事業(yè)單位檔案管理的重要性與新思路分析

李雯雯

摘 要：隨著我國社會的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國的事業(yè)單位數(shù)量和檔案數(shù)量在不斷的增多，事業(yè)單位對于檔案管理的要求也在不斷的提高，事業(yè)單位對檔案管理方面的重視程度不足，這就導(dǎo)致了事業(yè)單位在檔案管理方面還存在著很多的問題，為了更好的對這些問題進(jìn)行處理，并提高事業(yè)單位對檔案管理剛面的重視程度，本文主要對事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)和重要性進(jìn)行說明，對檔案管理的新思路新方法進(jìn)行闡述，希望對事業(yè)單位檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；重要性；新思路

在實(shí)際的工作過程中，人事檔案的主要作用是對事業(yè)單位相關(guān)人員的工作狀況的考察，并對事業(yè)單位在職人員的人事變動(dòng)、學(xué)習(xí)深造等進(jìn)行記錄，方便日后進(jìn)行核查工作，增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理效率的意義十分重大，事業(yè)單位檔案的管理重要性日益顯著。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的主要特點(diǎn)

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)性

事業(yè)單位檔案中主要記載了在職員工的各項(xiàng)資料，這些資料中主要包含：員工的工作經(jīng)歷、深造歷程、員工的獎(jiǎng)懲記錄及員工的入黨入團(tuán)資料等，對于事業(yè)單位而言，只有全方位的掌握員工的各方面資料才能更好的分析出員工個(gè)人具有哪方面的優(yōu)勢，以此為依據(jù)才能更好對員工進(jìn)行升值或者調(diào)派，在事業(yè)單位進(jìn)行崗位選聘和選舉時(shí)有所依據(jù)，所以說檔案的真實(shí)性和實(shí)效性是十分重要的。其中檔案的現(xiàn)實(shí)性也是事業(yè)單位檔案管理的主要特點(diǎn)之一。

1.2 事業(yè)單位人事檔案管理的真實(shí)性

就一般情況而言，人事檔案總記錄的個(gè)人資料都具有一定的真實(shí)性，檔案中記錄的個(gè)人資料都是根據(jù)個(gè)人的實(shí)際情況進(jìn)行記錄，在記錄時(shí)都是經(jīng)過審查之后才會記錄在案，并且人事檔案會根據(jù)個(gè)人崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況及其他一些變動(dòng)實(shí)時(shí)的對檔案內(nèi)容進(jìn)行更新的，所以說人事檔案能夠更好的反應(yīng)出員工在其崗位上的表現(xiàn)，即事業(yè)單位人事檔案管理上具真實(shí)性。

1.3 事業(yè)單位人事檔案管理的動(dòng)態(tài)性

事業(yè)單位在對員工的信息會進(jìn)行收錄和整理，主要記錄了員工的生平、資歷。所以檔案記錄人員要根據(jù)員工自身的工作變動(dòng)實(shí)時(shí)的對人事檔案進(jìn)行更新和補(bǔ)充，只有這么做才能保持檔案的實(shí)效性，為人事檔案的真實(shí)性和可靠性提供保障，即事業(yè)單位人事檔案管理具有動(dòng)態(tài)性。事業(yè)單位人事檔案檔案的動(dòng)態(tài)性在很大程度上保障了檔案的全面性，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的真實(shí)性就應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收錄的員工工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性主要表現(xiàn)

2.1 事業(yè)單位人事檔案管理的主要參考

就目前情況而言，我國的事業(yè)單位在人事任免、員工調(diào)動(dòng)的過程中，都會對員工的工作能力、性格特征、學(xué)歷等方面進(jìn)行綜合考察以后，在結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行人事任免或員工調(diào)派，在對員工各方面能力進(jìn)行考察的過程中不僅僅對員工在就職部門的表現(xiàn)進(jìn)行考察，還會對員工過往經(jīng)歷進(jìn)行考察，而員工的過往經(jīng)歷主要記錄在人事檔案中，所以人事檔案成為是否能正確有效對員工進(jìn)行指派的重要依據(jù)，人事檔案管理的重要性不容置疑。

2.2 事業(yè)單位人事檔案管理是對相關(guān)人員考察的基礎(chǔ)

當(dāng)前，我國的大部分事業(yè)單位都具有比較完善的考察機(jī)制，而考察的結(jié)果和員工的切身利益密切相連，只有對員工在在職期間和過往經(jīng)歷資料記錄時(shí)確保其真實(shí)性，才能在人員考察上有所依據(jù)，審查人員在對員工進(jìn)行任免和調(diào)派的過程中應(yīng)當(dāng)充分參考該人員的人事檔案。

2.3 上級單位對下屬部門考察的主要依據(jù)

人事單位在記錄員工的資料的過程中具有動(dòng)態(tài)性，而動(dòng)態(tài)性及時(shí)的記錄了員工在工作單位各個(gè)階段的工作經(jīng)歷和具體表現(xiàn)，上級單位在對其下屬單位進(jìn)行考察時(shí)，人事檔案就成為了重要的參考依據(jù)，另一方面，因?yàn)槿耸聶n案在時(shí)間上具有一定的跨越性，所以能夠較為完整的記錄員工的表現(xiàn)，為上級考察提供了便利。

3 事業(yè)單位人事檔案管理新思路

引入更為先進(jìn)的管理模式和配套的設(shè)備，配備專門的管理人員對事業(yè)單位的人事檔案盡心管理，在實(shí)際的管理過程中，多創(chuàng)新、多思考，運(yùn)用新方法新思路來增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的效率。

3.1 建設(shè)穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

隨著我國社會的高速發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，我國已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等應(yīng)用越來越廣泛已經(jīng)深入到人們?nèi)粘Ｉ畹拿總€(gè)角落，為人們的生活提供了很大的便利，在這種環(huán)境的影響下，我國的大部分事業(yè)單位已經(jīng)引進(jìn)了更為先進(jìn)的信息化數(shù)字化管理模式，利用計(jì)算機(jī)建立了較為完善的信息分類模式和檔案管理管理系統(tǒng)，但是由于檔案管理人員對新引入的設(shè)備和管理模式還不是很熟練，使得檔案管理效率還處在較低水平。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)力度，定期或不定期的組織培訓(xùn)，提升檔案管理人員的管理水平，為當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理提供保障。為信息化數(shù)字化的管理模式的效率提升提供保障。

3.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的共享性

從全方位的角度出發(fā)，人事單位的檔案管理不應(yīng)局限在對檔案的記錄上，還應(yīng)提升檔案的共享性，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步的建立更為完善的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立能夠更好的為人事單位的檔案管理共享提供支持，事業(yè)單位在記錄員工所在單位的基本資料的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強(qiáng)各單位之間的交流，建立檔案信息管理平臺為各個(gè)人事單位的交流提供便利。將自身記錄的員工檔案信息上傳至國家信息網(wǎng)，使事業(yè)單位檔案管理能夠更好的為人民服務(wù)。

4 結(jié)語

想要更好的實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理，就應(yīng)提高對檔案管理工作的重視程度，并加強(qiáng)對檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度，將檔案管理信息化數(shù)字化管理模式盡快的普及，利用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的高效性來提升檔案管理的效率，并配備專有的管理人員進(jìn)行檔案管理，對現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)，提升現(xiàn)有管理人員的管理能力，為將來事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)。

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