從文檔一體化看工程項(xiàng)目文檔控制工作

李 鷺

中國寰球工程有限公司北京分公司，北京 100012

在檔案管理中，電子文檔管理業(yè)已是主要的檔案管理形式。工程項(xiàng)目文檔是比較復(fù)雜且繁瑣的，涉及工程項(xiàng)目建設(shè)的方方面面，是工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、電子、聲像等歷史記錄，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出、立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。實(shí)施文檔一體化，能夠有效貫通文件管理和檔案管理兩方面的工作，全面提升文檔工作的整體成效。

1 工程項(xiàng)目文檔控制的方式和途徑

1.1 構(gòu)建完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化

在工程項(xiàng)目文檔控制過程中，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，應(yīng)該積極構(gòu)建完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有效推動(dòng)文檔管理的一體化。在文檔控制工作中，文件是檔案管理的基礎(chǔ)，很多文件本身都屬于檔案管理的范疇，都屬于檔案管理的內(nèi)涵。文件和檔案之間具有必然的關(guān)聯(lián)，推動(dòng)文檔一體化管理，需要積極建構(gòu)完善的管理網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)，有效優(yōu)化檔案管理的效益，全面提升文檔控制的水準(zhǔn)。依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?qū)⒘闵?、繁雜的文件予以規(guī)范化和科學(xué)化，同時(shí)還能夠在很大程度上提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的條件。依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔之間的有效銜接，工程文件和工程檔案在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)或者資源的共享和共存，只有這樣才能推動(dòng)文檔一體化。

1.2 構(gòu)建規(guī)范化的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

工程項(xiàng)目文檔管理中，科學(xué)的文檔控制工作，應(yīng)該基于規(guī)范化的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，以此來全面提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，全面優(yōu)化檔案管理的整體水平。在文件管理和檔案管理中，應(yīng)該確立規(guī)范化的原則，確立清晰化的標(biāo)準(zhǔn)，以此來整體優(yōu)化文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在文檔一體化過程中，應(yīng)該明確文件的分類管理，設(shè)置條理清晰、名目清楚的文件科目，同時(shí)處理好檔案的分類管理工作，充分把握文件管理與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的異同，為文件管理和檔案管理樹立清晰科學(xué)的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)二者信息或數(shù)據(jù)的共享。因此，科學(xué)明確的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，是文檔控制工作的前提，是文檔控制工作的關(guān)鍵。

1.3 做好文件管理的前端控制工作，優(yōu)化文件的形成標(biāo)準(zhǔn)

在工程項(xiàng)目文檔控制工作中，文檔一體化的實(shí)施，在于前期文件的形成是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否統(tǒng)一規(guī)范，這是文檔管理的基礎(chǔ)。因此，基于文檔一體化的管理目標(biāo)，在文檔管理工作中，有效提升文檔管理的效益，全面提升文檔管理的水平，必須率先做好文件管理的前端控制工作，從電子文件形成的源頭抓起，使檔案從形成到利用的整個(gè)過程成為一個(gè)協(xié)調(diào)有序的系統(tǒng)工程?；诖耍瑸閮?yōu)化文檔一體化管理，為全面提升檔案管理的水平，應(yīng)該優(yōu)化文件形成的標(biāo)準(zhǔn)。在文件形成初期，管理人員就應(yīng)該具備文檔一體化的意識，做好文件的鑒定與歸檔工作，既要確保文件內(nèi)容的科學(xué)性與整體性，同時(shí)也要監(jiān)控文件管理的整個(gè)流程，實(shí)現(xiàn)文件管理與檔案管理的有機(jī)協(xié)調(diào)。

2 工程項(xiàng)目文檔一體化管理的實(shí)施措施

在工程項(xiàng)目中，科學(xué)的文檔一體化管理，需要依托于完善的實(shí)施策略，有效提升文檔控制工作的整體水平，全面優(yōu)化文檔管理的效益。工程項(xiàng)目的文件及檔案是相對豐富的，文檔管理中，為提升文檔控制的質(zhì)量，需要運(yùn)用科學(xué)的控制方法，運(yùn)用科學(xué)的實(shí)施措施，以此來全面提升文檔一體化的程度，更好地為工程建設(shè)所服務(wù)。

2.1 努力構(gòu)建完善系統(tǒng)的運(yùn)作保障機(jī)制

在工程項(xiàng)目文檔管理中，推動(dòng)文檔一體化，需要積極構(gòu)建完善系統(tǒng)的運(yùn)作保障機(jī)制，有效提升文檔一體化的整體程度。特別是在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，各個(gè)項(xiàng)目部會出現(xiàn)大量的技術(shù)文件，同時(shí)也會產(chǎn)生大量的工程建設(shè)記錄，這些文件或信息都是檔案管理的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。但長期以來，在工程項(xiàng)目文檔管理中，這些信息或者記錄等并沒有得到人們應(yīng)有的重視，經(jīng)常容易出現(xiàn)文件損毀或者信息數(shù)據(jù)的丟失。因此，在工程項(xiàng)目文檔管理中，應(yīng)該努力構(gòu)建完善系統(tǒng)的文檔管理運(yùn)作保障機(jī)制，確保文件搜集與整理的科學(xué)性，從源頭上來保障文檔管理的水平與效益，從根本上來提升文檔管理的整體質(zhì)量。在文檔一體化實(shí)踐中，科學(xué)的保障機(jī)制，除確保各類文檔信息整理過程和搜集過程的科學(xué)合理外，更要努力優(yōu)化文檔管理的整體水平，明確文檔歸檔、整理、分析等規(guī)章制度。特別是對于一些重點(diǎn)難點(diǎn)工程項(xiàng)目，在檔案管理實(shí)踐中，還需要同步做好檔案管理人員的培訓(xùn)，使得他們明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，熟悉檔案管理的流程。

2.2 明確文檔控制部門的職能和要求

在工程項(xiàng)目檔案管理中，基于文檔一體化來做好文檔控制工作，離不開各個(gè)部門的組織協(xié)調(diào)。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，只有明確不同部門的職能和要求及工作方向，同時(shí)確立部門之間的協(xié)調(diào)處理機(jī)制，提升文檔管理的水平，真正優(yōu)化文檔管理的效益。因此，在工程項(xiàng)目文檔控制過程中，應(yīng)該明確文檔控制的相關(guān)職能，全面推進(jìn)文檔控制的有序運(yùn)行。首先，在工程項(xiàng)目建設(shè)初期會產(chǎn)生大量的文件，包括合同等諸多內(nèi)容，對于這部分內(nèi)容的管理，也應(yīng)該成為管理部門的重中之重。工程項(xiàng)目建設(shè)初期的諸多文件，是整個(gè)工程項(xiàng)目的指導(dǎo)性文件，直接反饋和決定著工程項(xiàng)目建設(shè)的方向和目標(biāo)。其次，在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，會出現(xiàn)一些技術(shù)性或工程項(xiàng)目的變更。因變更而產(chǎn)生的文件也是非常重要的內(nèi)容，因此在文檔管理中，應(yīng)該做好這部分內(nèi)容的管理，全面提升管理的效益，全面優(yōu)化管理的質(zhì)量。最后，在工程項(xiàng)目文檔管理中，還應(yīng)該做好電子檔案的管理。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，電子檔案的管理是非常關(guān)鍵的。科學(xué)的電子檔案管理，需要便捷快速的信息網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)也需要高素質(zhì)的檔案管理人才。

2.3 科學(xué)全面地做好檔案信息的收集

在工程項(xiàng)目文檔控制工作中，推動(dòng)文檔一體化的實(shí)施，需要科學(xué)全面做好檔案信息的收集與整理及檔案信息的分類與管理。工程項(xiàng)目是系統(tǒng)復(fù)雜的大型項(xiàng)目，在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中會產(chǎn)生大量的原始資料，同時(shí)也會出現(xiàn)大量的變更資料和補(bǔ)充資料，這些資料都可以成為文檔管理的重要內(nèi)容，因此有必要做好全面的檔案信息收集工作。特別是在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中，因技術(shù)條件的改進(jìn)、施工條件的改良、采購合同的變更等都會產(chǎn)生大量的新的資料，這些新的資料都會成為文檔控制的重要內(nèi)容。同時(shí)，由于工程項(xiàng)目是繁瑣復(fù)雜的，若未對這些新資料進(jìn)行匯總與分析，極容易影響文檔控制的成效。所以，基于文檔一體化的工程項(xiàng)目文檔控制工作，實(shí)時(shí)更新工程項(xiàng)目的相關(guān)資料，實(shí)時(shí)更新工程項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容，實(shí)時(shí)補(bǔ)充新的資料，并確保資料內(nèi)容的完善原始且科學(xué)可靠。

3 工程項(xiàng)目文檔控制工作的保障機(jī)制

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，科學(xué)優(yōu)化文檔控制工作，全面保障文檔控制的質(zhì)量，有效提升文檔控制的水平，應(yīng)該落實(shí)完善系統(tǒng)的文檔控制工作保障機(jī)制。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，文檔一體化的關(guān)鍵在于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，更在于科學(xué)的管理理念。因此，只有樹立科學(xué)的文檔管理理念，才能真正提升文檔管理的水平，真正優(yōu)化文檔管理的效益。

3.1 積極更新文檔管理的理念

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行速度及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲能力突飛猛進(jìn)空前提升，科學(xué)的文檔一體化管理，需要充分依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。因此，在文檔控制工作中，管理人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變觀念，積極優(yōu)化自身的計(jì)算機(jī)思維，積極優(yōu)化自身的信息素養(yǎng)，充分借助于便捷快速的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來開展文檔管理工作，優(yōu)化文檔管理工作。管理人員應(yīng)該及時(shí)將紙質(zhì)類資料或文件，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募⒆龊秒娮游募谋４媾c管理，以有效提升文檔管理的水平和效益。

3.2 明確文檔轉(zhuǎn)化的技術(shù)路線

在工程項(xiàng)目文檔控制工作中，很多文檔都是以紙質(zhì)形式而存在的，雖然也存在電子文件的形式，但諸如合同、工程方案等仍以紙質(zhì)文件最為完善。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，推動(dòng)文檔一體化，管理人員應(yīng)該明確文檔轉(zhuǎn)換的技術(shù)路線，尤其是樹立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)紙質(zhì)文件到電子文件的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，要樹立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，保障紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換的質(zhì)量，避免相關(guān)數(shù)據(jù)的遺失。特別是一些手寫方式與電子文件方式之間存在著較大的差異，若盲目轉(zhuǎn)換，很可能會產(chǎn)生較大的錯(cuò)誤。

4 結(jié)語

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，科學(xué)處理文檔工作，需要積極推動(dòng)文檔一體化管理，依托于完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、科學(xué)規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)及專業(yè)的管理人員，有效提升文檔控制工作的成效及文檔控制的整體水平。

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[3] 汪逸樂.文檔一體化在工程項(xiàng)目管理中的運(yùn)用[J].學(xué)理論，2012（18）：104-105.