檔案信息化管理中計算機技術的重要性初探

趙 鴻

云南省昭通漁洞水庫管理局，云南昭通 657000

1 檔案信息化管理中計算機技術應用的問題

1.1 計算機檔案管理機制不完善

因為將計算機技術應用在檔案管理工作中的時間較短，傳統(tǒng)的檔案信息管理制度并不能完全適應電子檔案管理工作，因此，電子檔案管理機制不完善，管理工作的基礎相對薄弱是當前檔案信息化管理中存在的主要問題。表現在以下兩方面：

一方面是很多企業(yè)缺乏完善的電子檔案管理硬件設備，尤其是一些計算機設備的配置費用相對較高，很多企業(yè)就會盡可能節(jié)省這筆費用支出。這直接導致電子檔案管理設備配置不完善，在一定程度上限制了電子檔案管理效率的提升。

另一方面是缺少必要的軟件設施。檔案信息化管理工作中的重要組成部分就是專業(yè)的軟件系統(tǒng)設施，這是保證檔案信息化管理水平的重要基礎。但是，目前我國很多企業(yè)進行電子檔案管理時并沒有使用相同標準規(guī)范的軟件系統(tǒng)，使檔案信息管理行業(yè)缺乏標準性與系統(tǒng)性。甚至有的企業(yè)根本沒有使用專門的檔案信息管理軟件，依靠人工錄入進行電子檔案管理，嚴重影響了電子檔案管理的效率與質量?？傊?，這種不完善的電子檔案管理機制對檔案信息化管理的限制性相對較大。

所以，企業(yè)必須重視計算機檔案管理工作，加大對計算機檔案信息管理的投入力度，增加檔案信息化管理的設施設備條件，同時根據企業(yè)的長期發(fā)展目標與經濟變化情況制定合理完善的檔案信息化管理制度，提高檔案信息化管理的規(guī)范化與標準化。

1.2 計算機檔案管理中存在較大的安全隱患

計算機技術在應用過程中本身存在的最大問題就是信息安全問題，并且隨著網絡運行的發(fā)展，當前的網絡環(huán)境中存在的安全風險與隱患更大，例如，各種病毒、木馬的威脅，黑客技術的不斷發(fā)展也在一定程度上增加了檔案信息化管理的風險，還有一些計算機運行環(huán)境本身存在漏洞很容易導致檔案信息泄露或者被盜等。這就需要企業(yè)在進行檔案信息化管理時，根據信息管理的實際情況嚴格設置相關的安全防護措施，例如，加強對防火墻的應用，利用加密技術降低信息泄露可能性。

2 計算機技術在檔案信息化管理中的應用優(yōu)勢

將計算機技術應用在檔案信息化管理工作中是近幾年信息管理工作中的重要內容，主要是因為計算機技術的發(fā)展十分迅速，可以基本滿足當前檔案信息化管理的需求，確保檔案信息化管理能夠適應當前經濟發(fā)展需求。一般來說，計算機技術在檔案信息化管理中的應用優(yōu)勢表現在以下幾點：

2.1 計算機的貯存量逐漸增加

隨著經濟的不斷發(fā)展進步，企業(yè)的信息數據的增長量十分巨大，而儲量豐富的信息數據對檔案信息管理也提出了新的要求。尤其對檔案信息管理的存儲保管手段的要求也越來越高，而對檔案信息管理的存儲投入也逐漸增加，這十分不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。而為了適應信息化時代的發(fā)展，當前計算機的內存逐漸擴展，并且隨著云存儲技術的發(fā)展，計算機存儲的資金投入也相對較低。因此，在當前檔案信息化管理工作中應用計算機技術能夠有效降低信息存儲的成本，提高信息存儲效率與質量。

2.2 查找信息資源的高效化與便捷化

近些年來，很多企業(yè)與單位對檔案信息管理工作越來越重視，尤其是各個相關部門經常將檔案信息作為工作安排與調度的重要參考依據，因此，如何快速的查找到相關部門需要的檔案信息是檔案信息管理工作中的重要內容。如果在檔案信息管理工作中依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式查找需要的信息資源會嚴重降低查找檔案信息的效率與準確度，這會在一定程度上影響企業(yè)的運行效益。而計算機技術中的搜索查找功能可以幫助相關部門根據關鍵詞對檔案信息進行查找，然后根據查找出來的檔案信息找到需要的信息資源，提高檔案信息管理的利用率。

2.3 計算機技術操作方式簡單靈活

使用計算機技術對檔案信息進行適當的修改、復制、更改以及傳輸等可以提高檔案信息管理的效率與水平，與傳統(tǒng)的檔案信息管理工作相比，利用專門的檔案信息管理系統(tǒng)可以將檔案信息直接導入到計算機軟件系統(tǒng)中，然后利用軟件對檔案信息進行整理與分類，這樣可以極大提高檔案管理的效率。并且計算機可以對檔案信息的圖片、文字以及音像資源等進行有效整合與分析，能夠確保檔案信息資源管理的有效性與完整性。并且因為計算機技術的不斷更新與發(fā)展，隨著經濟發(fā)展與社會進步，計算機技術的應用可以充分滿足檔案信息管理工作的需求，使檔案信息管理工作緊跟時代發(fā)展。

3 檔案信息化管理中計算機技術應用的重要性分析

當前計算機技術的快速發(fā)展使其在檔案信息化管理中的應用優(yōu)勢越來越突出，對檔案信息化管理工作的推動作用也越來越明顯，特別是在各行各業(yè)都對檔案信息管理工作越來越重視，計算機技術在檔案信息行業(yè)中的重要性主要表現在以下方面：

3.1 社會經濟發(fā)展與進步的必然趨勢

隨著經濟朝著全球化方向發(fā)展，各個大型企業(yè)的跨國業(yè)務越來越多，為了促進大型企業(yè)的全球化發(fā)展進度，提高企業(yè)的檔案信息管理水平非常重要。尤其是在信息化時代中，從某種層面上講，信息資源是衡量經濟發(fā)展水平的重要指標之一，已經成為促進企業(yè)發(fā)展的重要因素之一。因此，重視檔案信息化管理工作的發(fā)展，將新興技術應用在檔案管理工作中是當前經濟發(fā)展的必然選擇，并且隨著計算機技術的快速發(fā)展與完善，在檔案信息管理過程中應用計算機技術可以幫助企業(yè)構建完善的檔案信息管理平臺與系統(tǒng)，提高企業(yè)檔案信息管理的效率，并且有利于企業(yè)根據檔案信息管理的結果對企業(yè)員工進行科學合理的調度與安排。

3.2 檔案管理行業(yè)的必然發(fā)展階段

計算機技術的快速發(fā)展使社會生產生活等各方面都出現較大變革，而檔案信息管理是一個企業(yè)最基礎的管理工作內容之一，對企業(yè)的正常運行有重要影響。所以，企業(yè)必須根據長期發(fā)展的目標重視檔案信息管理工作，才能保證對企業(yè)員工以及工作內容等進行科學有效地安排，保證企業(yè)的運行效益。為了使企業(yè)的檔案信息化管理工作得到明顯提升與變化，充分發(fā)揮計算機技術在檔案信息化管理中的優(yōu)勢十分重要，尤其是計算機內存的不斷提升，云存儲技術的不斷發(fā)展與成熟都為檔案信息化管理提供了較強的應用基礎。所以，計算機技術應用在檔案信息化管理工作中是當前檔案管理行業(yè)的必然發(fā)展階段。

3.3 有利于節(jié)約企業(yè)各種資源投入

計算機技術的自動化與智能化趨勢逐漸明顯會在很大程度上節(jié)省企業(yè)的人力資源投入，尤其是通過計算機軟件系統(tǒng)可以對企業(yè)的檔案信息進行智能分析與對比，在保證檔案信息管理效率的同時，能夠減少人工管理產生的偏差，提高檔案信息管理的質量。這會在一定程度上減少對檔案信息更改或者調整的資金投入。另外，因為云時代的到來，計算機內存的不斷擴展，將檔案信息存儲在計算機硬盤或者云盤中，能夠極大地節(jié)約檔案存儲保管投入，并且無紙化檔案管理可以減少對紙張的使用，也能夠有效減少自然資源的利用。因此，在檔案信息化管理工作中應用計算機技術可以幫助企業(yè)節(jié)約資金投入、人力投入，并且具有一定的社會效益與生態(tài)效益。

3.4 有助于提高企業(yè)的服務管理水平

時代的發(fā)展變化與社會的進步對人們的生活方式與思想觀念等都產生了較大影響，一般情況下，企業(yè)運營的主要目的是獲得相應的經濟收益，而經濟收益的好壞與企業(yè)的運營效率直接系相關。為了提高企業(yè)的運營效率，必須重視企業(yè)的檔案信息管理工作，不斷對企業(yè)的檔案信息管理進行更新與改進，提高檔案信息管理的質量，進而促進企業(yè)人員調度安排的合理性，提高企業(yè)的運行效率。在檔案信息化管理中應用計算機技術可以對信息資源進行更加合理有效地整合與分類，提高信息搜尋效率與準確度，可以大大提高檔案信息管理的全面性、主動性與可靠性，同時能夠確保檔案信息的完整性與系統(tǒng)性。這樣才能提高企業(yè)檔案管理的經濟效益與社會效益。

4 結語

總而言之，將計算機技術充分應用在檔案信息化管理工作中可以有效提高我國企業(yè)與相關單位的檔案信息管理效率與質量，并且隨著計算機技術的不斷更新與發(fā)展，這種應用優(yōu)勢越來越明顯，應用方式也會越來越便捷。這樣可以幫助企業(yè)節(jié)省較多的人力與物力的同時，提高企業(yè)與其他單位的檔案信息管理水平，并且能夠在一定程度上確保檔案信息存儲的簡單化。因此，將計算機技術應用在檔案信息化管理工作中是社會發(fā)展的必然階段與趨勢。需要注意的是相關企業(yè)以及其他單位在應用計算機技術時一定要根據企業(yè)的實際情況對計算機技術進行充分應用，才能保證檔案管理工作的質量。

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