供電企業(yè)電子檔案集中管理模式的思考

周利群

摘 要：目前，我國(guó)供電企業(yè)電子檔案管理存在制度不完善、管理制度落后等一系列問題，影響供電企業(yè)整體檔案管理質(zhì)量。本文針對(duì)近年來供電企業(yè)電子檔案管理情況，總結(jié)出其中存在的問題，并從電子文件收集、電子文件生成、脫機(jī)歸檔三方面，論述了供電企業(yè)電子檔案集中管理的具體方式，希望對(duì)供電企業(yè)檔案管理工作起到一定幫助作用。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè) 檔案集中管理 脫機(jī)歸檔

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）12-00-01

前言

客戶檔案管理是供電企業(yè)與用電客戶之間的業(yè)務(wù)往來憑證，同時(shí)也是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道之一。隨著電力行業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是每個(gè)電力企業(yè)所追求的發(fā)展目標(biāo)。因此，電力企業(yè)在發(fā)展過程中，應(yīng)提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，建立合適的電子檔案集中管理模式，為企業(yè)發(fā)展提供保障。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀

1.企業(yè)對(duì)電子檔案集中管理重要性認(rèn)識(shí)不足

在供電企業(yè)發(fā)展過程中，往往注重于電力工程建設(shè)，忽視檔案管理，再加上很多供電企業(yè)管理人員認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展沒有幫助，對(duì)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案庫存信息管理混亂。這種錯(cuò)誤的企業(yè)發(fā)展觀，影響了檔案的集中管理進(jìn)程，讓檔案信息無法得到及時(shí)更新和調(diào)整，不利于電子檔案集中管理模式的實(shí)施。

2.缺乏規(guī)范化的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案集中管理涉及到的部門很多，流程復(fù)雜，很多企業(yè)在檔案管理中并未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成工作人員對(duì)有價(jià)值的信息記錄不全面，而沒有價(jià)值的信息卻占據(jù)著企業(yè)大量?jī)?nèi)存空間，造成了空間的浪費(fèi)。尤其是在企業(yè)大營(yíng)銷體系建設(shè)完成之后，對(duì)于之前的檔案資料，供電企業(yè)也沒有制定出相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在新舊信息交替過程中，導(dǎo)致很多檔案信息流失。另外，企業(yè)檔案未實(shí)現(xiàn)同等性歸檔，隨意性較大，檔案整理方式也存在很多不恰當(dāng)之處，加之供電企業(yè)檔案管理人員變更頻繁，導(dǎo)致材料收集工作脫節(jié)嚴(yán)重，影響檔案電子化發(fā)展[1]。

二、電子檔案集中管理的具體方式

所謂電子檔案，就是將紙質(zhì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加工，最終轉(zhuǎn)變成電子文件的過程。通過這一過程，企業(yè)可以對(duì)檔案進(jìn)行更好的集中管理。

1.加強(qiáng)對(duì)文書檔案和科技檔案的收集管理

供電企業(yè)的相關(guān)檔案資料需要在各個(gè)科室中相互傳閱，而在此過程中，涉及到很多文書檔案和科技檔案。因此，在檔案收集管理中，如果不進(jìn)行針對(duì)性的收集管理，很容易造成檔案信息的流失，讓檔案完整性遭到嚴(yán)重破壞。首先，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行立卷，由于文書檔案和科技檔案內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，在立卷過程中需要保證信息完整性，并對(duì)其進(jìn)行分類保存，這樣，有利于后期的使用和傳閱。尤其是對(duì)于供電企業(yè)會(huì)議記錄、各地區(qū)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、學(xué)習(xí)文件等，更需要做好歸檔處理。其次，對(duì)于一些比較重要的文書文檔和科技文檔，但目前還在繼續(xù)使用中，可以對(duì)其進(jìn)行復(fù)印使用，并對(duì)原件進(jìn)行歸檔保存，避免文件出現(xiàn)丟失或損毀，對(duì)企業(yè)管理造成影響。另外，文書檔案和科技檔案在編制上應(yīng)具有較強(qiáng)順序性，避免出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

2.電子文件的生成

供電企業(yè)可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)收集，將電子文件中的相關(guān)敘述改變，最終保證電子文件傳輸?shù)耐暾砸约皩?duì)相關(guān)資料信息進(jìn)行確定。首先，運(yùn)用掃描儀器或高清拍攝儀器等，對(duì)工單中印制的字體或者符號(hào)進(jìn)行掃描，隨后再經(jīng)過檢驗(yàn)來確立檔案外形，最后利用網(wǎng)絡(luò)字符辨別技術(shù)將外形翻譯成相對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)文字。在利用圖像文本辨別手段進(jìn)行文本材料辨別過程中，需要將圖像文件進(jìn)行具體的探究和整理，從中獲取有價(jià)值的信息和文字。例如，在電子文件生成過程中，容易出現(xiàn)信息錯(cuò)誤運(yùn)用和錯(cuò)誤識(shí)別，相關(guān)工作人員在工作過程中，需要保證信息識(shí)別的準(zhǔn)確率，將識(shí)別之后的信息，演變文檔案全文內(nèi)容，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確性。其次，在電子文件生成中，還會(huì)運(yùn)用到圖像壓縮技術(shù)。將圖像信息中的多余數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮，幫助數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)更好的儲(chǔ)存和傳輸。圖像壓縮技術(shù)主要分為有損壓縮和無損壓縮。如果想要將供電企業(yè)營(yíng)銷特征和客戶營(yíng)銷價(jià)值的共同作用體現(xiàn)出來，那么無損壓縮方式具有很強(qiáng)的可行性[2]。

3.脫機(jī)歸檔

脫機(jī)歸檔主要是對(duì)供電企業(yè)中的電子檔案進(jìn)行匯集，并全部下載到能夠脫機(jī)儲(chǔ)存的介質(zhì)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)與檔案管理部門的有效交接。由于時(shí)間的集聚，企業(yè)檔案儲(chǔ)存數(shù)量不斷增加，而電子檔案的存儲(chǔ)空間畢竟有限，也會(huì)增加檔案的查閱時(shí)間。因此，為了提高檔案實(shí)用效果，相關(guān)檔案管理人員利用脫機(jī)歸檔方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理。首先，需要進(jìn)行檔案交接處理。電子檔案可以通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)交接，在此過程中需要保證電子檔案資料的完整性，并保證不被病毒侵染。一旦發(fā)現(xiàn)不合格的電子檔案信息，則應(yīng)立即回到前一個(gè)操作步驟。其次是檔案判定，為了保證脫機(jī)檔案管理質(zhì)量，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面判定。第一，檔案信息的切實(shí)性：依靠紙質(zhì)檔案材料，對(duì)電子檔案進(jìn)行仔細(xì)審核，保證與紙質(zhì)檔案信息同等。第二，確保檔案材料的完整性，檔案材料的完整性與電子文件存在直接關(guān)系，而電子文件的檢查需要相關(guān)部門的大力配合。第三，保證檔案材料就有良好的可閱讀性。例如，各個(gè)文件通過傳遞、轉(zhuǎn)移和壓縮等過程之后，依然可以對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行查閱，將文檔信息中的切實(shí)性和完整性有效表現(xiàn)出來。另外，電子文件的可閱讀性變現(xiàn)為信息儲(chǔ)存的好壞上，如果文件在讀取過程中出現(xiàn)問題，即使具有在高的價(jià)值，也無法將其意義有效展現(xiàn)出來。

總結(jié)：綜上所述，目前供電企業(yè)檔案管理工作中，依然存在對(duì)檔案管理工作的不重視、沒有有效的監(jiān)管措施等一系列問題。因此，供電企業(yè)在發(fā)展過程中，要反思之前在檔案管理中存在的問題，利用電子檔案集中管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)發(fā)展的有效監(jiān)管。未來，檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用將會(huì)越來越大，實(shí)施電子檔案集中管理已成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基本保障。

參考文獻(xiàn)

[1]段旭良，申云成. 個(gè)人數(shù)據(jù)銀行——一種基于銀行架構(gòu)的個(gè)人大數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理與增值服務(wù)的新模式[J]. 計(jì)算機(jī)學(xué)報(bào)，2017，40（01）：126-143. （2016-08-09）[2017-08-16].

[2]黃斌頻. 關(guān)于代管縣級(jí)供電企業(yè)管理提升的思考——以國(guó)網(wǎng)西藏電力為例[J]. 科技創(chuàng)業(yè)月刊，2017，30（11）：109-111. [2017-08-16].endprint