論我國市政工程設(shè)計檔案管理存在的不足及其發(fā)展趨勢

余黎菁

摘 要：我國市政工程設(shè)計檔案管理的發(fā)展速度快，其管理水平雖不斷提高，但依然存在許多不足之處，包括市政工程設(shè)計檔案管理方面的問題、市政工程檔案質(zhì)量問題、以及企業(yè)對市政工程設(shè)計檔案管理的重視和投入問題。市政設(shè)計技術(shù)的發(fā)展迅猛，同樣對設(shè)計檔案管理帶來重大影響，掌握和了解我國市政工程設(shè)計檔案管理出現(xiàn)的新變化和新趨勢，才能更好地將市政工程設(shè)計檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：市政工程設(shè)計檔案；市政設(shè)計技術(shù)；檔案管理信息化

市政工程包括城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)所有道路、橋梁、公共交通、隧道、廣場、排水、供水、供氣、燃?xì)狻㈦娏?、通信、污水處理、垃圾處理等各項市政基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建、改建的工程。市政工程設(shè)計檔案是在市政工程設(shè)計項目中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的圖表、文字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料。

1 我國市政工程設(shè)計檔案管理存在的不足

由于我國的國情復(fù)雜，各地市政工程設(shè)計企業(yè)的檔案管理水平和技術(shù)條件差異較大，有的市政設(shè)計企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)發(fā)展較快，而有的企業(yè)檔案管理卻剛剛起步。我國市政工程設(shè)計檔案管理主要存在以下不足。

（一）市政工程設(shè)計檔案管理方面的問題

市政工程設(shè)計檔案管理方面主要存在幾方面問題：一是市政工程檔案沒有建立科學(xué)的管理體系。全國大部分還是以“工程項目”的質(zhì)量監(jiān)控為主，而市政工程設(shè)計檔案管理實(shí)際工作涉及內(nèi)容只是工程質(zhì)量管理體系中的一個作業(yè)文件，有的甚至連檔案管理的作業(yè)文件也沒有，從項目立項、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、材料配送、主體和配套施工、竣工驗收以及竣工驗收后檔案利用工作等流程中，檔案工作的監(jiān)管流程目前也基本沒有。設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位等單位的檔案工作并未納入監(jiān)管對象。曾文芳曾將我國市政工程設(shè)計檔案管理中存在的不足概括為：“檔案管理制度不健全，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到位，檔案收集就不能與工程建設(shè)同步，再加上沒有建立檔案工作機(jī)構(gòu)和建立信息化時代的網(wǎng)絡(luò)管理體系，沒有將檔案管理的工作納入依法管理的軌道，缺乏實(shí)質(zhì)性的約束機(jī)制。”[1]這些都是科學(xué)的管理體系所要考慮到的。

二是市政設(shè)計企業(yè)檔案工作缺乏可持續(xù)的發(fā)展規(guī)劃。“企業(yè)檔案工作會在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下在一段時間內(nèi)突擊，進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作，當(dāng)達(dá)標(biāo)工作經(jīng)歷了一項運(yùn)動、一次考試，經(jīng)過加班加點(diǎn)取得了一定的效果之后，卻出現(xiàn)后力不足，開展工作無法保持長期性和連續(xù)性的問題?！盵2]對于市政設(shè)計企業(yè)來說，同樣也有類似的問題，未對工程設(shè)計檔案工作制定發(fā)展規(guī)劃，市政設(shè)計企業(yè)的檔案工作不可能做好，市政設(shè)計企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)沒有從發(fā)展的角度認(rèn)識工程設(shè)計檔案工作的可持續(xù)性，不可能獲得它為市政設(shè)計企業(yè)所帶來的利益保障。

三是工程設(shè)計檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范，增加管理成本。表現(xiàn)之一，底圖檔案的版本重復(fù)、案卷檔案的文件資料重復(fù)歸檔，造成工程設(shè)計檔案管理浪費(fèi)和低效，表明工程設(shè)計檔案管理的不科學(xué)、不規(guī)范。表現(xiàn)之二，檔案室和曬印部門的工作銜接不理想，使得工程設(shè)計底圖檔案管理出現(xiàn)低效率的問題，也表明工程設(shè)計檔案管理的不科學(xué)、不規(guī)范。表現(xiàn)之三，當(dāng)前紙質(zhì)設(shè)計檔案的修復(fù)技術(shù)存在難題，給工程設(shè)計檔案管理人員造成困惑。如傳統(tǒng)的調(diào)曬底圖，由于經(jīng)常性的調(diào)曬，底圖圖紙上不乏出現(xiàn)脫墨、破損等現(xiàn)象，又如傳統(tǒng)的案卷借閱，經(jīng)常性的對外借閱，科技文件材料不乏出現(xiàn)裝訂老化、文字不清晰等現(xiàn)象。紙質(zhì)設(shè)計檔案的修復(fù)難度大，費(fèi)用相應(yīng)高的問題著實(shí)讓人苦惱。表現(xiàn)之四，未對已有的工程設(shè)計檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，當(dāng)面對工程設(shè)計檔案量激增的情況發(fā)生時，一味地要求增加庫房面積，增加大量密集架放置，給市政設(shè)計企業(yè)增加管理成本。

如何對工程設(shè)計檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以便其更好地被開發(fā)利用，讓其幫助城市建設(shè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，是當(dāng)前市政工程檔案管理工作面臨的重要課題。

（二）市政工程檔案質(zhì)量方面的問題

市政工程檔案質(zhì)量方面存在幾方面問題：一是市政工程設(shè)計檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。首先，從工程檔案的含義來看，工程檔案存在形式有文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等很多種，但對于哪一種檔案采用哪一種形式生成，并未有具體的管理規(guī)定來進(jìn)行規(guī)范。因此當(dāng)市政工程設(shè)計檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)時，會直接影響工程檔案后期的收集、整理工作。其次，在工程檔案產(chǎn)生、收集、整理和歸檔全過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對于如何有效歸檔，如何體現(xiàn)市政工程設(shè)計檔案內(nèi)部的關(guān)聯(lián)性未作具體的規(guī)定，也會影響到市政工程設(shè)計檔案后期服務(wù)質(zhì)量。檔案收集不規(guī)范，檔案收集考核不明確，檔案整理不規(guī)范：“有的檔案管理人員在立卷過程中沒有按卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，造成卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料普遍漏失的現(xiàn)象發(fā)生。”[3]在立卷的問題上，有的檔案管理人員會將工程文件材料累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找和利用。這些都是因市政工程檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所產(chǎn)生的市政工程檔案質(zhì)量問題。另外，檔案管理人員對市政設(shè)計檔案借閱利用不規(guī)范，若檔案管理人員沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去管理，對檔案借閱很難做到控制，對市政工程檔案質(zhì)量保證產(chǎn)生影響。

二是大多數(shù)搞工程設(shè)計的人員對檔案管理意識比較淡薄，收集、保管甲方提供的資料不能與工程設(shè)計同步進(jìn)行，這是普遍存在的問題。有的工程設(shè)計人員甚至用其他工程文件材料來應(yīng)付交檔，造成工程設(shè)計檔案的缺漏和不真實(shí)現(xiàn)象時有發(fā)生；有的工程設(shè)計任務(wù)結(jié)束后不及時將設(shè)計檔案歸檔，該行為嚴(yán)重影響了市政工程設(shè)計檔案的歸檔質(zhì)量。關(guān)山林曾指出：“一些企業(yè)的檔案管理工作人員本人也沒有高度重視檔案管理工作，在檔案管理工作中缺乏責(zé)任感，缺少良好的職業(yè)道德，缺乏自信心，缺少樂于奉獻(xiàn)的工作精神，檔案管理的理論知識、科技知識不夠扎實(shí)，因此不能充分認(rèn)識檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的重要戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義?！盵4]多年來檔案人員往往在考慮自身責(zé)任的基礎(chǔ)上，片面的追求歸檔的數(shù)量，而忽視了文件內(nèi)在的價值，沒有形成完善的質(zhì)量意識。試想這樣的管理態(tài)度如何有利于形成讓市政設(shè)計企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍呢？最終只能是整個企業(yè)的檔案意識被進(jìn)一步弱化，檔案管理工作遇到重重障礙，市政設(shè)計檔案質(zhì)量無法得到保障。endprint

（三）企業(yè)對市政工程設(shè)計檔案管理的重視和投入問題

目前市政設(shè)計企業(yè)對市政工程設(shè)計檔案管理，從組織、制度、方法、技術(shù)和資源體系各方面有很大成效，但仍存在進(jìn)一步發(fā)展的空間，市政設(shè)計企業(yè)對市政工程設(shè)計檔案管理人財物的重視和投入仍然欠缺。

從組織結(jié)構(gòu)上來看，一些市政工程設(shè)計企業(yè)仍將檔案室劃分為綜合管理部門，“正是由于綜合檔案管理室以一個班組形式存在，在行政上無法管理各大部門，在進(jìn)行檔案管理工作碰到問題時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，而主管領(lǐng)導(dǎo)的管理職務(wù)有的是兼任，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明工作上有困難，各項工作的開展常常會碰壁?！盵5]即使檔案室作為市政設(shè)計企業(yè)檔案管理的單獨(dú)組織機(jī)構(gòu)存在，檔案室長期以來成為安排某些人員和照顧對象的場所，造成人員隨意引進(jìn)和配置上的學(xué)非所用，人力資源結(jié)構(gòu)不合理的情況。因此檔案工作人員整體素質(zhì)不高，檔案專才的檔案工作人員偏少。

從資源利用上來看，市政設(shè)計企業(yè)對市政設(shè)計檔案資源的利用在不斷增加，但市政設(shè)計企業(yè)對市政設(shè)計檔案信息資源的利用需求掌握不夠，這就要求市政設(shè)計企業(yè)熟悉市政設(shè)計檔案的形成規(guī)律，對市政工程設(shè)計檔案的全過程管理進(jìn)行監(jiān)督控制，利用優(yōu)化館藏來提高市政工程設(shè)計檔案的利用效能。

從技術(shù)方法上來看，當(dāng)今的工程設(shè)計技術(shù)從手工繪圖技術(shù)到BIM三維建筑信息模型，很多企業(yè)的檔案管理技術(shù)相對落后，跟不上日益增長的現(xiàn)代工程設(shè)計技術(shù)，也無法適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化發(fā)展的需要，市政工程設(shè)計企業(yè)面臨需要加快信息化建設(shè)步伐來提升市政設(shè)計檔案服務(wù)的重大壓力。

從制度體系上來看，很多市政設(shè)計企業(yè)缺乏對市政設(shè)計檔案管理制度的監(jiān)控，缺乏對市政設(shè)計檔案管理全過程控制，相應(yīng)的科學(xué)管理措施比較分散，不能構(gòu)成體系。建立市政設(shè)計檔案管理制度體系，是一件需要長期規(guī)劃和逐步推進(jìn)的系統(tǒng)工程，同時需要市政設(shè)計企業(yè)將其納入日程。

2 市政工程設(shè)計檔案管理出現(xiàn)新變化與新趨勢

（一）市政設(shè)計技術(shù)的新發(fā)展

市政設(shè)計技術(shù)的發(fā)展“從早前的手工用鴨嘴筆畫施工圖，用計算尺計算結(jié)構(gòu)內(nèi)力，到了20世紀(jì)80年代后期、90年代初‘甩圖板工程的推動，AutoCAD、Micro station、Intergraph、SAP5等國外軟件的鋪開”，[6]以及一大批由我國市政工程設(shè)計技術(shù)人員自主開發(fā)的軟件得到普遍應(yīng)用，進(jìn)入21世紀(jì)后一直到目前，由于CAD技術(shù)中二維建筑表現(xiàn)形式的局限性，使得BIM（建筑信息模型）技術(shù)倍受關(guān)注。

“BIM技術(shù)是未來計算機(jī)輔助建筑設(shè)計的主流，它通過數(shù)字化技術(shù)，在計算機(jī)中建立三維的虛擬建筑模型，這個模型提供了整個建筑全生命周期所需信息的數(shù)據(jù)庫?！盵7]BIM核心建模軟件主要有Revit、ArchiCAD、Bentley這三種。BIM這個概念是歐特克率先引進(jìn)中國的，《工程建設(shè)與設(shè)計》期刊記者在采訪歐特克軟件（中國）有限公司技術(shù)經(jīng)理羅海濤時問及BIM技術(shù)的作用，他舉例介紹：“很多建設(shè)項目在方案階段使用BIM技術(shù)，可以快速得到不同種類和方案，可以快速知道它的造價、能耗等工程信息，用來決策哪一種方案最能夠滿足我們需求?！睂τ谑姓O(shè)計企業(yè)來說，市政設(shè)計中運(yùn)用BIM技術(shù)可以在虛擬建筑中做設(shè)計，可以自動生成圖紙文檔，也可以對圖紙的變更進(jìn)行及時更新管理，能更好地解決設(shè)計階段產(chǎn)生的諸多問題。

（二）市政設(shè)計技術(shù)發(fā)展對設(shè)計檔案管理的影響

隨著市政設(shè)計技術(shù)的發(fā)展，給市政設(shè)計檔案管理帶來新的方向。市政工程設(shè)計檔案的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)狀，電子文件的大量存在和普遍利用，對市政工程設(shè)計檔案管理提出了新的要求——檔案管理信息化。檔案管理信息化可以包含多個方面，一是檔案信息數(shù)字化。將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，檔案的載體形式發(fā)生變化，實(shí)行數(shù)字化以后，不但可以多次利用數(shù)據(jù)，在檔案管理內(nèi)部也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，以便提高工作效率。檔案信息數(shù)字化使科技人員的二次利用和開發(fā)更加便捷，也能提高其競爭力。大量電子文件在工程設(shè)計中都具有可參考的再利用價值，檔案信息數(shù)字化使檔案管理的職能不再只是單純的保管檔案，將轉(zhuǎn)變成為市政工程設(shè)計企業(yè)內(nèi)部的信息中心。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。早期人們管理檔案主要是手工操作，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)以及日常的庫房管理均是在人工組織下完成的，工作效率低下，只能與傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)社會或前工業(yè)社會的利用需求、利用方式相適應(yīng)。要實(shí)現(xiàn)讓檔案信息變成流動的有生命力的資源，必須依靠網(wǎng)絡(luò)?！皞鹘y(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，既費(fèi)時又費(fèi)力。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理后，可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，模糊查詢、組合查詢、分類查詢等各種查詢方式，設(shè)計人員可以從中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，檢索查詢也會得到便捷?！盵8]三是知識庫的建立。檔案信息資源是知識庫的重要組成部分，知識管理離不開對檔案信息管理，當(dāng)下一些市政工程設(shè)計企業(yè)都在探討知識庫的建立工作，市政工程設(shè)計檔案管理正經(jīng)歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務(wù)的過渡。未來的檔案管理將從基于檔案介質(zhì)的收集、保管、保存到以檔案利用為核心的利用、管理、保存轉(zhuǎn)變，將檔案數(shù)據(jù)由單一向多維擴(kuò)展，提煉成知識，引導(dǎo)用戶知識創(chuàng)新，為設(shè)計人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的平臺，變檔案為知識，變管理為服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變。

如果市政工程設(shè)計檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化，那么市政工程設(shè)計檔案管理將從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。利用檔案管理信息化將一系列具有控制職能的方法、措施和程序加以規(guī)范化、系統(tǒng)化，提高市政設(shè)計企業(yè)檔案管理工作效能，也為市政設(shè)計企業(yè)和社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]曾文芳.市政工程檔案管理工作的研究[N].蕪湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006（04）.

[2]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2009（22）.

[3]吳鳳蘭.廠礦企業(yè)檔案綜合管理的探討[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊，2010（19）.

[4]關(guān)山林.科學(xué)管理提高企業(yè)檔案管理水平[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（05）.

[5]段英華.企業(yè)檔案管理實(shí)踐的創(chuàng)新[J].中國科技博覽，2011（26）.

[6]任愛珠.從“甩圖板”到BIM—設(shè)計院的重要作用[J].土木建筑工程信息技術(shù)，2014（01）.

[7]陳思達(dá).探討B(tài)IM技術(shù)在計算機(jī)輔助建筑設(shè)計中的運(yùn)用[J].四川水泥，2015（01）.

[8]楊桂芹.論檔案信息化建設(shè)的發(fā)展[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（01）.endprint