加強(qiáng)企業(yè)檔案管理提高檔案管理水平

甄宏波

摘 要：企業(yè)的管理離不開科學(xué)化的檔案管理，檔案工作是各單位各項管理工作的基礎(chǔ)，只有做好檔案的管理工作才能為企業(yè)相關(guān)經(jīng)營發(fā)展的順利進(jìn)行提供有利保障。如何提高檔案資源的管理水平成為各企業(yè)尤為重要的工作，切實加強(qiáng)檔案管理，在實際工作中提升檔案管理的水平是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；問題；對策

任何企業(yè)的發(fā)展過程中都涉及到了大量檔案信息，它們是企業(yè)管理的一個重要組成部分，與企業(yè)的發(fā)展有著極為密切的關(guān)系。企業(yè)檔案管理有助于相關(guān)管理人員加深對于自身企業(yè)的認(rèn)識，能促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系建設(shè)，細(xì)化檔案管理每一環(huán)節(jié)，使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，真正為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中具有重要的意義，但是企業(yè)檔案管理中仍然存在一些問題，比如長期以來企業(yè)對檔案管理的重視程度不高，缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員能力有限等，影響了企業(yè)的發(fā)展。大型企業(yè)擁有十分巨大的檔案的數(shù)量，由于企業(yè)對檔案管理的重視性不足，缺乏科學(xué)的檔案管理規(guī)劃，只在乎檔案的交接工作和合格達(dá)標(biāo)，簡單的認(rèn)為檔案管理當(dāng)作就是對資料的整理保存，出現(xiàn)檔案斷層的問題，導(dǎo)致一些漏洞的存在。

在對一些企業(yè)的調(diào)查中，當(dāng)前很多企業(yè)具體的檔案管理制度存在著明顯的缺陷，檔案管理制度不完善，沒有一個系統(tǒng)合理的檔案管理規(guī)章制度。由于缺乏相應(yīng)的詳細(xì)流程，針對具體的檔案管理工作無法進(jìn)行約束。在日常檔案管理中檔案收集不規(guī)范，有時發(fā)散出去的檔案有時很難完整回收，由于缺少健全的追責(zé)制度，因此無法追討員工責(zé)任。除此之外，檔案管理負(fù)責(zé)人員在能力和素質(zhì)方面存在著缺陷，尤其是隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，一些檔案管理人員不能很好地勝任相應(yīng)的工作。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案管理水平的有效途徑

1、積極做好宣傳工作，為檔案管理人員提供專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。要想提高檔案管理水平，應(yīng)該首先在思想上提升工作人員對檔案管理的重要性認(rèn)識，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的，積極落實多種高效的培訓(xùn)方式，可以定期邀請專家進(jìn)行授課，來提升工作人員實際工作技能，并根據(jù)實際情況實行學(xué)分考核制度，通過培訓(xùn)考試來檢驗工作人員的培訓(xùn)效果，提高工作人員的實踐能力。使工作人員適應(yīng)信息化時代對檔案管理技術(shù)創(chuàng)新和管理理念的需求，充分體會檔案管理這份工作的意義所在。另外，創(chuàng)新管理意識、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，可以為企業(yè)引進(jìn)專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，樹立安全意識，仔細(xì)負(fù)責(zé)、保證檔案是完善真實的，提升工作品質(zhì)，保護(hù)好人事檔案的真實健全原則。

2、建立與完善檔案管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)管理水平，正真認(rèn)識到檔案管理的重要性，革新思想，并去影響整個單位，樹立正確的工作態(tài)度。統(tǒng)籌考慮問題把檔案管理工作提到整個單位的議事議程上，加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，根據(jù)實際情況制定相關(guān)的檔案管理制度，做到簡單實用、切實可行。做到分工明確，用制度去約束權(quán)力，建立完善檔案的保管、借閱等制度，避免徇私舞弊等不良現(xiàn)象發(fā)生。由于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營模式的綜合性和多樣性，應(yīng)注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)功能的發(fā)揮，新型的組織機(jī)制應(yīng)按照檔案各自的形成規(guī)律和管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)管理，借助計算機(jī)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)的方法，優(yōu)化制度中存在的問題，結(jié)合實踐，對于信息化的新產(chǎn)物進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，不斷去探索、發(fā)現(xiàn)，保障制度的有效發(fā)揮。

3、全面整合檔案資源，與時俱進(jìn)加快檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與共享。隨著時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理中細(xì)節(jié)上缺乏具體的操作方法，工作銜接上不協(xié)調(diào)，因此與時俱進(jìn)創(chuàng)建信息時代檔案流程管理體系是非常必要的。實行檔案信息化管理，以維護(hù)檔案的完整和安全作為第一守則。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，對電子檔案從收集、入庫、歸類、查詢、借閱進(jìn)行一體化的綜合管理，避免制度流于形式與表面。服務(wù)整合檔案資源是檔案工作最終目的與方向，以檔案管理系統(tǒng)軟件為橋梁，實現(xiàn)檔案資源的全面整合，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢，互相學(xué)習(xí)，提高自身的競爭力。構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，大大提高檔案管理的效率與管理品質(zhì)，通過創(chuàng)建數(shù)字化檔案室實現(xiàn)檔案資源的全面整合。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源，檔案管理是企業(yè)管理工作的組成部分之一，隨著社會信息化建設(shè)迅猛發(fā)展，給社會生產(chǎn)方式帶來了重大變革，同時企業(yè)檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。增強(qiáng)檔案的管理是現(xiàn)代企業(yè)所面對的新問題，檔案部門面臨的共同新課題，我們應(yīng)該勇敢接受挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作。陳舊的工作理念一直束縛著檔案管理的進(jìn)步，我們必須改變固有觀念，從戰(zhàn)略高度來重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作。掌握新方法、新知識，采取有效的措施，提高工作效率，做好檔案管理體系相應(yīng)的工作，滿足社會的發(fā)展需求。注重與時俱進(jìn)，更好地服務(wù)社會，在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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