檔案全文數(shù)字化工作面臨的問題與對策

李璐

摘 要：隨著我國的全面改革發(fā)展的進(jìn)一步深化，對于檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展也提出了更高的要求，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理就成為重要的發(fā)展目標(biāo)。檔案全文數(shù)字化的工作開展，是現(xiàn)代化檔案管理的重要特點，但是在當(dāng)前的發(fā)展中還存在著諸多的不足之處。基于此，本文先就檔案全文數(shù)字化工作面臨的問題以及系統(tǒng)設(shè)計原則加以闡述，然后就檔案全文數(shù)字化的規(guī)劃方案以及發(fā)展策略詳細(xì)探究，希望能通過此次的理論研究，能為實際檔案全文數(shù)字化管理起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；全文數(shù)字化；現(xiàn)狀

檔案全文數(shù)字化的工作開展過程中，涉及到的內(nèi)容比較多，這就需要從多方面進(jìn)行考慮，促進(jìn)檔案全文數(shù)字化發(fā)展的速度加快，以及發(fā)展的質(zhì)量能得到有效保障。通過對檔案全文數(shù)字化工作的現(xiàn)狀研究，以及對發(fā)展的方向的探究，就能為實際檔案全文數(shù)字化發(fā)展提供相應(yīng)的參考，促進(jìn)檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)一步深化開展。

一、檔案全文數(shù)字化工作面臨的問題以及系統(tǒng)設(shè)計原則

（一）檔案全文數(shù)字化工作面臨的問題分析

檔案全文數(shù)字化的發(fā)展將會成為趨勢，而在實際的數(shù)字化目標(biāo)實現(xiàn)的過程中，還存在著諸多的問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在以下幾個層面：

其一，檔案全文數(shù)字化評估分析不科學(xué)。加強(qiáng)檔案全文數(shù)字化目標(biāo)實現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理的效率和質(zhì)量提高，就要能注重科學(xué)化的評估分析，只有如此才能保障檔案管理的整體質(zhì)量提高[1]。從實際的現(xiàn)狀能夠看到，實際發(fā)展中對于檔案全文數(shù)字化的評估分析還沒有體現(xiàn)出科學(xué)化，發(fā)展中盲目的進(jìn)行推進(jìn)，沒有結(jié)合用戶的實際需求對檔案全文數(shù)字化處理，檔案全部進(jìn)行掃描后有的成了信息的垃圾，造成了時間以及精力上的浪費(fèi)，這些都會影響檔案管理工作的數(shù)字化目標(biāo)實現(xiàn)。

其二，檔案全文數(shù)字化雙套制沒有完善。對于當(dāng)前的檔案全文數(shù)字化的發(fā)展，就要能從制度上進(jìn)行完善，這樣才能按照相應(yīng)的制度進(jìn)行操作，保障檔案管理的整體質(zhì)量水平提高。但是從實際的發(fā)展現(xiàn)狀能夠看到，對于雙套制的完善程度還有待加強(qiáng)。雙套制就是永久保存價值的文本以及圖形形式電子文件，而在實際的制度建設(shè)方面沒有得到有效加強(qiáng)，這就必然會阻礙電子檔案文件的管理發(fā)展。當(dāng)前雙套制的制定存在著片面化，沒有將檔案數(shù)字化的目標(biāo)有效實現(xiàn)。

其三，檔案全文數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不足。加強(qiáng)檔案全文數(shù)字化的建設(shè)工作開展，就要能和時代的發(fā)展要求緊密的結(jié)合起來，只有如此才能保障檔案全文數(shù)字化工作的順利開展。要在標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)環(huán)節(jié)提高自身的要求，但是在實際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)過程中，檔案全文數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)比較滯后。機(jī)關(guān)單位的檔案全文數(shù)字化規(guī)范中，網(wǎng)上傳輸沒有實現(xiàn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，這就很難保障檔案信息的有效充分利用。

其四，檔案全文數(shù)字化建設(shè)投資大難點。進(jìn)行檔案全文數(shù)字化建設(shè)工作的開展中，涉及到的內(nèi)容比較多，并且要消耗大量的資金。由于資金是支持?jǐn)?shù)字化建設(shè)發(fā)展的重要力量，缺乏了資金支持就必然會存在著諸多的問題[2]。而當(dāng)前的檔案全文數(shù)字化工作的開展中，由于在資金方面的缺乏，就造成了工作開展有著很大的阻力和難度，這些都需要在未來的發(fā)展過程中能得到有效解決。

（二）檔案全文數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計原則

檔案全文數(shù)字化工作的開展，保障其質(zhì)量水平，就要充分注重全文數(shù)字化系統(tǒng)的完善設(shè)計，保障系統(tǒng)應(yīng)用作用充分發(fā)揮。這就要注重檔案全文數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計的可靠安全，通過在設(shè)備的選擇上以及系統(tǒng)軟件的選擇應(yīng)用上，能和實際的檔案全文數(shù)字管理的現(xiàn)狀進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合起來，提供安全可靠的服務(wù)，只有從這些基礎(chǔ)層面得到了充分重視，才能保障檔案管理數(shù)字化目標(biāo)實現(xiàn)[3]。而從系統(tǒng)設(shè)計的安全原則來看，就要能保障軟硬件的分布式系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)用，這樣就能將系統(tǒng)安全承擔(dān)到諸多子系統(tǒng)當(dāng)中，這樣在一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了故障，也不會影響其他子系統(tǒng)的運(yùn)行。檔案全文是數(shù)字化系統(tǒng)的設(shè)計過程中，要注重實用性的原則遵循，保障系統(tǒng)軟硬件設(shè)計面向操作管理人員，促進(jìn)系統(tǒng)的應(yīng)用性能提高，并要注重維護(hù)性的原則遵循，保障程序的結(jié)構(gòu)清晰易懂方便維護(hù)，這樣才能提高檔案全文數(shù)字化系統(tǒng)作用的充分發(fā)揮。

二、檔案全文數(shù)字化的規(guī)劃方案以及發(fā)展策略

（一）檔案全文數(shù)字化的規(guī)劃方案

檔案全文數(shù)字化的工作順利開展，就要充分重視和實際的情況緊密結(jié)合起來，并能充分注重方案的科學(xué)規(guī)劃。檔案全文數(shù)字化的目標(biāo)實現(xiàn)，有兩種情況，一個是歸檔文件自身是某文本圖像格式的電子文件，還有一種就是歸檔文件是傳統(tǒng)載體文字圖像。對于不同的情況就要進(jìn)行分類的分析。第一種的情況就是檔案信息是電子文件形式產(chǎn)生的，準(zhǔn)備上網(wǎng)前已經(jīng)數(shù)字化，技術(shù)上只要將這些數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成規(guī)范格式即可進(jìn)行存入檔案全文庫，并進(jìn)行建立全文搜索系統(tǒng)[4]。第二種的狀況在實施數(shù)字化文件轉(zhuǎn)變的時候，主要就有幾種存儲的方式。

首先是通過掃描錄入方法將檔案全文依照原貌逐頁的存儲，編制成目錄實施索引，這樣目錄索引就能通過數(shù)據(jù)庫方式進(jìn)行建立。通過目錄索引的方式能夠?qū)n案的圖像文件存放地址進(jìn)行檢索出來，這樣能對檔案的圖文原貌得以有效的保存，在系統(tǒng)技術(shù)的應(yīng)用方面就相對的比較簡單化，網(wǎng)上的傳輸速度也比較快，有著比較良好的檔案信息保真度。其次就是通過文本方式進(jìn)行保存檔案信息內(nèi)容的，然后通過全文檢索數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，全文數(shù)字化的錄入方式也比較多樣，有的是通過文本方式進(jìn)行手工輸入，將檔案原文掃描成圖像文件，然后通過OCR識別后進(jìn)行把掃描的圖像文件信息轉(zhuǎn)變成文本的方式進(jìn)行存儲。文本錄入存儲后再進(jìn)行建立完備檢索系統(tǒng)。檔案的全文索引的方式對全文庫當(dāng)中文字逐字的檢索，不進(jìn)行編字詞索引，這一檢索的方式就比較迅速。另外，就是通過以上的兩種模式進(jìn)行有機(jī)綜合，這樣在使用的時候就能夠有效對文本格式存儲檔案全文庫實施檢索，能查找到需要內(nèi)容之后進(jìn)行調(diào)閱這一文本內(nèi)容對應(yīng)的圖像頁面，這對檔案文件的原貌觀看就提供了方便。進(jìn)行檔案全文數(shù)字化方案的規(guī)劃過程中，要充分注重從幾個層面認(rèn)真考慮，擬數(shù)字化檔案數(shù)量和類型要充分的考慮，以及對數(shù)字化的技術(shù)以及發(fā)展和檔案潛在的查詢需求等方面加以明確。endprint

充分注重對檔案全文庫的完善建立，滿足實際的應(yīng)用需求，檔案的全文庫系統(tǒng)的功能中，存儲以及組織管理數(shù)字化的檔案信息都是比較突出。檔案的全文庫建立比較復(fù)雜，在當(dāng)前還處在發(fā)展的初期階段，進(jìn)行全文庫的建立，如此才能加強(qiáng)多樣化類型格式多媒體檔案信息獲得能力，將計算機(jī)技術(shù)科學(xué)應(yīng)用，提高信息傳輸?shù)男室约稗D(zhuǎn)換能力[5]。能夠有獨立內(nèi)容的數(shù)據(jù)管理功能，構(gòu)建完善的檢索系統(tǒng)，提高跨庫訪問以及查詢功能的有效充分發(fā)揮，在權(quán)限管理的效率也要能有效提高。

（二）檔案全文數(shù)字化的發(fā)展策略

檔案全文數(shù)字化的發(fā)展，要充分注重運(yùn)用科學(xué)的策略，筆者就此提出幾點發(fā)展策略：

第一，加強(qiáng)檔案全文數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案全文數(shù)字化工作的質(zhì)量水平提高，就要充分注重標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的建設(shè)工作實施，要嚴(yán)格的按照檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的相關(guān)要求進(jìn)行開展工作，涉及到檔案的內(nèi)容就要分類的加以設(shè)置，將檔案實現(xiàn)全文數(shù)字化，避免重復(fù)信息的現(xiàn)象。對于比較重要的內(nèi)容要全面的實現(xiàn)全文數(shù)字化，如同級的黨委以及黨委組織部等人事任免以及獎懲通知等進(jìn)行建立數(shù)字化的檔案。在涉及到相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置以及干部人事的編制等方面的文件材料，也要能夠形成數(shù)字化的檔案管理信息，在形成檔案全文數(shù)字化的過程中，要從多方面進(jìn)行考慮，使之能體現(xiàn)出規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。

第二，加強(qiáng)檔案全文數(shù)字化人才隊伍建設(shè)。檔案全文數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展，要充分注重方法的科學(xué)應(yīng)用，在發(fā)展的策略上也要體現(xiàn)出科學(xué)性，這就需要將檔案數(shù)字化的管理人才隊伍建設(shè)工作進(jìn)一步加強(qiáng)，凝聚大批的高素質(zhì)的計算機(jī)人才，大力開發(fā)數(shù)字化的檔案管理人才資源，只有走強(qiáng)檔之路，才能促進(jìn)我國的檔案數(shù)字化管理的水平提高[6]。培養(yǎng)檔案全文數(shù)字化人才，就要從多種渠道共同實施，建立完善專業(yè)人才引進(jìn)培育的體系，積極的開發(fā)內(nèi)部的人才資源，并充分注重利用空余時間加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，從而滿足實際的工作要求，這樣才能更好的履行好自身職責(zé)。提高檔案全文數(shù)字化的工作水平，就要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)考核，聘任的時候能選擇專業(yè)技能水平高的人員，能和檔案全文數(shù)字化的工作需求相契合，并注重安全保護(hù)工作的順利開展。不斷的提高數(shù)字化檔案管理人才的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化其服務(wù)意識，對檔案管理中的一些問題能夠及時性的解決。

第三，注重檔案全文數(shù)字化信息安全保護(hù)和轉(zhuǎn)變工作。檔案全文數(shù)字化的工作開展過程中，會面臨諸多的內(nèi)容，這就需要從多方面進(jìn)行考慮，將電子公文歸檔以及紙質(zhì)文件電子版的保存轉(zhuǎn)換工作按照要求做好。如比較常見的電子印章以及電子簽名等，這些都是紙質(zhì)文件電子版的內(nèi)容，在進(jìn)行管理過程中，就要注重格式的轉(zhuǎn)變和保存。不同類型的檔案信息類型要采取不同的方式進(jìn)行歸檔管理。只有從這些基礎(chǔ)層面進(jìn)行加強(qiáng)重視，保障規(guī)范操作，才能有助于檔案全文數(shù)字化工作的效率和質(zhì)量提高。

第四，充分保障檔案全文數(shù)字化設(shè)備的安全保障。檔案全文數(shù)字化的工作開展中，對相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備的應(yīng)用是比較關(guān)鍵的，這也是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的重要基礎(chǔ)設(shè)施支持。檔案數(shù)字化的管理是新時期檔案管理的重要方向，這一工作的開展，就要將計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的支持，只有從這些層面得到了保障，才能促進(jìn)檔案全文數(shù)字化工作順利開展，所以在這一環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和安全保障工作的實施要加強(qiáng)重視。

三、結(jié)語

綜上，檔案全文數(shù)字化工作的開展涉及面比較廣，這就需要從多方面進(jìn)行考慮，保障檔案全文數(shù)字化管理的整體水平提高。在通過此次對檔案全文數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀以及發(fā)展的策略等理論的研究下，就能為實際的工作提供相應(yīng)參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

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