信息化背景下檔案管理改革研究

梁燁

【摘 要】 隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，尤其是以計算機(jī)為主的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域中的滲透，人們可以更加方便和快捷的獲取各種信息。如何將這些先進(jìn)技術(shù)更好的應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，也成為當(dāng)前檔案管理工作者密切思考和探索的問題。在本文中，結(jié)合信息化背景下檔案管理改革意義，分析檔案管理改革創(chuàng)新原因，并在此基礎(chǔ)上提出有效改革策略，以提升檔案管理科學(xué)化、信息化水平。

【關(guān)鍵詞】 信息化背景下 檔案管理 改革 研究

在信息技術(shù)飛速發(fā)展背景下，信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域中進(jìn)行應(yīng)用也取得較好效果。而檔案管理作為政府、企業(yè)等社會各部門中的重要環(huán)節(jié)，受傳統(tǒng)檔案管理方式影響，致使檔案管理安全性不夠高、檔案檢索效率比較低下，為進(jìn)一步提高檔案管理水平，就需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，借助現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作體系，促使檔案管理效率和質(zhì)量提升[1]?；诖?，對信息化背景下檔案管理改革展開研究和分析。

1信息化背景下檔案管理改革的重要意義

1.1提高信息資源整合力度

傳統(tǒng)模式下進(jìn)行檔案管理具有單一性特點(diǎn)，各項檔案信息資料也有專門檔案館實(shí)施統(tǒng)一管理，日常中各個檔案館之間聯(lián)系也比較少，也就無法有效滿足人們需求。一些人在查詢相關(guān)檔案資料時，需要輾轉(zhuǎn)各個檔案館，才有可能獲得檔案資料。但是借助現(xiàn)代信息技術(shù)，可以有效實(shí)現(xiàn)各檔案館信息資源整合，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，人們可以根據(jù)自身需求直接登錄系統(tǒng)輸入檢索資料名稱，就能夠找尋到自己所需要的相關(guān)資料。

1.2提升檔案管理工作效率

檔案管理工作涉及到很多內(nèi)容，各內(nèi)容之間又具有繁雜性，傳統(tǒng)進(jìn)行檔案管理需要工作人員一一進(jìn)行錄入信息，然后再實(shí)施統(tǒng)一管理，這個過程中一旦出現(xiàn)誤差，就會影響到整個檔案管理質(zhì)量，并且工作效率也比較低下[2]。但是通過信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以簡化檔案管理程序，還能夠幫助人們快速的查找檔案，既能夠節(jié)約管理成本，又能夠使檔案管理工作效率提升。

1.3增強(qiáng)檔案管理安全性

確保檔案管理安全性直接關(guān)系到最終檔案保存和利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式容易受到存放時間、環(huán)境因素的影響，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞。但是通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，可以以電子文檔方式實(shí)現(xiàn)檔案儲存，再借助檔案備份、系統(tǒng)加密等方式，可以進(jìn)一步確保檔案安全性。

2信息化背景下實(shí)行檔案管理改革的主要原因

信息化背景下進(jìn)行檔案管理改革的主要原因有：（1）更好適應(yīng)社會信息化發(fā)展要求，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在我國社會各領(lǐng)域中實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用，其中尤其是我國對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的進(jìn)一步完善，依靠網(wǎng)絡(luò)獲取信息已經(jīng)成為人們普通采用的方式，在未來很長一段時間也將成為人們的一種生活方式和習(xí)慣；（2）提高檔案信息利用率的必然需要，傳統(tǒng)方式下對檔案信息進(jìn)行獲取受到時間、空間限制，不僅影響到檔案信息利用效果，還容易造成檔案資料毀損，為進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息利用率，就需要不斷與時俱進(jìn)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理改革創(chuàng)新，使人們可以更加快速和便捷的獲取信息；（3）便于檔案資料信息整合，傳統(tǒng)檔案管理方式缺乏比較科學(xué)、合理的分類方法，使得整個檔案管理工作比較混亂，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，將人們所需要信息資源有效整合起來，并建立起統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，不僅可以便利人們資料查詢，還能夠提升社會服務(wù)質(zhì)量[3]。

3信息化背景下檔案管理改革措施

3.1建立統(tǒng)一的檔案信息化管理制度和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

如果沒有相對統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理中發(fā)揮作用，就會導(dǎo)致檔案實(shí)行信息化和數(shù)據(jù)化管理時出現(xiàn)許多問題。再加上各個部門之間所實(shí)施規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)存在一定差異，也進(jìn)一步加劇了統(tǒng)一管理困難度。因此，對各個管理部門實(shí)施統(tǒng)一管理制度和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不僅可以完善檔案管理制度體系，還能夠確保檔案信息數(shù)據(jù)化成果，也為后期檔案信息資源共享和提高社會服務(wù)質(zhì)量奠定良好基礎(chǔ)。

3.2構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺

對數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺進(jìn)行構(gòu)建，除了需要高速傳輸功能網(wǎng)絡(luò)以外，還需要相應(yīng)軟硬件設(shè)備和安全系統(tǒng)在其中發(fā)揮作用。通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將各個單位及部門檔案信息以數(shù)據(jù)化、信息化方式呈現(xiàn)，并對所收集起來的信息資料進(jìn)行科學(xué)分類和整合。同時，在嚴(yán)格遵循檔案信息保密制度的基礎(chǔ)上，構(gòu)建檔案信息查詢平臺，人們可以根據(jù)自身需求，在該平臺上找到相應(yīng)信息資源，進(jìn)而提高檔案信息利用率[4]。此外，為確保平臺信息資源安全性，就需要發(fā)揮安全系統(tǒng)作用，確保檔案信息真實(shí)和安全。

3.3提高檔案管理工作者信息技術(shù)應(yīng)用能力

信息化背景下對檔案管理進(jìn)行改革，也需要重視檔案管理工作者專業(yè)水平提升，尤其是對信息技術(shù)的應(yīng)用能力，以更好滿足檔案管理工作需要。要求檔案管理工作人員不僅具備扎實(shí)的檔案學(xué)專業(yè)知識，還需要熟知計算機(jī)技術(shù)、信息管理技術(shù)及其他信息化專業(yè)知識，并在實(shí)際開展檔案管理工作時熟練的應(yīng)用。如：在開展電子文件整理工作時，檔案管理工作者不具備一定數(shù)據(jù)庫管理知識和具體電子文件整理操作技術(shù)，就無法勝任該項工作，最終也會影響到實(shí)際工作效率。因此，實(shí)際檔案管理工作中，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作人員數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)字信息采集和計算機(jī)操作能力培養(yǎng)及訓(xùn)練，促使檔案管理工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力不斷提升，確保整個檔案管理工作健康、有序發(fā)展。

結(jié) 語

在本文中，對信息化背景下檔案管理改革進(jìn)行研究，主要是從信息化背景下實(shí)行檔案管理改革重大意義分析展開，這些意義主要體現(xiàn)在提高信息資源整合力度、提升檔案管理工作效率和增強(qiáng)檔案管理安全性三方面。同時詳細(xì)分析了信息化背景下實(shí)行檔案管理改革的主要原因，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)行之有效檔案管理策略，通過建立統(tǒng)一的檔案信息化管理制度和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺和提高檔案管理工作者信息技術(shù)應(yīng)用能力，可以進(jìn)一步提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 解銀茹.新時期檔案信息化管理研究[J].卷宗，2018，（7）：99.

[2] 于紅.信息化背景下企業(yè)檔案管理改革研究[J].卷宗，2016，（10）：38.