn)行合同管理過程中，尤其是中小民營企業(yè)必須要進(jìn)行合同管理部門的設(shè)立，這對(duì)企業(yè)合同的有效管理起到關(guān)鍵性作用，且在此基礎(chǔ)上還需要對(duì)檔案管理進(jìn)行有效規(guī)范，合同從簽訂到執(zhí)行完畢后的與之相關(guān)的資料都需要與合同正本進(jìn)行有效存檔。企業(yè)合同需要采用規(guī)范化檔案管理，在規(guī)范化管理過程中還需要充分利用信息化手段進(jìn)行科學(xué)管理。

5.4 合同糾紛處理

企業(yè)在進(jìn)行合同糾紛處理過程中，在不影響經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相關(guān)處理方案的制定，這就需要在進(jìn)行合同糾紛處理過程中采用有效的方案與管理方法，并需要有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)與科室對(duì)糾紛問題進(jìn)行有效處理，處理方案需要規(guī)范化，并且還需要根據(jù)審批制度進(jìn)行解決。此外，合同糾紛如果牽涉到經(jīng)濟(jì)糾紛，需要通過實(shí)際情況實(shí)施針對(duì)性處理，并在此基礎(chǔ)上將處理情況在合同管理臺(tái)賬平臺(tái)中進(jìn)行有效呈現(xiàn)，這在較大程度上有利于后期相關(guān)信息的查詢。除此之外，合同糾紛問題還需要根據(jù)檔案管理方法對(duì)檔案進(jìn)行歸檔留存，并保存在相應(yīng)的合同檔案中，這在較大程度上能夠?qū)n案進(jìn)行有效識(shí)別。

6 結(jié)語

綜上所述，對(duì)中小民營企業(yè)在合同管理過程中進(jìn)行有效的內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，不但能夠提高合同管理過程中的規(guī)范性，而且在較大程度上可促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制體系構(gòu)建。此外，合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不可缺少的重要組成部分，若對(duì)合同管理不及時(shí)會(huì)在一定程度上影響企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)，這就需要對(duì)合同實(shí)施有效管理，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，這對(duì)企業(yè)未來發(fā)展來說具有較為重要的意義。