秘書要善于總結經驗

張躋國

總結經驗，是推動工作的重要方法。任何一項工作要想不斷提高，就必須堅持及時總結，發(fā)揚成績，糾正錯誤，深化認識，不斷地把感性認識上升到理性認識，不斷地使認識升華和發(fā)展。

《學習時報》曾刊登過一篇張珊珍寫的《“我是靠總結經驗吃飯的”——學習毛澤東的思想方法和工作方法》的文章（2017年2月27日黨史黨建版）。文中說，1965年7月26日，毛澤東在中南海接見剛從海外歸來的李宗仁和夫人時，突然主動向李宗仁的機要秘書程思遠發(fā)問：“你知道我靠什么吃飯嗎？”程一時茫然不知所對。毛澤東接著意味深長地說：“我是靠總結經驗吃飯的。以前，我們人民解放軍打仗，在每個戰(zhàn)役后，總來一次總結經驗，發(fā)揚優(yōu)點，克服缺點，然后輕裝上陣，乘勝前進，從勝利走向勝利，終于建立了中華人民共和國。”的確，毛澤東等老一輩無產階級革命家，除了具有高超的理論水平外，還一貫重視在戰(zhàn)爭中學、向人民群眾學、從歷史中學、從錯誤中學，把總結經驗作為重要的思想方法和工作方法。對于今天的秘書來說，在做好日常工作的同時，能夠做到“有進步、會積累、善總結”，同樣是非常重要的思想方法和工作方法。

一、有進步

要多做創(chuàng)造性的工作，少做反應性的工作，這對秘書新人來說是至關重要的。這需要做到以下三點：

首先要有進步的心態(tài)。對于剛剛踏進秘書工作大門的新人來說，這可能不是一個問題。但等到各種工作都接觸了一遍，對所有工作都能略知一二后，很多人會產生一種應付心理，滿足于把事情應付過去，更喜歡做一些純粹的反應性事務，不愿做或做不了創(chuàng)造性的事務，覺得凡事差不多就可以了。這種“差不多”心態(tài)的結果，就是最后工作效果“差了很多”。對于秘書新人來說，首先要有愛崗敬業(yè)、甘于奉獻的精神。要想從事秘書工作，就不能有太強烈的名利思想。曾有一位領導同志說：“世界上有兩種人最大公無私，一是教師（也有說編輯的），二是寫材料的。很多寫材料的同志，把畢生的心血、智慧和精力獻給了黨的事業(yè)?！币虼?，抱定要走秘書這條道的決心后，應付、差不多、跑龍?zhí)椎男膽B(tài)是萬萬不能有的，拿工作當跳板、滿腦子都是名利思想更是要不得，需要自覺摒棄速成心理和僥幸心理，靜下心來，下大力氣把冷板凳坐熱，踏踏實實地增厚自己，一點一滴地備好自己行船的壓艙石。

其次要有進步的方法。要學會模仿寫作的方法，這是秘書快速入門的一條捷徑。比如在公文寫作中，掌握了公文寫作規(guī)范后，就要分門別類地收集一些合乎規(guī)范的公文范例，自己需要起草、撰寫某種公文時，就能“比著葫蘆畫瓢”，即便“畫”得不那么像，至少畫出來的“瓢”不會翹偏得很厲害，起碼是站在一個較高的平臺上起步了。寫一些特定文稿，也需要模仿一下別人的文章結構、語言風格等。比如，在一些重要文稿的寫作上，首先要有理論的高度、全局的高度。為領導同志起草講話稿，要充分反映領導同志的政治眼光、思想境界、政策水平、學識才干。怎么反映呢？以下幾點首先是必須要考慮到的：一是思想政治上要正確，不能有原則性錯誤；二是觀點要鮮明，不能模糊、含混不清；三是內容要充實、飽滿；四是層次要清楚；五是邏輯要周嚴；六是語言要講究；七是有自己的特點、風格；八是提出問題要抓住重點和本質，分析問題要鞭辟入里、入木三分，解決問題的政策措施要切實可行等。再就是要簡潔、精練，不拖泥帶水。如此，便是一篇好文稿。所以，模仿寫作是初學者入門的有效途徑，但模仿絕不是抄襲，模仿是借用別人有用、有益的地方，掰開了、揉碎了，升華為自己的東西的過程。

二、會積累

要善于在工作過程中積累知識、積累經驗，不僅把自己當作一個連通器，使做過了的事情毫無痕跡地一遍遍從手中溜過，還要把自己當成一潭深水，每做一件事都能沉淀下一些東西來，并且對沉淀的這些東西能吐故納新，而不是成為“死”知識。

能積累的一個重要前提是要有比較寬廣的知識面。要能勝任各種文稿寫作的任務，秘書除了具備從事文字工作的基本知識外，還要掌握和了解一些經濟方面的知識，熟悉經濟工作，有數字概念。要廣泛涉獵政治、歷史、法律、文化等方面的知識，了解一些自然科學領域的知識，懂得一些寫作技巧、邏輯知識、文法和修辭等。這就需要秘書時刻注意加強自身知識積累，做到工作學習化、學習工作化。

這種積累，一方面是指要善于自我積累，每干完一件事都能從中學習到一些經驗、技巧，這些都是需要靠平時的知識積累才能實現(xiàn)的；另一方面是指要學會做知識管理。在知識爆炸的今天，秘書不可能什么知識都會去涉獵、去實踐，而且還有很多情況是實踐不了的。這時就需要用到知識管理了，也就是說，對自己還沒有掌握或者積累起來的知識，自己需要時知道從什么渠道獲得，向誰獲取，進而與自己已經積累起來的知識互通有無，使所有的知識都能“活”起來。只有這樣，才能做到博觀、博學、博覽，“集眾長歸于我”，使所積累的知識和尚未積累的知識都能為我所用，進而更聰明有效地工作。

三、善總結

要善于從自己做過的工作中總結經驗。這就要求秘書在工作中要用心。所謂用心，就是要從所做過的事情中總結提煉出點兒東西來，不能盲目去干，干完就散，不動腦，不總結，馬馬虎虎，稀里糊涂，知其然不知其所以然。而是要充分發(fā)揮大腦加工廠的作用，勤于思索，善于思索，處處留心，多問幾個問什么，當一個工作上的明白人。比如，許多事情似乎早就明白，如果問上幾個為什么，就會發(fā)現(xiàn)自己并不明白而是糊涂，經過認真思索之后，就會變糊涂為明白，這個明白才是真明白。只有這樣，才能在有工作的“量”的積累的基礎上向“質”的方向努力，這一次的工作才不僅僅是上次工作的簡單重復。

比如，辦完一次會，就要回過頭來看看，成功在什么地方，有哪些不足，成功的原因得益于什么，不足是什么原因造成的，下一次再辦這樣的會時，應當怎么注意克服，然后將成功的做法模式化、標準化。哪些程序是按部就班推進的，哪些是需要思考完善創(chuàng)新的，哪些是應當特別注意的，哪些是容易出現(xiàn)紕漏的，等等。只有這樣，才能把一些隱性的知識顯性化，把一些創(chuàng)新性的工作創(chuàng)造性地做好，既節(jié)省時間，提高效率，還能不斷積累知識、經驗。起草文件也是這樣，起草前要認真吃透上情，摸清下情，做好上下結合的文章：起草后要關注這件文稿是如何流轉的，各環(huán)節(jié)分別做了哪些改動，為什么要這樣改，自己當時是如何考慮的：下發(fā)后在閱讀執(zhí)行和理解上有什么問題，這些問題是因何產生的，今后如何才能避免這些問題等。完成一篇講話稿也是如此。秘書在接到一個講話稿起草任務后，要多問幾個為什么，到底用什么樣的主題更能說明問題，用什么結構更能表達出這個主題，用什么樣的語言才能符合領導身份和講話習慣。文稿出手后，不能以為領導通過就萬事大吉了，還要繼續(xù)跟蹤這篇講話稿在會場上的實際效果，領導在現(xiàn)場做了哪些改動，為什么要這樣改，自己當時為什么沒有考慮到，聽眾的反映是什么，應該達到的效果達到了沒有，達到或沒達到的原因是什么，等等，都要一一分析清楚，為下一次撰寫積累經驗。只有這樣，時刻注意把握各種文稿的基本特點、基本規(guī)律、基本方法，用正確的思想、科學的方法指導文稿的寫作，在不斷地寫、不斷地總結、不斷地反思、不斷地改善中，秘書的文稿寫作水平和能力才能一步步提高，才能在時?；仡^看和不斷總結提煉中，使思想認識有新飛躍，寫作水平有新提升，工作能力有新提高。

總結經驗，是由感性認識上升到理性認識的一個重要環(huán)節(jié)，也是每個人提高與進步的有效途徑。仔細觀察一下，我們周圍有很多好的同志，有的相互之間天賦接近，學歷相同，經歷相似，實干的勁頭也差不多，但他們提高和進步的程度卻相差很大，重要的原因在于如何對待總結經驗。提高快的人，每做完一項工作，都要琢磨琢磨，總結一下，找出成功的原因，或失敗的理由。有的人之所以本事小、辦法少、進步慢，主要原因不是腦子笨，而是腦子懶、工作不得法。因為總結經驗并不是一件簡單的事，不是編順口溜，湊四六句，而是在馬克思主義理論的指導下，將豐富的材料加以去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作，要經過艱苦思考、分析、綜合、概括、抽象?？偨Y經驗需要提高認識，需要加強理論學習，總結經驗的目的是為了把今后的工作搞得更好。所以，總結經驗需要把學習理論、研究工作緊密相連，三者在一定意義上講都是一碼事。否則，不注重學習，靜不下心來，豁不出辛苦，不經過“十月懷胎”般的琢磨與苦思，怎么能指望有“一朝分娩”的經驗誕生呢？

（責編/劉博）endprint