提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑探索

劉燕

（中國電子科技集團(tuán)公司第46研究所設(shè)備開發(fā)部，天津 300220）

1 企業(yè)辦公室管理工作的作用

企業(yè)辦公室是企業(yè)的重要部門，其在企業(yè)發(fā)展中也具有重要的作用。在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行很多決策的制定，而這些決策的制定則需要有良好信息數(shù)據(jù)作為支撐，而企業(yè)辦公室則是企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助部門，其能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的企業(yè)管理信息數(shù)據(jù)，并為重要決策的制定提供建議，同時(shí)其還要進(jìn)行決策文件的傳達(dá)和落實(shí)，從而能夠提升企業(yè)決策執(zhí)行的力度。

企業(yè)辦公室還具有協(xié)調(diào)各個(gè)部門工作的作用，企業(yè)辦公室管理工作需要進(jìn)行整體部門的優(yōu)化，來促進(jìn)企業(yè)發(fā)展整體合力的形成，同時(shí)其還需要對企業(yè)各部門進(jìn)行有效監(jiān)管，保證企業(yè)員工具有良好的工作態(tài)度，來推動(dòng)企業(yè)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

另外，企業(yè)辦公室不僅需要對企業(yè)的內(nèi)部提供各種辦公服務(wù)，同時(shí)還是和外界進(jìn)行聯(lián)系的窗口，其代表著企業(yè)的形象，其在文件的處理以及來訪的接待等，都發(fā)揮著重要的作用[1]。

2 企業(yè)辦公室管理工作現(xiàn)狀

2.1 管理觀念問題

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，在新時(shí)期環(huán)境下，對企業(yè)辦公室管理工作也提出了更高的要求，作為企業(yè)發(fā)展中的中樞部門，就需要企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作的重要性，及時(shí)進(jìn)行管理觀念的轉(zhuǎn)變，這也是現(xiàn)代化發(fā)展對辦公室管理提出的新要求。但是，在實(shí)際的企業(yè)辦公室管理中，由于受到傳統(tǒng)辦公室管理觀念的約束，還存在一定的管理問題，一些辦公室管理人員的行為和態(tài)度還是比較隨意，并沒有嚴(yán)格按照管理制度以及管理流程來開展工作，他們也沒有充分認(rèn)識(shí)和認(rèn)真分析傳統(tǒng)管理工作中的不足，這也導(dǎo)致了其辦公室管理水平滯后的情況。

在現(xiàn)代化辦公室管理中，傳統(tǒng)辦公室管理觀念已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求，因此也就不能促進(jìn)企業(yè)能夠長期穩(wěn)定的經(jīng)營和發(fā)展。

2.2 管理制度問題

在企業(yè)的發(fā)展中，辦公室管理制度對于辦公室工作的質(zhì)量具有重要的保障作用，辦公室工作要想得到高質(zhì)高效的開展，合理有效的管理制度十分重要，但是在現(xiàn)階段的企業(yè)辦公室管理中，還存在諸多的辦公室管理制度問題，這對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展造成了很大影響。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也在不斷增加，企業(yè)需要購買一些現(xiàn)代化的設(shè)備來提高生產(chǎn)效率，投入更多的成本進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)等，而對于這些新型的管理內(nèi)容則需要其管理制度與時(shí)俱進(jìn)，但是在實(shí)際的管理中，其管理制度并不是十分完善，甚至還有一些企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的管理制度，這也導(dǎo)致了其管理制度存在一定的滯后性，不能滿足新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)而會(huì)影響企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展[2]。

2.3 管理人員素質(zhì)問題

在企業(yè)辦公室管理工作中，管理人員是工作的直接實(shí)施者，其綜合素質(zhì)的高低對企業(yè)辦公室管理工作的質(zhì)量會(huì)有直接影響，在新時(shí)期環(huán)境下，企業(yè)的辦公室管理工作也更加復(fù)雜，這對企業(yè)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)要求也就更高。企業(yè)辦公室管理工作也逐漸出現(xiàn)諸多問題，如人員素質(zhì)問題，一些管理人員面對工作壓力的增加，進(jìn)而表現(xiàn)出耐心和細(xì)心的不足，導(dǎo)致工作質(zhì)量問題，另外，還有一些管理人員責(zé)任心存在問題，他們在進(jìn)行工作的時(shí)候，往往只注重工作任務(wù)的完成，并沒有對工作質(zhì)量以及工作開展進(jìn)行落實(shí)，這也造成了他們管理工作的表面化，并沒有充分發(fā)揮辦公室管理的職能作用。

3 提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑

3.1 提升管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)辦公室管理人員對管理工作有著直接的影響，企業(yè)辦公室管理工作要想得到有效開展，首先就需要注重對管理人員綜合素質(zhì)的提升。

企業(yè)可以采取會(huì)議的形式，來進(jìn)行現(xiàn)代化管理觀念的強(qiáng)調(diào)，促進(jìn)他們管理觀念的轉(zhuǎn)變，還可以采取發(fā)放管理工作規(guī)范手冊的方法，將現(xiàn)代化管理的觀念進(jìn)行進(jìn)一步深入，另外，企業(yè)還可以采取培訓(xùn)的方式，定期將一些先進(jìn)的辦公室管理知識(shí)以及經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行傳授，來對管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，為了保證管理人員綜合素質(zhì)切實(shí)得到提升，企業(yè)還要對他們培訓(xùn)的知識(shí)掌握以及實(shí)踐效果進(jìn)行監(jiān)督和考核，使他們更好地投入到工作中。

3.2 完善管理制度

完善的管理制度對企業(yè)辦公室管理工作來說，至關(guān)重要，其不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的辦公室管理人員提供良好的制度依據(jù)，促進(jìn)他們更好地開展工作，同時(shí)還能夠?qū)芾砣藛T的行為和態(tài)度進(jìn)行約束，從而提升工作的質(zhì)量和效率。企業(yè)可以制定辦公室管理規(guī)范以及流程制度，將管理工作中的重點(diǎn)難點(diǎn)部分實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，在管理工作開展中，管理人員可以按照管理制度的要求進(jìn)行工作，從而實(shí)現(xiàn)工作的科學(xué)性以及規(guī)范性，另外，企業(yè)還可以制定管理責(zé)任落實(shí)制度，由于辦公室管理工作涉及的內(nèi)容十分廣泛，管理中很容易出現(xiàn)管理的混亂，而根據(jù)責(zé)任落實(shí)制度就可以實(shí)現(xiàn)管理責(zé)任的個(gè)人化落實(shí)，從而明確管理人員個(gè)人的具體責(zé)任，這對他們工作的開展具有促進(jìn)作用，而一旦管理內(nèi)容出現(xiàn)問題，也便于進(jìn)行責(zé)任的迅速查找和問題的解決，因此，能夠有效提高管理人員的積極性。

3.3 加強(qiáng)現(xiàn)代化管理建設(shè)

隨著信息科技的迅速發(fā)展，越來越多的先進(jìn)信息科技逐漸的應(yīng)用到了各行各業(yè)中，這也為企業(yè)辦公室管理工作提供了良好的條件，因此，為了實(shí)現(xiàn)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展的提高，就需要企業(yè)加強(qiáng)辦公室管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

企業(yè)可以利用信息科學(xué)技術(shù)來構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有諸多的功能模塊，并對企業(yè)不同人員進(jìn)行登錄權(quán)限的限制，而辦公室管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的工具，通過對各個(gè)部門共享工作數(shù)據(jù)信息，來進(jìn)行企業(yè)管理工作落實(shí)情況的分析和監(jiān)督，這種方法不僅有效減少了企業(yè)的工作量，同時(shí)具有快速、準(zhǔn)確以及智能化的特點(diǎn)，另外，企業(yè)還可以建立企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控系統(tǒng)，來對企業(yè)發(fā)展中的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和掌握，從而為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展起到保障作用。

4 結(jié)語

綜上所述，辦公室管理工作對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，在新時(shí)期環(huán)境下，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理工作的高質(zhì)高效，就需要企業(yè)正視辦公室管理工作的現(xiàn)狀，并采取有效的措施進(jìn)行管理工作效率的提升，這對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展也具有重要意義。