芻議機關人事檔案管理現(xiàn)狀與完善對策

宗黎黎

【摘要】人事檔案資料是機關單位進行各項事務工作或社會活動的客觀記錄，也是機關人員薪酬提升、職位晉升的重要參考，具有非常重要的參考價值。對于檔案管理人員來說，應當充分重視人事檔案管理工作，選擇有針對性的管理方法，確保人事檔案價值的充分發(fā)揮。

【關鍵詞】機關人事檔案；管理現(xiàn)狀；對策

一、機關人事檔案管理現(xiàn)狀分析

首先，國內(nèi)檔案管理工作經(jīng)歷了較長時間的發(fā)展和完善，逐漸形成了一套相對完善的檔案管理理論方法，也形成了具有中國特色的檔案管理體系。但是隨著機關單位改革的推進和社會的發(fā)展，過去的檔案管理方式在很大程度上存在一定的局限性，因此機關單位應當堅持與時俱進，在充分結合自身實際情況的基礎上，對傳統(tǒng)檔案管理方法予以改革創(chuàng)新。

其次，人事檔案和其他的檔案資料存在明顯差異，人事檔案管理不只是僵化的機械操作?，F(xiàn)階段部分機關單位在思想認識上未充分重視此項工作，管理方式方法也相對滯后，自身的管理意識也尚未得以轉變，沒有真正意識到高效的人事檔案管理工作對機關單位未來發(fā)展的重要意義。

最后，部分機關單位的人事檔案管理信息化建設滯后，很大一部分管理工作都是人工操作完成，存檔類型也還沒有完全轉變?yōu)殡娮幼詣踊鏅n。一些單位即便是已經(jīng)推行信息化管理，但在實際的落實中還有待進一步的加強，信息化技術未全面應用于相關工作中，尤其是在檔案材料的日常管理維護工作尚未真正發(fā)揮出信息化技術的優(yōu)勢。

二、機關人事檔案管理工作的完善對策

（一）不斷深化檔案管理理念。第一應當主動樹立學習意識，主動學習了解關于人事檔案相關的新政策和新知識。為確保學習效果，應當制定明確的學習規(guī)劃和目標，在單位內(nèi)部營造良好的學習氛圍，完善學習制度。第二是必須主動樹立參與意識，人事檔案材料為干部的培養(yǎng)與任用帶來了重要參考，機關單位檔案管理人員應當強化和其他部門的溝通，應當建立完善信息需求網(wǎng)絡，以便于檔案管理人員能夠充分了解各部門的實際情況和對檔案材料的使用需求。第三是應當樹立服務意識，檔案管理人員應當開展好人事檔案的開發(fā)利用工作，確保人事檔案價值的充分發(fā)揮，第一時間對檔案需求使用情況進行分析，對人事檔案的利用情況進行研究，從中總結工作方法，提升服務水平，第一時間處理好檔案利用過程中存在的問題。

（二）加強檔案管理的針對性。首先應當著重處理好熱點問題。對于人事檔案管理來說，必須重視其價值的發(fā)揮，著重強調對檔案信息的審核把關。應當嚴格把好檔案材料的入門關，在接收人事檔案之前必須要全面細致地進行審核，應由原部門負責的材料應要求原部門進行收集整理，盡可能降低歷史遺留問題的影響。材料形成時需要明確工作標準，保證人事檔案材料規(guī)范齊全。其次應當從日常管理活動著手做好人事檔案的更新工作，檔案管理人員需要強化和單位內(nèi)部其他部門的溝通，構建更加科學的檔案收集責任制，對負責的相關部門或個人提出明確的歸檔內(nèi)容以及時間要求。最后需要開展好人事檔案材料整理工作，在對人事檔案進行接收、補充以及整理的過程中，如果存在不完善、不準確的情況需要第一時間處理，檔案管理工作人員必須積極和相關部門聯(lián)系，堅持做到人事檔案收集常態(tài)化、制度化。保證人事檔案內(nèi)容信息的完善準確，能夠和實際情況同步。

（三）檔案管理工作方法創(chuàng)新。第一是推進人事檔案管理組織創(chuàng)新，我們應當真正將人事檔案管理納入機關單位組織人事整體工作規(guī)劃中，進一步強化領導，健全相關制度，真正做到同部署、同推進。加快專職兼職人事檔案管理工作人員隊伍的建設，要把綜合素質、業(yè)務水平較高的相關人員吸納到檔案管理隊伍中，將業(yè)務教育培訓與傳幫帶聯(lián)系起來，真正實現(xiàn)有人可用、有人備用。第二是推進人事檔案技術創(chuàng)新，推進信息化建設，促進機關單位人事檔案信息的進一步完善，借助于現(xiàn)代化技術把各種文字圖片檔案材料轉化為數(shù)據(jù)資料，同時在人事檔案的查閱、歸檔以及整理分析等過程中實現(xiàn)信息化操作。第三是推進人事檔案管理工作內(nèi)容創(chuàng)新，在充分收集整理機關干部基本資料的前提下，第一時間對干部相關工作情況、工作表現(xiàn)等信息納入到檔案收錄范圍中，建立干部工作績效檔案，將個人文化、專業(yè)、參與教育情況以及其他考試情況納入其中，充實人事檔案內(nèi)容。

（四）推進人事檔案信息化管理。為進一步發(fā)揮出人事檔案材料在機關單位各項工作中的價值，應當加快推進機關單位人事檔案信息化建設，將信息技術與檔案管理工作充分聯(lián)系起來，人事檔案材料的收集整理、歸檔統(tǒng)計、查閱利用等也應當盡快實現(xiàn)信息化。要加快人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的構建，不但為檔案管理工作帶來更加準確的信息，同時有助于對檔案材料進行第一時間的修訂與完善，確保人事檔案的準確性與全面性。與此同時，在推進信息化管理的過程中還需要重視數(shù)字檔案資源的安全，要定期對數(shù)據(jù)檔案相關的系統(tǒng)環(huán)境如軟硬件設備進行維護，確保檢測保養(yǎng)工作的常態(tài)化，把保養(yǎng)維護工作的相關情況做好記錄，建立檢測保養(yǎng)卡以便于后續(xù)查考。具體要求如保證計算機和其他信息設備的正常工作，確保檔案室溫濕度合適，做好檔案室的三防工作。

三、結語

總之，機關人事檔案材料關系到個人的切身利益，做好人事檔案管理工作也關系到單位的健康發(fā)展。我們應當從思想認識上引起充分重視，努力創(chuàng)新檔案管理工作方法，促進人事檔案管理信息化建設，只有真正確保人事檔案管理工作抓好抓實，才能夠為組織、人事部門選好用好人才帶來可靠依據(jù)。

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