淺談?wù)型稑藰I(yè)務(wù)電子檔案的管理

摘 要：就招投標的業(yè)務(wù)檔案而言，就是對招標采購的活動所進行的客觀記錄，在招標采購的交易活動中是重要的組成部分，也是招標活動依法開展的主要依據(jù)。在招標采購電子化的快速推廣下，也產(chǎn)生了電子檔案的管理模式，這種方式會逐漸地取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式。在對電子檔案進行管理的工作中，怎樣更規(guī)范地工作，會對招投標活動的開展和行政監(jiān)督的管理，尤其是交易的監(jiān)管工作具有十分重要的作用。但是，在電子檔案的管理工作，難免會出現(xiàn)一些突出問題，本文就對招投標中電子檔案的管理進行探討，分析其管理工作的意義和現(xiàn)狀，并針對一些突出問題，提出一些解決辦法，以供參考。

關(guān)鍵詞：招投標業(yè)務(wù)；電子檔案；管理問題；解決措施

作為對招標采購的活動所做的真實記錄，招投標業(yè)務(wù)的檔案是具有重要作用的檔案資料，相關(guān)部門必須要對檔案妥善地保存。在對招標采購的電子化進行大力推廣下，將會對以往的紙質(zhì)檔案逐步減少，而對電子檔案的管理工作進行完善，也對提升電子化的招投標水平有著重要的促進作用。

1 招投標的業(yè)務(wù)檔案具有的重要意義

對于招標采購的流程所記錄的文件，就是其環(huán)節(jié)的辦理結(jié)果，也是下一個環(huán)節(jié)的依據(jù)，存檔的檔案內(nèi)容應(yīng)該是客觀記錄交易活動的內(nèi)容。招投標的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)該對這些內(nèi)容進行記錄：招標采購的活動主體、參與方式能否具備條件要求；文件內(nèi)容能否能否滿足招投標的要求和規(guī)定；審批備案能否遵守程序；評價結(jié)果能否做到公正、公平。對于招投標的業(yè)務(wù)檔案，其管理工作是要服務(wù)于交易主體的，以幫助監(jiān)管部門進行監(jiān)督管理，也對維護相關(guān)者以及公共利益，尤其是為政府對招標采購的管理、監(jiān)督提供依據(jù)十分的重要。

2 其管理工作的現(xiàn)狀

在相關(guān)規(guī)定中明確到，采購人和采購機構(gòu)要對政府采購中每項活動的相關(guān)采購文件進行妥善保存，不能對其變更、偽造、或者銷毀。而保存采購文件的期限是從采購結(jié)束開始，至少要保存十五年。而對于招投標業(yè)務(wù)的傳統(tǒng)檔案，主要是紙質(zhì)的，這樣就導(dǎo)致保存、管理、借閱都不方便，而且因為單位不夠重視檔案的管理工作，對檔案管理的專業(yè)人員配備也不重視，就導(dǎo)致檔案的存儲環(huán)境較差，檔案會經(jīng)常發(fā)生霉變、蟲蛀、甚至是丟失。

3 其管理工作中的主要問題

1、管理較落后，水平比較低。對于招投標的業(yè)務(wù)檔案來講，其管理模式比較落后，基本都是手工整理，并且隨意堆放，導(dǎo)致查找時就很麻煩；而手工檢索的效率不高；對檔案編排檔號沒有做到規(guī)范，就造成了組卷混亂、缺少目錄的現(xiàn)象；檔案的管理制度還不夠健全，并沒有專業(yè)人員進行嚴格管理，基本都是靠管理員的個性、經(jīng)驗來管理，都是流于形式，來應(yīng)對檢查。

2、檔案管理量較大，難度較高。在招標采購的快速發(fā)展下，一些單位或者是代理機構(gòu)，它們業(yè)務(wù)檔案的資料是非常的龐雜，就為檔案的管理工作增加了工作負擔。而且因為保存期的規(guī)定，就給代理機構(gòu)在檔案管理上增加了壓力，也沒有足夠的財力、人力對管理進行規(guī)范，就導(dǎo)致檔案的雜亂堆放，發(fā)生霉變、蟲蛀，甚至丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3、不夠完整、缺漏較多。對于招投標業(yè)務(wù)的歸檔檔案，應(yīng)是對招標采購的活動進行完整的記錄，要包括項目的立項、審批、開標、中標、合同簽訂這些環(huán)節(jié)的文件材料。但在實際保存中，很難達到一應(yīng)俱全，尤其是投標文件，在主要使用傳統(tǒng)的招標采購方式的情況下，是不可能將所有紙質(zhì)的投標文件保存入庫，特別是對于投標量大、人多的項目，就更加的困難了。

4 招投標業(yè)務(wù)電子檔案的具體管理措施

1、要對電子檔案的保存年限以及歸檔范圍進行規(guī)范。招標活動中會有不同的投標人、招標人、代理機構(gòu)、監(jiān)督機構(gòu)等單位，而形成所需存檔的資料和文件也都不一樣，若有“有問必檔”的要求就會給檔案管理帶來更大的壓力。尤其是有保存期“十五年”的規(guī)定，這對具有大量業(yè)務(wù)的招標機構(gòu)和交易的服務(wù)單位是一個非常大的考驗。所以，一定要先對歸檔范圍以及保存年限進行確定，以進行全程的管理控制，保證業(yè)務(wù)檔案能夠完整。

2、對業(yè)務(wù)活動的關(guān)鍵點準確記錄。要對電子招標中業(yè)務(wù)審批、投標、開標、中標等這些關(guān)鍵活動，進行及時地整理，并做好真實記錄。

3、對電子文件進行的貯存保護。因為電子信息和載體能夠分離，導(dǎo)致文件信息存在被刪改、盜竊、銷毀、病毒感染這些可能，而當前階段的主要保護措施有數(shù)據(jù)加密、防火墻、數(shù)字印章、存取權(quán)限的控制等，電子文件的解密技術(shù)以及加密技術(shù)都會繼續(xù)發(fā)展，對電子文件的信息進行保護，使其不受到損害，就是電子技術(shù)的重要發(fā)展課題。對于已經(jīng)歸檔的電子文件，他們的載體介質(zhì)是有使用壽命的，所以，要將介質(zhì)保質(zhì)期已到，而保存期未滿的電子文件進行備份。

4、計算機技術(shù)的發(fā)展和文件識別。在經(jīng)過不斷地發(fā)展，硬件技術(shù)、電腦軟件，及其應(yīng)用技術(shù)都在不斷地創(chuàng)新和提升，而電子檔案作為歷史的見證，怎樣使檔案在被調(diào)查時可以被識別，就成為了不可忽略的問題。一些應(yīng)用軟件能夠兼容版本過低的文件，但有一些軟件不能，甚至一些軟件已經(jīng)被淘汰不再出現(xiàn)了；在硬件上，當前計算機基本都沒有配置軟驅(qū)，而對許多年前的軟件可能就已無法對電子文件進行識別。因此，要對考慮到一定時期所產(chǎn)生的電子檔案和應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件之間兼容性的問題，以保證電子文件的客觀性、可讀性。

5 結(jié)束語

總而言之，其行業(yè)當下的趨勢就是電子化的招投標，而且是勢在必行的。而電子化的檔案管理就是其中十分重要的部分，也是對檔案的管理學(xué)所進行的拓展。所以，對電子檔案的管理制度進行完善，保證電子檔案的安全性、完整性，并可以有效地檢索和識別，做到招投標的檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，以滿足信息技術(shù)發(fā)展的要求，對電子檔案的管理工作起到足夠的重視并做好，是可以促進提高電子招投標的業(yè)務(wù)發(fā)展水平的。而本文主要是闡述了招投標的業(yè)務(wù)檔案所具有的重要意義；并分析了檔案管理工作的現(xiàn)狀；找出了其中的一些突出問題，這些問題主要包括了檔案管理工作較落后，水平比較低，檔案的管理量較大，難度較高，歸檔檔案不夠完整，缺漏較多這些問題；又對此推出一些建議，說明了電子檔案管理中的具體實施方法。這就是本文對招投標業(yè)務(wù)中電子檔案管理工作所進行的全部研究，以期為相關(guān)工作者提供幫助和參考依據(jù)，以促進招投標業(yè)務(wù)中檔案管理工作的有效提升和快速發(fā)展。

參考文獻

[1]程亮宏、黃玉英.淺議建設(shè)工程招投標電子檔案的科學(xué)管理[J].寧夏黨校學(xué)報，2009（02）.

[2]游蘭菊.電子文件與紙質(zhì)檔案的差異及管理[J].棗莊學(xué)院學(xué)報，2009（26）.

[3]王瑋瑋.從檔案資料入手于細微處巧探端倪[J].審計月刊，2011（04）.

[4]方志榮.電子檔案管理中若干問題研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2008（09）.

作者簡介

章寧康（1985-），女，漢，江蘇丹陽，本科，江蘇省丹陽市公共資源交易中心，研究方向：檔案管理。endprint