網(wǎng)上報賬系統(tǒng)：張弛有道細化管理

文/中興財務云

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得財務處理效率得以大幅提升，尤其對于共享服務中心的實施，對企業(yè)的運作有著諸多實際意義。

作為財務運營系統(tǒng)的核心信息系統(tǒng)，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)是財務相關信息收集和傳遞平臺，是實現(xiàn)報賬信息采集、審批、傳遞和財務審核以及賬務自動處理的信息中轉(zhuǎn)系統(tǒng)。

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)主要包括網(wǎng)上報賬及費用預算兩大部分內(nèi)容。網(wǎng)上報賬實現(xiàn)“業(yè)務申請”、“員工報銷”、“業(yè)務審批”、“財務審核”、“任務分配”、“賬務生成”的全過程管理，同時為各個層級用戶提供豐富的查詢分析功能?！百M用預算”功能實現(xiàn)了費用預算從編制、執(zhí)行控制、到分析考核的閉環(huán)管理，通過費用預算與網(wǎng)上報賬的聯(lián)動，實現(xiàn)了對網(wǎng)上報賬的各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行實時預算控制。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)提供了員工報賬門戶功能，對于已經(jīng)使用企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)的用戶能夠和企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)集成，實現(xiàn)方便、快捷、安全的單點登錄。目前，越來越多的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)產(chǎn)品除了支持WEB網(wǎng)絡端接入外，還支持手機、PAD、微信等多平臺的審批查詢，最終達到財務業(yè)務一體化管理應用。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)功能框架（如圖1所示）。

圖1 網(wǎng)上報賬系統(tǒng)功能框架圖

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)功能

（1）費用預算。費用預算管理是組織、目標、過程控制的有機統(tǒng)一，通過費用預算管理模型的應用，樹立企業(yè)全員費用預算意識，加強費用管控，降低企業(yè)費用成本，全面提高企業(yè)競爭力。通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)實現(xiàn)的預算控制分為額度控制和預算控制兩類。

額度控制是指員工的部分報銷事項存在額度要求（額度上限或標準額度），對此類報銷在系統(tǒng)的單據(jù)模板中進行額度控制。預算控制是指網(wǎng)上報賬系統(tǒng)將報賬單據(jù)中與預算相關的需要進行預算控制的報賬項目信息提供至預算管理系統(tǒng)，預算管理系統(tǒng)對需要進行控制的數(shù)據(jù)進行檢查核實后，將預算控制結果返回網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，從而實現(xiàn)后續(xù)的預算控制。

（2）業(yè)務申請管理。業(yè)務申請是指員工對某一業(yè)務事項的申請，例如出差、采購等，這些業(yè)務一般都需要在執(zhí)行完成后進行報銷。單位可以規(guī)定某些報銷必須經(jīng)過事前業(yè)務申請，在費用報銷時，需要關聯(lián)相關的業(yè)務申請單據(jù)。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)一般可提供費用類、資金類事項的業(yè)務申請功能，但物資采購類、工程結算類等其他類的業(yè)務申請更多在獨立外圍的業(yè)務系統(tǒng)中提出，員工在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中提交單據(jù)進行報賬申請時，需要關聯(lián)其相關的業(yè)務申請單據(jù)。

（3）報賬申請管理。報賬申請環(huán)節(jié)實現(xiàn)了財務報賬信息的原始采集，完成了信息自業(yè)務人員直接獲取的問題。對于報銷而言，各個企業(yè)的特點是不同的，有的企業(yè)差旅業(yè)務比較多，有的企業(yè)業(yè)務招待比較多，因此報賬申請單據(jù)模板的定制便很有講究?？偟膩碚f，報賬申請模板可以分為固定模板和可配置模板兩種。

通常情況下，企業(yè)自行開發(fā)的或者外購的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)產(chǎn)品會采用固定模板的形式。固定模板形式下，系統(tǒng)需要根據(jù)每個公司不同的業(yè)務情況進行報銷模板的定制化開發(fā)，如差旅費報銷模板、業(yè)務費報銷模板等。固定模板具有開發(fā)速度快，業(yè)務吻合度高的特點，同時可以將業(yè)務邏輯、報銷標準等可標準化的業(yè)務規(guī)則嵌套入模板內(nèi)，減少員工制作報銷單時輸入的工作量和審批人員的判斷點。但由于其定制開發(fā)的背景，當業(yè)務需求發(fā)生變化時，需要修改程序以適應這種變化，這勢必造成變化過程的延誤。這種情況下，需求的變化如需迅速在模板上調(diào)整實現(xiàn)，可采用配置模板，但所存在的問題就是初始開發(fā)成本較高，需要投入資源開發(fā)模板配置工具和嵌入工具。

（4）借還款、預付款管理。員工借款是指單位內(nèi)部員工基于業(yè)務需要從單位暫時借出的款項，員工借款在所辦業(yè)務完成后應盡快核銷或者歸還。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)一般通過提供專用于員工借款和員工還款兩個業(yè)務的單據(jù)進行借還款的管理，可支持按總額或單筆金額等多維度組合的借款限額管理，實時提示借款余額及限額的員工借款全周期管理，及遵守“借款前款不清、后款不借”原則的員工借款控制管理。

預付款一般包括公司按照相關合同規(guī)定預付給供應商的款項，以及在日常經(jīng)營活動中無合同而需要預先支付給供應商的款項。針對有合同的預付款，其預付申請需要與合同信息掛鉤；針對無合同的預付款，系統(tǒng)可提供定向的預付業(yè)務限制控制或嚴格的審批控制。對已有預付款的供應商，當員工或財務會計在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中進行預付報賬或財務審核時，系統(tǒng)可顯示并提醒尚有預付款未核銷的信息。

（5）業(yè)務審批管理。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)通過提供工作流平臺，實現(xiàn)可視化定義跨單位、跨部門的流程審批。業(yè)務處理時，從下級到上級業(yè)務單據(jù)在系統(tǒng)中按照已經(jīng)定義好的流程進行流轉(zhuǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)各類審批業(yè)務的流程化管理。領導進行報銷單據(jù)審批時，可通過網(wǎng)絡或移動終端在線進行操作，不受時間和空間的限制，同時審批過程電子化、流程固化，有利于報銷制度規(guī)范的執(zhí)行。

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)支持多種審批方式，如代理審批、加簽審批、業(yè)務會簽、回退審批和跳轉(zhuǎn)審批，系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)具體業(yè)務要求在不同流程中配置不同的審批方式。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的審批界面也可靈活定義，如支持特殊審批流程的人工推送功能，即遇特殊事項報銷，可由特定人員將報銷單推送到相關業(yè)務審批人審核。此外，隨著移動辦公技術的發(fā)展，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)已可支持移動審批，實現(xiàn)了多個平臺工作流的待辦任務審批、駁回、查看單據(jù)、查看日志、查看流程圖等功能，滿足及時性和便捷性的需求。

（6）任務分配管理。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)可將各種待處理的業(yè)務以任務的形式放在作業(yè)池中，由作業(yè)人員以單據(jù)提取模式從作業(yè)池中提取待處理單據(jù)，通過靈活設置各類任務分配規(guī)則，將系統(tǒng)內(nèi)各類單據(jù)在各組織與用戶間進行分工，并對任務的處理過程進行詳細記錄，以備后續(xù)對單據(jù)的處理結果進行績效考核。

（7）財務審核管理。財務審核工作主要是針對已經(jīng)通過領導審批過的單據(jù)，審查的是系統(tǒng)中填寫的單據(jù)詳情與提交人實際送交的發(fā)票是否吻合，包括金額、票據(jù)張數(shù)等。審核完成后系統(tǒng)可自動發(fā)送付款信息到資金管理系統(tǒng)完成付款的業(yè)務辦理，同時可根據(jù)系統(tǒng)中預設的憑證模版在核算系統(tǒng)中自動生成財務憑證。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)財務審核流程（如圖2所示）。

（8）賬務處理。賬務處理功能具體包括財務數(shù)據(jù)的預處理、狀態(tài)管理和銀行支付文件三個子功能。財務數(shù)據(jù)的預處理功能是對待導入核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)按照系統(tǒng)對各個字段的要求逐個校驗，以達到核算系統(tǒng)自動生成會計憑證的要求。狀態(tài)管理功能是對單據(jù)從網(wǎng)上報賬系統(tǒng)導出過程中的各個狀態(tài)進行管理、監(jiān)控和異常處理。財務審核和賬務處理完畢后，下一個環(huán)節(jié)是銀行支付。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)可根據(jù)銀行所要求的數(shù)據(jù)標準格式生成付款文件，通過網(wǎng)上銀行支付文件上傳的方式或者銀企互聯(lián)方式將系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳遞至銀行，完成最終的支付業(yè)務。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)導入會計核算系統(tǒng)（如圖3所示）。

（9）查詢分析管理。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)針對業(yè)務人員、業(yè)務領導、財務人員均提供了豐富的報表查詢分析功能，使得各環(huán)節(jié)的業(yè)務處理更有效率，整個流程更加透明，并有充足的數(shù)據(jù)支持共享服務中心的運營管理。

（10）移動應用。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的移動報銷及審批功能主要基于移動互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地、快速的信息傳遞特點，將報銷申請、審核、查詢、流程監(jiān)控等過程連接起來。通過整合移動設備以及第三方信息，為用戶整個費用活動提供人性化服務。

（11）基礎數(shù)據(jù)（系統(tǒng)管理平臺、審批流平臺、信息發(fā)布平臺）。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中的基礎信息主要包括人員、公司組織的基礎信息以及和報銷相關的業(yè)務規(guī)則。報銷相關的業(yè)務規(guī)則通過在系統(tǒng)中進行維護的方式可以在員工提單時就自動進行控制，系統(tǒng)的自動控制降低了員工填單出現(xiàn)差錯的可能性，也減少了財務人員在審核時的判斷點。

圖2 網(wǎng)上報賬系統(tǒng)財務審核流程示意圖

圖3 網(wǎng)上報賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)導入會計核算系統(tǒng)示意圖

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)信息對接管理

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)擁有高度的可集成性，與預算管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)預算的實時管控；與會計核算系統(tǒng)對接，實現(xiàn)賬務的自動生成；與銀企互聯(lián)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)不落地的付款支付；與電子影像系統(tǒng)對接，實現(xiàn)高效的影像流轉(zhuǎn)；與其他前端業(yè)務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)業(yè)務信息的自動采集。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)框架對接（如圖4所示）。

（1）與預算管理系統(tǒng)的對接。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)通過將需要預算控制的報賬信息傳遞至預算管理系統(tǒng)，并得到預算控制結果，實現(xiàn)預算控制功能。具體為：在員工提交報賬單據(jù)時，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)自動將該報賬單據(jù)中需要進行預算控制的報賬項目信息導入預算管理系統(tǒng)，生成對應預算項目的保留金額（凍結數(shù)）；當報賬單據(jù)被駁回時，釋放對應預算項目的保留金額（凍結數(shù)）；當報賬單據(jù)被最終審批后，釋放對應預算項目的保留金額（凍結數(shù)），并生成對應預算項目的實際發(fā)生金額（執(zhí)行數(shù)）。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)接口關系（如圖5所示）。

（2）與會計核算系統(tǒng)的對接。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)的對接點主要為基礎數(shù)據(jù)同步和會計憑證生成。核算系統(tǒng)將基礎數(shù)據(jù)同步至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，基礎數(shù)據(jù)包括員工、供應商、客戶和會計科目等，從而確保網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的報賬信息與核算信息的一致性。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中預設報賬業(yè)務與會計科目的映射關系，實現(xiàn)自動生成會計憑證的功能，同時網(wǎng)上報賬系統(tǒng)會對導入數(shù)據(jù)進行自動校驗，只導入合格的數(shù)據(jù)并能夠出具例外情況清單，以方便相關人員修正。當會計憑證在會計核算系統(tǒng)中成功入賬后，核算系統(tǒng)會將核算信息反饋至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中，報賬單狀態(tài)將被更新為“已入賬”。與會計核算系統(tǒng)接口關系（如圖6所示）。

圖4 網(wǎng)上報賬系統(tǒng)框架對接展示圖

圖5 與預算管理系統(tǒng)接口關系圖

圖6 與會計核算系統(tǒng)接口關系圖

（3）與銀企互聯(lián)系統(tǒng)的對接。銀企互聯(lián)系統(tǒng)通過因特網(wǎng)或?qū)＞€連接方式，實現(xiàn)銀行和企業(yè)財務系統(tǒng)的有機融合和平滑對接。企業(yè)通過財務系統(tǒng)的界面可直接完成對銀行賬戶以及資金的管理和調(diào)度，進行信息查詢、轉(zhuǎn)賬支付等各項業(yè)務操作。對于需要對供應商進行付款結算的報賬單據(jù)，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中完成財務審核后，其對應的付款信息需要導入銀企互聯(lián)系統(tǒng)，在經(jīng)過銀企互聯(lián)系統(tǒng)進行實際支付后，銀企互聯(lián)系統(tǒng)會將實際支付結果返回網(wǎng)上報賬系統(tǒng)。與銀企互聯(lián)系統(tǒng)接口關系（如圖7所示）。

（4）與其他業(yè)務系統(tǒng)的對接。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)與企業(yè)人事系統(tǒng)對接基本人事信息庫（如人員基本信息、部門等）、組織架構等基礎主數(shù)據(jù)信息，確保網(wǎng)上報賬系統(tǒng)均按照企業(yè)實際的人事構架進行信息的傳遞流轉(zhuǎn)，可幫助企業(yè)提高信息傳遞的效率及信息透明度。

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)與合同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互主要體現(xiàn)在：通過合同編號，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)可調(diào)用合同系統(tǒng)中的合同條款、付款條件、已結算金額等各項信息。報賬人提交填寫了合同編號的報賬單據(jù)時，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)可自動根據(jù)合同金額對其進行預算檢查，將本次申請的付款金額與合同信息進行比對，例如：付款金額不能超過合同金額等，超過會提示修正。此外，在報賬單據(jù)的各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，相應責任人也都可以看到合同編號和合同付款的情況，同時還可以通過合同編號直接點擊進入（推薦）或者切換界面查詢合同內(nèi)容。

圖7 與銀企互聯(lián)系統(tǒng)接口關系圖

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)對接可實現(xiàn)網(wǎng)報系統(tǒng)的單點登錄、待辦事項審批通知、處理結果反饋等多種功能。建立網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等相互信任系統(tǒng)間的單點登錄機制，可實現(xiàn)系統(tǒng)間的統(tǒng)一認證，使用戶在登錄其中一個系統(tǒng)后，可以訪問相互信任的其他系統(tǒng)。對接后的網(wǎng)報系統(tǒng)還可支持以獨立事務或定時批量的方式，將報賬單據(jù)的待辦事項審批通知及其附件超鏈接等傳送至辦公系統(tǒng)，供相關人員直接操作，同時支持將相關人員在辦公系統(tǒng)中對報賬單據(jù)待辦事項通知的處理結果返回至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)。

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)實施意義

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得財務處理效率得以大幅提升，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的實施對企業(yè)運作的實際意義有：

（1）加強內(nèi)部控制，實時掌控信息。實現(xiàn)了對各分支機構財務活動的實時監(jiān)控，各級領導可以隨時、隨地查詢公司及各分支機構的資金預算、費用支出等情況。真正做到“事前申請、事中控制、事后評價”。每一筆支出都要受資金計劃的控制，并需要經(jīng)過業(yè)務審批、財務審核，部門領導可實時在線查詢本部門的預算使用情況和費用支出情況，單位領導可實時在線查詢各部門的預算使用情況和費用支出情況，上級單位可實時在線查詢下屬各單位的預算使用情況和費用支出情況。

（2）提高資金使用效率，減少資金風險。實現(xiàn)了跨地域?qū)徟?、跨地域支付，徹底解決了各分支機構開設銀行賬戶所造成的資金占用問題。同時領導可以及時、準確地了解各單位的財務資金等狀況，為其決策提供支持。

（3）提高報賬全流程效率，節(jié)約報賬成本。大大簡化了員工的報賬過程：員工在任何時間、任何地點，在線或離線提交報賬單據(jù)；領導在任何時間、任何地點多種方式（網(wǎng)上、辦公系統(tǒng)、手機）進行單據(jù)審批；財務在網(wǎng)上審核單據(jù)，報賬款直接打入員工或者供應商的賬戶，員工在網(wǎng)上對賬。全過程節(jié)約了領導、員工和財務人員大量的有效工作時間，提高全流程工作效率。

（4）員工自助服務，縮短了員工報銷周期，提升員工滿意度。大大縮短報賬周期，整個報賬流程從“審批——審核——入賬——付款”透明地展示在員工面前。同時，員工能夠在系統(tǒng)里實時查詢自己的借款和報賬情況。這極大提高了員工的滿意度，同時也把財務人員從低效的重復勞動中解放出來，提升財務管理職能和決策支持能力。