現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思考

曹磊

摘 要：檔案作為企業(yè)管理中的的重要環(huán)節(jié)，為企業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息支持，在當(dāng)前的發(fā)展趨勢當(dāng)中，對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為了主流，但是由于技術(shù)的局限性和一些歷史問題，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，難免會碰到一些問題，對檔案的管理工作產(chǎn)生影響，譬如管理人員的檔案管理知識儲備不足，操作不合規(guī)；標(biāo)準(zhǔn)化水平較低；另外，對于檔案管理工作的重視不夠，導(dǎo)致投入不足等。而如何改變現(xiàn)有的檔案管理模式，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展成為了檔案工作人員需要思考的問題。筆者根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)，從檔案管理當(dāng)中存在的問題出發(fā)，對當(dāng)前檔案管理存在的不足進(jìn)行討論，并討論如何進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代企業(yè)；創(chuàng)新斯考

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，以及科技的突破和經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理也發(fā)生了巨大的改變，網(wǎng)絡(luò)化為檔案工作的發(fā)展提供了巨大的空間，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的服務(wù)功能得到明顯提高?，F(xiàn)代化檔案管理是指在檔案管理中注入現(xiàn)代化技術(shù)和管理理念，并借助現(xiàn)代化設(shè)備來進(jìn)行檔案的管理工作，以做到檔案管理的高效和智能化，讓檔案管理工作的管理水平不斷提高，為了讓檔案管理工作不斷完善，我們需要對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析并提出解決對策，來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)步。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 創(chuàng)新意識不足

目前，許多檔案管理人員受到傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，無法跳出圈子來看待問題，沒有革新意識，沒有改革覺悟，導(dǎo)致檔案管理工作一直止步不前，沒有突破。也正是因?yàn)闄n案管理創(chuàng)新意識的缺乏以及創(chuàng)新手段的匱乏，導(dǎo)致了目前檔案管理出現(xiàn)瓶頸，嚴(yán)重的制約了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的進(jìn)步[1]。

1.2 企業(yè)的檔案管理體制仍處于舊式傳統(tǒng)管理

隨著社會的信息化發(fā)展，知識管理和信息管理的意識在現(xiàn)代企業(yè)中所占的比重越來愈大，管理意識也越來越強(qiáng)，通過辦公自動(dòng)化及信息管理等手段應(yīng)用來促進(jìn)企業(yè)信息化的發(fā)展[2]。但現(xiàn)實(shí)的企業(yè)檔案管理模式卻一直處于傳統(tǒng)、舊式管理，檔案未實(shí)現(xiàn)信息化及共享，且分散管理于每個(gè)部門中，沒有進(jìn)行有效的檔案整合及科學(xué)的規(guī)劃。

1.3 檔案工作人才缺口較大

隨著檔案管理的發(fā)展，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質(zhì)偏低，在管理水平上比較欠缺，在檔案管理上束手束腳，技術(shù)應(yīng)用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業(yè)務(wù)精通的綜合性復(fù)合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術(shù)水平局限性，在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，無法使用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的管理工作，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當(dāng)前的管理技術(shù)得到進(jìn)步。

1.4 對檔案管理工作不重視

現(xiàn)今，社會各界對于檔案管理工作的認(rèn)知不足，導(dǎo)致了對檔案管理工作不夠了解，也正是因?yàn)檎J(rèn)知不足，對于檔案管理也不夠重視，在進(jìn)行檔案管理時(shí)資金投入不足[3]。導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)要么場地不足，要么設(shè)備落后，更有甚者基本管理軟件技術(shù)落后，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)，無法滿足現(xiàn)有的工作需求，也無法進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，這就讓檔案管理水平止步不前，嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。

1.5 管理軟件缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，體制僵化

對于整個(gè)檔案管理來說，其自身具有工作量大、工作分散性以復(fù)雜性特點(diǎn)，為了對其進(jìn)行有效的管理，一般都會進(jìn)行管理軟件的應(yīng)用，但是目前對于檔案管理軟件并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在管理軟件的開發(fā)上面，并沒有以國家為主導(dǎo)的，標(biāo)準(zhǔn)化的軟件出臺，基本都是自主研發(fā)的一些管理軟件，不僅不符合國家設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，軟件的一些篩選計(jì)算功能低下，數(shù)據(jù)庫容量小以及共享性差。這給檔案的管理帶來了許多的困難，再加上管理體制的僵化，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理的發(fā)展進(jìn)程[3]。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新思考

2.1 加強(qiáng)檔案管理工作的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的[4]。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 大力進(jìn)行高素質(zhì)的檔案人員培養(yǎng)

在整個(gè)檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展中，檔案工作人員有著極其重要的作用，為了提高檔案管理的水平，提高檔案管理的效率，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，就必須從檔案管理員工入手，來進(jìn)行檔案管理工作的建設(shè)。加強(qiáng)檔案工作人員的工作能力，要定期對工作人員來進(jìn)行培訓(xùn)，將現(xiàn)行的一些技術(shù)手段和先進(jìn)設(shè)備的使用方法進(jìn)行傳授，還有在新形勢下的檔案管理所必須具備的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，也必須進(jìn)行教導(dǎo)，例如一些基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，多媒體技術(shù)以及一些微縮攝影技術(shù)等等，將一切涉及到檔案管理工作的相關(guān)技術(shù)做好普及，確保工作人員在進(jìn)行實(shí)際操作時(shí)能夠不出問題，確保檔案工作的順利進(jìn)行。

2.3 加大資金的投入，進(jìn)行技術(shù)的引進(jìn)和革新

數(shù)字化建設(shè)需要有較高的資金投入和較高的技術(shù)投入，尤其是在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，需要投入大量的人力物力來進(jìn)行新技術(shù)的開發(fā)和研究。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用是數(shù)字化管理的核心，也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，經(jīng)過編程和處理能夠讓其對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行計(jì)算和分析，以檢索出自己所需要的信息，從數(shù)據(jù)庫技術(shù)的工作原理上，我們可以發(fā)現(xiàn)，它實(shí)際上是對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和處理的一門信息處理技術(shù)。在進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，我們可以利用這門技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析、檢索和處理并且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行不斷的補(bǔ)充擴(kuò)展和更新。因此，在建立數(shù)字化管理中心時(shí)，必須要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的使用，提高檔案的管理能力和管理水平。為了實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化以及數(shù)字化管理，進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，就必須要加大資金投入比例，進(jìn)行技術(shù)的創(chuàng)新和引進(jìn)，才能讓技術(shù)和設(shè)備、人才到位，才能實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。

2.4 對檔案的工作機(jī)制進(jìn)行開拓創(chuàng)新

在企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的幾十年里，雖然已經(jīng)有了一定程度的發(fā)展，也取得了一定的成績，但隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)逐步的建立和完善，信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代也逐步的到來，檔案管理工作開始面臨一定的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。因此，檔案管理者要進(jìn)一步拓寬視野，對檔案管理機(jī)制積極的進(jìn)行探索和創(chuàng)新實(shí)踐，不斷的拓寬服務(wù)的領(lǐng)域和范圍，對服務(wù)的方式和機(jī)制要改進(jìn)方式，完善手段，大膽實(shí)踐，讓企業(yè)檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用[5]。

3 結(jié)語

在當(dāng)前的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，進(jìn)行現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的必然訴求，我們要正確的認(rèn)識到現(xiàn)階段檔案管理的不足，并針對這些不足做出改變和調(diào)整，來促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步，創(chuàng)新和突破，提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

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