論大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理創(chuàng)新

牛峰

摘 要：如今，大數(shù)據(jù)時代的到來提高了人們生活質(zhì)量、改變了工作方式，尤其在檔案管理工作中，資料儲存更便捷、空間更大，對工作效率的提升具有重要作用?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)與云計算成為檔案工作開展的重要組成部分。對此，筆者立足于大數(shù)據(jù)時代背景下，就檔案管理創(chuàng)新進行簡要分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；工作創(chuàng)新

檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)重要地位，扮演著重要角色，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供依據(jù)。數(shù)據(jù)信息時代的到來，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息管理，節(jié)省了人力投入并確保工作質(zhì)量的提高。

1 大數(shù)據(jù)時代分析

大數(shù)據(jù)背景下，有著極大的儲存空間與信息資源，傳統(tǒng)資料搜集困難、片面，儲存空間有限，而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)有效解決了這一問題，呈現(xiàn)多元化、大空間、高價值特征。大數(shù)據(jù)中有著極大的空間容量，如果把全部資料信息疊加能夠達到幾十T。另一方面，數(shù)據(jù)時代下信息類型豐富，應(yīng)有盡有、來源廣泛，資料處理效率高。較大空間儲存量下，可以確保資料處理即時性、信息真實性、安全性。筆者認為：大數(shù)據(jù)時代也是信息時代下的產(chǎn)物，是信息技術(shù)更為先進的年代以及數(shù)據(jù)管理智能化年代。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理特征

大數(shù)據(jù)即是檢索信息與保存，不過也和檔案工作的資源建設(shè)、運用系統(tǒng)相對立，檔案大數(shù)據(jù)特征表現(xiàn)在兩方面。比如：館藏檔案，源自于館藏檔案數(shù)字化；以及原有電子文件的檔案錄入。據(jù)調(diào)查顯示，在2020年我國檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)量要高于2015年2倍，電子檔案模式將全面展開。

（一）檔案類型多樣化

我國檔案數(shù)據(jù)類型眾多，科學(xué)技術(shù)下的數(shù)據(jù)集中表現(xiàn)在分布于異構(gòu)特征，其中包含：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。其中，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不可利用數(shù)據(jù)庫二維邏輯表明數(shù)據(jù)；而半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則是介于兩者之間。他們數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)巨大，類型多樣化。

（二）檔案價值性高

眾所周知，檔案在企業(yè)發(fā)展中具有一定保密性，自身有著較強的價值性?；谶@一條件下，檔案技術(shù)應(yīng)將檔案作為載體，檔案信息在使用時數(shù)據(jù)保密度略低。但是，價值極高。根據(jù)檔案使用狀況分析，檔案信息可以幫助資政參考、社會服務(wù)、為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展指導(dǎo)指導(dǎo)性作用等。而數(shù)據(jù)時代下，通過相關(guān)數(shù)據(jù)處理技術(shù)進行數(shù)據(jù)研究，使得極小的信息也可以起到重要作用。

（三）檔案數(shù)據(jù)處理快速

相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)處理時效性強、快速。檔案管理實質(zhì)上是提供信息與使用信息的過程，將數(shù)據(jù)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)融合，全面的進行檔案資料搜索，以及檔案信息決策與消息發(fā)送，功能眾多。數(shù)據(jù)檔案管理徹底推翻了檔案工作中的不足，推動檔案管理工作實現(xiàn)進一步創(chuàng)新。

3 大數(shù)據(jù)下檔案管理工作分析

智能化也是大數(shù)據(jù)背景下的重要內(nèi)容，其最終目的是推廣并利用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作。通過移動技術(shù)結(jié)合創(chuàng)新工作形式，為企業(yè)或單位檔案管理提供便利條件。

（一）云儲存

檔案IT建設(shè)中，檔案云是其重要組成部分，云計算在其領(lǐng)域中得到了推廣與普及，被廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)中。因為計算量增多、數(shù)據(jù)類型也逐漸增加，計算開始走向商業(yè)化形式。立足于客觀角度而言，云儲存在進行數(shù)據(jù)保存的同時也是一種服務(wù)。在4年前，我國檔案館傳輸?shù)臄?shù)據(jù)高達50萬條，中心平臺對目錄數(shù)據(jù)與原文數(shù)據(jù)整合，結(jié)合需求利用模擬儲存空間設(shè)置虛擬分界區(qū)域。而沒有達到標(biāo)準(zhǔn)要求的，則選擇離線形式。

（二）云服務(wù)

檔案信息通過云服務(wù)形式，其實質(zhì)是把云計算作為前提基礎(chǔ)，把分散的檔案信息借助云服務(wù)形式集中，構(gòu)成新的檔案信息資源。通過云服務(wù)中的計算與較少的經(jīng)濟投入，就可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息分享。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理創(chuàng)新

（一）現(xiàn)代化資源管理

檔案管理工作是立足于科學(xué)發(fā)展觀視角下的理論引導(dǎo)，根據(jù)當(dāng)前檔案發(fā)展?fàn)顟B(tài)，展開多個體制建設(shè)以及涵蓋群眾的檔案資源體制。檔案資源在檔案部門管理中占據(jù)重要地位，是重要內(nèi)容。而針對檔案信息資源豐富、類型多、降低成本問題，可以將數(shù)據(jù)檔案作為基礎(chǔ)，注重現(xiàn)代化檔案資源管理建設(shè)。

（二）完善管理制度

完善的管理制度是各項工作開展的基礎(chǔ)前提，尤其是檔案管理，在管理過程中會產(chǎn)生眾多數(shù)據(jù)資源，還要求管理人員找到關(guān)鍵信息，找到可以代表機構(gòu)專業(yè)的信息資源。而大數(shù)據(jù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)與云服務(wù)使得檔案查找、搜集工作變得快捷、便利。規(guī)范檔案管理行為，使檔案管理工作有章可循。企業(yè)檔案管理制度應(yīng)以我國相關(guān)法律制度為準(zhǔn)則。此外，制定與之相關(guān)的檔案制度，與檔案管理制度融合，促進檔案工作制度的完善。另一方面，企業(yè)也要提升管理單位專業(yè)水平，學(xué)習(xí)國家法律法規(guī)；在日常工作中根據(jù)具體狀況提升管理工作質(zhì)量。

伴隨著信息搜集與處理能力的提升，新技術(shù)的引進，互聯(lián)網(wǎng)得到推廣與應(yīng)用，信息類型逐漸增多。而大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理推動了工作效率的提升，加快了工作節(jié)奏。所以，制定有效方法進行檔案管理創(chuàng)新，才能跟上大數(shù)據(jù)時代發(fā)展。

（三）創(chuàng)新管理方式

企業(yè)通過先進的管理方法保證檔案信息完整、提升利用率，特別是信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用。為企業(yè)檔案管理創(chuàng)造了條件，推動企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)為綜合信息搜集與知識深度整合方向?，F(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)管理技術(shù)包含：數(shù)據(jù)倉庫、群件、知識地圖、超文本技術(shù)、元數(shù)據(jù)等。所以，大數(shù)據(jù)為我們提供了便利條件，應(yīng)利用這一現(xiàn)有信息技術(shù)，研發(fā)具有數(shù)據(jù)分析與決策支持功能的檔案信息管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理工作效率的提升。

（四）服務(wù)創(chuàng)新

企業(yè)檔案服務(wù)于經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)。檔案服務(wù)作為檔案工作開展的重要組成部分，只有提升服務(wù)才可以確保其價值的有效發(fā)揮。大數(shù)據(jù)時代下，檔案服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)立足于服務(wù)內(nèi)容、范圍、方法等多方面，例如：提升檔案查準(zhǔn)率、全面性，達到快速搜索、簡化流程、完善檔案檢索工具。在保證檔案服務(wù)目標(biāo)性與有效性的基礎(chǔ)上，主動為需求人員提供周到、全面的檔案資料，通過先進技術(shù)方法挖掘潛藏價值數(shù)據(jù)，為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5 結(jié)語

綜合分析，大數(shù)據(jù)時代下信息技術(shù)引領(lǐng)社會發(fā)展，成為發(fā)展必然。檔案管理人員應(yīng)緊跟大數(shù)據(jù)發(fā)展腳步，抓住機會、敢于創(chuàng)新，學(xué)習(xí)先進技術(shù)，挖掘檔案利用價值，為企業(yè)創(chuàng)造更好經(jīng)濟效益。筆者分別從：大數(shù)據(jù)特征、檔案管理工作、工作創(chuàng)新方法幾方面進行分析，希望對檔案管理創(chuàng)新起到幫助性作用。

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