ERP背景下內(nèi)部控制審計在銷售及收款中的應(yīng)用

汪行光

【摘 要】 基于目前的ERP背景下，針對企業(yè)的銷售及收款業(yè)務(wù)開展，始終以客戶為出發(fā)點，在主管對賒銷賬目審批之后，以ERP系統(tǒng)的設(shè)定銷售價格，開具訂單完成有關(guān)信息錄入，之后根據(jù)訂單信息配送站倉庫實現(xiàn)供貨，安排供應(yīng)后由倉庫對有關(guān)出庫單信息開具，將貨物發(fā)送給客戶。由此本次研究針對ERP背景之下，內(nèi)部控制審計基于銷售及收款應(yīng)用展開分析。

【關(guān)鍵詞】 ERP背景 內(nèi)部控制審計 銷售及收款

通過基于出庫單作為關(guān)鍵觸發(fā)點，系統(tǒng)實現(xiàn)了自動發(fā)貨過賬，對收款發(fā)出的商品實現(xiàn)分期記錄，及時生成虛擬化銷售發(fā)票。能夠分類匯總財務(wù)模塊，通過經(jīng)由總部完成金稅的申報，之后在銷售業(yè)務(wù)員聯(lián)絡(luò)處會計工作者，實現(xiàn)虛擬發(fā)票過賬和催收貨款，對應(yīng)收賬款加以催收、進(jìn)賬和及時清理。

1、 ERP的內(nèi)涵及作用

ERP是企業(yè)資源計劃的簡稱，是基于先進(jìn)的企業(yè)管理理念上高度集成化的信息系統(tǒng)，“一套將財務(wù)、分銷、制造和其它業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)”，一套能實現(xiàn)實時在線管理的系統(tǒng)。ERP的核心，也是實現(xiàn)“管理整個供求鏈”的必要條件，包括內(nèi)部集成和外部集成。內(nèi)部集成是實現(xiàn)產(chǎn)品研發(fā)、核心業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)采集三方面的集成；外部集成是實現(xiàn)企業(yè)與供需鏈上所有合作伙伴的集成。

ERP系統(tǒng)可以在企業(yè)的業(yè)務(wù)操作層、管理控制層、戰(zhàn)略計劃層三個層次上提供支撐和流線化的流程。在業(yè)務(wù)操作層，ERP系統(tǒng)可以降低業(yè)務(wù)的成本。在管理控制層，ERP系統(tǒng)可以促進(jìn)實時管理的實施。管理人員可以以更加便捷的方式實時關(guān)控用于決策的信息，并及時的發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。

2、ERP環(huán)境內(nèi)部控制審計

銷售與收款的流程（見圖1），在ERP背景下的內(nèi)部控制審計，包括了一般控制及應(yīng)用控制。

2.1一般控制審計

一般控制審計主要包括了：

（1）管理控制審計。即通過對有關(guān)運(yùn)行機(jī)制加以檢查，確保每個部分都能夠嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)操作流程，對于業(yè)務(wù)分工之間達(dá)到了制衡。換句話就是對于具體制度的執(zhí)行相應(yīng)情況進(jìn)一步落實，包括對于銷售訂單的申請、對于錄入訂單信息的審批、倉庫的發(fā)貨細(xì)則，在一系列業(yè)務(wù)落實中，涉及了企業(yè)多部門包括財務(wù)部、銷售部、配送站等多部門間是否明確分工、各司其職。對各個職位的工作人員職務(wù)執(zhí)行加以檢查，對業(yè)務(wù)的職責(zé)擔(dān)任、出庫、賒銷、憑證、稅務(wù)申報以及退貨付款等，均由專人加以審核實現(xiàn)有效控制，避免出現(xiàn)虛假信息。

（2）計算機(jī)操控審計。即針對操作人員的具體操作權(quán)限加以明確規(guī)定，對于哪一職位和級別的操作者，所允許批準(zhǔn)的何種操作，具體所需要修改的相關(guān)數(shù)據(jù)，對非操作管理者嚴(yán)格規(guī)定應(yīng)當(dāng)禁止使用的軟件。主要數(shù)據(jù)庫所在的服務(wù)器機(jī)房，是否對防火、防竊等安全措施加以完善。

（3）軟件控制審計。即是否可以保證日志相關(guān)信息的記錄收集，對于有關(guān)記錄操作是否能夠保證，系統(tǒng)日志是否具有安全保存及維護(hù)措施。

（4）數(shù)據(jù)及程序控制審計。即系統(tǒng)的具體運(yùn)行是否可能發(fā)生網(wǎng)絡(luò)及斷電有關(guān)問題，對于有關(guān)數(shù)據(jù)在傳輸時是否出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)，軟件系統(tǒng)有無具體防范措施。對于正在錄入且尚未保存的有關(guān)數(shù)據(jù)，在業(yè)務(wù)完畢之后，操作者對其確認(rèn)成功后在數(shù)據(jù)庫內(nèi)成功保存，一旦丟失有關(guān)數(shù)據(jù)信息引發(fā)故障問題，在處理有關(guān)數(shù)據(jù)中具備了自檢功能，及時提示信息錄入出錯情況，確保數(shù)據(jù)不會出現(xiàn)差錯。

2.2應(yīng)用控制審計

通過針對銷售及收款的不同業(yè)務(wù)流程控制點展開審計，包括對以上流程圖中顯示的訂單賒銷流程進(jìn)行審核，對于有掛業(yè)務(wù)信息錄入訂單中，對貨物價格、折扣的具體情況展開審計。將貨物的出庫單開具后，ERP系統(tǒng)可以對具體信息加以提供，包括了客戶的有關(guān)資信詳情，貨物的具體談定價格等。均可以作為企業(yè)總部的確定決策關(guān)鍵依據(jù)，軟件本身系統(tǒng)也可以基于一定程度上，嚴(yán)格履行業(yè)務(wù)監(jiān)督有關(guān)規(guī)定。譬如對于部分訂單信息在錄入過程中，設(shè)定程序錄入有關(guān)規(guī)定價格，對于不符合規(guī)定的價格無法最終成功生成訂單。在發(fā)貨過賬，生成虛擬銷售發(fā)票，基于財務(wù)系統(tǒng)中匯總發(fā)票分類，虛擬銷售發(fā)票過賬，對有關(guān)數(shù)據(jù)清理應(yīng)收賬款，均作為觸發(fā)軟件之后能夠自動執(zhí)行，可以有效確保銷貨業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。企業(yè)通過催收有關(guān)銷售款項，需要及時針對有關(guān)銷售情況制定針對性的壞賬政策，依據(jù)有關(guān)規(guī)定及時處理壞賬。針對ERP系統(tǒng)環(huán)境中，系統(tǒng)會在接受至銷售付款期限時自動提醒。企業(yè)通過采取有關(guān)行為，計提壞賬對于棄用系統(tǒng)初期或會計年度初期，設(shè)置收款管理模塊，后系統(tǒng)能夠依據(jù)有關(guān)規(guī)定，對自動提取壞賬準(zhǔn)備自動設(shè)置，因此對企業(yè)的會計準(zhǔn)則所需充分滿足。對于沖銷壞賬通過查明有關(guān)原因，經(jīng)由董事會、股東大會以及有關(guān)經(jīng)理機(jī)構(gòu)審批即可執(zhí)行。

3、結(jié)語

言而總之對內(nèi)部控制審計應(yīng)當(dāng)對每個控制點的具體執(zhí)行情況都加以重視，且每一個企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)其自身情況及銷售及收款業(yè)務(wù)流程，制定不同的審計方法。在本次研究中通過提出基于ERP背景下的內(nèi)部控制審計，應(yīng)用于銷售及收款中具備了較強(qiáng)的通用性。也就是實現(xiàn)對系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的一般控制審計，進(jìn)而實現(xiàn)對控制節(jié)點的應(yīng)用控制審計，確保最終控制審計報告的真實可靠。

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