醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析

李晶 王秋蓉

電子檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的結(jié)果，同時也是辦公自動化后產(chǎn)生的電子文件；它是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄[1]。隨著醫(yī)療改革的不斷深化以及信息數(shù)字化的快速發(fā)展，加強醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設刻不容緩。

SWOT（Strengths Weakness Opportunity Threats）分析法，即態(tài)勢分析法，主要是在分析與研究對象密切相關(guān)的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢及外部機遇、威脅的基礎上，根據(jù)問題，制定發(fā)展戰(zhàn)略以及應對策略。文章采用SWOT分析法對醫(yī)院人事電子檔案管理進行分析，認清內(nèi)外部形勢，明確發(fā)展方向，從而制定科學的發(fā)展規(guī)劃。

1 醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析

1.1 內(nèi)部優(yōu)勢（strength）

1.1.1 有利于醫(yī)院人力資源的績效管理 人事檔案可以為醫(yī)院的人事工作提供重要的依據(jù)，如績效考核、職稱晉升、選拔任用等。然而高效率的績效管理需要大量的檔案記錄作為依據(jù)，這就需要人力資源管理部門利用現(xiàn)代化的信息管理手段，即人事電子檔案系統(tǒng)，對員工的工作業(yè)績、能力等進行綜合評定，以保證人事工作的科學化、合理化[2]。

1.1.2 有利于醫(yī)院人力資源的合理配置 人事電子檔案對醫(yī)院人力資源的合理配置及開發(fā)也起到了較大的激勵作用。人力資源是動態(tài)的，它隨著時間的推移或者內(nèi)外環(huán)境的變化，自然會發(fā)生崗位的變化、人員的流動以及優(yōu)勝劣汰等現(xiàn)象。因此，應用人事電子檔案可以對人員信息進行動態(tài)跟蹤，快速地預測人力資源需求，從而達到人力資源最佳配置的目的。

1.2 內(nèi)部劣勢（weakness）

1.2.1 醫(yī)院人事電子檔案管理的意識和制度不健全 首先，醫(yī)院對醫(yī)院人事電子檔案管理的重視尚不足，較少組織檔案方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不足。其次，部分醫(yī)院雖然建立了檔案管理的相關(guān)制度，但實際運行效果尚不夠理想，部分員工的檔案意識較為淡薄[3]。此外，由于國家對人事電子檔案管理的范疇及標準還不夠明確，導致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求[4]。

1.2.2 醫(yī)院人事電子檔案管理的安全問題 在檔案資料電子化轉(zhuǎn)換的過程中，通常會涉及很多復雜的環(huán)節(jié)，而每一個環(huán)節(jié)中的疏失，都極有可能引發(fā)電子檔案信息的安全風險?？梢哉f，電子檔案的安全風險，自始至終都伴隨著檔案數(shù)字化建設的全過程[5]。特別是人事電子檔案，如果發(fā)生安全問題，將會引發(fā)嚴重的個人隱私泄露，導致嚴重的不良后果。

1.2.3 醫(yī)院人事電子檔案的信息完整性問題 醫(yī)院人事電子檔案的信息完整性問題主要表現(xiàn)在某些電子檔案的文本結(jié)構(gòu)、基本內(nèi)容及背景信息等方面不夠完整，導致無法闡明檔案信息的意義和價值，影響了人事檔案的信息完整性。導致人事電子檔案信息不完整的原因可能是由于原始檔案先天存在殘缺；或是在翻拍、掃描等檔案電子化的過程中，人為疏忽大意，從而產(chǎn)生掃描錯誤和漏掃漏拍等問題[6]。

1.3 外部機遇（opportunity）

1.3.1 政策導向 2013年10月，在全國數(shù)字檔案館（室）建設推進會上，國家檔案局局長楊冬權(quán)明確指出，要積極倡導和開展檔案數(shù)字化各項工作，促進我國檔案事業(yè)“數(shù)字崛起”，從而實現(xiàn)檔案強國的偉大目標。自此，從國家層面對電子檔案管理予以了高度的重視。此外，作為醫(yī)院信息化建設的主要決策人，醫(yī)院領(lǐng)導層面也逐漸了解到醫(yī)院人事電子檔案建設的重要性，從而加大了推動醫(yī)院電子檔案建設的力度。

1.3.2 醫(yī)院對人事電子檔案的需求旺盛 隨著醫(yī)院管理向科學化、信息化、數(shù)字化發(fā)展，醫(yī)院各層面對電子檔案信息的需求日益增強，迫切需要快速、及時、準確、系統(tǒng)地提供翔實、豐富的檔案信息，這為醫(yī)院實行電子檔案管理創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機遇[7]。

1.3.3 信息技術(shù)的飛速發(fā)展 信息技術(shù)的飛速發(fā)展也為醫(yī)院實行人事電子檔案管理創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境。安裝正版殺毒軟件并及時更新，防火墻的設置以及操作系統(tǒng)及其應用軟件的安全使用等手段為醫(yī)院電子檔案的網(wǎng)絡安全提供了技術(shù)保障。此外，計算機、掃描儀、刻錄儀等設備的使用，也大大改善了檔案文件的存儲載體，也為醫(yī)院電子檔案的應用奠定了堅實的基礎[8]。

1.4 外部挑戰(zhàn)（threat）

1.4.1 網(wǎng)絡安全 人事電子檔案的網(wǎng)絡安全是指在網(wǎng)絡環(huán)境下，能夠確保電子檔案的保密性、完整性和可用性。保密性是指人事電子檔案在傳輸和訪問的過程中，即使被截取，電子檔案的信息也不會泄露；完整性是指人事電子檔案的數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)、背景信息等內(nèi)容在網(wǎng)絡環(huán)境下進行傳輸和利用時，不會發(fā)生篡改或者惡意刪除；可用性是指用戶在網(wǎng)絡環(huán)境下可以對被授權(quán)的電子檔案進行合法訪問，并獲取相應的電子檔案信息[9]。

1.4.2 檔案-計算機復合型人才缺乏 目前，醫(yī)院的檔案管理人員一般都是從臨床或護理崗位轉(zhuǎn)崗的年齡較大的人員，較少有檔案專業(yè)人員，因此，他們對信息技術(shù)知識重視尚不足，學習內(nèi)容也局限于專業(yè)核心課程，導致其知識面較為狹隘，計算機技術(shù)基礎較為薄弱，不能較好的適應社會信息化及知識經(jīng)濟背景下的后現(xiàn)代檔案工作[10]。 “檔案-計算機”復合型人才的匱乏，將嚴重阻礙我國檔案信息化進程，不利于醫(yī)院電子檔案管理的長遠發(fā)展。

2 醫(yī)院人事電子檔案管理的對策

2.1 加強醫(yī)院檔案管理意識，優(yōu)化人事電子檔案管理制度

醫(yī)院電子檔案管理是一個系統(tǒng)化的工程，只有從思想上重視，制度上落實，科學上規(guī)范，才能管理好醫(yī)院的電子檔案管理工作。因此，加強全體員工檔案管理的意識，提高其對檔案管理工作重要性的認識就顯得尤為緊迫和重要。醫(yī)院應該將檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，促使醫(yī)院領(lǐng)導者、管理者以及員工樹立檔案管理重要性的意識，從而主動地融入到醫(yī)院電子檔案管理的工作上來，全力以赴地支持檔案管理工作。此外，不斷優(yōu)化醫(yī)院電子檔案管理制度，完善檔案歸檔的管理制度，建立健全檔案材料、文件傳遞、登記管理的制度，以確保檔案材料的完整性。同時，實行醫(yī)院人事電子檔案的動態(tài)管理模式，一旦發(fā)現(xiàn)材料文件的遺漏、缺失，要及時地查找補救[11]。

2.2 加強醫(yī)院人事電子檔案管理的風險控制，保護檔案信息安全

醫(yī)院人事電子檔案的安全風險控制是一項綜合性課題，它既要注重技術(shù)因素，又要從安全管理的角度出發(fā)，加強人為因素管理，從而增強電子檔案的安全防控工作。首先，應加強檔案管理人員的風險意識。在日常工作中，強化電子檔案管理的風險教育，讓工作人員充分認識到各類風險因素的特點及其后果，從而積極采取有效的應對措施。其次，重視醫(yī)院人事電子檔案管理風險防控的系統(tǒng)設計。在嚴格管理和確保安全的基礎上，有計劃、分步驟地推進醫(yī)院人事電子檔案管理的風險防控工作。最后，形成醫(yī)院人事電子檔案管理的風險監(jiān)控體系。在硬件方面，要建立自動化的防火系統(tǒng)和計算機技術(shù)防范系統(tǒng)；在軟件方面，進行實時監(jiān)控，并對計算機病毒庫進行定時的更新，以阻止各類非法訪問及網(wǎng)絡攻擊等行為[12]。

2.3 培養(yǎng)復合型人才，加強醫(yī)院人事電子檔案管理工作的人才隊伍建設

建立強有力的醫(yī)院人事電子檔案管理工作的人才隊伍，不斷提高業(yè)務水平，以適應時代的需要。應采取以下措施：設置專職人員，并保持相對穩(wěn)定；加強業(yè)務培訓，為管理人員創(chuàng)造學習條件，加大對信息科學以及信息技術(shù)應用方面的繼續(xù)教育。此外，建議我國檔案專業(yè)高等教育實現(xiàn)院校聯(lián)合培養(yǎng)，增強檔案專業(yè)學生的動手操作能力，為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展培養(yǎng)復合型人才。

2.4 建立醫(yī)院人事電子檔案的管理網(wǎng)絡，提高利用率

醫(yī)院人事檔案的信息量較大，類別也較多，可以采用電子檔案的網(wǎng)絡化管理，建立科室、檔案室、醫(yī)院的三級管理網(wǎng)絡，通過網(wǎng)絡的創(chuàng)建明確醫(yī)院人事電子檔案管理的各條主線，更有利于電子檔案的統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管。最終，通過管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)醫(yī)院多元化信息資訊的共享。