淺談圖書館檔案管理工作

盧巧麗

摘 要：圖書館檔案是在圖書館工作過程中形成的、具有一定保存價(jià)值的原始記錄，和圖書資料一樣，是一種寶貴的信息資源，其所蘊(yùn)藏的許多信息對(duì)圖書館今后的工作有著重要的借鑒價(jià)值。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理方法也得到了極大的創(chuàng)新，這大大提高了圖書館檔案管理效率。本文在研究當(dāng)前圖書管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了幾點(diǎn)意見和建議，希望能夠?qū)D書館的檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；現(xiàn)狀；措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于圖書館檔案的管理傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能再適應(yīng)當(dāng)代的發(fā)展了，因此，數(shù)字化技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用也越來越廣泛。但是在其不斷的發(fā)展中必然會(huì)存在一些不完善的問題，所以本文從信息化時(shí)代圖書館檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討分析，然后提出相應(yīng)的合理化建議，希望可以為圖書館的檔案管理工作提供合理借鑒。

1 圖書館檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

1.管理意識(shí)淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數(shù)字化、服務(wù)現(xiàn)代化是展現(xiàn)圖書館工作的亮點(diǎn)，忽略檔案管理是圖書館的共性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，人們對(duì)數(shù)字資源的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙本資料。數(shù)字圖書館建設(shè)成為圖書館管理的重中之重，檔案建設(shè)與管理邊緣化已成事實(shí)。意識(shí)缺乏、認(rèn)知薄弱導(dǎo)致圖書館檔案管理松散，沒有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習(xí)慣性無序存放，對(duì)大部分圖書館建設(shè)、發(fā)展以及在各項(xiàng)政治、文化活動(dòng)中相關(guān)資料不做歸整和深度開發(fā)，導(dǎo)致重要檔案信息缺漏項(xiàng)普遍，丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一旦使用，便出現(xiàn)檢索困難，查準(zhǔn)率低，造成無法彌補(bǔ)的損失與遺憾。

2.電子檔案和紙質(zhì)檔案關(guān)系區(qū)分不清

隨著信息化的時(shí)代到來，越來越多的工作都需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行。圖書的檔案管理工作也不例外，發(fā)展圖書館檔案管理的信息化和數(shù)字化并不是指要取代傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理建設(shè)。發(fā)展圖書館的檔案管理數(shù)字化應(yīng)該與時(shí)代的發(fā)展緊密結(jié)合，使其更加快捷和方便。但當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價(jià)值和意義。電子檔案的儲(chǔ)存力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時(shí)發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點(diǎn)不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。

2 如何有效加強(qiáng)圖書館的信息化建設(shè)

1.健全圖書館檔案管理規(guī)章制度

周密而實(shí)用的圖書館檔案管理的規(guī)章制定，是圖書館檔案管理的前提條件，因此在圖書館檔案管理過程中，應(yīng)該不斷健圖書館檔案管理的規(guī)章制度，并制定嚴(yán)格地檔案保密制度、檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)在內(nèi)的制度體系，這樣有利于圖書館檔案管理工作的有章可循和有的放矢。比如檔案管理人員的崗位職責(zé)、檔案收集制度、鑒定制度、保管制度、保密制度、借閱制度、銷毀制度等等一系列的檔案管理制度；明確歸檔范圍，比如業(yè)務(wù)檔案的收集范圍、收集內(nèi)容、鑒別和加工、分類依據(jù)、標(biāo)引規(guī)則等；明確歸檔時(shí)間、檔案編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、檔案交接程序等等。要搞好圖書館檔案工作，須嚴(yán)格遵守檔案統(tǒng)計(jì)制度，認(rèn)真抓好每個(gè)環(huán)節(jié)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。促進(jìn)圖書館檔案工作得以規(guī)范且有序進(jìn)行、確保有保存價(jià)值的文件以及其他有關(guān)材料不被遺失，使得圖書館檔案在圖書館今后的工作中充分發(fā)揮作用，為圖書館的建設(shè)和管理提供重要的參考價(jià)值，為日后圖書館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量提供可靠的保障。

2.完善檔案信息服務(wù)體系

及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)是開展檔案管理的一個(gè)重要目的，因而要著力完善檔案信息服務(wù)體系。以信息化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，從圖書館自身情況出發(fā)進(jìn)行信息資源的補(bǔ)充，為跨庫檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進(jìn)檔案制度的建設(shè)，促使檔案管理數(shù)字化更加科學(xué)規(guī)范，投入力度進(jìn)行數(shù)字系統(tǒng)的維護(hù)與管理，并發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運(yùn)行更加可靠。為了滿足公眾對(duì)信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開發(fā)的手段，提升知識(shí)含量，使檔案信息形成一個(gè)全面的體系，從而提升信息服務(wù)水平。另外，在主管部門對(duì)檔案管理的要求之下，將檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作進(jìn)行外包，使其運(yùn)行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時(shí)也更加便利。

3.完善圖書館檔案管理的配套設(shè)施

如果要真正的實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化就必須要有科學(xué)完備的數(shù)字化設(shè)施作為良好的支撐，要求我們必須加強(qiáng)圖書館的硬件設(shè)施建設(shè)，做到軟硬兩手抓，以更好的促進(jìn)圖書館的檔案管理工作。在硬件方面，必須要建立相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備體系，其中包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀設(shè)備、服務(wù)器等，在建立起這些設(shè)別以后還需要對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤和檢測(cè)，在發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)落后時(shí)立馬對(duì)其進(jìn)行升級(jí)。而在于軟件方面就是需要對(duì)圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中建立出一套相應(yīng)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，第一需要建立的就是就接收和采集系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的真實(shí)、可靠性，其中就包括接收各部門的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?。第二點(diǎn)需要建立的就是管理的儲(chǔ)存系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動(dòng)態(tài)管理、數(shù)據(jù)安全和維護(hù)、辦公自動(dòng)化管理等。第三點(diǎn)需要建立的就是開發(fā)利用系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)的目的就是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，其中就包括檔案的登記、調(diào)卷、加工、編排、檢索、檔案信息網(wǎng)站等。

4.加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系

國家整體圖書館建設(shè)，要想不斷的向前發(fā)展就需要我們建立一個(gè)統(tǒng)一的圖書館運(yùn)營體系，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系?，F(xiàn)在普遍存在的現(xiàn)象就是圖書館發(fā)展不平衡的趨勢(shì)越來越明顯。特別是隨著一些信息化技術(shù)的引進(jìn)，使得一些圖書館在檔案的整理和分類以及計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量的差距越來越大。所以為了有效的解決這些問題，就必須加強(qiáng)各個(gè)部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)圖書資源的共享，保障各個(gè)部門的圖書資源的穩(wěn)定性和完整性。并隨著我國三網(wǎng)融合的趨勢(shì)，要有效的利用好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、電視建設(shè)以及手機(jī)建設(shè)的融合發(fā)展。以便更好的為群眾提供優(yōu)質(zhì)的文化服務(wù)。

5.注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)

圖書館檔案現(xiàn)代化管理屬于一種人與機(jī)的結(jié)合系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識(shí)；其次，注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)，有步驟、有計(jì)劃地對(duì)管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高圖書館專業(yè)知識(shí)、檔案管理知識(shí)。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。較強(qiáng)的鉆研能力、良好的專業(yè)素質(zhì)、熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過程中所遇到的各種問題，才能依托現(xiàn)代化圖書館這個(gè)平臺(tái)，建立面向用戶的全方位服務(wù)系統(tǒng)和高效便捷的溝通平臺(tái)，提供快、準(zhǔn)、穩(wěn)的信息服務(wù)。

3 結(jié)束語

在數(shù)字化、信息化不斷發(fā)展的新的歷史條件下，加強(qiáng)圖書館的檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要，這不僅可以有效的提高圖書管理工作的效率還更加有利于圖書借閱者的多元化需求。因此必須建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)或引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，這樣才能提高圖書館檔案管理水平，提升圖書館服務(wù)質(zhì)量。

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