事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

劉迪迪

(哈爾濱市軍隊(duì)離休退休干部第五休養(yǎng)所，黑龍江 哈爾濱 150001)

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

(一)檔案信息化的程度不足

我國目前的檔案大都沿襲之前的紙質(zhì)檔案形式，并將其留存在檔案館內(nèi)，這樣就造成了占據(jù)的面積較大、使用的人員較多等問題，并且隨著時(shí)間的流逝，紙質(zhì)檔案上的墨跡必然會(huì)發(fā)生氧化，直至消失，甚至于遭受到地震等常見的自然災(zāi)害而受到損害，這些都會(huì)對檔案的管理工作造成干擾。伴隨著年代的積累，檔案的數(shù)量會(huì)以指數(shù)的形式增長，此時(shí)就會(huì)導(dǎo)致查閱檔案成為難以執(zhí)行的工作，需要耗費(fèi)大量的人力和物力，因而信息化的檔案已經(jīng)成為大勢所趨。目前看來，只有完善檔案的科學(xué)化以及信息化工作才能實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存和管理。

(二)檔案管理人員的素質(zhì)較低

依據(jù)我國目前的形式看來，事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理工作的人員大都是非專業(yè)的，他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)技能，不具備信息的處理和管理能力。檔案管理作為我國大部分事業(yè)單位的邊緣工作，往往細(xì)碎而繁雜，導(dǎo)致許多人對此持有不屑和不在乎的看法，認(rèn)為檔案管理工作不需要技能和經(jīng)驗(yàn)，任何人都可以直接上手工作。這就出現(xiàn)了在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，管理人員常表現(xiàn)出不端正態(tài)度的情況，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。例如，檔案管理人員無法及時(shí)地對檔案管理工作進(jìn)行交接，登記的檔案信息不完善等情況的出現(xiàn)。同時(shí)，這種現(xiàn)象極有可能被不良分子利用，以此來進(jìn)行檔案造假行為，這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問題。因而我國的檔案管理人員的素質(zhì)必須要有一定程度的提高。

(三)檔案造假的行為時(shí)有發(fā)生

基于我國的歷史較為悠久，許多事件發(fā)生的歷史背景十分復(fù)雜，并且當(dāng)時(shí)的記載工具也十分有限。而現(xiàn)有的事業(yè)單位的檔案內(nèi)容基本上是由工作人員進(jìn)行手動(dòng)填寫的，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容的真實(shí)性缺乏一定的可信度。所有人都必須得承認(rèn)：每個(gè)人都是自私的，大家都有可能為自身的利益而作出違法的行為，檔案的填寫工作也是如此，這就會(huì)大大降低檔案的可靠度和真實(shí)性。我國的事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須要將這種情況進(jìn)行扼殺，不然，長此以往下去，一定會(huì)對社會(huì)秩序造成一定的干擾，影響公共社會(huì)的正常運(yùn)行。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的相應(yīng)措施

(一)建設(shè)檔案管理的信息化系統(tǒng)

依照目前的情況來看，檔案管理工作的信息化不足情況已經(jīng)導(dǎo)致了我國檔案管理的落后，嚴(yán)重阻礙了我國大多事業(yè)單位正常的發(fā)展速度和進(jìn)程，因而建設(shè)檔案管理工作的信息化系統(tǒng)是勢在必行的事情。為改善事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，最為必要的便是改變檔案管理工作的現(xiàn)有狀態(tài)，對檔案的信息實(shí)施科學(xué)、專業(yè)以及信息化的處理，有效完善我國的事業(yè)單位檔案管理工作的制度，建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理。這樣施行，不僅可以減少紙質(zhì)檔案保存消耗的人力及物力，并且可以提高檔案管理工作的可靠性，減少自然災(zāi)害所帶來的損害。并且要加快檔案管理工作信息化的進(jìn)程，使我國的事業(yè)單位能夠早日實(shí)現(xiàn)高速運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)其快速發(fā)展。

(二)提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作是我國事業(yè)單位進(jìn)行正常運(yùn)轉(zhuǎn)和相互協(xié)調(diào)的重要部分，對進(jìn)行檔案管理工作的人員的素質(zhì)提出了較高的要求。并且，如果檔案管理工作信息化系統(tǒng)建立成功的話，進(jìn)行檔案管理工作的人員必須要有足夠的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)。唯有將具備檔案管理工作人員的素質(zhì)提高，才能充分滿足我國事業(yè)單位的工作需要。這些素質(zhì)包括他們對待檔案管理工作的態(tài)度、對檔案管理工作的認(rèn)識等，具體到檔案管理的方方面面。開拓檔案管理工作人員的視野，使其對檔案管理工作擁有正確的認(rèn)識，摒棄已有的不正確看法。只有這樣，才可以將我國檔案管理工作的水平提高上去，滿足社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展的需要，為事業(yè)單位的長久進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

(三)打擊檔案管理工作中的造假現(xiàn)象

檔案作為社會(huì)每一位成員個(gè)人信息和經(jīng)歷的整合文件，確切的真實(shí)性是其存在的基本原因，對每一位成員的發(fā)展具有重要的作用和意義。對檔案進(jìn)行造假的行為是對社會(huì)其他成員的不尊重，表現(xiàn)出其對檔案管理工作真實(shí)性的忽視，這會(huì)嚴(yán)重危害到我國社會(huì)公共秩序的運(yùn)行，干擾事業(yè)單位的正常發(fā)展。因而我們必須要對檔案管理工作的造假行為進(jìn)行嚴(yán)厲地打擊，對已發(fā)現(xiàn)的造假行為實(shí)行嚴(yán)肅地懲罰，以警示其他工作人員。并且我們應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)管力度，成立專門的監(jiān)察小組，定期對登記檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格地檢查，這樣才能有效保證檔案管理工作的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)最大程度的公正，為事業(yè)單位的全體工作人員和社會(huì)其他成員提供一個(gè)公平公正、井然有序的競爭環(huán)境與工作氛圍。

三、結(jié)語

我國的事業(yè)單位已經(jīng)作出了極大的努力，完善了許多之前存在的問題，取得了很大的進(jìn)步，逐步建立了相對完善和科學(xué)的管理體系。完美的工作體系需要足夠的時(shí)間去建設(shè)，因而目前我們不應(yīng)該對檔案管理工作中存在的問題抓住不放，而是應(yīng)該努力地尋找有效的應(yīng)對方法，及早地建立民主、透明、信息化的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序進(jìn)行，使其發(fā)揮出更大的作用，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

[1]葛妟飛.事業(yè)檔案管理存在的問題研討[J].檔案管理，2016：51-52.

[2]王月輝.事業(yè)檔案管理存在的問題探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016：261.