高校圖書館館情填報工作研究

（云南民族大學(xué)圖書館 云南昆明 650031）

根據(jù)高校整體工作安排與行業(yè)協(xié)會的工作要求，高校圖書館每年依慣例大致需要填報3次圖書館館情信息：一是向?qū)W校有關(guān)部門提供“高等教育質(zhì)量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺”圖書館部分的相關(guān)數(shù)據(jù)；二是配合學(xué)校提交“高等教育學(xué)校統(tǒng)計報表”涉及圖書館填報的相關(guān)信息；三是向教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會提交“高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫”的相關(guān)內(nèi)容。三者之間既有聯(lián)系，又有區(qū)別。對高校圖書館館情數(shù)據(jù)填報的工作進行認真梳理與研究，可以確保數(shù)據(jù)填報的真實、有效。

1 填報館情平臺概述

1.1 高等教育質(zhì)量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺

高等教育質(zhì)量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺（以下簡稱“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”）由教育部高等教育教學(xué)評估中心主管，2016年以前曾稱之為“高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)

庫”，系統(tǒng)版本自2.0升級為3.0之后，改為現(xiàn)有名稱。數(shù)據(jù)平臺所采集數(shù)據(jù)是國家開展專業(yè)評估乃至“雙一流”建設(shè)的重要依據(jù)。圖書館涉及填報數(shù)據(jù)是其“學(xué)校基本條件”大類申報項目中的一項，由兩部分組成，即圖書館當年現(xiàn)狀與圖書文獻資源當年的新增數(shù)量。包括：館舍數(shù)量、圖書館座位數(shù)、紙質(zhì)與電子圖書總量與當年增量、圖書流通量、電子資源訪問量等13項填報內(nèi)容。雖然填報內(nèi)容不多，但因“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”所需填報數(shù)據(jù)事關(guān)“普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估”，學(xué)校高度重視，一些學(xué)校由分管“迎評”工作的校領(lǐng)導(dǎo)開會并布置落實數(shù)據(jù)的采集。圖書館上報的原始數(shù)據(jù)如年度購買圖書冊數(shù)、圖書館文獻總量等信息，會影響評估大局，一般會經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的層層審核，而最終數(shù)據(jù)填報由學(xué)校安排專人負責，圖書館只起到輔助作用。

1.2 高等教育學(xué)校統(tǒng)計報表

高等教育學(xué)校統(tǒng)計報表（以下簡稱“高基報表”）由教育部發(fā)展規(guī)劃司編制。每年由省教育廳部署所屬高校統(tǒng)一填寫上報。它是教育部核定高?；巨k學(xué)條件的主要依據(jù)，直接關(guān)系到學(xué)校的財政經(jīng)費撥付和項目申報。圖書館主要涉及內(nèi)容有兩類5個子項目：一類是學(xué)校資產(chǎn)大類中圖書總量與當年新增圖書的統(tǒng)計；另一類是在信息化建設(shè)大類中有關(guān)數(shù)據(jù)庫數(shù)量、電子圖書冊數(shù)與音視頻資料的填報。學(xué)校對“高基報表”的填報一貫重視，一般安排發(fā)展規(guī)劃處、“評建辦”、教務(wù)處等作為歸口單位專門負責數(shù)據(jù)的核實與上報，圖書館只負責原始數(shù)據(jù)的填報。圖書館在“高基報表”填報中的項目雖不多，但報表明確要求“需提供入庫單、采購單、訂貨單等能證明圖書數(shù)量增加的材料”，故圖書館負責填報工作的重點是收集證明每年新增文獻資源的相關(guān)佐證材料。

1.3 高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫

高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫（以下簡稱“圖書館事實數(shù)據(jù)庫”）是由教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會主管，負責收集全國高校圖書館的館情狀態(tài)。它試圖通過對全國高校圖書館每年運行情況的實時掌握，達到從頂層推動高校圖書館事業(yè)發(fā)展的目的。該數(shù)據(jù)庫每年由各省級高校圖工委以發(fā)文形式安排具體填報事宜，數(shù)據(jù)庫填報事項詳實并會根據(jù)有關(guān)意見建議適時調(diào)整填報項目。目前需填報的門類由圖書館基本情況、年度經(jīng)費情況、當年新增文獻量、文獻資源累積量、閱覽室情況、開放時間、資源利用情況、信息素養(yǎng)課開設(shè)情況、自建數(shù)據(jù)庫、設(shè)備、院系資料室情況等11個大類組成，每類又有若干子項目，采集信息幾乎涵蓋高校圖書館年度工作的全部內(nèi)容。該項工作由高校圖書館直接填寫上報，不需經(jīng)過學(xué)校其它部門審核。

2 數(shù)據(jù)填報的注意事項與應(yīng)對策略

2.1 填報數(shù)據(jù)需關(guān)注統(tǒng)計周期的差異

這3種填報平臺所關(guān)注的具體事項不同，導(dǎo)致所填報信息的時間統(tǒng)計范圍有較大出入。其中“高基報表”側(cè)重于掌握高校以學(xué)年為時間節(jié)點的各項教育事業(yè)的發(fā)展狀況，故統(tǒng)計時點與統(tǒng)計時期強調(diào)以學(xué)年為主，如統(tǒng)計數(shù)據(jù)的截止時間以每年9月1日為限，統(tǒng)計數(shù)據(jù)的區(qū)間時間從上學(xué)年度的學(xué)年初9月1日至學(xué)年末8月31日為一個時間區(qū)間；“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”關(guān)注每年評估觀測點的動態(tài)變化，既有按時點填報的內(nèi)容，也有按自然年填報的信息，如圖書館整體情況的統(tǒng)計強調(diào)時點，即以每年9月30日為限，而文獻增量與利用情況則以自然年為統(tǒng)計單位；“圖書館事實數(shù)據(jù)庫”則關(guān)注高校圖書館一年的發(fā)展運營情況，統(tǒng)計時間一般以自然年為單位。

因此，圖書館統(tǒng)計人員要熟知統(tǒng)計口徑的差異，在數(shù)據(jù)填報前仔細核查時間節(jié)點的問題，杜絕每年只簡單統(tǒng)計一次館情數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)混用現(xiàn)象的發(fā)生。

2.2 不需圖書館填報的相關(guān)數(shù)據(jù)需仔細核實

每年學(xué)校在填報“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”與“高基報表”時，均把任務(wù)分解到各個部門，但有時填報部門不了解基層部門真實情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)誤差增大。以圖書館為例，一般“館舍面積”被列為學(xué)校校舍建筑面積指標體系，按任務(wù)要求由學(xué)校資產(chǎn)處、基建辦按檔案記載面積組織填寫，圖書館不需要申報。但在實際工作中圖書館館舍存在被其他部門征用的情況，例如兩地辦館的高校圖書館，因老校區(qū)圖書館利用率問題，被學(xué)校職能部門借用館舍樓層的情況相當普遍，而基建辦等相關(guān)部門并不掌握實際利用情況，依然按原始數(shù)據(jù)填報，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，也影響諸如“生均閱覽面積”等由填報系統(tǒng)根據(jù)學(xué)生人數(shù)自動統(tǒng)計生成數(shù)據(jù)的準確性。

故圖書館填報人員要主動了解學(xué)校填報中與圖書館相關(guān)的各項數(shù)據(jù)，與負責填報部門及時溝通，使其掌握圖書館的現(xiàn)狀，確保所填數(shù)據(jù)符合實際。

2.3 注意關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系

目前，圖書館填報的數(shù)據(jù)平臺均已有一定的邏輯校驗功能，一項內(nèi)容填報不準確，會直接影響數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)信息的整體錄入。如“年度文獻購置經(jīng)費”與“圖書館年度利用經(jīng)費”之間存在包含關(guān)系，文獻購置費用填報時數(shù)額如大于圖書館年度總額，系統(tǒng)會報錯。這避免了原則性錯誤的發(fā)生，填報時可主動利用系統(tǒng)的這一特性糾正數(shù)據(jù)中的訛誤，提高工作效率。

2.4 關(guān)注上位數(shù)據(jù)與下位數(shù)據(jù)的填報

以“圖書館事實數(shù)據(jù)庫”為例，很多項目的上位數(shù)據(jù)都由系統(tǒng)根據(jù)填報的下位數(shù)據(jù)信息自動計算得出。如“工作人員總數(shù)”一項，只需填報“在編職工”“合同制職工”“臨聘職工”等子項目，系統(tǒng)會自行生成總數(shù)。在填寫“年度經(jīng)費使用狀況”時由此帶來的問題也尤為突出，一是圖書館經(jīng)費項目龐雜，僅用“文獻購置費”“文獻加工費”“設(shè)備資源購置”“辦公費”“設(shè)備維護費”5項無法涵蓋圖書館所有經(jīng)費使用狀況；二是花費經(jīng)費部門之間缺乏溝通聯(lián)系，數(shù)據(jù)重復(fù)上報現(xiàn)象時有發(fā)生，比如圖書館接收贈書產(chǎn)生的物流費用，在圖書館內(nèi)部統(tǒng)計時采編部門上報為文獻購置費，辦公室上報為業(yè)務(wù)費，雙重申報，使統(tǒng)計出的年度經(jīng)費總額大于圖書館實際利用經(jīng)費數(shù)額。

圖書館填報時一方面要將系統(tǒng)中上位數(shù)據(jù)與下位數(shù)據(jù)的設(shè)置缺陷及時匯總并反饋，以便來年主管部門進行項目設(shè)置的微調(diào)；另一方面要統(tǒng)籌圖書館的館情填報工作，要由專人負責館內(nèi)各部門提交的原始數(shù)據(jù)的任務(wù)劃分與審核工作，避免重復(fù)上報現(xiàn)象的發(fā)生。

2.5 重點關(guān)注每年增改項目的填寫

每年各填報平臺均會有一定程度的調(diào)整，值得研究關(guān)注。例如對電子圖書的統(tǒng)計，各填報數(shù)據(jù)庫均由原來側(cè)重冊數(shù)、種數(shù)的填報改為關(guān)注圖書館電子文獻整體質(zhì)量的考察，統(tǒng)計口徑以購買數(shù)據(jù)庫數(shù)量、所占存儲空間大小即“GB”為衡量標準。又如，對于學(xué)校資料室文獻資料利用的統(tǒng)計，在以前的館情上報中均不作明確填報要求。但在2015年以后的“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”填報中已納入統(tǒng)計范圍，“圖書館事實數(shù)據(jù)庫”修訂時更是將院系資料室文獻情況列為單獨觀測點，有“資料室數(shù)量”“資料室資源總量”“資料室資源購置費用”等一級填報門類，下設(shè)若干子項目。

這就要求圖書館統(tǒng)計人員摒棄慣性思維，利用新手段、新方法做好修訂項目的數(shù)據(jù)采集工作。特別是資料室相關(guān)信息的收集，高校普遍交由圖書館統(tǒng)籌，但圖書館與院系之間互不隸屬，信息不對稱，在數(shù)據(jù)的采集中易出差錯，需發(fā)揮圖書館在學(xué)校文獻建設(shè)中的引領(lǐng)作用，做好部門之間的協(xié)調(diào)、銜接工作，確保采集數(shù)據(jù)的完整、準確。

3 上報館情數(shù)據(jù)填報的思考

3.1 整合館情上報數(shù)據(jù)平臺

以上需填寫?zhàn)^情數(shù)據(jù)的平臺均由教育部所屬部門或下設(shè)機構(gòu)設(shè)計，所報信息之間又有一定聯(lián)系，故此應(yīng)打通部門機構(gòu)內(nèi)部的藩籬，做到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的資源共享，為基層填報單位減負。如圖書館館情信息的采集，可依“圖書館事實數(shù)據(jù)庫”填報內(nèi)容為藍本，在設(shè)置填報數(shù)據(jù)時考慮其他平臺的具體需求，為其他上報平臺抓取相關(guān)信息提供必要的接口支持，嘗試收集一次數(shù)據(jù)各平臺互相通用的可能。這一方面提高了信息數(shù)據(jù)采集的效率，另一方面也為信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、有效奠定基礎(chǔ)。

3.2 梳理流程，規(guī)范管理

因館情上報工作要求時間緊，任務(wù)重，數(shù)據(jù)統(tǒng)計又相對繁瑣，圖書館對數(shù)據(jù)的總體把握還有待于加強。許多圖書館仍延續(xù)由部門上報、館辦公室匯總的模式。相關(guān)人員對圖書館填報項目的內(nèi)涵認識不到位，數(shù)據(jù)填報的差錯頻出，導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間相互矛盾，影響工作進度。此外，由于“圖書館事實數(shù)據(jù)庫”一般由各省高校圖書情報工作指導(dǎo)委員會發(fā)文組織填寫上報，對高校圖書館的約束力不高，一些館還存在上報滯后等問題。

圖書館建立符合館情的數(shù)據(jù)上報規(guī)程是當務(wù)之急，要通過建章立制厘清館情上報責任人、時間、方法和效果的關(guān)系。在具體實踐中還要注意如下問題：首先，館內(nèi)要明確館情數(shù)據(jù)管理的責任，要有相關(guān)問責機制；其次，負責數(shù)據(jù)匯總?cè)藛T一般要由經(jīng)驗豐富、崗位相對固定的人員擔任，以便數(shù)據(jù)核實；其三，對采集數(shù)據(jù)人員進行相關(guān)培訓(xùn)，尤其針對項目填報說明要額外重視，避免在時間節(jié)點、統(tǒng)計范圍中出現(xiàn)問題；其四，加強與省高校圖書情報工作指導(dǎo)委員會的聯(lián)系，支持工作指導(dǎo)委員會開展相關(guān)工作，必要時請委員會專家對圖書館館情上報工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。最后，在上報數(shù)據(jù)時要有必要的文字性說明材料作為填報附件或支撐材料，為日后的數(shù)據(jù)核實提供依據(jù)。

3.3 完善統(tǒng)計項目

“高基報表”與“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”對圖書館的觀測點依然偏少，且對于圖書館整體工作的理解存在誤區(qū)，有必要正本清源，完善相關(guān)填報內(nèi)容。例如，圖書館在“高基報表”中只是列為學(xué)校資產(chǎn)情況的一個子項目，側(cè)重于對圖書館當年資產(chǎn)狀況的統(tǒng)計，但由于項目設(shè)置的先天不足，“高基報表”尚不能全面反映圖書館當年的資產(chǎn)現(xiàn)狀。如“高基報表”中對于電子圖書的闡釋與統(tǒng)計（指標解釋為學(xué)校圖書館及資料室擁有的正版電子出版物）同圖書館目前電子資源的利用趨勢尚有一定距離。數(shù)據(jù)庫廠商為使自身利益最大化，多數(shù)以按年繳納數(shù)據(jù)庫使用費的方式同圖書館合作，圖書館也囿于硬件設(shè)備的不足、管理成本的考量傾向于以購買服務(wù)來代替原有的購買數(shù)據(jù)庫模式，使這類電子資源的資產(chǎn)狀況在“高基報表”中成為盲區(qū)；而對于高校圖書館每年普遍訂閱規(guī)模在10萬元以上的中外文期刊，“高基報表”也未納入統(tǒng)計，涉嫌漏項。又如“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”中對于圖書館資源利用的觀測僅以“圖書流通量”“電子資源訪問量”兩項為統(tǒng)計指標，也無法反映圖書館文獻資源利用的全貌。

鑒于此種現(xiàn)狀，圖書館在填報過程中要向相關(guān)指標設(shè)計單位匯報基層的意見建議，促進統(tǒng)計指標的完善修正。此外，圖書館要前瞻館情上報的發(fā)展趨勢，對填報項目的調(diào)整有一定預(yù)期，建立館內(nèi)對于填報項目的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)檔案，為將來個別指標體系的增補提供數(shù)據(jù)支持。

3.4 解決最終數(shù)據(jù)上報后的遺留問題

因“高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”與“高基報表”中圖書館所填報內(nèi)容事關(guān)高校評估與財政撥款，高校圖書館上報的原始數(shù)據(jù)有被學(xué)?！霸u建辦”等機構(gòu)人為修改的可能，更有甚者直接要求圖書館對照指標按及格線參照填報，導(dǎo)致圖書館館情數(shù)據(jù)的虛報與瞞報問題突出。隨之而來的是來年圖書館數(shù)據(jù)填報基數(shù)偏高，每年增量巨大，導(dǎo)致學(xué)校經(jīng)費投入不足等問題。圖書館上報數(shù)據(jù)時面臨填報真實數(shù)據(jù)與學(xué)校職能部門要求圖書館填報合格數(shù)據(jù)之間的博弈問題。

目前，高校圖書館同仁均能守住底線，實事求是上報真實館情信息，但對學(xué)校職能部門向上級單位申報的最終數(shù)據(jù)卻無能為力。針對這種業(yè)界深惡痛絕的亂象如何改善值得深思?？尚信e措如下：一是教育部應(yīng)將相關(guān)平臺采集數(shù)據(jù)在一定范圍披露、公開，接受輿論和公眾及時有效的監(jiān)督，加大對漏報、瞞報的懲處力度；二是高校教育主管部門要做好頂層設(shè)計，使主管部門期許通過每年數(shù)據(jù)統(tǒng)計，監(jiān)督、掌握高校運行狀態(tài)的初衷不至于成為高校的負擔，要在充分考慮中西部地區(qū)差異、省部重點院校與普通院校差異等因素的基礎(chǔ)上，重新制訂包括圖書館觀測點在內(nèi)的新指標評價體系，避免“一刀切”；三是鼓勵高校對照指標揭示自身不足，并給予高校一定的政策緩沖期，加大對高校短板項目的財政投入、政策扶持，消除高校如實申報的顧慮；四是作為填報統(tǒng)計基層單位的圖書館要協(xié)調(diào)與數(shù)據(jù)匯總部門的關(guān)系，加強抗干擾能力，確保填報數(shù)據(jù)的獨立性與真實性。

4 結(jié)語

綜上所述，館情上報工作是高校圖書館的一項常規(guī)任務(wù)，工作細致而又具有一定挑戰(zhàn)性且事關(guān)學(xué)校的總體建設(shè)發(fā)展。圖書館要從制度流程、人員培訓(xùn)、數(shù)據(jù)采集、核實監(jiān)督等方面著眼，開拓思路，創(chuàng)新方法，提升館情上報數(shù)據(jù)的整體質(zhì)量，推進相關(guān)工作再上新臺階。

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