會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題探究

徐冬梅

（中鋁寧夏能源集團(tuán)有限公司，銀川 750011）

1 引言

隨著我國(guó)會(huì)計(jì)制度的不斷革新，給企業(yè)財(cái)會(huì)工作水平的提升創(chuàng)造了便利條件，加之計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得會(huì)計(jì)電算化得以誕生，更大程度地推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。但是對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用還存在一些缺陷，極大地影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，如何有效解決這些問(wèn)題，成為當(dāng)下企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要思考的一大難題，需要給予足夠重視。

2 會(huì)計(jì)電算化檔案管理概述

2.1 電算化會(huì)計(jì)檔案介紹

會(huì)計(jì)電算化條件下的檔案管理主要是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的收集、存儲(chǔ)和處理，其中包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表等，這些會(huì)計(jì)核算相關(guān)檔案信息都是以計(jì)算機(jī)硬件和軟件為基礎(chǔ)進(jìn)行管理的，這也是電算化會(huì)計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的區(qū)別，同時(shí)對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理而言，復(fù)雜程度相對(duì)較高，所以實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，需要加強(qiáng)重視力度，提高管理水平，確保電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施。

2.2 會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)分析

相對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理而言，會(huì)計(jì)電算化條件下檔案管理具有以下幾方面特點(diǎn)：第一，信息承載力增強(qiáng)。對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理而言，不僅包括了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，而且還包括電子檔案形式，所以在檔案資源存儲(chǔ)方面得到了進(jìn)一步加強(qiáng)和優(yōu)化，給檔案管理效率的提升創(chuàng)造了條件。第二，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然管理效率和水平方面存在局限性，但其具有可視化特點(diǎn)，管理效果更加直觀可靠。然而對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理而言，其必須要有計(jì)算機(jī)硬件和軟件作為支撐，否則達(dá)不到預(yù)期的管理效果。第三，檔案數(shù)據(jù)信息查詢便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅效率低，而且由于存儲(chǔ)空間大，使得在進(jìn)行信息查詢時(shí)困難重重。而電算化會(huì)計(jì)檔案管理主要以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為技術(shù)支撐，檔案信息存儲(chǔ)的空間較小，并且可以快速準(zhǔn)確地進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)查詢，為人們提供巨大便利。[2]

3 會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題探究

3.1 相關(guān)認(rèn)識(shí)不到位

首先，由于思想方面太過(guò)于保守，使得人們對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)知相對(duì)較少，沒(méi)有掌握到其高效性和便捷性，同時(shí)在企業(yè)財(cái)會(huì)管理工作中，普遍存在“重核算，輕管理”的問(wèn)題，這使得電算化會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用和實(shí)施受到較為嚴(yán)重的影響，最終阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。另外，對(duì)于會(huì)計(jì)電算化條件下的檔案管理工作而言，需要有健全完善的制度進(jìn)行約束，但是目前我國(guó)部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)其給予足夠重視，導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作極度混亂，同時(shí)電算化會(huì)計(jì)檔案收集、存儲(chǔ)和利用等工作還依然沿用傳統(tǒng)的管理手段，這導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案管理流于形式，達(dá)不到預(yù)期的管理效果。

3.2 人員素質(zhì)水平有待提高

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，大都是通過(guò)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集和整理，這對(duì)于財(cái)務(wù)人員素質(zhì)要求并不是特別高。但是隨著會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案管理難度得到提升，相應(yīng)地對(duì)于財(cái)務(wù)人員素質(zhì)要求也不斷提高，除了要掌握相應(yīng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn)和能力外，還需要具備計(jì)算機(jī)信息方面的技能，這是確保電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平提升的關(guān)鍵。但是就目前而言，很多企業(yè)財(cái)務(wù)人員并不能滿足這一要求和規(guī)范，他們雖然是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理方面的專業(yè)人才，但是對(duì)于信息化技術(shù)的掌握不足，仍然無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的需求，同時(shí)也給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重影響[3]。

4 會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

4.1 加強(qiáng)重視力度

要想確保電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作切實(shí)發(fā)揮出其實(shí)質(zhì)性效果，首先要做的就是加強(qiáng)重視，提高思想意識(shí)，詳細(xì)如下：第一，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要認(rèn)識(shí)到電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性和復(fù)雜性，同時(shí)加強(qiáng)宣傳和培養(yǎng)，讓企業(yè)相關(guān)人員也意識(shí)到電算化會(huì)計(jì)檔案管理的意義，這樣對(duì)于企業(yè)和人員自身的發(fā)展都有著重要作用；第二，企業(yè)負(fù)責(zé)人不僅要提高重視力度，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)在該方面的投入，對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理硬件和軟件進(jìn)行投入，確保設(shè)備、技術(shù)和人才符合電算化會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，最終為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件；第三，建立健全企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，分析和總結(jié)以往會(huì)計(jì)檔案管理工作的局限，制定出科學(xué)合理的會(huì)計(jì)檔案管理方法，并以此為依據(jù)進(jìn)行制度的建立，用制度去約束電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作有條不紊進(jìn)行。

4.2 強(qiáng)化相應(yīng)法制建設(shè)

現(xiàn)階段，我國(guó)大部分企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏完整性，這也給電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)施造成困擾，其原因主要是檔案管理缺乏相應(yīng)的法制理念作為支撐，所以要想提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理的完整性，就必須強(qiáng)化相應(yīng)的法制建設(shè)，詳細(xì)做到以下幾方面內(nèi)容：第一，企業(yè)需要在國(guó)家政策的前提下，結(jié)合自身的實(shí)際情況，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析，同時(shí)建立一系列管理制度，并且將制度與法律進(jìn)行結(jié)合，以達(dá)到提高檔案管理完整性的最終目標(biāo)；第二，強(qiáng)化法律宣傳教育，重點(diǎn)組織內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理人員進(jìn)行再教育，讓他們切實(shí)提高法律意識(shí)，避免篡改檔案資源信息問(wèn)題的發(fā)生，提高會(huì)計(jì)檔案管理的完整性；第三，加強(qiáng)企業(yè)負(fù)責(zé)人的引導(dǎo)作用。企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要深入到基層，有效發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，與基層會(huì)計(jì)檔案管理人員保持緊密的關(guān)系，共同完成檔案資源信息的管理工作，為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.3 提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員相關(guān)素質(zhì)水平

人力資源是企業(yè)內(nèi)部一筆隱形的財(cái)富，如果能夠充分利用，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提升都會(huì)發(fā)揮出巨大的幫助。因此，企業(yè)應(yīng)該有意識(shí)地為會(huì)計(jì)電算化部門引進(jìn)綜合性人才，讓綜合性人才來(lái)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電子檔案管理工作，在引進(jìn)人才的時(shí)候不僅重視人才的會(huì)計(jì)知識(shí)能力，也要重視會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)能力，充分考慮企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，定期對(duì)引進(jìn)的人才進(jìn)行再次培養(yǎng)，確保人才能夠與時(shí)俱進(jìn)，能夠確保單一的“核算人才”朝著“智能人才”方向轉(zhuǎn)變[1]。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電算化會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)，同時(shí)也是信息技術(shù)發(fā)展的主要趨勢(shì)。相對(duì)比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理而言，電算化會(huì)計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量更高，更加符合當(dāng)下企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求。但是由于一些客觀因素的存在，使得企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在很多問(wèn)題，制約了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的有效實(shí)施，所以企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要引起重視，結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過(guò)提高思想意識(shí)和法制建設(shè)，同時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)的信息化技術(shù)人才，最終提高企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平，為企業(yè)自身的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。