海洋工程項(xiàng)目變更管理研究及實(shí)踐

趙真，楚光宇，陳耀輝，徐超，李國(guó)杰

（海洋石油工程（青島）有限公司，山東 青島 266520）

從現(xiàn)階段發(fā)展而言，海洋工程項(xiàng)目由于受到多種不同因素的影響，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)類似項(xiàng)目卻在不同環(huán)境中運(yùn)行的情況發(fā)生，從而對(duì)后期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)不確定的影響。為了能夠更好地處理這些變更問(wèn)題，需要采取一些風(fēng)險(xiǎn)管控的方法，以此確保項(xiàng)目在有限的生命周期中能夠得到及時(shí)識(shí)別和有效管控。

1 合同變更管理的概念和重要性

1.1 合同變更的主要概念

所謂合同變更，主要是指在合同完全成立之后，雙方在原有內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的調(diào)整和補(bǔ)充。合同的變更代表著對(duì)于原有的工作內(nèi)容展開(kāi)修改，使得工作的具體范圍出現(xiàn)變化。所以，變更操作便是一種潛在的風(fēng)險(xiǎn)，如果沒(méi)有做好相應(yīng)的預(yù)防和管控工作，會(huì)使得實(shí)際執(zhí)行受到影響。

1.2 合同變更管理的主要意義

工程變更會(huì)使得投資失控以及工期延誤的情況出現(xiàn)，由于海洋工程的項(xiàng)目合同額一般較大，因此會(huì)有較大的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。在有效的組織管理下，對(duì)于當(dāng)前變更的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的識(shí)別和分析，可以防止無(wú)效變更的情況出現(xiàn)，減少成本投入，從而將負(fù)面因素造成的影響降至最低。

2 海洋工程合同變更存在的不足

2.1 對(duì)合同的內(nèi)容理解不夠全面

合同變更工作一直貫徹整個(gè)項(xiàng)目的始終，從前期的工程設(shè)計(jì)、材料采購(gòu)到后期的調(diào)試工作都需要進(jìn)行一定的變更。如果工作人員沒(méi)有對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行充分交底，或者是只有管理人員對(duì)具體條款的內(nèi)容有所了解，都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，由于執(zhí)行人員未能對(duì)具體變更內(nèi)容及時(shí)識(shí)別，出現(xiàn)合同未能具體執(zhí)行的情況發(fā)生，進(jìn)而造成大量的經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 缺乏相應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制

根據(jù)項(xiàng)目中的合同要求，雙方都需要按照具體流程內(nèi)容進(jìn)行變更管理。通常而言，文件的傳遞工作需要在8到12個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行回復(fù)閉環(huán)。但是，在實(shí)際執(zhí)行的時(shí)候，如果存在金額較大或者工作量較高的變更項(xiàng)目，由于需要進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)討論，可能會(huì)導(dǎo)致文件的傳遞工作無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。不僅如此，倘若雙方均未能對(duì)管理流程予以規(guī)范，會(huì)使得一些方案無(wú)法做到全方位評(píng)價(jià)，從而造成合同中的內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤。這樣不但會(huì)造成不必要的人力以及財(cái)力的浪費(fèi)，還會(huì)導(dǎo)致正常執(zhí)行的工作出現(xiàn)嚴(yán)重的延誤。

2.3 合同條款存在缺陷

在一些項(xiàng)目的合同中，由于其技術(shù)規(guī)格書缺乏時(shí)效性，從而會(huì)造成具體工作內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性有所缺失。一般而言，變更的具體界定相對(duì)比較模糊，很容易造成雙方在合同變更認(rèn)定的時(shí)候發(fā)生分歧。而對(duì)于已經(jīng)存在爭(zhēng)議的合同變更，由于缺少相應(yīng)的授權(quán)，從而使得整體管理工作的周期拉長(zhǎng)，導(dǎo)致項(xiàng)目工作的開(kāi)展受到影響。除此之外，由于合同中費(fèi)率變更的內(nèi)容不夠完整，許多變更內(nèi)容都缺乏有效的計(jì)算依據(jù)，從而使得文件內(nèi)容的有效性受到嚴(yán)重影響。

2.4 對(duì)于變更文件的控制不足

合同變更工作需要進(jìn)行信息的傳遞，各級(jí)工作人員通常會(huì)選擇不同的方式進(jìn)行溝通和交流。正是由于缺乏統(tǒng)一的管理平臺(tái)，使得變更文件變得非?；靵y，信息內(nèi)容無(wú)法做到集中管理，進(jìn)而造成變更的理賠出現(xiàn)問(wèn)題。也正是由于這一原因，使得各級(jí)工作人員在進(jìn)行文件制定以及提交的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)有文件格式混亂的情況出現(xiàn)，增加了管理難度。

2.5 項(xiàng)目人員對(duì)于具體職責(zé)缺乏理解

在進(jìn)行項(xiàng)目管理的時(shí)候，由于具體管理職責(zé)的界定不夠清晰，商務(wù)人員對(duì)于合同認(rèn)知存在缺陷，使得合同在執(zhí)行的過(guò)程中，出現(xiàn)具體操作未能按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行的情況發(fā)生。合同變更通常會(huì)造成工作量增加，使得管理人員的工作積極性受到影響，所以如果未能對(duì)具體的管理工作給予一定的正面激勵(lì)，自然無(wú)法提升工作人員的工作效率，如此一來(lái)，項(xiàng)目合同的投入成本將會(huì)增加，同樣也會(huì)使得一些工作人員為了逃避責(zé)任而放棄自己原有的管理責(zé)任。

3 圓筒式FPSO的變更管理

3.1 總體優(yōu)化方案

根據(jù)當(dāng)前圓筒式FPSO的主要特征，為了確保項(xiàng)目能夠順利開(kāi)展，降低執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，需要對(duì)當(dāng)前管理工作進(jìn)行一定的優(yōu)化。在既有變更管理程序的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對(duì)具體流程以及相關(guān)職責(zé)予以明確，提升變更工作的效率，以此保證成本和進(jìn)度能夠維持在可以控制的范圍之內(nèi)，具體優(yōu)化調(diào)整方法如下文所示。

其一，項(xiàng)目企業(yè)需要組建內(nèi)部變更管理小組，包括多方面工作人員，從而對(duì)變更文件的內(nèi)容重新編制。這種小組通常為臨時(shí)小組，主要難點(diǎn)是提供相應(yīng)的解決方案，并確保變更管理工作能夠有效開(kāi)展。

其二，所有項(xiàng)目組都需要對(duì)當(dāng)前變更管理的基本流程和管理細(xì)則予以細(xì)化，與甲方建立良好的管理流程，并在具體管理原則方面予以明確。所有變更操作都需要經(jīng)過(guò)慎重的討論，從而保證各方的合理利益。

其三，所有變更工作需在實(shí)際執(zhí)行操作全部完成后予以確認(rèn)，以此防止?fàn)幾h的發(fā)生，并可以避免相關(guān)變更無(wú)法得到有效確認(rèn)的情況發(fā)生。如果有變更內(nèi)容無(wú)法有效開(kāi)展，則需要提前向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)做出報(bào)告。

其四，由于項(xiàng)目工作涉及大量信息內(nèi)容，為了確保所有工作能夠在有限的時(shí)間內(nèi)達(dá)成一致，必須保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

其五，所有變更文件都需要完整保存，并依靠文控中心對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行有效傳遞。

其六，所有項(xiàng)目的變更狀態(tài)都需要做好匯總及匯報(bào)機(jī)制，尤其是針對(duì)一些較大的變更，其具體費(fèi)用以及對(duì)于工期方面產(chǎn)生的影響都需要向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及時(shí)匯報(bào)。

3.2 明確責(zé)任分工

在實(shí)際進(jìn)行管理工作的過(guò)程中，項(xiàng)目組的工作人員必須對(duì)每個(gè)部門的職責(zé)予以明確，并圍繞具體的工作內(nèi)容開(kāi)展相應(yīng)的管控工作，以此確保變更管理工作的有效性。通常而言，具體工作內(nèi)容主要為以下幾方面內(nèi)容。

其一，各個(gè)項(xiàng)目組的管理人員對(duì)具體的變更工作開(kāi)展分析，包括具體職責(zé)、變更的影響以及相關(guān)變更依據(jù)。同時(shí)還要以此為基礎(chǔ)制定相關(guān)文件，及時(shí)傳遞到相關(guān)人員手中。之后與其展開(kāi)溝通，確保各方意見(jiàn)均保持一致之后，再利用文控系統(tǒng)提交備案，以此為后期的經(jīng)營(yíng)管理工作提供參考依據(jù)。

其二，設(shè)計(jì)部門是整個(gè)變更管理工作開(kāi)展最為重要的一個(gè)部門，絕大多數(shù)執(zhí)行操作均由該部門完成。包括涉及變更的管理、材料采購(gòu)和文件的提交以及技術(shù)協(xié)議的簽訂等。

其三，采購(gòu)?fù)瑯邮亲兏年P(guān)鍵內(nèi)容，基本上都由內(nèi)部采購(gòu)部門完成。其主要工作包括提供采購(gòu)的相關(guān)規(guī)格和數(shù)量、相應(yīng)規(guī)格書要求、提供報(bào)價(jià)文件以及簽署技術(shù)協(xié)議等。

其四，生產(chǎn)部門則主要是履行變成承諾，具體變成職責(zé)主要為具體工作的核定、合同內(nèi)容的驗(yàn)收以及外部影響因素的提交等。

其五，項(xiàng)目文控中心主要負(fù)責(zé)文件的管理工作，所有項(xiàng)目組都需要成立內(nèi)部管理小組，在統(tǒng)一的信息平臺(tái)中開(kāi)展文件管理工作。其主要職責(zé)通常為項(xiàng)目文件的管理、申請(qǐng)文件的提交以及內(nèi)部傳遞等。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們可以在圓筒式FPSO的變更管理工作中發(fā)現(xiàn)，對(duì)當(dāng)前變更管理機(jī)制的有效優(yōu)化調(diào)整，可以更好的保證項(xiàng)目順利開(kāi)展，并可以有效管控和降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。