試析新形勢下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

孫亞

摘 要：檔案工作的主要內(nèi)容是開發(fā)和利用檔案信息資源。在數(shù)字科技飛速發(fā)展的新形勢下，檔案服務(wù)機制也應(yīng)與時俱進，采用新機制為社會主義經(jīng)濟建設(shè)而服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，檔案管理工作可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)為用戶提供服務(wù)，從而促使檔案管理現(xiàn)代化，增強各項工作的管理效果。

關(guān)鍵詞：新形勢 檔案管理 創(chuàng)新服務(wù)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）12-00-01

檔案是具有保存價值的社會信息資源。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)中，為各行各業(yè)提供方便快捷的服務(wù)。因此，檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新也應(yīng)得到重視。由于檔案具有可利用價值，新形勢下的檔案管理服務(wù)要努力創(chuàng)新，符合社會發(fā)展需求，對構(gòu)建社會主義和諧社會具有積極的促進作用。

一、現(xiàn)階段檔案管理服務(wù)存在的幾點問題

1.沒有意識到檔案管理的重要性

檔案信息資料是各單位的重要資源，合理使用能夠為單位帶來巨大的經(jīng)濟效益與社會效益[1]。目前，很多單位還沒有充分意識到檔案的重要性，導(dǎo)致檔案部門薪資待遇水平偏低，很難招聘到專業(yè)性人才。因此，檔案管理工作進程緩慢，難以跟上社會發(fā)展當(dāng)代步伐，不能發(fā)揮其重要作用。

2.檔案管理人員缺乏專業(yè)性

檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，需要專業(yè)工作人員加大時間與精力的投入，才能保障其工作效率與工作質(zhì)量。但由于單位對檔案管理工作缺乏重視，使其工作崗位處于“可有可無”的狀態(tài)，難以提高工作人員的積極性。因此，大多數(shù)從事檔案管理工作的人員，基本都是非專業(yè)性人員，沒有檔案管理的系統(tǒng)知識與專業(yè)技能，不具備主動革新的管理理念，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的發(fā)展緩慢，難以起到服務(wù)單位、創(chuàng)造價值的作用[2]。

3.檔案管理機制陳舊

21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)+時代，信息社會的發(fā)展迅猛，利用網(wǎng)絡(luò)建立檔案管理服務(wù)平臺是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢[3]。然而，目前還是有很多單位沒有采購相關(guān)的設(shè)備，依然是傳統(tǒng)的檔案管理辦法。人工記錄、核實、服務(wù)，極大地阻礙了信息的更新與發(fā)展，甚至由于人工疏漏而造成巨大的經(jīng)濟損失。長此以往，導(dǎo)致檔案信息的可利用性不強，形成了惡性循環(huán)。除此以外，紙質(zhì)檔案的缺點就更加明顯，不利于長期保存，可能出現(xiàn)問題，造成不必要的損失。

二、推進檔案管理工作的必要手段

1.加強檔案管理的重視，支持檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新

各單位必須改變對檔案管理工作的態(tài)度，充分認識檔案管理工作的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案管理工作的創(chuàng)新，從資金上予以資助，從制度上輔助其進行改革，要為檔案管理工作提供便利[4]。例如，在單位內(nèi)部大力宣傳檔案工作的重要性，讓單位員工能夠更全面的了解檔案的積極作用，從而增加檔案的可利用性。從領(lǐng)導(dǎo)到基層人員的充分肯定與幫助，能夠提高檔案管理工作人員的積極性，激發(fā)其工作熱情，對檔案管理工作的大力整改與創(chuàng)新具有重要推動作用。

2.提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的專業(yè)性是檔案管理工作的第一要素，因此，各單位要積極引進檔案管理工作的專業(yè)性人才，構(gòu)建專業(yè)的人才團隊，才能更好的促進檔案管理工作的創(chuàng)新。

首先，單位要嚴(yán)格考核聘用人員的專業(yè)性，杜絕“任人唯親”[5]，同時，要結(jié)合應(yīng)聘人員的綜合素質(zhì)再決定是否聘用；其次，要對原有的工作人員進行定期專業(yè)化培訓(xùn)，提升團隊的整體工作能力；最后，單位要適當(dāng)調(diào)整檔案管理工作人員的薪資待遇水平，如：運用賞罰機制，對培訓(xùn)不認真、考核不合格的工作人員扣除機動獎金等。用這樣賞罰兼?zhèn)涞闹贫?，提高工作人員的積極性，加速檔案管理工作的發(fā)展步伐。

三、新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)措施

1.創(chuàng)新服務(wù)理念

檔案管理工作的服務(wù)理念要創(chuàng)新。檔案管理工作人員要時刻跟隨市場潮流，判斷、分析市場需求，制定符合市場經(jīng)濟發(fā)展的服務(wù)理念。如，分析不同檔案資料對市場的具體影響；分析檔案資料在不同市場中的具體應(yīng)用；對檔案資料進行詳細化的分類等，更直觀、便捷的讓資源服務(wù)于大眾。

2.創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域

首先，擴大服務(wù)主體范圍。新形勢背景下，是信息資源大爆炸的時代，各單位都有可能涉及到檔案服務(wù)，例如黨政機關(guān)、企事業(yè)單位或者個人等，無形中導(dǎo)致檔案的需求增高，急需檔案管理方面擴大服務(wù)范圍，以提高檔案資源的利用率。

其次，檔案需根據(jù)社會需求，形成產(chǎn)業(yè)化服務(wù)。發(fā)展檔案的產(chǎn)業(yè)化服務(wù)，能提高檔案資源的利用率，要以服務(wù)社會、遵守法制的情況下，對檔案資料予以開發(fā)，能夠推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是保障檔案管理工作的有效經(jīng)濟來源。

最后，實現(xiàn)檔案資源的共享服務(wù)。由于很多珍貴檔案都束之高閣，沒有被合理利用，因此，建議檔案管理人員可以將有價值的檔案資源予以共享。積極建立大數(shù)據(jù)平臺，把利于單位、社會發(fā)展的寶貴檔案資料進行收集、分類、整理，再通過互聯(lián)網(wǎng)放入統(tǒng)一的平臺中，供單位全體上下人員的查閱、下載和分享，從而實現(xiàn)檔案的價值。

3.創(chuàng)新服務(wù)手段

由于紙質(zhì)檔案的劣勢，各單位急需建立電子檔案管理庫。運用互聯(lián)網(wǎng)，建立單位私有的檔案館?？赏ㄟ^網(wǎng)站或者APP的形式，單位工作人員通過賬號、密碼，即可登錄到檔案館中；可通過搜索欄，利用關(guān)鍵詞查找自己所需的檔案，能實現(xiàn)在線閱讀或者下載后離線閱讀，或者分享等操作，極大的提高了工作效率。檔案管理人員也可以利用電子檔案管理庫，方便快捷地實現(xiàn)信息的整理與保存等操作，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，提高了服務(wù)質(zhì)量。

例如，某市人才服務(wù)中心搭建的流動人員人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺“某市人才服務(wù)中心人才信息系統(tǒng)”，使檔案管理工作得以創(chuàng)新，構(gòu)建了流動人才的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，奠定了公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)基礎(chǔ)。啟用該檔案管理系統(tǒng)，使該市的流動人員人事檔案管理服務(wù)水平得以提高，使檔案管理人員的工作效率得以提升，集中整合了數(shù)字檔案信息，并使流動人員人事檔案管理服務(wù)得到信息實時共享，開創(chuàng)了檔案管理服務(wù)的新局面。

結(jié)語

綜上所述，在新形勢的背景下，檔案管理服務(wù)面臨著全新的挑戰(zhàn)，無論是服務(wù)的理念、領(lǐng)域、范圍等都急需創(chuàng)新。因此，檔案管理人員要積極提高自己的綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)專業(yè)化管理技能，大力配合創(chuàng)新，使檔案管理工作能適應(yīng)并滿足經(jīng)濟社會持續(xù)健康發(fā)展需求。

參考文獻

[1]李艷麗，王海景.新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)[J].科技與創(chuàng)新，2014（22）：98-98.

[2]蔡東輝.論述新形勢下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)[J].赤子，2013（7）：195-195.

[3]周華.淺談新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)[J].低碳世界，2016（21）：260-261.

[4]徐倩.對于新形勢下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)[J].赤子，2013（9）：132-132.

[5]王立敏.關(guān)于新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（5）：88.endprint