如何提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核的質(zhì)量和水平

郭蘇平

（三門峽市環(huán)境監(jiān)測(cè)站 河南三門峽 472000）

引言

內(nèi)部審核（以下簡(jiǎn)稱“內(nèi)審”）是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)自己獨(dú)立組織對(duì)其質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行的有計(jì)劃、系統(tǒng)的檢查活動(dòng)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)管理具有特別重要的作用。只有通過(guò)開展切實(shí)有效地內(nèi)審，才能如實(shí)反映管理體系的適宜性，才能真正發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)，并采取糾正措施或預(yù)防措施予以控制，防止類似不符合項(xiàng)的再發(fā)生，規(guī)避檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)管理體系的持續(xù)改進(jìn)和有效運(yùn)行。

1 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 重視程度不足

一些機(jī)構(gòu)往往把內(nèi)審看作應(yīng)付第三方審核檢查的需要，存在敷衍了事的態(tài)度，并沒(méi)有對(duì)照《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》(以下簡(jiǎn)稱“評(píng)審準(zhǔn)則”)和本機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系文件（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，記錄表格）等要求去系統(tǒng)、客觀、深入地開展內(nèi)審，致使最終提出的不符合項(xiàng)基本上都是一些表面問(wèn)題。同時(shí)，也存在內(nèi)審范圍并沒(méi)有涉及所有的分支結(jié)構(gòu)，忽略各部門及其職責(zé)和權(quán)限，資源配置情況，檢測(cè)結(jié)果的所有過(guò)程及其符合性，相關(guān)的重要活動(dòng)和領(lǐng)域，這樣的內(nèi)審只流于形式，沒(méi)有任何價(jià)值可言。更有甚者，未實(shí)施內(nèi)審而憑空編制內(nèi)審記錄和內(nèi)審報(bào)告。

1.2 內(nèi)審員綜合素質(zhì)偏低

內(nèi)審員即便是參加了專業(yè)培訓(xùn)考核，但做不到及時(shí)消化吸收和融會(huì)貫通，到了實(shí)際工作中不能學(xué)以致用，通常會(huì)存在對(duì)評(píng)審準(zhǔn)則的理解不夠，對(duì)本機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理體系不熟悉，對(duì)內(nèi)審的重點(diǎn)不清楚，對(duì)審核技巧掌握不足，對(duì)內(nèi)審檢查記錄表的編制和填寫、描述不完整等現(xiàn)象，這些都導(dǎo)致了內(nèi)審結(jié)果的空洞，內(nèi)審過(guò)程無(wú)法得到追溯。

1.3 策劃工作不到位

按要求檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)每年應(yīng)至少開展一次內(nèi)審，實(shí)施內(nèi)審之前應(yīng)充分予以策劃，這一點(diǎn)尤為重要。然而目前多數(shù)機(jī)構(gòu)內(nèi)審的策劃存在沿用多年未變的方案，并未將頻次、方法、職責(zé)、要求和報(bào)告等要素考慮進(jìn)去，沒(méi)有緊密結(jié)合本機(jī)構(gòu)上一年度的內(nèi)審和管理評(píng)審結(jié)果以及第三方評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，有針對(duì)性的策劃、制定方案，導(dǎo)致出現(xiàn)只是為了內(nèi)審而內(nèi)審的情況。

1.4 內(nèi)審未實(shí)現(xiàn)全覆蓋

內(nèi)審最容易忽略的環(huán)節(jié)就是對(duì)一些關(guān)鍵崗位人員的審核。由于對(duì)內(nèi)審活動(dòng)性質(zhì)存有錯(cuò)誤理解，為了不找領(lǐng)導(dǎo)的“麻煩”，一些機(jī)構(gòu)在策劃、實(shí)施內(nèi)審活動(dòng)時(shí)會(huì)有意識(shí)淡化或取消對(duì)其最高管理者、領(lǐng)導(dǎo)層成員和檔案管理員就管理體系問(wèn)題進(jìn)行的審查。亦或安排了，內(nèi)審員也會(huì)有所顧慮而草草收?qǐng)?，根本查不出?shí)質(zhì)性的問(wèn)題。

1.5 缺乏有效的跟蹤驗(yàn)證

虎頭蛇尾的內(nèi)審，即初期進(jìn)行了認(rèn)真的審核，提出了不符合項(xiàng)，但在制定、執(zhí)行糾正措施或預(yù)防措施方面卻應(yīng)付了事，而內(nèi)審員又礙于情面，未真正檢查是否落實(shí)到位，后期缺乏有效的跟蹤驗(yàn)證。

2 提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核質(zhì)量和水平的建議

2.1 領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視

內(nèi)審工作必須得到機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視與大力支持，否則很難開展和收到實(shí)效。要知道內(nèi)審工作不單單是內(nèi)審組成員的事情，它是機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重大活動(dòng)，與每個(gè)部門、每個(gè)人都息息相關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)層可以要求被審核部門負(fù)責(zé)人、被審核人員在內(nèi)審期間不得請(qǐng)假，并積極配合內(nèi)審組工作，以保證內(nèi)審工作的如期、有效進(jìn)行。當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)層如果能參與到內(nèi)審中來(lái)是最好了，這樣能知其然也知其所以然，明確內(nèi)審員分工和工作進(jìn)度，保證各內(nèi)審員獲得所需的資源與支持，將對(duì)內(nèi)審成效起到一定的推動(dòng)作用。

2.2 充分的策劃與準(zhǔn)備

內(nèi)審結(jié)果的有效性取決于內(nèi)審策劃是否充分，策劃工作包含的內(nèi)容較為廣泛，主要應(yīng)從制定計(jì)劃、選定內(nèi)審組、編制內(nèi)審實(shí)施方案與現(xiàn)場(chǎng)檢查表等方面重點(diǎn)把控。

2.2.1 下發(fā)年度內(nèi)審計(jì)劃文件

建議以紅頭文件形式擬發(fā)《關(guān)于開展年度內(nèi)部審核計(jì)劃的通知》，在文件中明確內(nèi)審時(shí)間和內(nèi)審組長(zhǎng)，報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)簽發(fā)后，下發(fā)至機(jī)構(gòu)各個(gè)部門，使全體人員了解該項(xiàng)工作的安排。

2.2.2 選取合格的內(nèi)審團(tuán)隊(duì)

內(nèi)審質(zhì)量的高低取決于內(nèi)審員的綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)選取熟悉本機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理活動(dòng)的人員擔(dān)此重任，能夠正確理解評(píng)審準(zhǔn)則、清楚內(nèi)審的工作程序、掌握內(nèi)審的技巧方法和熟悉本機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系要求和工作流程、具備編制內(nèi)審檢查記錄表、開具不符合項(xiàng)報(bào)告并能切實(shí)加以跟蹤驗(yàn)證的能力，且具有實(shí)事求是的工作作風(fēng)、踏實(shí)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和思維靈活的工作方式，思想上能夠與時(shí)俱進(jìn)，行動(dòng)上具有準(zhǔn)確判斷和分析的能力。

2.2.3 制定詳細(xì)的內(nèi)審實(shí)施方案，并提前一個(gè)月公布

其內(nèi)容至少應(yīng)包括：內(nèi)審目的、范圍、依據(jù)，內(nèi)審組長(zhǎng)及成員，首次及末次會(huì)議時(shí)間，被審核部門名稱、責(zé)任人、被審核時(shí)間、審核內(nèi)容及負(fù)責(zé)審核的內(nèi)審員等。實(shí)施方案不應(yīng)千篇一律，應(yīng)緊密結(jié)合本機(jī)構(gòu)上一年度的內(nèi)審和管理評(píng)審結(jié)果以及第三方評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，有針對(duì)性的制定本次方案，一定要避免沿用多年一成不變的模式，這樣才有利于提高內(nèi)審工作的實(shí)效。

2.2.4 編制具體的內(nèi)審檢查記錄表

根據(jù)實(shí)施方案的任務(wù)分工，內(nèi)審組長(zhǎng)組織編制內(nèi)審檢查記錄表，通過(guò)編制現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄可以先行熟悉被審核部門的工作流程和審核重點(diǎn)，在審核中靈活選擇采取“聽(tīng)、看、查、問(wèn)、考”等形式，對(duì)有效審核有很大幫助。這里可以從兩種形式來(lái)體現(xiàn)：一是按部門，即從被審核部門職能出發(fā)，與準(zhǔn)則條款和體系文件要求的內(nèi)容逐項(xiàng)對(duì)應(yīng)，一一列出；二是按流程，即從機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)檢測(cè)的主要流程出發(fā)，一項(xiàng)項(xiàng)查流程的接口是否明確、流程職能中規(guī)定的是否都做到位了等。無(wú)論如何編制都應(yīng)涵蓋所有內(nèi)容，確保內(nèi)部審核的全覆蓋性，通常應(yīng)包括評(píng)審準(zhǔn)則的“條款”、審核內(nèi)容、審核形式、審核結(jié)果以及內(nèi)審員簽字等信息。

2.3 嚴(yán)格執(zhí)行整改措施并跟蹤驗(yàn)證

內(nèi)審的目的是發(fā)現(xiàn)、解決問(wèn)題，因此對(duì)不符合項(xiàng)的整改是內(nèi)審工作的關(guān)鍵所在，必須加以重點(diǎn)關(guān)注和控制。針對(duì)內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，以不符合項(xiàng)及跟蹤驗(yàn)證記錄表的形式發(fā)至責(zé)任部門負(fù)責(zé)人，簽字確認(rèn)后，由被審核部門對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真研究分析和梳理，在排查問(wèn)題產(chǎn)生原因的基礎(chǔ)上，說(shuō)明不符合項(xiàng)的類型、建議采取的措施及計(jì)劃完成整改時(shí)間，經(jīng)內(nèi)審員同意后，有針對(duì)性實(shí)施糾正措施或預(yù)防措施，及時(shí)向內(nèi)審組通報(bào)整改進(jìn)展情況。

這里尤其要搞清楚糾正措施和預(yù)防措施二者的區(qū)別：糾正措施是對(duì)已發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)或其他不期望情況的原因所采取的措施，是一種“追本溯源”行為，目的在于防止類似不符合項(xiàng)的再發(fā)生；預(yù)防措施是對(duì)潛在不符合項(xiàng)或其他潛在不期望情況的原因所采取的措施，是一種“防微杜漸”行為，目的在于提前采取措施防止不符合項(xiàng)的發(fā)生。

2.4 及時(shí)做好資料歸檔

由內(nèi)審活動(dòng)所產(chǎn)生的年度內(nèi)審計(jì)劃、內(nèi)審實(shí)施方案、現(xiàn)場(chǎng)檢查表、不符合項(xiàng)及整改跟蹤驗(yàn)證記錄、內(nèi)審報(bào)告等記錄均應(yīng)清晰、完整、客觀，及時(shí)保存和歸檔。此外，由其衍生的糾正措施記錄、預(yù)防措施記錄及所導(dǎo)致的管理體系文件修訂均應(yīng)記錄并存檔，這些都是追溯內(nèi)審工作的重要依據(jù)。

2.5 同類機(jī)構(gòu)間可以開展交叉內(nèi)審

交叉內(nèi)審是內(nèi)審的延伸，是最高管理者了解機(jī)構(gòu)發(fā)展中真實(shí)情況的最有效方式。不同機(jī)構(gòu)的管理模式和人員的慣性思維也有所不同，內(nèi)審人員的素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)能力也會(huì)有所不同，若通過(guò)較好的同類機(jī)構(gòu)的內(nèi)審員開展交叉內(nèi)審，會(huì)發(fā)現(xiàn)本機(jī)構(gòu)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)不了的問(wèn)題，該機(jī)構(gòu)就能及時(shí)查找原因并采取相應(yīng)措施，避免長(zhǎng)時(shí)間的數(shù)據(jù)失真，消除潛在風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語(yǔ)

內(nèi)審是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)，是驗(yàn)證機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系是否滿足評(píng)審準(zhǔn)則或其他文件的要求，是否得到持續(xù)、有效運(yùn)行的一種重要手段，內(nèi)審結(jié)果也是管理評(píng)審的一個(gè)輸入項(xiàng)。想要提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)審工作的質(zhì)量和水平，避免出現(xiàn)走過(guò)場(chǎng)的現(xiàn)象，就必須要有領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視與支持，要有一個(gè)正規(guī)的內(nèi)審程序，要有一支高水平的內(nèi)審團(tuán)隊(duì)，要有一個(gè)全面細(xì)致的策劃準(zhǔn)備，要有一個(gè)客觀、公正的實(shí)施過(guò)程，要有一個(gè)有效的整改與跟蹤驗(yàn)證，要有一份詳盡的內(nèi)審報(bào)告，要有一整套詳細(xì)完整的記錄，要有完善的資料歸檔。此外，合理確定內(nèi)審頻次與時(shí)機(jī)也十分重要，當(dāng)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)重大變化、重大質(zhì)量事故或其他影響檢驗(yàn)檢測(cè)業(yè)務(wù)開展等情況時(shí)，一定要及時(shí)組織進(jìn)行計(jì)劃外的內(nèi)審。只有切實(shí)做到以上要求，才能使檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)更好地保證質(zhì)量管理體系具備較好地適宜性、有效性，并不斷得以改進(jìn)完善和良好持續(xù)運(yùn)行。

[1]國(guó)家認(rèn)監(jiān)委.檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則[S].國(guó)家認(rèn)監(jiān)委國(guó)認(rèn)實(shí)(2016)33號(hào),2016.

[2]冷元寶．檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定內(nèi)審員工作實(shí)務(wù)（試用版）.2016.3