醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢

牛靜麗

【摘 要】 在信息技術飛速發(fā)展的現(xiàn)代，傳統(tǒng)紙質檔案已經不能滿足當前醫(yī)院檔案管理的要求，醫(yī)院在進行檔案管理的過程中應當摒棄過去紙質檔案的一些管理理念和模式，采用科學、有效的數(shù)字化方法進行檔案管理，這是醫(yī)院檔案管理改革的必然趨勢。文章闡述了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的價值和意義，并提出了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效措施和策略。

【關鍵詞】 醫(yī)院 檔案管理 數(shù)字化

隨著信息技術的高速發(fā)展和互聯(lián)網技術的迅速普及，全球數(shù)字化時代已經來臨，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能滿足社會和醫(yī)院發(fā)展的需求，亟待改革創(chuàng)新。紙質檔案當前已經逐漸被現(xiàn)代數(shù)字化管理方式所取代。醫(yī)院檔案管理從存儲到保管、分類等方面發(fā)生了巨大變化，需要我們不斷的總結、改進管理模式，探索出有效的數(shù)字化管理措施和策略。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理價值

醫(yī)院檔案實施數(shù)字化管理模式可以簡化檔案管理中的工作流程。醫(yī)學檔案管理是醫(yī)院檔案管理中最為繁雜和龐大的一項管理項目，往往需要大量的人工、物力和財力來進行整理和登記，而且出錯率也非常高，是檔案管理工作中的難點。數(shù)字化檔案管理模式可以在很大程度上簡化工作流程。數(shù)字化檔案管理使用當前最先進的計算機技術、數(shù)據庫技術、掃描攝影技術以及多媒體等技術，把過去的紙質檔案資源轉化為數(shù)字化檔案信息。醫(yī)院檔案數(shù)字管理把過去的紙質檔案轉化為機讀檔案，有效的節(jié)約了保管成本，縮減了存儲空間，而且查閱方便，有利于數(shù)據信息共享，為醫(yī)學研究、醫(yī)療、教學提供了有利的條件，對檔案的使用和傳播也有著重要的價值意義。

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理能夠充分發(fā)揮計算機存儲容量大、處理速度快、查閱便捷等優(yōu)勢，有利于醫(yī)院各部門間傳輸信息，增加了檔案信息的實效性，為領導階層做決策提供了更為準確、可靠的依據。另外，數(shù)字化檔案管理模式的靈活性和直觀性較強，便于隨時調動、修改、查閱，節(jié)約了管理時間，提高了檢索速度和準確率，查閱時由于不用直接接觸檔案資料，對檔案原件起到了極大的保護作用，延長了紙質檔案的存儲時間。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理策略

2.1 建設醫(yī)院檔案數(shù)字管理平臺，優(yōu)化檔案管理目標實現(xiàn)。要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理，醫(yī)院就需要配備與檔案數(shù)字化管理相關的硬件設施，建立和開發(fā)適合本院實際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應當具備雙服務器、雙備份光盤以及高速掃描儀進行集中掃描，保障檔案資料能夠及時、準確、真實的入檔。醫(yī)院要定期優(yōu)化和檢查檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理的安全性能。其次醫(yī)院要提高檔案管理意識，建立完善的檔案管理體系，把檔案管理與醫(yī)院發(fā)展緊密的聯(lián)系在一起，促進檔案管理工作人員的法制意識，建立統(tǒng)一領導、分級管理的原則，加強檔案法的學習與貫徹，確保檔案管理工作的嚴密性和保護性。

醫(yī)院應當在信息查詢程序中加入檔案資料查詢功能，加強醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)間的信息交流，把醫(yī)院的財務管理、教研管理、辦公自動化等系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)結合起來，這樣有利于檔案信息的收集和完善，讓醫(yī)院檔案數(shù)字化管理與辦公自動化系統(tǒng)之間形成緊密的關聯(lián)。此外，醫(yī)院還應該構建紙質檔案與電子檔案之間的紐帶，充分解決紙質文件與電子文件的雙重存儲問題，把紙質文件與電子文件以文本和影像等方式進行共存，保證電子文件與紙質文件的共享性和非重疊性。

2.2 把握醫(yī)院檔案數(shù)字管理內涵，加強檔案管理網絡建設。醫(yī)院檔案門類較多，一些病案、電子病歷、音像資料、醫(yī)學文獻等都需要保留完整的歸檔資料，這使得檔案信息存儲以及數(shù)據庫管理的形式更加豐富多樣。但是以數(shù)字為載體的檔案管理，由于時間與空間的變化性很大，容易使數(shù)字化檔案信息位置發(fā)生變化，安全性能有所降低。這就需要醫(yī)院建立起數(shù)字化管理新內涵，制定相應的文件保護措施。比如為了防止數(shù)字信息被人隨意改動，醫(yī)院應該建立規(guī)范的檔案管理標準，指定專門的計算機技術人員進行檔案信息的管理工作，對重要檔案信息要通過設置文件密碼的方式來防止檔案信息資料的丟失或被盜。醫(yī)院要加強檔案管理的網絡化建設，設立醫(yī)院檔案三級網絡化管理模式，由分管院長主持全面工作，辦公室主任負責，各科室的負責人以及專職檔案管理人員為成員。此外，醫(yī)院還需要建立檔案信息安保系統(tǒng)，采用相應的信息安全技術來保證數(shù)字化檔案信息的安全。比如可以設置防火墻，安裝認證、防病毒軟件以及使用授權技術等，最大限度的保護醫(yī)院中價值大、保密性強的文件信息。

2.3 提升檔案管理人員整體素質，增強檔案管理責任意識。醫(yī)院要加強員工的檔案管理意識，尤其是領導階層要充分意識到檔案管理對于醫(yī)院建設與發(fā)展的重要性，相關部門必須認清檔案數(shù)字化管理是當前社會發(fā)展以及醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供各方面的支持，為檔案管理人員提供相關的學習交流機會，吸取其他醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的成功經驗。醫(yī)院要根據本院具體情況逐步開展本院的檔案數(shù)字化管理建設。此外，醫(yī)院還應該不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能和計算技術，強化檔案管理人員的職業(yè)素質，培養(yǎng)數(shù)字化建設的專業(yè)人才。當前檔案管理人員多數(shù)缺乏計算機方面的專業(yè)知識，專業(yè)技能較低。雖然醫(yī)院引入了現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)和設備，但是要想真正發(fā)揮出作用，還需要檔案專職管理人員具備高知識、高技能的現(xiàn)代化檔案管理水平。因此醫(yī)院當前的首要任務是培養(yǎng)具有較高知識水平和專業(yè)素質的人才，加強現(xiàn)代化專職檔案管理隊伍的培訓工作，強化電子文件管理意識，增強電子文件管理功能。

三、結語

總之，數(shù)字化建設為當前大型醫(yī)院的檔案管理提供了有利條件，使檔案在醫(yī)院的發(fā)展過程中發(fā)揮了其應有的價值。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化程度，也客觀反映了一個醫(yī)院的管理水平和技術水平。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設促進了醫(yī)學教研和醫(yī)院的發(fā)展，充分發(fā)揮了社會效益和經濟效益。

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