信息化背景下公益性事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

摘 要：信息化已經(jīng)深入到各行各業(yè)，檔案作為社會(huì)信息資源的重要組成部分之一，在信息化的過程中起著不可替代的作用。在此背景下我國(guó)公益性事業(yè)單位的檔案管理工作也需順應(yīng)由傳統(tǒng)方式向信息化方式轉(zhuǎn)變的時(shí)代要求。因此如何跟緊時(shí)代的步伐，優(yōu)化公益性事業(yè)單位檔案管理工作，提升公益性機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平，是我們迫切需要解決的問題。筆者就現(xiàn)階段公益性事業(yè)單位檔案管理的工作現(xiàn)狀，就如何應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，進(jìn)一步完善檔案管理工作，提升公益性事業(yè)單位服務(wù)水平提出合理的建議。

關(guān)鍵詞：信息化；公益性事業(yè)單位；檔案管理；挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，作為重要信息工作的檔案管理也應(yīng)從實(shí)際出發(fā)結(jié)合自身工作的需求應(yīng)對(duì)信息化的發(fā)展。自建國(guó)以來我國(guó)對(duì)社會(huì)福利事業(yè)尤為關(guān)注，公益性事業(yè)單位作為社會(huì)福利事業(yè)的重要組成部分其檔案管理工作不可小覷。公益性事業(yè)單位檔案其實(shí)是其發(fā)展歷史的重要體現(xiàn)，它是單位過去工作的真實(shí)記錄。檔案管理作為基礎(chǔ)性的工作環(huán)節(jié)，信息化對(duì)其傳統(tǒng)的管理工作提出新的要求，在檔案信息收集、整理、保存和利用等環(huán)節(jié)要更加注重信息化。因此在信息化背景下公益性事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)及時(shí)調(diào)整管理策略以應(yīng)對(duì)當(dāng)前大環(huán)境提出的要求，提升公益性事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)水平，更好的體現(xiàn)“提供收養(yǎng)服務(wù)”，“弘揚(yáng)救助精神”的工作宗旨，為我國(guó)社會(huì)福利事業(yè)添磚加瓦。

1 檔案管理工作中面臨的“挑戰(zhàn)”

（一）檔案管理水平有待提升

檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣且專業(yè)性與聯(lián)系性極強(qiáng)的工作，即使作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，由于很難呈現(xiàn)顯著的成績(jī)，因此難以引人重視。隨著信息化的普及多數(shù)公益性事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)用，一些單位所存放檔案的庫(kù)房條件相對(duì)比較簡(jiǎn)陋，造成設(shè)備配置的不全面性。同時(shí)，隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，管理部門的編制人員大幅度減少，一些單位中的檔案管理工作多由部門人員兼任，或者是外聘臨時(shí)工作者，這些人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較低，缺乏相對(duì)專業(yè)的知識(shí)。檔案工作者對(duì)相應(yīng)管理業(yè)務(wù)理論以及素質(zhì)的欠缺，容易導(dǎo)致檔案在內(nèi)容與形式上出現(xiàn)“失真”的情況，會(huì)在一定程度上影響檔案材料的真實(shí)性與完整性，這就對(duì)整體的管理水平產(chǎn)生了影響。

（二）檔案利用與開發(fā)的重視程度不夠

大多數(shù)的單位在檔案管理工作中，只注重保管與收集環(huán)節(jié)，對(duì)開發(fā)利用檔案資源有了不同程度的忽視。一些事業(yè)單位檔案室中，文書檔案所占比重往往較大，其他類別的檔案所占比重較小，在傳統(tǒng)檔案利用與開發(fā)觀念的影響下，檔案信息工作大多仍處于被動(dòng)性的狀態(tài)，檔案的“新鮮度”不夠，這就阻礙了檔案的利用與開發(fā)。陳舊的思想意識(shí)的存在是檔案的利用與開發(fā)重視程度不夠的直接因素，在這個(gè)因素的不良影響下公益性事業(yè)單位的檔案利用與開發(fā)的工作就更加難以順應(yīng)信息化的要求，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，這不利于公益性事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）檔案收集不完整，歸檔困難

由于部分單位管理檔案工作仍然存在“各家自掃門前雪”的現(xiàn)象，給檔案工作人員的工作在帶來不同程度的影響。在檔案的收集和整理過程中，往往收集不齊全，致使一些有價(jià)值的、必須歸檔的資料遺失，給后期的檔案工作帶來不利影響。其次個(gè)別單位或個(gè)人只考慮到了問題的片面性，僅注重自身對(duì)檔案的利用，沒有從全局的發(fā)展與建設(shè)出發(fā)，沒有及時(shí)的移交相關(guān)檔案，致使這些反映公益性事業(yè)單位工作流程、對(duì)今后工作具有查考利用價(jià)值的“孤本”散存在其他業(yè)務(wù)承辦部門或流落在個(gè)人手中，相當(dāng)一部分的檔案的缺失影響了檔案的完整性和利用率。檔案完整性的缺失又影響著檔案的信息化進(jìn)程，進(jìn)而不利于檔案的進(jìn)一步開發(fā)與利用。

（四）檔案信息倫理意識(shí)淡薄

檔案信息倫理是人們?cè)跈n案管理、傳播和利用過程中產(chǎn)生并對(duì)其評(píng)判和制約的道德觀念。在信息化背景下，信息的非法篡改、泄密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題，已被大眾熟知并層出不窮，信息犯罪威脅著檔案信息化后的新型存在方式即電子文件的安全。大多數(shù)公益性事業(yè)單位對(duì)檔案信息倫理問題還未有更多關(guān)注，因此在檔案的保存與利用環(huán)節(jié)存在者諸多隱患，長(zhǎng)此以往不利于檔案工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而不利于公益性事業(yè)單位的社會(huì)效益的可持續(xù)性發(fā)展。

2 就如何應(yīng)對(duì) “挑戰(zhàn)”提出幾點(diǎn)建議

（一）重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

重視檔案管理工作。檔案管理工作作為事業(yè)單位一項(xiàng)非常重要且基礎(chǔ)性的工作，其不可替代的性質(zhì)要求相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視檔案管理工作，并結(jié)合當(dāng)前檔案管理的工作現(xiàn)狀，采取科學(xué)、合理的措施和手段，增強(qiáng)管理人員的整體水平和綜合素質(zhì)。在一些事業(yè)單位中，由于檔案意識(shí)不夠深入，造成一些工作人員對(duì)檔案管理工作的輕視，因此不能給公益性事業(yè)單位工作創(chuàng)造良好的社會(huì)效益。這就要求單位相關(guān)部門增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。在信息化背景下，公益性事業(yè)單位的檔案管理工作比以往任何時(shí)候都更需要具有綜合素質(zhì)的檔案工作者，因此在進(jìn)行檔案意識(shí)培養(yǎng)過程中，不僅需要對(duì)理論方面進(jìn)行提升還要注重對(duì)實(shí)際操作能力以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，以達(dá)到培養(yǎng)過硬素質(zhì)的檔案管理人才的目的。

（二）重視檔案的開發(fā)與利用

傳統(tǒng)的檔案管理觀念多重收藏輕利用，這種觀念的存在在一定程度上阻礙了用戶對(duì)檔案利用的需求，進(jìn)而不能良好的體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。在這種情況下我們應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向進(jìn)行檔案信息開發(fā)，公益性事業(yè)單位作為為社會(huì)服務(wù)的政府性質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)，需要為用戶提供真實(shí)可靠，高效完整的檔案資源內(nèi)容，滿足檔案利用者需求的同時(shí)，最大限度的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。其次要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不能讓檔案僅僅拘泥于傳統(tǒng)的開發(fā)利用模式，檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變其原有的檔案開發(fā)模式，運(yùn)用先進(jìn)的理論指導(dǎo)實(shí)踐，認(rèn)真分析廣大檔案使用者的需求，將檔案開發(fā)利用工作與信息化完美的結(jié)合起來，使檔案得到高效的開發(fā)利用，不斷地完善與更好的為社會(huì)服務(wù)。

（三）健全和完善檔案管理的制度規(guī)范

完善檔案管理制度，制定檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作程序和方法，是提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平的最有效的方法和途徑。雖然一些單位已經(jīng)建立了一系列相關(guān)的管理制度和規(guī)范，但是由于執(zhí)行力度不夠，使得其流于形式進(jìn)而在檔案管理工作中產(chǎn)生檔案的遺失，泄露，流散等問題突出。因此，檔案管理部門應(yīng)在加強(qiáng)檔案意識(shí)培養(yǎng)的同時(shí)應(yīng)根據(jù)不同檔案的不同利用形式健全和完善相應(yīng)規(guī)章制度，規(guī)范制度的執(zhí)行力度，檔案只有在規(guī)范的指導(dǎo)下才能使其管理工作得以順利進(jìn)行，并且全面高效的發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案的服務(wù)水平。

（四）加強(qiáng)檔案信息倫理意識(shí)的宣傳教育與新技術(shù)的引進(jìn)

公益性事業(yè)單位的工作是為社會(huì)服務(wù)的，其檔案信息涉及社會(huì)大眾，因此應(yīng)更加重視其檔案信息的倫理問題。在現(xiàn)有的條件下，加強(qiáng)對(duì)檔案信息倫理意識(shí)的宣傳教育尤為重要，從根本上提升重視程度才能更好的杜絕不良后果。例如，開展教育交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)相應(yīng)的法律知識(shí)等。另一方面要加大新技術(shù)的引進(jìn)，多數(shù)檔案信息倫理問題的出現(xiàn)與信息技術(shù)有著直接聯(lián)系，大多數(shù)公益性事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)相對(duì)落后，極其容易產(chǎn)生隱患，因此要通過將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同當(dāng)前檔案管理工作相結(jié)合，做好信息服務(wù)工作，從而進(jìn)一步提高當(dāng)前檔案管理工作的整體水平，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，更好的為社會(huì)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

馬歡（1992-），女，河北石家莊，黑龍江大學(xué) 圖書情報(bào)碩士（檔案管理方向），碩士研究生。endprint