推進(jìn)職業(yè)院校檔案利用服務(wù)的途徑與方法

王君渠

摘 要：隨著信息社會(huì)的發(fā)展，信息資源在社會(huì)發(fā)展中的作用越來越大，作為信息資源的重要組成部分，職業(yè)院校檔案開發(fā)和利用至關(guān)重要。本文以信息化、數(shù)字化為背景，對職業(yè)院校檔案利用服務(wù)進(jìn)行戰(zhàn)略謀劃，并對推進(jìn)檔案利用服務(wù)的途徑與方法提出針對性的建議。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 檔案管理 檔案利用

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，信息成為重要的社會(huì)生產(chǎn)力，為此我國教育部、國家檔案局也針對學(xué)校檔案發(fā)展先后發(fā)布了相關(guān)規(guī)劃，如《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》。在國家政策推動(dòng)下，職業(yè)院校檔案利用服務(wù)步入新的階段。

職業(yè)院校檔案具有較高的利用價(jià)值，為職業(yè)教育發(fā)展和應(yīng)用型人才培養(yǎng)提供重要檔案資源支持，也為社會(huì)提供信息、教育、科研、技術(shù)等方面的信息服務(wù)。尤其是職業(yè)院校在應(yīng)用型技術(shù)層面的檔案資源，能夠?yàn)樯鐣?huì)公眾或企業(yè)提供信息支持。

職業(yè)院校檔案利用服務(wù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)效益，還對學(xué)校自身有較高的經(jīng)濟(jì)效益。因此，立足職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀，積極創(chuàng)新檔案利用服務(wù)途徑與方法有積極意義。

一、拓寬職業(yè)院校檔案利用服務(wù)領(lǐng)域

1.檔案服務(wù)校園文化建設(shè)

校園文化是職業(yè)院校重要的隱性教育資源，對培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)具有積極的作用。學(xué)校檔案與學(xué)校發(fā)展、師生教學(xué)活動(dòng)息息相關(guān)，具有較強(qiáng)的影響力與說服力，是校園文化建設(shè)的生動(dòng)素材。

（1）利用檔案信息資源服務(wù)校園精神文化建設(shè)。比如利用檔案中的辦學(xué)思想、校風(fēng)校訓(xùn)等綱領(lǐng)性文件渲染學(xué)校制度，利用學(xué)校各種榮譽(yù)資料激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)，培養(yǎng)創(chuàng)新精神等。

（2）利用檔案信息資源服務(wù)校園物質(zhì)文化建設(shè)。比如利用學(xué)校各時(shí)期建筑設(shè)計(jì)圖紙、相關(guān)建筑資料、設(shè)計(jì)理念以及學(xué)校各種標(biāo)志等資料，為后期的建設(shè)提供支持，還可將學(xué)校建設(shè)中具有積極價(jià)值的資料通過建筑物展示給師生，豐富校園文化內(nèi)涵。

（3）利用檔案資料服務(wù)校園制度文化建設(shè)。職業(yè)院校發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，當(dāng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，學(xué)校制度文化也會(huì)做出相應(yīng)的創(chuàng)新，這時(shí)可充分發(fā)揮檔案的作用，引導(dǎo)師生對學(xué)?，F(xiàn)行制度的認(rèn)同，并自覺維護(hù)校園制度。

2.開發(fā)校友檔案信息資源

在信息時(shí)代，人力資源是重要的社會(huì)資源，而校友人物檔案是職業(yè)院校的重要人才資源、公共關(guān)系資源和智力資源。校友人物檔案不僅是對學(xué)生進(jìn)行思想教育的寶貴資源，也能夠展現(xiàn)學(xué)校人才培養(yǎng)的導(dǎo)向。此外，優(yōu)秀校友對學(xué)校培養(yǎng)的感恩、貢獻(xiàn)、捐助等，能夠提升學(xué)校的辦學(xué)能力，而且校友與社會(huì)、企業(yè)之間的關(guān)系，也能夠幫助學(xué)校加強(qiáng)校企合作，推動(dòng)學(xué)校建設(shè)發(fā)展。

在校友人物檔案開發(fā)利用中，應(yīng)以校友人物檔案建設(shè)為基礎(chǔ)，全面深化校友人物資料征集工作，加強(qiáng)校友人物信息資源建設(shè)與宣傳。校友人物檔案開發(fā)應(yīng)集中于杰出校友、海外校友、年輕校友三類校友信息，發(fā)揮校友人物檔案的榜樣、典范效應(yīng)，利于學(xué)校招生、教學(xué)與就業(yè)。此外，學(xué)校還可充分挖掘檔案中與校友相關(guān)的信息，設(shè)計(jì)開發(fā)特色校友紀(jì)念品，校友收藏與使用這些帶有學(xué)校文化信息的物品，無形中也為學(xué)校做了良好的宣傳。

3.檔案服務(wù)學(xué)校外部形象建設(shè)

職業(yè)院校之間既存在合作關(guān)系，又存在競爭關(guān)系，對外樹立良好的學(xué)校形象，打造突出的品牌效應(yīng)，對學(xué)校發(fā)展建設(shè)具有積極的意義。

學(xué)校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展歷程、教學(xué)成就、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等信息，這在對外宣傳上是令人信服的宣傳材料。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)努力開發(fā)這部分檔案利用服務(wù)，擴(kuò)大學(xué)校對外宣傳力度。

在具體操作中，要立足館藏資源，采取傳統(tǒng)與現(xiàn)代媒體相結(jié)合的方式，圍繞主題需要開發(fā)利用檔案資源。利用檔案服務(wù)對外宣傳工作時(shí)，要做到以下四點(diǎn)。

一是放開思想，勇于創(chuàng)新，真正樹立檔案服務(wù)；二是統(tǒng)籌規(guī)劃，突出學(xué)校特色和亮點(diǎn)，制訂年度計(jì)劃與工作主題；三是爭取學(xué)校支持，加大檔案開發(fā)的投入；四是完善檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，尤其設(shè)立專門的對外宣傳崗位，最大限度發(fā)揮學(xué)校檔案的宣傳作用。

4.檔案服務(wù)和諧校園建設(shè)

隨著社會(huì)及學(xué)校對檔案工作認(rèn)識的不斷提升，民生檔案理念被提出并得到學(xué)校重視。民生檔案雖未有統(tǒng)一的界定，但在實(shí)踐應(yīng)用中卻是職業(yè)院校檔案建設(shè)與管理的突破和創(chuàng)新。

民生檔案并非單一的人事檔案或黨政檔案，而是所有涉及學(xué)校、師生民生的檔案總稱，比如學(xué)生成績檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲檔案、學(xué)生就業(yè)檔案、學(xué)生學(xué)籍管理檔案、教師工作福利檔案、教師職務(wù)晉升檔案、教師獎(jiǎng)勵(lì)檔案、學(xué)?？萍紝＠麢n案、學(xué)?？蒲谐晒麢n案、學(xué)校教學(xué)成果檔案等。

在和諧校園建設(shè)中，職業(yè)院校檔案部門應(yīng)深化民生檔案資源建設(shè)，以“分門別類”的方式建立有關(guān)師生切身利益的檔案系統(tǒng)。

此外，學(xué)校檔案部門還應(yīng)加大信息技術(shù)的使用力度，提高民生檔案服務(wù)力度，拓展服務(wù)范圍，提升服務(wù)質(zhì)量，簡化檔案服務(wù)程序，為師生排憂解難。通過高質(zhì)量的民生檔案服務(wù)，增強(qiáng)師生對學(xué)校的歸屬感和凝聚力，維護(hù)校園的和諧穩(wěn)定氛圍。

二、推進(jìn)檔案利用服務(wù)的途徑與方法

1.改進(jìn)和創(chuàng)新編研工作

對職業(yè)院校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，由于種種原因，一些具有較高價(jià)值的檔案被分散各處，或者分散在不同的卷宗、案卷中。這種零散的檔案存儲(chǔ)狀態(tài)造成“信息孤島”現(xiàn)象，對檔案開發(fā)利用很不利。

因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況深入研究，創(chuàng)新改進(jìn)檔案編研工作，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)將零散的檔案系統(tǒng)化，利于用戶查閱。

（1）擴(kuò)大服務(wù)范圍，在檔案管理新理念的指導(dǎo)下，檔案編研目標(biāo)需以“服務(wù)本校為主，服務(wù)社會(huì)為輔”，向社會(huì)化發(fā)展。檔案編研人員應(yīng)充分了解學(xué)校各部門以及社會(huì)主要用戶的真實(shí)需求，引入師生參與制度，創(chuàng)造出高質(zhì)量、深層次的編研精品，面向?qū)W校和社會(huì)推出編研成果，滿足各類用戶的需求。

（2）傳統(tǒng)編研與新型編研相結(jié)合，并充分發(fā)揮展覽的傳播功能。在新型編研理念的指引下，職業(yè)院校檔案內(nèi)容需更加廣泛、豐富，做好檔案信息資源搜集工作，并對信息進(jìn)行深加工，提煉出能夠?yàn)閷W(xué)校和社會(huì)服務(wù)的檔案信息，提升檔案服務(wù)的社會(huì)影響力。在檔案宣傳方面要重視展覽的作用，采取多元宣傳方式，比如縱向聯(lián)合、橫向聯(lián)合、跨行業(yè)聯(lián)合等方式，充分利用各種展覽來宣傳學(xué)校的檔案服務(wù)。

2.加強(qiáng)知識服務(wù)

簡單來講，知識服務(wù)就是將檔案文獻(xiàn)單元轉(zhuǎn)變?yōu)橹R單元，提供學(xué)術(shù)層面的服務(wù)。針對職業(yè)院校檔案服務(wù)的特點(diǎn)，主要從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)知識服務(wù)。

（1）結(jié)構(gòu)優(yōu)化參考咨詢服務(wù)。即對有針對性需求的用戶提供更高層次的知識服務(wù)，發(fā)揮用戶交互的優(yōu)勢，結(jié)合用戶需求提取檔案結(jié)構(gòu)化知識?？刹捎玫姆绞接须娮余]件服務(wù)（一對一、一對多等）、網(wǎng)頁參考咨詢服務(wù)（用戶網(wǎng)頁提交咨詢，工作人員檢索并反饋結(jié)果）、虛擬參考咨詢服務(wù)（即時(shí)溝通工具咨詢，并直接給予相應(yīng)資料鏈接）等。

（2）主動(dòng)信息服務(wù)。包括信息推送服務(wù)、專業(yè)主題信息服務(wù)等，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將用戶分組，然后結(jié)合用戶檢索信息的種類，主動(dòng)向用戶推送相關(guān)檔案信息。對于專業(yè)主題信息服務(wù)，學(xué)校檔案部門可根據(jù)用戶需求，將相關(guān)檔案資源、服務(wù)與工具進(jìn)行整合，形成有針對性、持續(xù)性的主題檔案信息，推送給有針對性需求的用戶。

3.強(qiáng)化檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化、數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的趨勢，對推動(dòng)檔案服務(wù)具有積極作用。檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容通常包括檔案信息數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等。

首先，結(jié)合職業(yè)院校實(shí)際情況完善檔案信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，建立技術(shù)保障體系，確保檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)的安全性和規(guī)范性。其次，加大數(shù)字檔案資源建設(shè)力度，比如對學(xué)校大量紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以選擇全部館藏?cái)?shù)字化，或者將使用頻率高、價(jià)值高的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。再次，對數(shù)字化后的檔案資源實(shí)施規(guī)范的著錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4.注重特色檔案資源開發(fā)

當(dāng)前，職業(yè)院校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)已不能完全反映當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的特征，檔案收集范圍也不能滿足面向社會(huì)服務(wù)的職業(yè)院校檔案利用的要求，尤其是當(dāng)前的館藏模式無法將學(xué)校特色的檔案信息體現(xiàn)出來。許多有價(jià)值的檔案資料是以靜態(tài)形式“深埋”于檔案館中，因此在大力拓展職業(yè)院校檔案利用服務(wù)工作中，應(yīng)加大特色檔案資源的開發(fā)利用。

（1）制定合理的歸檔范圍。檔案工作人員在檔案管理中要突出精品意識，提高檔案質(zhì)量，保證入館資源比例協(xié)調(diào)，并突出學(xué)校特色的檔案。檔案歸檔理念由“資源守成型”向“用戶導(dǎo)向型”轉(zhuǎn)變，重點(diǎn)歸檔學(xué)校重大活動(dòng)、重大科研項(xiàng)目、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大會(huì)議、重大改革工程等方面的檔案信息。

（2）拓展檔案史料征集渠道。在檔案服務(wù)社會(huì)化發(fā)展的推動(dòng)下，檔案服務(wù)面向的不僅僅是學(xué)校，還包括大量的社會(huì)用戶。因此檔案內(nèi)容不僅是學(xué)校相關(guān)的信息資源，還應(yīng)包含學(xué)校外延的信息資源，比如與學(xué)校辦學(xué)相關(guān)的資料，與學(xué)校特色專業(yè)相關(guān)的資料、與學(xué)校特色學(xué)科相關(guān)的資料、校企合作相關(guān)資料等。在檔案史料征集中，要注重渠道的拓展，比如館內(nèi)外結(jié)合、校內(nèi)外結(jié)合、網(wǎng)上網(wǎng)下結(jié)合、國內(nèi)外結(jié)合等。

（3）構(gòu)建學(xué)校檔案部門聯(lián)盟。與其他職業(yè)院校、甚至是相關(guān)企業(yè)建立連通機(jī)制，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)。

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（作者單位：臨沂職業(yè)學(xué)院）