檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析
——昆明市市級(jí)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作實(shí)踐

■馬金鵬

機(jī)關(guān)檔案是對(duì)機(jī)關(guān)工作管理、服務(wù)客觀性的記錄，它具有十分重要的指導(dǎo)作用、參考作用以及服務(wù)民生的作用，它為今后政策制定、工作方法指明了方向。因此機(jī)關(guān)檔案管理工作在機(jī)關(guān)工作中起到了舉足輕重的作用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，機(jī)關(guān)檔案管理工作隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,成熟的信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中，一些新的問(wèn)題又凸顯出來(lái)。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案保管條件急需完善

目前昆明市市級(jí)機(jī)關(guān)普遍存在檔案庫(kù)房不夠用的問(wèn)題，特別是市級(jí)機(jī)關(guān)集中遷入市級(jí)行政中心辦公后，由于辦公用房緊張，檔案庫(kù)房更不能滿足檔案快速增長(zhǎng)的需求，個(gè)別單位甚至都未設(shè)置檔案庫(kù)房，檔案直接放在會(huì)議室中。而且，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案、醫(yī)保檔案等民生檔案近些年來(lái)增量巨大，出現(xiàn)了四處租用庫(kù)房的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案保管條件不達(dá)標(biāo)，安全防范措施不到位，根本無(wú)法保障檔案的安全。即使是昆明市檔案館、昆明市城建檔案館保管檔案的專業(yè)機(jī)構(gòu)也面臨著庫(kù)存接近飽和的局面。

（二）檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專業(yè)性

檔案管理工作需要具有一定的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，所以對(duì)其崗位人員要求要相對(duì)穩(wěn)定、專業(yè)。目前，除少數(shù)機(jī)關(guān)設(shè)置了專職檔案管理崗位，絕大多數(shù)機(jī)關(guān)都只有兼職檔案管理員，調(diào)動(dòng)頻繁，檔案工作無(wú)法深入持續(xù)開(kāi)展?，F(xiàn)有的檔案管理人員基本上沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)、專業(yè)的學(xué)習(xí)，不具備專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的業(yè)務(wù)技能，特別是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)幾乎一片空白，面對(duì)電子檔案管理的需要顯得難以適應(yīng)、無(wú)所適從，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

（三）檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)效果不佳

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是一種提高檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的有效手段，但是目前檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)存在一定問(wèn)題，嚴(yán)重影響培訓(xùn)質(zhì)量，進(jìn)而對(duì)開(kāi)展檔案管理工作帶來(lái)諸多不利因素。首先，培訓(xùn)內(nèi)容不合理，造成學(xué)非所用的現(xiàn)象。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)沒(méi)有充分考慮參訓(xùn)檔案管理人員的需求，忽視按需培訓(xùn)、分類培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)針對(duì)性不強(qiáng)，培訓(xùn)與實(shí)踐相脫節(jié)，造成學(xué)非所用的現(xiàn)象；其次，培訓(xùn)方式單一，質(zhì)量不高。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)采用上大課的方式，教學(xué)過(guò)程中缺少實(shí)踐操作，難以提高參訓(xùn)檔案管理人員的興趣，學(xué)習(xí)效果不佳；最后，參訓(xùn)檔案管理人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的重要性認(rèn)識(shí)不足，而且忽視新形勢(shì)下檔案工作的特點(diǎn)、難點(diǎn)，導(dǎo)致參訓(xùn)熱情不高，積極性欠缺，使培訓(xùn)流于形式。

（四）辦公自動(dòng)化與電子檔案管理不能無(wú)縫銜接

在新的辦公模式下，辦公自動(dòng)化慢慢占主導(dǎo)地位，機(jī)關(guān)單位每天處理的電子公文數(shù)量急劇增加，但文件的歸檔仍以紙質(zhì)文件為主。主要有以下三方面原因：一是由于設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得部分檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能無(wú)縫結(jié)合，電子文件不能直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)；二是市級(jí)機(jī)關(guān)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)不具備電子文件元數(shù)據(jù)著錄功能，不能保證歸檔后電子文件的準(zhǔn)確性、真實(shí)性；三是部分檔案管理人員不熟悉電子檔案管理，不能正確操作檔案管理系統(tǒng)，無(wú)法將電子文件直接歸入檔案管理系統(tǒng)。

這也就使得機(jī)關(guān)單位電子文件歸檔，先要將電子文件打印成紙質(zhì)文件，再將紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)化后導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，不但增加了檔案管理的工作量，還造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

（五）檔案信息資源共享渠道不暢

檔案信息資源共享是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以開(kāi)放檔案信息資源為公眾提供實(shí)用的信息服務(wù)為目的的檔案管理模式。但是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位受一些自我封閉、觀念保守、重藏輕用、本位主義等傳統(tǒng)思想觀念的束縛，過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案的政治性和保密性，極大地制約了檔案信息資源的共享。加之信息技術(shù)還不是很先進(jìn)，網(wǎng)上安全漏洞較多，檔案經(jīng)費(fèi)投入不足等問(wèn)題，致使我市尚未構(gòu)建網(wǎng)上檔案信息資源共享渠道。甚至線下檔案資源共享也做得不到位，2010年我市出臺(tái)《昆明市檔案條例》要求“建立電子檔案管理制度，并實(shí)行實(shí)體檔案和電子檔案雙套管理”，已移交市檔案館的由市檔案館進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，但市檔案館未將電子檔案向立檔單位返還，使得立檔單位使用到這部分檔案時(shí)，還需要到市檔案館進(jìn)行查閱。

（六）過(guò)渡依賴檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)

檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，是隨著改革開(kāi)放而產(chǎn)生的一項(xiàng)新興的產(chǎn)業(yè)，承接單位檔案整理、數(shù)字化、咨詢、修復(fù)、寄存等業(yè)務(wù)。機(jī)關(guān)單位檔案整理、數(shù)字化等業(yè)務(wù)對(duì)外承包，確實(shí)給單位檔案部門(mén)帶來(lái)了便利，精簡(jiǎn)了人員，減少了繁瑣勞動(dòng)。但目前昆明市市級(jí)機(jī)關(guān)存在過(guò)度依賴檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的問(wèn)題，大約有70%的機(jī)關(guān)單位購(gòu)買檔案中介服務(wù)，這也就帶來(lái)了新的問(wèn)題。一是檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)以效益求生存，以盈利為目的，往往采取粗放型、快速型、原始型的模式去完成檔案整理、數(shù)字化工作任務(wù)，在作業(yè)質(zhì)量和規(guī)范方面有一定的欠缺，不同檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量更是參差不齊；二是整理、數(shù)字化后的檔案無(wú)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)監(jiān)管單位，檔案行政主管部門(mén)沒(méi)有精力組織各個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案中介服務(wù)成果驗(yàn)收，而購(gòu)買服務(wù)的機(jī)關(guān)單位沒(méi)有能力組織驗(yàn)收，這就更無(wú)法保障作業(yè)質(zhì)量；三是各個(gè)機(jī)關(guān)單位重復(fù)地通過(guò)政府采購(gòu)方式購(gòu)買檔案中介服務(wù)，既增加了政府采購(gòu)部門(mén)的工作壓力，也造成了市級(jí)財(cái)政的浪費(fèi)。

二、解決檔案工作中存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）構(gòu)建“大檔案”工作格局

“大檔案”是與大經(jīng)濟(jì)、大科技、大文化相適應(yīng)的新名詞，主要表現(xiàn)為檔案工作的社會(huì)化、多元化、開(kāi)放性和先進(jìn)性，是檔案部門(mén)履行“為黨管檔，為國(guó)守史，為民服務(wù)”的重要手段。

1.建設(shè)大型綜合檔案館

由市檔案館牽頭，聯(lián)合公安局、檢察院、法院、醫(yī)保局、不動(dòng)產(chǎn)登記管理中心等檔案數(shù)量巨大且有建館需求的單位，共同建設(shè)市級(jí)大型綜合檔案館。既解決了以上單位對(duì)檔案存儲(chǔ)空間的需求，保障了檔案的安全，又避免重復(fù)建設(shè)浪費(fèi)土地、人力、物力及財(cái)力的問(wèn)題，同時(shí)還可以節(jié)約后期安保、消防等所需資源。

2.提前接收機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)館

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《云南省檔案條例》《昆明市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，市級(jí)機(jī)關(guān)單位所形成的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，自案卷形成之日起10年向市檔案館移交，而機(jī)關(guān)單位考慮到利用需求，一般是保管滿十年才向市檔案館移交，這勢(shì)必對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案存儲(chǔ)空間提出了較高的要求。“大型綜合檔案館”建成后，可要求機(jī)關(guān)單位將上一年度歸檔文件（含電子文件）整理立卷后即可移交，本單位不再保管檔案實(shí)體，而且不再要求進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。既減輕了機(jī)關(guān)單位檔案庫(kù)存壓力，同時(shí)減少了檔案管理人員工作量，也變相降低了對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)及技能的要求。

3.聯(lián)合信息科技公司開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)

由“大型綜合檔案館”牽頭，代表整個(gè)市級(jí)機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)與信息技術(shù)公司進(jìn)行合作，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求共同開(kāi)發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)，既要能與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫銜接，又能著錄電子文件元數(shù)據(jù)，保障電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。然后在整個(gè)市級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)推廣應(yīng)用，為后期檔案信息資源共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.統(tǒng)一購(gòu)買檔案中介服務(wù)

“大型綜合檔案館”建成后，機(jī)關(guān)單位的檔案基本集中在檔案館進(jìn)行管理，可以由“大型綜合檔案館”統(tǒng)一購(gòu)買數(shù)字化檔案中介服務(wù)。既可以保障檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范統(tǒng)一，又可以組建專家組對(duì)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)成果驗(yàn)收，保障服務(wù)質(zhì)量，還可以減少各機(jī)關(guān)單位重復(fù)購(gòu)買檔案中介服務(wù)造成的市級(jí)財(cái)政的浪費(fèi)。

（二）規(guī)范檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一是根據(jù)檔案管理人員不同工作性質(zhì)和行業(yè)特點(diǎn)形成的不同培訓(xùn)需求，采取小班教學(xué)的方式，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，努力做到培訓(xùn)與使用相一致，不斷提高檔案管理人員的工作能力；二是建設(shè)“大型綜合檔案館”的同時(shí)建設(shè)檔案培訓(xùn)、實(shí)習(xí)基地，配套檔案培訓(xùn)及實(shí)習(xí)所需的設(shè)備設(shè)施，逐步建立完善的檔案培訓(xùn)體系，增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)際動(dòng)手能力；三是建立健全培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)機(jī)制，既要采取有效的方式方法對(duì)參訓(xùn)檔案管理人員所學(xué)的知識(shí)、技能進(jìn)行測(cè)驗(yàn)衡量，還要通過(guò)問(wèn)卷等方式對(duì)培訓(xùn)教師進(jìn)行評(píng)價(jià)，以便提高培訓(xùn)教師的教學(xué)質(zhì)量。

（三）逐步推進(jìn)檔案信息資源共享

第一步，實(shí)現(xiàn)線下檔案信息資源共享，“大型綜合檔案館”通過(guò)購(gòu)買檔案中介服務(wù)的方式，將立檔單位移交的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，應(yīng)向立檔單位進(jìn)行返還，以方便立檔單位利用；第二步，通過(guò)建立專用局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)市、縣（市）區(qū)兩級(jí)綜合檔案館之間的檔案信息資源共享，提供一站式服務(wù)，方便社會(huì)公眾就近查檔；第三步，通過(guò)多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、智能檢索技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案館館存可開(kāi)放檔案信息資源向全社會(huì)共享。

總之，智能社會(huì)給檔案工作帶來(lái)了諸多新的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應(yīng)未來(lái)的工作環(huán)境，迎接新技術(shù)、新生事物的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)檔案工作存在問(wèn)題的研究和解決，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，構(gòu)建“大檔案”格局，以適應(yīng)未來(lái)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。