簡析市政工程檔案管理存在的問題和對策

吳麗珍

我國市政工程檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工管理階段逐步步入全新的數(shù)字化信息化的發(fā)展階段，在此過渡階段市政工程檔案管理工作存在諸多問題。通過研究當前市政工程檔案管理機制、檔案管理標準化、信息化、專業(yè)化建設進程中存在的具體問題，針對問題提出健全市政工程檔案管理機制、推進其標準化改革、提高信息化水平和專業(yè)化程度的具體對策。

一、市政工程檔案的重要性

市政工程檔案資料是城市科學規(guī)劃的重要依據(jù)，是城市規(guī)劃編制與調(diào)整、市政設施管養(yǎng)維修的基礎資料。當前市政工程檔案管理正從傳統(tǒng)人工管理時期步入數(shù)字信息化管理時期，檔案管理工作存在巨大的機遇，也面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。加強市政工程檔案管理，保存城市建設的成果，利用市政工程檔案資料促進城市可持續(xù)發(fā)展和健康運行，是城市建設者和管理者應重點思考的問題。

二、市政工程檔案管理工作存在的問題

近十年來，各級政府對市政基礎設施的建設與民生改善持續(xù)重視，政府和民間資本對該領域的投資熱情高漲，市政工程的建設規(guī)模不斷擴大，工程數(shù)量逐年增加。在市政項目建設井噴式發(fā)展的過程中，“重建設，輕檔案”的現(xiàn)象如影相隨，我國市政檔案管理工作中存在的問題具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.市政工程檔案管理機制不健全

我國市政工程建設和管理領域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項目前期、項目建設、竣工驗收到后期管養(yǎng)，檔案資料分別由不同的部門編制，統(tǒng)一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內(nèi)部缺乏完善的檔案管理體系和科學管理機制，檔案管理缺乏細則，難以規(guī)范化管理，造成市政工程檔案完整性、準確性和連續(xù)性打折，市政工程建設檔案資料失真和歸檔滯后的現(xiàn)象時有發(fā)生，市政工程檔案分散、不完整、沒有統(tǒng)一歸檔和規(guī)范入庫管理的現(xiàn)象普遍存在，導致市政工程統(tǒng)一歸檔接收率不高。

2.市政工程檔案資料缺少統(tǒng)一的標準

市政基礎設施檔案資料內(nèi)容繁多，建設周期長環(huán)節(jié)多，形成的檔案數(shù)量多、種類多。市政工程資料的存檔形式也是多種多樣，由傳統(tǒng)的純文檔，發(fā)展到今天包含圖表、文字、圖紙、多種類型的電子文檔、聲像和視頻等各種形式并存，但是當前對市政工程何種檔案資料采用何種形式并沒有詳細的標準進行規(guī)范。原始文件資料、表格、記錄形式繁多，除竣工驗收表格等少部分大資料文件外，尚未形成行業(yè)標準化格式，導致市政工程檔案形式混亂、存檔資料格式、表格、圖例五花八門的問題，影響檔案資料的收集和整理工作，客觀上造成檔案編制和管理工作難度大。

3.市政工程檔案管理信息化程度低

檔案資料的標準化、規(guī)范化是檔案管理信息化的基礎，檔案資料標準化程度低制約了市政檔案管理信息化的發(fā)展。一直以來對市政檔案管理工作投入不足，市政檔案歸檔、入庫、查閱檢索方式的數(shù)字化和信息化改革進展緩慢，市政檔案管理方式滯后于社會發(fā)展的要求。我國城建檔案資料管理中，低效的傳統(tǒng)管理方式仍然占絕對優(yōu)勢，造成檔案資料利用手續(xù)繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問題導致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務社會的功能減弱。

4.市政工程檔案管理專業(yè)化程度有待提高

市政工程檔案管理具有很強的綜合性和專業(yè)性，檔案編制和管理人員的業(yè)務技能及綜合素質(zhì)對市政建設的質(zhì)量和水平起著直接影響。在市政工程建設和維修管養(yǎng)行業(yè)，檔案編制和管理人員大多非專業(yè)人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，管理水平不強，編制的檔案資料質(zhì)量良莠不齊，導致工程檔案編制管理與項目建設難以同步形成，嚴重的還會導致工程檔案失真、遺漏等現(xiàn)象發(fā)生。

三、解決市政工程檔案管理問題的有效對策

通過認真研究目前市政工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，為解決其中存在的問題，特提出以下對策：

1.健全市政工程檔案管理機制

建立健全市政工程檔案管理機制，制定規(guī)范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統(tǒng)化管理程序中。每個市政工程的建設、施工、監(jiān)理和管養(yǎng)單位，都必須設置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項目竣工驗收后，由建設單位牽頭，按照城建檔案館列出的標準化的市政檔案入庫清單，溝通協(xié)調(diào)各相關單位，收集該項目從前期到竣工驗收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定及時將檔案入庫存檔，并做好與管養(yǎng)維修部門的資料移交。

2.大力推進市政工程檔案標準化改革工作

市政工程檔案標準化改革工作應從檔案資料編制的標準化工作和市政工程檔案管理標準化工作兩方面入手。檔案資料標準化是市政工程檔案資料規(guī)范化管理的基礎，統(tǒng)一標準化檔案是市政工程歸檔的基本要求，也是城市建設可持續(xù)發(fā)展和高效運行的需要。建設行政主管部門和城建檔案管理部門應出臺市政工程建設和管養(yǎng)過程中檔案資料的統(tǒng)一標準化格式，表格形式、圖紙格式、電子文檔的存檔形式都應統(tǒng)一規(guī)范，從編制、整理、入卷、歸檔驗收到移交保管等環(huán)節(jié)嚴格把關，制定市政工程檔案標準化目錄，將大大方便工程檔案存檔管理和檔案資料的利用。

3.提高檔案管理信息化水平

利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案各管理單位之間的資源共享，讓城建檔案館和建設單位、業(yè)務單位之間進行實時動態(tài)的信息傳遞。構建以城建檔案館為中心，規(guī)劃、設計、勘察、維修管養(yǎng)等檔案資料利用部們和建設、施工、監(jiān)理等檔案收集編制管理業(yè)務部門為分支的信息交流網(wǎng)絡，進行及時的業(yè)務指導和檔案資料查詢利用。利用多渠道智能檢索查詢檔案資料，計算機貯存、云服務乃至人工智能服務，有效提高管理和服務效率，進而提高檔案資料的利用率，發(fā)揮出它的技術效用和社會經(jīng)濟效益。

4.提高管理人員專業(yè)素質(zhì)，強化從業(yè)人員業(yè)務培訓

積極發(fā)揮工作人員的主觀能動性和創(chuàng)造力，是檔案管理工作的重要手段。一方面要聘用專業(yè)的檔案管理人員，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。另一方面，要建立從業(yè)人員定期學習培訓制度，納入職稱評聘和考核管理。檔案管理、市政工程建設主管部門和市政設施管理部門要聘請專業(yè)人士對市政工程檔案從業(yè)人員進行定期培訓。城建檔案館等業(yè)務部門要加強業(yè)務指導，組織檔案管理人員定期內(nèi)部業(yè)務學習交流扎扎實實提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)和業(yè)務水平。

四、結語

在市政工程檔案管理逐漸步入信息化智能化管理的新形式下，健全和創(chuàng)新市政檔案管理機制，統(tǒng)籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關環(huán)節(jié)，暢通市政檔案各相關部門銜接機制，大力推進市政基礎設施建設、改擴建和維修管養(yǎng)過程中各種原始資料保存形式的標準化改革和存檔規(guī)范化工作，抓住當前信息技術大發(fā)展的機遇，加大人力物力投入，培養(yǎng)兼具市政工程和檔案管理學專業(yè)素養(yǎng)的綜合性管理人才，重視發(fā)揮市政檔案管理人員的能動性，提高市政檔案管理的信息化管理水平，才能最大程度將市政工程檔案中儲存的信息轉化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，發(fā)揮它的技術效用及社會經(jīng)濟效益，大大提高當前市政檔案管理水平和管理效率。