申報世界文化遺產(chǎn)檔案構成與分類研究

周慧娟/杭州西湖風景名勝區(qū)檔案館

2011年6月24日第三十五屆世界遺產(chǎn)委員會審議會上，“杭州西湖文化景觀”通過國際古跡遺址理事會21個成員國代表組成的世界遺產(chǎn)委員會主席團審議，正式列入《世界遺產(chǎn)名錄》?！昂贾菸骱幕坝^”在保護與申遺過程中，形成了數(shù)量龐大且具有重要憑證與參考價值的檔案，包括文字材料、影像材料、實物材料等，即是申報世界文化遺產(chǎn)檔案（以下簡稱申遺檔案）。要對申遺檔案進行規(guī)范整理，應當明確檔案構成并設計科學的分類大綱，因此有必要研究申遺檔案的構成與分類。下面筆者以西湖申遺檔案為例，對申遺檔案的構成與分類進行探討。

1 申遺檔案的構成

1.1 申遺過程中形成的檔案。一是申報籌劃文件，如注明申遺工作相關要求的杭州市政府工作報告、2006年國家文物局重設的《中國世界遺產(chǎn)預備名單》等；二是反映申遺工作機構設置、職能、人員配備等的文件；三是資金類文件，如反映國家和地方對申遺點投入資金進行保護的資料、說明申遺點各項經(jīng)營性收入的文件；四是聯(lián)合國《實施<世界遺產(chǎn)公約>操作指南》（以下簡稱《操作指南》）要求提供的申報材料，格式包括遺產(chǎn)的辨認、遺產(chǎn)描述、列入理由、保護狀況和影響因素、保護和管理、監(jiān)測、文件、負責機構的聯(lián)系信息、締約國代表簽名；五是申遺大事記及申遺專項會議紀要等文件材料。

1.2 文化遺產(chǎn)保護與監(jiān)測過程中形成的檔案。保護過程中形成的檔案如西湖文化遺產(chǎn)在歷年保養(yǎng)維護過程中形成的材料；監(jiān)測過程中形成的檔案主要有文化遺產(chǎn)周邊的環(huán)境監(jiān)測及現(xiàn)狀評價材料；水環(huán)境、大氣環(huán)境、噪聲、周邊建筑物等監(jiān)測數(shù)據(jù)；反映文化遺產(chǎn)沉降、變形等情況的監(jiān)測數(shù)據(jù)及相關視頻、照片等記錄。

1.3“四有”檔案?！吨腥A人民共和國文物保護法》規(guī)定“各級文物保護單位，分別由省、自治區(qū)、直轄市人民政府和縣、自治縣、市人民政府劃定必要的保護范圍，作出標志說明，建立記錄檔案”，“四有”檔案反映了文化遺產(chǎn)的保護范圍、保護標志、保護記錄 、保管機構等方面的情況，是申遺過程中國際專家需要現(xiàn)場檢查的重要材料。

1.4 關于文化遺產(chǎn)管理的規(guī)劃與規(guī)章。如，杭州西湖風景名勝區(qū)總體規(guī)劃（2002—2020）、杭州歷史文化名城保護規(guī)劃、杭州市西湖風景名勝區(qū)管理委員會工作規(guī)章制度等。

2 申遺檔案的分類

一是按照檔案形成單位的職能區(qū)分出大類。申遺檔案是各申遺參與單位在承擔某一職能過程中形成的，在對檔案進行分類時，應該按檔案形成單位的職能進行分類并設置一級類目，如將檔案分為考古類、監(jiān)測類、文物類、展示類等。其中綜合性很強的檔案，如反映政府部門對文化遺產(chǎn)保護的政策、經(jīng)費投入、相關協(xié)調工作的檔案，可以歸為行政管理類檔案。如西湖申遺檔案一級類目劃分為申遺工作、遺產(chǎn)保護、環(huán)境整治、規(guī)劃建設、遺產(chǎn)管理、測繪工作、監(jiān)測數(shù)據(jù)、公眾參與、特種載體。

二是在專業(yè)大類下遵循邏輯關系劃分子類、小類，構成具有隸屬關系的樹枝狀檔案類目等級體系。如申遺工作下設申報文本、組織機構、經(jīng)費管理、法律法規(guī)、宣傳報道、培訓教育、領導關懷、接待工作、大事記9個小類；特種載體下設照片、光盤、實物3個小類。

三是既要確保分類保持相對的穩(wěn)定性，還要保證分類具有擴展性。確保分類的穩(wěn)定性很重要，不能采用暫時的、偶然的、不穩(wěn)定的要素作為分類標準或設立類目的依據(jù)；保證分類的擴展性是為了滿足今后檔案擴展的需要，如申遺成功后世界遺產(chǎn)委員會會形成相關的決議，這部分內容也是申遺檔案的組成部分，在類目設置上預留擴展空間，能夠將決議等材料及時收集進來。

四是兼顧保管便利與查閱調用便捷。如西湖申遺檔案中的照片檔案反映了西湖的自然環(huán)境及周邊的人文景觀等，既能用于學術研究也能作為宣傳資料，利用頻率較高，而照片檔案本身也不宜與紙質檔案一起裝訂保管，因此設立特種載體一級類目，將照片檔案歸入該類目，采用相應方法進行妥善保管，并建立專題目錄提供精準利用。