實物單據(jù)影像化：效率驅(qū)動

文/中興財務(wù)云

伴隨著財務(wù)報銷的集中化、電子化，財務(wù)核算工作量將陡增，需要建設(shè)以財務(wù)輔助功能為核心的影像功能，實現(xiàn)憑證單據(jù)電子和實物管理的結(jié)合，提升財務(wù)核算、憑證單據(jù)管理的效率。

電子影像系統(tǒng)作為一個單據(jù)影像采集、管理、傳遞的信息系統(tǒng)工具，一般與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)作為一個整體，與其他財務(wù)信息系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)的交互關(guān)系。具體來說：電子影像系統(tǒng)可從采購發(fā)票系統(tǒng)等前端系統(tǒng)采集電子影像，向網(wǎng)上報賬系統(tǒng)提供電子影像進(jìn)行電子流運轉(zhuǎn)，最終電子影像匯至電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行實物和電子憑證的匹配歸檔。電子影像系統(tǒng)架構(gòu)（如圖1所示）。

伴隨著財務(wù)報銷的集中化、電子化，財務(wù)核算工作量將陡增，為了提升工作效率，需要建設(shè)以財務(wù)輔助功能為核心的影像功能，將合同、報賬、財務(wù)核算等橫跨預(yù)算、核算、結(jié)算等環(huán)節(jié)的各類憑證實物單據(jù)轉(zhuǎn)換為電子影像，實現(xiàn)憑證單據(jù)電子和實物管理的結(jié)合，提升財務(wù)核算、憑證單據(jù)管理的效率，因此電子影像系統(tǒng)應(yīng)運而生。電子影像系統(tǒng)產(chǎn)生背景因素分析（如圖2所示）。

圖1 電子影像系統(tǒng)架構(gòu)圖

圖2 電子影像系統(tǒng)產(chǎn)生背景因素分析

電子影像系統(tǒng)流程

（1）影像采集。通過高速掃描儀掃描實物單據(jù)，電子影像系統(tǒng)可自動生成單據(jù)影像。

（2）條形碼識別及分組。根據(jù)報賬單封面條形碼信息自動將單據(jù)分組，對應(yīng)各自的報賬單。

（3）影像上傳。實物單據(jù)影像分組后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則上傳至服務(wù)器，支持定時上傳和實時上傳，支持逐單上傳和批量上傳。

（4）實物單據(jù)跟蹤。員工在電子報賬系統(tǒng)平臺提單后，通過打印的電子單據(jù)封面上的條形碼，在系統(tǒng)中跟蹤實物單據(jù)的流轉(zhuǎn)過程，每個環(huán)節(jié)對實物單據(jù)的接收和移交都需通過對電子單據(jù)封面的條形碼進(jìn)行掃描，記錄責(zé)任人及時間等信息。一方面便于對實物單據(jù)的跟蹤，另一方面便于員工自助進(jìn)行實物單據(jù)位置查詢。電子影像系統(tǒng)工作全流程（如圖3所示）。

資料來源：中興財務(wù)云

圖4 電子影像系統(tǒng)功能框架圖

電子影像系統(tǒng)功能

電子影像系統(tǒng)一般包括四個主要功能模塊：影像采集模塊、影像傳輸模塊、影像處理模塊和影像查詢模塊。其中，影像采集模塊包括了影像掃描、條碼識別、條碼分組和智能圖像處理功能；影像傳輸模塊包括影像上傳和影像安全功能；影像處理模塊包括影像審核、影像退回及修正功能；影像查詢模塊包括影像調(diào)閱、考核統(tǒng)計和影像日志功能。電子影像系統(tǒng)功能框架（如圖4所示）。

（1）影像采集。影像采集模塊是電子影像系統(tǒng)中最為基礎(chǔ)但也是最為必要的一個模塊，它是影像系統(tǒng)其他模塊運作的前提。影像采集模塊包括影像掃描、條碼識別、條碼分組和智能圖像處理四個功能，它將紙質(zhì)的票據(jù)按頁掃描傳入系統(tǒng)，并通過條碼將其區(qū)分為一份一份的單據(jù)。

影像掃描：影像掃描實現(xiàn)的是通過電子影像系統(tǒng)軟件和掃描儀的配合，將影像捕獲的過程。由于各個廠家掃描儀的驅(qū)動和底層技術(shù)有所差異，影像掃描通常采用定制或通用兩種模式。如果企業(yè)在各地的掃描儀都是同一型號的，定制開發(fā)掃描程序相對簡單，掃描程序只需要和該掃描儀的驅(qū)動進(jìn)行集成就可以順利地進(jìn)行掃描。在有些影像掃描系統(tǒng)的產(chǎn)品中，還集成了專業(yè)的影像采集組件，能夠?qū)Σ东@的影像進(jìn)行二次優(yōu)化。采用這種方式的影像系統(tǒng)具有更高的兼容性，并且能夠獲得壓縮比和圖片質(zhì)量雙重的提升。

條碼識別：條形碼是影像文件的唯一性標(biāo)示，影像系統(tǒng)采用符合國際通用的制式，按照預(yù)先設(shè)定的條形碼規(guī)則產(chǎn)生，同時條形碼可以向外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如網(wǎng)上報賬系統(tǒng)等）傳遞。電子影像系統(tǒng)中獲取的影像在和其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)時才能發(fā)揮最大的作用。因此，目前系統(tǒng)均通過對票據(jù)進(jìn)行條碼管理的方式，實現(xiàn)實物和其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理。對于影像系統(tǒng)而言，也只有在識別票據(jù)附帶的條碼后，才能發(fā)揮其業(yè)務(wù)處理和查詢等作用。條碼是通過坐標(biāo)和參數(shù)的方式鎖定識別區(qū)域來進(jìn)行識別的。條碼識別（如圖5所示）。

條碼分組：掃描過程中，系統(tǒng)會自動識別文檔資料中的條碼，將識別結(jié)果作為圖像的索引數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。同時，根據(jù)條碼識別的結(jié)果可以對圖像進(jìn)行自動分組操作，掃描的影像是按掃描順序進(jìn)行記錄的，將有條碼的圖像及后附的無條碼圖像自動劃分為一份獨立的票據(jù)組，當(dāng)新條碼出現(xiàn)時，觸發(fā)生成一份新的票據(jù)組。如果出現(xiàn)不能自動處理的分組，操作人員可通過系統(tǒng)提供的分組編輯功能，對分組進(jìn)行編輯、刪除、合并、拆分等操作。條碼分組（如圖6所示）。

智能圖像處理：影像采集模塊可提供強大的圖像處理功能，并充分利用集成設(shè)備的特性實影像效果優(yōu)化。掃描操作員通過圖像處理功能可以實現(xiàn)圖像的合并、旋轉(zhuǎn)等操作。這些功能能夠有效的保證圖像的質(zhì)量，具體來說，包括影像合并、去除黑邊、自動糾偏、自動方向轉(zhuǎn)正、影像壓縮等多種功能。此外，最新的智能OCR技術(shù)和智能版面分析技術(shù)，將自動判別分類增值稅專用發(fā)票，并智能提取增值稅專用發(fā)票的關(guān)鍵要素信息，供其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)利用，較大程度上節(jié)省人工錄入的時間，同時降低了手工錄入錯誤的風(fēng)險。

圖5 條碼識別示意圖

圖6 條碼分組示意圖

（2）影像傳輸。影像傳輸模塊解決了影像向服務(wù)器的上傳和影像安全問題。

影像上傳：在影像上傳功能中，影像可以采用即時上傳和定時上傳兩種模式。即時上傳是指在影像分組后直接將數(shù)據(jù)自動傳送到服務(wù)器，而定時上傳可以設(shè)定上傳的時間和上傳的數(shù)量，避開網(wǎng)絡(luò)高峰達(dá)到傳輸均衡的目的。影像上傳模式對如何充分利用網(wǎng)絡(luò)提出了較高的要求，因此，在設(shè)計系統(tǒng)時要充分考慮到定時上傳機制問題。影像上傳提交完畢后，服務(wù)器端可對接收內(nèi)容進(jìn)行自動校驗，保證上傳數(shù)據(jù)的完整性。此外，影響影像上傳速度的另一個重要因素為圖像壓縮技術(shù)，一張普通的A4紙張，文件大小控制在50KB以下會比較理想，其掃描上傳速度、圖像瀏覽速度等用戶體驗會比較好。

影像安全：掃描端在提交影像上傳后，系統(tǒng)可自動讀取后臺所配置的掃描點信息，并根據(jù)讀取的信息來連接對應(yīng)的服務(wù)器站點，相關(guān)操作無需人工干預(yù)。此外，整個影像傳輸過程中采用加密的格式進(jìn)行影像文件傳遞，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性。

（3）影像處理。影像處理模塊是電子影像系統(tǒng)中對業(yè)務(wù)處理進(jìn)行輔助支持的模塊，它的存在使得電子影像系統(tǒng)得到了相當(dāng)?shù)膬r值附加，使其從一個簡單的采集和傳輸系統(tǒng)上升為一個核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。很多版本的電子影像系統(tǒng)針對不同的應(yīng)用和客戶進(jìn)行定制開發(fā)，以滿足差異化的業(yè)務(wù)需求。影像處理模塊包括了影像審核、影像退回及修正兩個主要功能。

影像審核：電子影像系統(tǒng)支持兩種模式的影像審核：影像流程內(nèi)的稽核和通過影像調(diào)閱方式協(xié)同報賬等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行審核。影像流程內(nèi)稽核：影像流程內(nèi)可增加稽核環(huán)節(jié)，由稽核人員對單據(jù)影像進(jìn)行稽核，可針對不同的業(yè)務(wù)類型來設(shè)定是否進(jìn)行稽核。影像調(diào)閱：影像系統(tǒng)通過接口向網(wǎng)上報賬系統(tǒng)等周邊業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供影像調(diào)閱服務(wù)，審核會計等業(yè)務(wù)人員可在網(wǎng)報系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行影像調(diào)閱。在調(diào)閱時，如果影像存在問題，可在影像調(diào)閱頁面內(nèi)進(jìn)行影像駁回，并可限定可編輯的影像頁碼范圍。

影像退回及修正：影像退回和修正主要解決在影像質(zhì)量出現(xiàn)問題后的退回修改問題。在影像查閱的過程中，審核人員如果發(fā)現(xiàn)影像存在需要變更的情況，可在影像查閱頁面上直接發(fā)起影像評價操作，并且限定能夠編輯的影像范圍，提示當(dāng)前單據(jù)存在的問題，方便掃描員進(jìn)行單據(jù)影像整改操作，如補掃、重掃、替掃等。當(dāng)掃描員重新掃描后再上傳至服務(wù)器后，系統(tǒng)可提供二次審閱的視圖，便于審核人員快速對需要審核的相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審閱。

（4）影像查詢。電子影像系統(tǒng)提供統(tǒng)一平臺化的影像查閱調(diào)閱管理模塊，用于報賬單影像查閱、各類考核統(tǒng)計分析和影像操作日志查詢。

影像調(diào)閱：影像調(diào)閱主要是指對影像采集并傳入系統(tǒng)中保存的單據(jù)影像進(jìn)行調(diào)用，電子影像系統(tǒng)提供了豐富的影像檢索頁面，不同用戶角色擁有不同影像查閱的權(quán)限。用戶可根據(jù)影像條碼索引進(jìn)行精確檢索、模糊檢索，還可以針對影像的注釋、掃描日期、掃描區(qū)域、掃描員等進(jìn)行檢索設(shè)定，實現(xiàn)影像的檢索調(diào)閱。

考核統(tǒng)計：電子影像系統(tǒng)通過支持影像掃描業(yè)務(wù)量、影像處理時間、審核時間等系統(tǒng)數(shù)據(jù)的查詢，可實現(xiàn)考核統(tǒng)計的業(yè)務(wù)功能，其有力地支撐影像及數(shù)據(jù)的查詢和調(diào)用，使財務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)查詢與處理，以及數(shù)據(jù)的匯總與分析工作時更加方便、快捷、準(zhǔn)確。影像數(shù)量統(tǒng)計報表（如圖7所示）。

影像日志：電子影像系統(tǒng)可自動記錄所有重要操作的相關(guān)信息，將這些信息作為系統(tǒng)日志進(jìn)行保存。這樣可以使系統(tǒng)具有很強的可追溯性，保證系統(tǒng)的重要操作都有跡可循。電子影像系統(tǒng)通過向管理員提供日志查詢菜單、用戶登陸日志、操作日志、系統(tǒng)故障日志、影像評價日志等，可實現(xiàn)系統(tǒng)跟蹤記錄所有用戶、所有操作的信息，最終達(dá)到信息監(jiān)控的目的。

圖7 影像數(shù)量統(tǒng)計報表示例

電子影像系統(tǒng)信息對接管理

電子影像系統(tǒng)與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)作為財務(wù)共享服務(wù)中心的關(guān)鍵信息系統(tǒng)，一般作為一個集成整體發(fā)揮作用。員工在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中提單報賬后，電子影像系統(tǒng)進(jìn)行單據(jù)掃描生成影像，而后兩系統(tǒng)通過條形碼對接完成影像和報賬單的匹配；單據(jù)提交后，單據(jù)和影像系統(tǒng)均在預(yù)置的系統(tǒng)流程管理中進(jìn)行任務(wù)推進(jìn)，并完成狀態(tài)的更新匹配；在審批審核環(huán)節(jié)，相關(guān)人員可在網(wǎng)報界面中查看電子影像，據(jù)其完成業(yè)務(wù)處理。最后，實物單據(jù)經(jīng)過掃描上傳后即可進(jìn)行后續(xù)的財務(wù)歸檔工作。電子影像系統(tǒng)與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)對接（如圖8所示）。

電子影像系統(tǒng)是電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集源頭，兩個系統(tǒng)的對接可實現(xiàn)將原始憑證和記賬憑證進(jìn)行完美的結(jié)合。電子影像系統(tǒng)向電子檔案系統(tǒng)傳遞影像數(shù)據(jù)，通過對影像進(jìn)行查詢，與電子數(shù)據(jù)和實物單據(jù)進(jìn)行對接，實現(xiàn)對電子數(shù)據(jù)和實物單據(jù)的可追溯性。電子影像系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)對接（如圖9所示）。

電子影像系統(tǒng)實施意義

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)條件的發(fā)展使得圖片信息的采集和傳輸已不再成為問題，電子影像系統(tǒng)的應(yīng)運而生并迅速成為企業(yè)重要信息系統(tǒng)工具，具有巨大的實施意義。

（1）實現(xiàn)單據(jù)電子化流轉(zhuǎn)。通過電子影像系統(tǒng)，將實物報賬單據(jù)電子化，將報賬單與會計憑證等有效匹配，構(gòu)建一個可擴張的、靈活的電子影像系統(tǒng)，支撐財務(wù)管理水平提升，大幅提高財務(wù)處理效率。

（2）解決異地實物單據(jù)傳遞問題。尚未使用電子影像系統(tǒng)的企業(yè)，其票據(jù)的流轉(zhuǎn)需要經(jīng)過各地的歸集、郵寄、接收、分發(fā)、歸檔等多個環(huán)節(jié)。一方面，這種多次的實物流轉(zhuǎn)極大地影響了業(yè)務(wù)處理時效；另一方面，實物的頻繁流轉(zhuǎn)極易造成票據(jù)的丟失。影像系統(tǒng)在票據(jù)實物流的管理基礎(chǔ)上得到了進(jìn)一步的拓展，通過影像掃描的方式，票據(jù)直接在業(yè)務(wù)發(fā)生地進(jìn)行掃描，票據(jù)實物的流轉(zhuǎn)被影像的流轉(zhuǎn)所取代。電子影像系統(tǒng)上線后，各地區(qū)、各單位產(chǎn)生的原始單據(jù)可以掃描形成電子化文件，并通過系統(tǒng)推送自動傳送至各處理單位和個人，解決了實物文件傳遞的安全性、及時性等諸多問題，在業(yè)務(wù)集中處理的模式下，還將大大降低郵寄成本。

圖8 電子影像系統(tǒng)與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)對接示意圖

（3）提高信息傳遞效率。建設(shè)電子影像系統(tǒng)后，所有審批環(huán)節(jié)都依照影像進(jìn)行審批，不再需要各審核環(huán)節(jié)責(zé)任人通過查閱實物報賬單據(jù)核對具體報賬信息，將顯著提高報賬審批效率，縮短報賬審批周期。此外，一份影像同時可以被多個業(yè)務(wù)員調(diào)用，每個工序可同時依據(jù)同一份影像信息進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，顯著提高了信息傳遞效率。

（4）提高檔案管理水平。通過電子影像系統(tǒng)，能夠方便地獲取當(dāng)前實物和電子影像所在的流程環(huán)節(jié)，將會計檔案資料管理與影像相結(jié)合，方便定期分批打印、裝冊、裝盒、裝柜等歸檔操作，提高檔案資料管理的規(guī)范性、效率，并方便檔案借閱。

（5）提供統(tǒng)一的影像平臺。通過統(tǒng)一的外部接口，向外提供影像調(diào)閱服務(wù)，其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都能方便地調(diào)閱單據(jù)影像。對企業(yè)而言，單據(jù)調(diào)閱是經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)，在沒有電子影像系統(tǒng)的情況下，面對內(nèi)審人員、外部審計、稅務(wù)檢查時的原始單據(jù)查閱將異常復(fù)雜，有時必須將單據(jù)郵寄方可完成調(diào)檔查閱的過程。電子影像系統(tǒng)的實施，使得原始單據(jù)被掃描后，即在本地歸檔。對于沒有必要查閱紙面單據(jù)的調(diào)閱而言，影像系統(tǒng)以其高效的檢索速度，使得查閱者可以根據(jù)相關(guān)信息在海量影像中迅速獲取查詢結(jié)果。電子影像系統(tǒng)的實施，不僅影響著財務(wù)部門，業(yè)務(wù)人員和領(lǐng)導(dǎo)也可以憑借系統(tǒng)的高效檢索功能，即時查詢相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)信息。