財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)與運(yùn)營(yíng)

信永中和會(huì)計(jì)師事務(wù)所 楊子琪

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立是企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和規(guī)模擴(kuò)張的必然結(jié)果

最初，企業(yè)財(cái)務(wù)的角色是比較簡(jiǎn)單和單一。其處理的主要是以交易為主的核算事項(xiàng)，也就是記賬會(huì)計(jì)，通常稱之為核算財(cái)務(wù)。隨著國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)的激烈化和企業(yè)本身規(guī)模的擴(kuò)張，促使企業(yè)財(cái)務(wù)角色也從一劃分為三，逐漸從傳統(tǒng)的“核算型”開始轉(zhuǎn)向“核算型”財(cái)務(wù)、“戰(zhàn)略型”財(cái)務(wù)和“業(yè)務(wù)型”財(cái)務(wù)。而其中核算型財(cái)務(wù)就是分散于各業(yè)務(wù)單位、重復(fù)性高，易于標(biāo)準(zhǔn)化的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，通過流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化，可以集中進(jìn)行處理，集中處理得作業(yè)模式，就促使了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的形成。

根據(jù)國(guó)際知名咨詢公司2015年的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，世界500強(qiáng)企業(yè)中，已經(jīng)建立和正在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)占比高達(dá)90%；參與調(diào)查的中國(guó)大型企業(yè)中，也有75%已經(jīng)建設(shè)或正準(zhǔn)備建設(shè)共享服務(wù)中心。早在2013年，國(guó)資委、財(cái)政部就出臺(tái)相應(yīng)政策鼓勵(lì)和支持大型企業(yè)集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，為企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供了有力的政策保障。目前，部分國(guó)內(nèi)企業(yè)（包括國(guó)企和民企）已經(jīng)紛紛建立了不同形式的財(cái)務(wù)共享中心，如中廣核、中鐵建。中興、海爾、騰訊、美的，等等。

隨著全球化和信息化浪潮的興起，以移動(dòng)互聯(lián)、大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)等為代表的新技術(shù)，正在徹底改變整個(gè)會(huì)計(jì)行業(yè)。在這場(chǎng)不可避免的改革中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式正加速成為新時(shí)代管理現(xiàn)代化和會(huì)計(jì)信息化的新趨勢(shì)。

二、什么是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

筆者認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是指依托信息技術(shù)，以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升效率、降低運(yùn)營(yíng)成本或創(chuàng)造價(jià)值為目的，以市場(chǎng)視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化服務(wù)的管理模式。它濃縮了一系列新的管理理念，集中應(yīng)用了一批新技術(shù)，必然就是一種更加先進(jìn)、高效的財(cái)務(wù)管理模式。當(dāng)中更加強(qiáng)調(diào)的是“服務(wù)”而不是簡(jiǎn)單的集中共享。這是過往許多客戶都忽視的一點(diǎn)。缺乏了服務(wù)的意識(shí)，那共享中心只能是一個(gè)機(jī)械工具。

共享的內(nèi)容，包括業(yè)務(wù)、流程、系統(tǒng)、區(qū)域， 客戶、資源等。在不同的階段、不同的時(shí)間，都可以有不同的表現(xiàn)形式；并且隨著時(shí)間的推移，可以逐步向全業(yè)務(wù)、全流程、全系統(tǒng)、全區(qū)域、全客戶發(fā)展。因此，這是一個(gè)全面規(guī)劃，但逐步實(shí)現(xiàn)的過程。

圖1 信永中和財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)框架

圖2 業(yè)務(wù)模式總覽

圖3 星級(jí)流程摸

三、信永中和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)解決方案

（一）財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)框架

關(guān)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，信永中和擁有一套成熟、有效的方法論框架。如圖1所示，這是一個(gè)完全由公司愿景與戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)的和互相聯(lián)系的系統(tǒng)。

1.愿景戰(zhàn)略

企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)決定了企業(yè)的財(cái)務(wù)目標(biāo)，而企業(yè)的財(cái)務(wù)目標(biāo)又決定了企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的目標(biāo)。因此，愿景戰(zhàn)略決定了企業(yè)共享中心的角色、定位，以及共享的程度：是純服務(wù)型還是管控型？是高度集中還是適度集中？還是混合型？不同的愿景定位決定了不同的形態(tài)。在設(shè)計(jì)中心之前，我們會(huì)根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和管理層共同商討，從而制定財(cái)務(wù)共享中心的愿景戰(zhàn)略。

2.業(yè)務(wù)模式

包括業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式。描繪了共享服務(wù)中心通過何種方式，為什么客戶提供什么樣的服務(wù)。中心的業(yè)務(wù)模式是由其愿景定位而定的。圖2所示的業(yè)務(wù)場(chǎng)景就是一個(gè)業(yè)務(wù)模式的總覽。我們?cè)谧稍冊(cè)O(shè)計(jì)過程中，會(huì)根據(jù)中心的愿景定位，從而框定中心未來(lái)不同階段的業(yè)務(wù)模式。

3.運(yùn)營(yíng)模式

包括流程、人員和管治。方案設(shè)計(jì)時(shí)，會(huì)根據(jù)企業(yè)未來(lái)的業(yè)務(wù)需求，結(jié)合行業(yè)的最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐，設(shè)置企業(yè)的組織架構(gòu)、人員職責(zé)、管治制度，建立適合企業(yè)的最佳模式。

（1）流程再造

共享模式作為一個(gè)新的管理理念、管理方法，必將引發(fā)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程的變革和優(yōu)化。因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的過程就是企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造的過程。共享前，企業(yè)的報(bào)賬、核算、結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)的流程都是分散在各業(yè)務(wù)單元單獨(dú)進(jìn)行的，每個(gè)業(yè)務(wù)單元都有自身的流程，而每個(gè)流程上的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)、效率和風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)范都不盡相同。我們?cè)趲椭蛻艚⒇?cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，都會(huì)按照統(tǒng)一的要求，調(diào)整各業(yè)務(wù)單元現(xiàn)有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，并將簡(jiǎn)單操作性的會(huì)計(jì)核算工作向集團(tuán)總部集中，財(cái)務(wù)權(quán)限上收，縮減地方財(cái)務(wù)人員編制，并最終確定一套適合所有業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)流程。

根據(jù)多年的工作實(shí)踐，信永中和創(chuàng)造了一套獨(dú)特的流程梳理方法，稱之為“星級(jí)流程?！??！靶羌?jí)流程?！睌?shù)據(jù)庫(kù)包含可應(yīng)付、應(yīng)收、總賬、稅務(wù)、資金管理五大業(yè)務(wù)模塊，超過50多個(gè)流程，以供客戶選擇設(shè)計(jì)。

“星級(jí)流程模”的流程設(shè)計(jì)體現(xiàn)在“五化”：標(biāo)準(zhǔn)化、步驟化、高效化、控制化和文本化。流程采用統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋企業(yè)所有端到端的業(yè)務(wù)，細(xì)致到七級(jí)，把系統(tǒng)和自動(dòng)化內(nèi)容嵌入到流程，并設(shè)立關(guān)鍵控制點(diǎn)和KPI指標(biāo)，并以文本形式適當(dāng)描述流程的細(xì)節(jié)，如圖3。

包含“五化”內(nèi)容的五級(jí)流程展示見圖4。

包含各種端到端業(yè)務(wù)的流程庫(kù)展示見圖5。

圖4 “五化” 內(nèi)容的五級(jí)流程

圖5 各種端到端業(yè)務(wù)的流程庫(kù)

圖6 人力資源測(cè)算模型

圖7 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管治

（2）人員

流程設(shè)計(jì)好之后，專業(yè)團(tuán)隊(duì)可以充分利用我們的“人力測(cè)算模型”，“人員層級(jí)和比例模型”和“人員能力模型”，再根據(jù)客戶的實(shí)際情況，精準(zhǔn)地測(cè)算出所需要多少人和怎樣能力的人（圖6）。

（3）管治

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立，往往是以一個(gè)全新的組織形式出現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部，并擔(dān)當(dāng)著全新的職責(zé)。因此，需要很好地規(guī)劃，對(duì)一個(gè)全新的組織進(jìn)行有效的管治。我們的專業(yè)團(tuán)隊(duì)將從以下三個(gè)方面為客戶設(shè)計(jì)中心的的管治（圖7）。

組織架構(gòu)：根據(jù)中心在企業(yè)內(nèi)部的角色定位和人員規(guī)模，并對(duì)標(biāo)最佳實(shí)踐為客戶指定適合企業(yè)發(fā)展的組織架構(gòu)。

服務(wù)水平協(xié)議和KPI：我們倡導(dǎo)的是“服務(wù)”中心。而中心需要服務(wù)的對(duì)象往往包括內(nèi)部和外部的客戶。因此，我們?yōu)榭蛻粼O(shè)計(jì)的中心層面的服務(wù)水平協(xié)議和業(yè)務(wù)管理所需的KPI就是兩個(gè)內(nèi)外管理的重要手段。

溝通機(jī)制：包涵業(yè)務(wù)人員、中層管理和高層管理三個(gè)層面的溝通方式和頻率，例如每天的電話例會(huì)、周報(bào)、月報(bào)、變更處理、應(yīng)急處理，等等。

4.技術(shù)系統(tǒng)

包括：系統(tǒng)架構(gòu)、系統(tǒng)功能、技術(shù)軟硬件。系統(tǒng)的建設(shè)并不是將原有的系統(tǒng)推倒重建，而是根據(jù)新中心的角色、流程的改變而新增一些系統(tǒng)（如影像、OCR、檔案管理等）和改造某些功能（如審批、報(bào)表等）。因此，在客戶建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的同時(shí)，信永中和的專業(yè)團(tuán)隊(duì)會(huì)幫助客戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的集成，順著流程打通系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換，突破以前的信息孤島困境。

我們主張信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)主要著眼于與企業(yè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化，業(yè)務(wù)管理規(guī)范化和流程化，實(shí)時(shí)監(jiān)控、提升效率、降低風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高效整合分析。因此，我們?yōu)榭蛻粼O(shè)計(jì)的信息系統(tǒng)的整體框架可以支撐端到端的業(yè)務(wù)流程，支持業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化運(yùn)作，支撐財(cái)務(wù)職能在信息系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)?？蚣芄δ馨磳蛹?jí)可以分為業(yè)務(wù)層（財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)模塊）、核算層（會(huì)計(jì)核算/資金模塊）、管理層（管理控制模塊）和決策層（決策支持模塊）四大層級(jí)，包含“目標(biāo)計(jì)劃、過程控制、執(zhí)行分析、績(jī)效評(píng)價(jià)”的閉環(huán)內(nèi)容，形成企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)循環(huán)，構(gòu)建強(qiáng)大財(cái)務(wù)信息化能力（圖8）。

5.基礎(chǔ)設(shè)施

包括場(chǎng)地規(guī)劃和內(nèi)部配套設(shè)備規(guī)劃，基礎(chǔ)設(shè)施必須能滿足中心日常運(yùn)作及可預(yù)見未來(lái)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)需求。

信永中和為客戶主要解決共享中心的選址和運(yùn)營(yíng)場(chǎng)所所需配套設(shè)施兩個(gè)問題。綜合考慮成本、交通、人力資源、城市基礎(chǔ)建設(shè)、業(yè)務(wù)需求、組織定位和規(guī)劃等因素，從而為客戶提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的選址方案。同時(shí)，考慮到財(cái)務(wù)共享中心是一個(gè)高效協(xié)作和集中工作的新組織，為客戶的運(yùn)營(yíng)場(chǎng)地規(guī)劃需要的配套設(shè)備，例如各設(shè)備數(shù)量、品牌、型號(hào)等相關(guān)信息；設(shè)備需求主要包括電腦、顯示屏、掃描儀、檔案裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)及打印機(jī)等。

圖8 共享中心操作管理平臺(tái)

圖9 共享服務(wù)中心建設(shè)路徑

（二）信永中和財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)路徑

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目投資比較大、實(shí)施內(nèi)容多、建設(shè)周期比較長(zhǎng)。因此，我們?cè)趲涂蛻粢?guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)，一般都建議采用分步驟建設(shè)的方式。這樣既可以降低一次性投入的成本，也可以讓各方有一個(gè)逐步適應(yīng)和學(xué)習(xí)的過程，同時(shí)有助于提前享受分階段的成果。路徑如圖9。

我們?yōu)榭蛻籼峁┒喾N非常靈活的共享服務(wù)中心建設(shè)方式：

方式一：按財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)循環(huán)建設(shè)。通常在一期，將一些業(yè)務(wù)處理相對(duì)簡(jiǎn)單、影響比較大的業(yè)務(wù)納入實(shí)施范圍，如費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，先把全國(guó)或全球的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)都集中到共享中心處理，以后再把應(yīng)收應(yīng)付、總賬核算等其他業(yè)務(wù)一個(gè)條線一個(gè)條線慢慢并入共享服務(wù)中心處理；并且，需要提前做一些規(guī)劃設(shè)計(jì)規(guī)避后面可能發(fā)生沖突的問題，包括系統(tǒng)、組織、人員、流程等的設(shè)計(jì)。這些都會(huì)在咨詢階段為客戶規(guī)劃好。

方式二：按業(yè)務(wù)板塊建設(shè)。例如集團(tuán)內(nèi)部，有制造板塊、地產(chǎn)板塊、金融板塊、互聯(lián)網(wǎng)板塊等等。通常在第一期，選集團(tuán)最核心的業(yè)務(wù)板塊，或者業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單、相對(duì)規(guī)范、管理水平相對(duì)比較高的業(yè)務(wù)板塊先建設(shè)，然后再把其他業(yè)務(wù)板塊在后期分步建設(shè)實(shí)施。

方式三：按區(qū)域來(lái)建設(shè)。有的企業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)板塊也比較單一，但是地域分布非常廣泛，那么就可以按地理區(qū)域制定建設(shè)實(shí)施路線。比如先推華南區(qū)域，然后再擴(kuò)展到華東、華中，或者西南、西北等，甚至在一個(gè)區(qū)域也不是一次性全面鋪開；二是先找兩三個(gè)省作為試點(diǎn)，試點(diǎn)做完之后，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，然后才在其他區(qū)域或者全國(guó)、甚至某些大洲、全球鋪開等等。

在選擇建設(shè)路徑時(shí)，我們會(huì)根據(jù)客戶的整體情況進(jìn)行評(píng)估，從不同的維度考察打分，比如業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度、標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范程度、企業(yè)的規(guī)模體量、財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力水平等等。最后我們會(huì)根據(jù)打分的結(jié)果，結(jié)合管理層的管理要求綜合制定建設(shè)實(shí)施路徑。在不同的企業(yè)，比如民企、國(guó)企、外企，由于領(lǐng)導(dǎo)層的風(fēng)格不一樣，建設(shè)的周期可能差別比較大，執(zhí)行力比較強(qiáng)的企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)層一般都比較急，建設(shè)周期一般可能只有3-6月，大型企業(yè)、跨國(guó)外企由于體量比較大，企業(yè)看重穩(wěn)定性，建設(shè)周期可能要1-3年，甚至持續(xù)幾年。

（三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)管理

關(guān)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)運(yùn)營(yíng)，信永中和為客戶提供多種靈活的選擇，并根據(jù)客戶實(shí)際的情況作出最佳的推薦，客戶根據(jù)自身情況選擇最適合自己的建設(shè)方式，從而實(shí)現(xiàn)共贏。

1.協(xié)助客戶建立自營(yíng)FSSC：提供設(shè)計(jì)方案，供落地實(shí)施支持；

2.建設(shè)-運(yùn)營(yíng)-移交（BOT）FSSC：信永中和建立FSSC，運(yùn)營(yíng)一段時(shí)間，移交給客戶；

3.客戶FSSC業(yè)務(wù)外包：將FSSC外包給信永中和；信永中和根據(jù)合同、服務(wù)協(xié)議提供專業(yè)服務(wù)；

4.合營(yíng)FSSC：雙方根據(jù)協(xié)議在人、財(cái)、物、技術(shù)等方面作出投資，雙方共同管理FSSC。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建成后，使得企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式由過去分散的管理到集中到共享中心的管理，組織方式和運(yùn)營(yíng)方式都發(fā)生了很大的改變。我們認(rèn)為，共享中心的管理好比一個(gè)中型公司的管理，必須注重目標(biāo)、質(zhì)量、服務(wù)、制度、績(jī)效、人員、IT、知識(shí)等方面。這就需要一個(gè)專業(yè)的、高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理。