人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及對策探析

劉松桉

摘 要：改革開放以來，隨著改革開放的深入，我國的經(jīng)濟(jì)，科技，軍事，政治，文化水平都得到了顯著的提升，綜合管理水平不斷的增加。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)，科學(xué)技術(shù)水平的高速發(fā)展，21世紀(jì)的中國正在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們的生活和工作都離不開一些高科技的智能產(chǎn)品，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)在人們的生活和工作中發(fā)展起來。雖然辦公自動化環(huán)境下文書管理的發(fā)展已經(jīng)有一定的基礎(chǔ)，但是再文書管理過程中還存在許多不足，在人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作更是如此。對于人才交流服務(wù)中心來說，人才交流服務(wù)中心是人才和企業(yè)事業(yè)單位之間的紐帶。在人才交流服務(wù)中心的檔案關(guān)乎事業(yè)單位員工的基本信息以及組織關(guān)系。因此，做好人才交流服務(wù)中心檔案的管理工作，可以在一些方面顯著提升人員就業(yè)，解決企業(yè)事業(yè)單位人才短缺等問題，同時還在保證待業(yè)者權(quán)益等方面發(fā)揮著重要的作用。本文主要通過簡要分析在人才交流服務(wù)中心檔案管理的管理現(xiàn)狀，找出在檔案管理中存在的一些問題，并給出合理的解決對策，希望對相關(guān)部門和工作人員有幫助。

關(guān)鍵詞：人才交流服務(wù)中心；檔案管理；管理現(xiàn)狀；對策探析

隨著21世紀(jì)的到來，人們的生活和工作都離不開一些高科技的智能產(chǎn)品，在日常的工作中，辦公自動化已經(jīng)屢見不鮮，雖然辦公自動化文檔管理已經(jīng)存在一定的基礎(chǔ)，但是在實際的工作中對文書管理工作還有一定的不足之處。對于人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作來說，由于管理條件，管理手段，人員組成方面存在著一些問題，造成人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作成效偏低，對選人和用人等方面產(chǎn)生了許多不好的影響。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，社會信息化得到了高速的發(fā)展，因此，人才交流服務(wù)中心的許多檔案在數(shù)量和種類上正在不斷的增加，人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作越來越繁瑣，增加了人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的難度，同時也暴露出在檔案管理工作中存在的一些問題，本文主要針對人才交流服務(wù)中心在檔案管理工作中存在的一些問題，作出簡要的分析和探討，并給出合理的解決對策，希望對相關(guān)部門和工作人員有幫助。

1 人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理者的技能有待提升

隨著辦公自動化環(huán)境的發(fā)展讓文檔管理越來越向自動化信息化靠近，在這種情形下，管理工作人員也將面臨全新的技術(shù)挑戰(zhàn)。一些企業(yè)的事業(yè)單位文檔管理人員在管理意識上沒有前瞻性，知識結(jié)構(gòu)老化，信息技術(shù)水平不合格，一旦電子檔案在管理過程中出現(xiàn)問題時，不能提供及時的解決對策，在很大程度上影響了文檔管理的工作效率。

1.2 棄檔現(xiàn)象比較嚴(yán)重

從目前我國企業(yè)中相關(guān)業(yè)務(wù)的開展進(jìn)程來看，人才交流服務(wù)中心所接受或管理的檔案，主要包括高校畢業(yè)生，因私出國人員，在規(guī)定時間范圍內(nèi)需要組織評審或申報專業(yè)技術(shù)資格的人員以及社會流動人員等。因此，對于人才交流服務(wù)中心的檔案來說，要管理的檔案十分龐大，而且有非常強(qiáng)的流動性，檔案管理內(nèi)容繁雜，分類困難。除此之外，對于一些高校畢業(yè)生的檔案來說，由于這些高校畢業(yè)生在短時間里找不到合適的工作，簡單地將檔案從高校郵寄到人才市場后便很少過問，時間一長就非常容易造成檔案被遺棄或者是得不到及時補(bǔ)充的現(xiàn)象，從而為后期檔案的管理和利用留下了隱患問題。

1.3 管理條件比較落后

隨著社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，以前全自動的高信息技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用。但是從目前我國檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，一些低層次的人才交流服務(wù)中心不管是檔案管理的硬件條件還是軟件都非常落后，檔案的信息化，智能化水平比較弱。雖然我國已經(jīng)出臺了大量政策來幫助人才交流服務(wù)中心的提升和改善，但由于一些基層的人才交流服務(wù)中心局限于人力，財力和物力，在檔案管理方面，還是主要通過人工管理為主要管理手段。在檔案管理的收集和查詢方面，還沒有實現(xiàn)真正的智能化和自動化，同時，檔案管理和社保組織人事以及監(jiān)察等部門的檔案信息還沒有達(dá)到共享。

2 加強(qiáng)人才交流服務(wù)中心檔案管理對策

2.1 提高管理人員素質(zhì)水平

事業(yè)單位必須重視文檔管理人員的信息化水平的培養(yǎng)，積極更新這些管理人員的知識結(jié)構(gòu)，對這些文檔管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓她們了解最新的管理手段，以及相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)。除此之外，還要鼓勵與自動化辦公單位建立溝通，學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)管理理念，定期組織文檔管理人員深入學(xué)習(xí)管理信息系統(tǒng)的各項功能，實現(xiàn)對系統(tǒng)的靈活操作。使企業(yè)的管理人員能夠最大程度的利用自動化的管理系統(tǒng)，達(dá)到對文檔信息的高效管理。

2.2 加大宣傳，降低棄檔現(xiàn)象的發(fā)生

人才交流服務(wù)中心要結(jié)合自身的工作實際，通過定期走向社區(qū)，走向企業(yè)等方式，在當(dāng)?shù)氐男麄髅襟w或自身的微博等新媒體平臺，做好相關(guān)的檔案宣傳工作。在畢業(yè)季到來之前，需要事先向高校對即將畢業(yè)的學(xué)生組織專題宣講，廣泛宣傳人才檔案的流轉(zhuǎn)途徑和重要性，提高檔案主體對其檔案的重要性認(rèn)識，拓展人事代理的影響面，做好人事代理重要性，必要性的宣傳。

2.3 加大投入，改善檔案管理條件

基層人才交流服務(wù)中心的人，財，物有限，需要把錢花在刀刃上。一方面來說，好的檔案管理需要好的設(shè)備和好的人員，而好的檔案管理設(shè)備需要得到多方的支持，通過納入政府財政預(yù)算，購買一些優(yōu)秀的檔案管理設(shè)備，從而有效改善檔案管理的管理條件。從另一方面來說，隨著信息化社會的不斷發(fā)展，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，要充分結(jié)合技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀，提高檔案管理的信息化設(shè)備，積極引入一些大數(shù)據(jù)，計算機(jī)信息技術(shù)，增加相應(yīng)的檔案管理軟件。除此之外，還需要對檔案室進(jìn)行相應(yīng)的改造，為檔案管理營造出安全的保存環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]白云波.人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及對策探析[J].人才資源開發(fā)，2018（08）：21-22.

[2]武文娟.人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2017（06）：71.

[3]辛安靜.昆明市流動人員人事代理問題研究[D].云南財經(jīng)大學(xué)，2015.