企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點建議

高　華　嚴　峰　阮　虹

1. 中國石油工程建設(shè)有限公司北京設(shè)計分公司,　北京　100085; 2. 中國石油工程建設(shè)有限公司,　北京　100120; 3. 中國石油工程建設(shè)有限公司西南分公司,　四川　成都　610041

0　前言

隨著社會信息化進程的加快,檔案信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。加強檔案信息化建設(shè),是檔案適應(yīng)時代和社會發(fā)展,及加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,是提高檔案服務(wù)信息水平的必經(jīng)之路,是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供有效服務(wù)的重要舉措。本文就此提出一些建議以對檔案管理進行探索。

1　企業(yè)檔案信息化建設(shè)思路

企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須緊緊圍繞國家對檔案工作的穩(wěn)健發(fā)展方針和企業(yè)對資源、市場、國際化、創(chuàng)新的發(fā)展戰(zhàn)略,堅持檔案工作走向現(xiàn)代化,健全檔案管理機制,推進檔案資源體系、服務(wù)體系和安全體系建設(shè)實現(xiàn)信息化[1]。

2　企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃,有序推進,創(chuàng)新驅(qū)動,注重實效”的基本原則,按照統(tǒng)籌部署、深化應(yīng)用的發(fā)展要求,有序推進,逐步構(gòu)建集中管理、優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,不斷創(chuàng)新檔案管理模式[2],充分利用檔案信息化手段,推動檔案管理機制、管理模式和檔案管理手段的變革,提高企業(yè)檔案工作者工作效率,以企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3　企業(yè)檔案信息化實施步驟

3.1　加快檔案信息化進程

完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在新建檔案館或擴建檔案館時,將檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入基本建設(shè)總體規(guī)劃,將網(wǎng)絡(luò)布線、軟硬件平臺和智能化庫房控制及安防設(shè)施建設(shè)納入信息化整體解決方案中[3];加強信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和軟、硬件建設(shè),部署基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件,建成具備為數(shù)字檔案管理提供“收集、管理、存儲、利用”的軟、硬件系統(tǒng)[4]。

統(tǒng)一部署檔案管理平臺。企業(yè)應(yīng)統(tǒng)推企業(yè)集團級檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理,企業(yè)各分支機構(gòu)根據(jù)各自實際需要,可補充建設(shè)相對應(yīng)的業(yè)務(wù)平臺,滿足個體需求。

開辟新的檔案利用渠道,加強新的服務(wù)手段建設(shè)。紙質(zhì)文件應(yīng)向電子文件轉(zhuǎn)化[5]。企業(yè)通過建設(shè)網(wǎng)站,制作網(wǎng)頁,不斷推廣和普及在網(wǎng)上開展政務(wù)活動、宣傳教育、電子商務(wù)、遠程教育、招聘、閱讀瀏覽和搜索資料等。使用戶足不出戶,就能在互聯(lián)網(wǎng)各個終端機上進行遠距離網(wǎng)上查檢索和利用,真正實現(xiàn)資源共享。

3.2　有效推進檔案資源體系建設(shè)

加快推進歷史檔案數(shù)字化工作。歷史檔案數(shù)字化以現(xiàn)實需要為前提,分階段、分步驟推進實施,重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的檔案數(shù)字化和轉(zhuǎn)換工作。

加強業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的監(jiān)管工作。制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度,實行統(tǒng)一的接口技術(shù)標準,實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)對接,確保電子文件的準確性[6]。

加強檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)。建立完善的檔案數(shù)據(jù)資源體系。館藏結(jié)構(gòu)進一步優(yōu)化,涵蓋各類別檔案。加快館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),推動檔案資源整合,實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化,建立完善的檔案利用體系,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在線利用和共享[7]。

加強多媒體檔案資源建設(shè)。加大聲像檔案、榮譽檔案、實物檔案的數(shù)字化管理,實現(xiàn)多媒體檔案的信息化管理。各單位將歷史多媒體檔案，或?qū)⒉杉膱D像、新聞、音頻/視頻等信息,逐步建立成照片數(shù)據(jù)庫、音頻/視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫,以滿足利用者對檔案的不同需求[8]。

3.3　推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則,將著錄作為檔案整理的重要任務(wù),在檔案管理系統(tǒng)平臺上,完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu),推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對檔案資源信息進行分類,形成各類專題數(shù)據(jù)庫,提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。

推動檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺,建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺,在確保檔案信息安全的前提下,加大檔案開放力度,為檔案利用提供服務(wù),提高檔案查全率和查準率[9]。

3.4　強化檔案信息安全管理

不論從檔案的憑證性還是情報性來說,加強檔案的信息安全管理是新時代提出的新要求和課題。

首先,在檔案形成和采集過程中需考慮信息安全。應(yīng)保證收集主要數(shù)據(jù)的完整性,同時也應(yīng)避免數(shù)據(jù)的冗余問題。在收集信息時注意對涉密信息的特殊管理,尤其在數(shù)字化的過程中,應(yīng)采取物理隔絕,保證信息“涉密不上網(wǎng),上網(wǎng)不涉密”。另外,可以利用現(xiàn)有的加密條件對涉密文件進行加密保管和傳輸,最大限度地保證信息安全[10-11]。

其次,在檔案存貯過程中也應(yīng)考慮信息安全。應(yīng)建立獨立的檔案保密室,檔案室要盡可能滿足防盜、防火、防潮、防蟲害的要求。檔案保密室需設(shè)置專門的檔案人員管理,配備必要的安保力量,保證非相關(guān)人員不得隨意出入檔案室。此外,對于涉密文件還要使用保險箱(柜)單獨存放。

最后,在檔案借閱時仍需保證信息安全。制定嚴格的檔案借閱拷貝制度,形成或完善檔案查閱審批流程,保證所有檔案信息在有限范圍內(nèi)共享。擁有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息知悉范圍應(yīng)進行嚴格把關(guān),對非必要知悉者嚴格杜絕其掌握并利用核心檔案信息,以確保重要檔案絕對安全。并應(yīng)建立檔案安全應(yīng)急防范機制,尤其應(yīng)做好檔案數(shù)字化外包和其他業(yè)務(wù)外包等過程中的安全保密工作,杜絕檔案失泄事件發(fā)生。

4　結(jié)論

加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)是新形勢下企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的大方向和必經(jīng)之路。企業(yè)檔案管理工作量大、繁瑣復(fù)雜,而傳統(tǒng)的人工管理模式已難以滿足新時代下企業(yè)工作需求,信息化時代的到來對企業(yè)檔案管理工作來說既是挑戰(zhàn),也是機遇。所以,企業(yè)檔案部門應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展形勢,把握發(fā)展機遇,明確檔案信息化建設(shè)目標,力求檔案信息化建設(shè)與社會同步發(fā)展,進一步加強檔案管理各項內(nèi)容信息化建設(shè),確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)進度和質(zhì)量,為提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量和工作效率提供保障。