高校干部檔案規(guī)范化管理研究

聶宏凱/吉林大學(xué)黨委組織部

陸 璐/吉林大學(xué)管理學(xué)院

干部檔案包含了干部個(gè)人信息、政治面貌、業(yè)務(wù)能力、行為表現(xiàn)、成果實(shí)績等重要內(nèi)容[1]，它是干部職稱評(píng)定、選拔聘用的憑證依據(jù)，應(yīng)作為重要的檔案資源被妥善保存。干部檔案管理問題愈發(fā)得到黨和國家的高度重視。2014年，中組部頒布了《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》，要求加強(qiáng)干部檔案工作[2]；2014年10月至2016年6月，中央組織部完成了對(duì)全國干部人事檔案的專項(xiàng)審核工作[3]，集中解決了干部檔案管理中普遍存在的問題。

具體到高校層面，高校干部檔案具有政治性、動(dòng)態(tài)性、學(xué)術(shù)性和憑證性的特征。政治性既體現(xiàn)為在校黨委領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)高校干部進(jìn)行任用、考核、調(diào)動(dòng)等，也體現(xiàn)為高校干部檔案主體具有強(qiáng)烈的紀(jì)律意識(shí)和道德意識(shí)，這些都在檔案材料中有充分反映；動(dòng)態(tài)性主要指干部檔案的內(nèi)容是持續(xù)更新的，會(huì)隨著干部工作變動(dòng)及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)來新的材料；由于高校干部的職業(yè)特性，學(xué)術(shù)性體現(xiàn)為干部檔案中的一部分材料真實(shí)反映了干部的學(xué)術(shù)研究水平和專業(yè)技術(shù)能力，而且這部分材料是干部檔案的重要組成部分；憑證性體現(xiàn)在高校干部檔案真實(shí)、完整地反映了干部的工作、學(xué)習(xí)、生活經(jīng)歷，具有憑證價(jià)值。

1 高校干部檔案管理中的問題

一是內(nèi)部問題。高校干部檔案管理內(nèi)部問題主要表現(xiàn)為檔案意識(shí)不強(qiáng)和檔案內(nèi)容缺失。檔案意識(shí)不強(qiáng)，首先表現(xiàn)為個(gè)別干部為謀求個(gè)人利益最大化，對(duì)個(gè)人年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、履歷、干部身份等重要信息進(jìn)行涂改、替換或偽造，這種違法亂紀(jì)的行為嚴(yán)重?fù)p害了干部檔案的真實(shí)性和完整性。其次表現(xiàn)為有些干部沒有認(rèn)識(shí)到干部檔案的重要性，不按規(guī)定正確填寫相關(guān)材料或不按時(shí)上交材料，甚至因工作單位變動(dòng)直接“棄檔”。有些高校檔案部門平常疏于監(jiān)督和管控，檔案意識(shí)不強(qiáng)的問題短期內(nèi)難以改觀。檔案內(nèi)容缺失，主要表現(xiàn)為信息遺失、格式錯(cuò)誤和信息錯(cuò)誤，其中信息遺失包括證明學(xué)歷學(xué)位的學(xué)籍檔案遺失、證明工作經(jīng)歷的工作證明遺失、體現(xiàn)入黨歷程的入黨材料遺失和揭示工作變換的調(diào)轉(zhuǎn)材料遺失；格式錯(cuò)誤包括紙張選擇錯(cuò)誤、書寫材料選擇錯(cuò)誤、審批流程不清等；一般來說，信息錯(cuò)誤是由于有意識(shí)的造假或無意識(shí)的筆誤造成的，不管是有意為之還是無意為之，都會(huì)使檔案真的實(shí)性得不到保證。

二是外部問題。在信息時(shí)代，高校已然認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性與必要性，但在各種因素作用下，部分高校干部檔案仍停留在傳統(tǒng)人工收集整理的階段，繁重而瑣碎的工作占據(jù)了檔案人員大部分的工作時(shí)間，檔案檢索與調(diào)用困難重重，甚至檔案損壞的現(xiàn)象也會(huì)發(fā)生。一些高校雖然通過開發(fā)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建了干部檔案數(shù)據(jù)庫，但功能僅局限在簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)和輸出上，沒有充分發(fā)揮出信息管理系統(tǒng)的服務(wù)功能，極大地拖延了干部檔案信息化的進(jìn)程。高校開展干部檔案管理缺乏充足的經(jīng)費(fèi)支持，檔案人員只能利用老舊的設(shè)施設(shè)備完成低水平的整理保管工作，難以真正挖掘干部檔案的價(jià)值。長期以來，高校干部檔案處于封閉管理的狀態(tài)中，雖然在一定程度上維護(hù)了檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，但卻不能為高校干部職稱評(píng)定、選拔聘用提供服務(wù)，且不容易讓干部認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。

2 實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的策略

2.1 樹立全程管理和前端控制理念

紙質(zhì)和電子檔案的增多對(duì)高校干部檔案規(guī)范化管理來說是一個(gè)挑戰(zhàn)。為了從源頭上保證干部檔案的真實(shí)有效，應(yīng)當(dāng)引入全程管理和前端控制的概念。全程管理和前端控制主張文件在形成之時(shí)就被納入管理范圍，并且對(duì)文件從形成到保存或銷毀的整個(gè)過程都實(shí)施有效的監(jiān)督保護(hù)。

全程管理來源于文檔一體化思想，建立在“大文件”觀的基礎(chǔ)上[4]，注重文件各個(gè)階段的管理，從而提升整體質(zhì)量。從全程管理的觀點(diǎn)出發(fā)，高校干部檔案的收集、整理、保管和服務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)被重點(diǎn)關(guān)注。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要注重收集工作，在工作中要注意確保檔案的完整性；對(duì)于電子檔案來說，不僅要收集文件本身，相關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)當(dāng)收集，這樣既能反映電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和來源等方面的基本信息，還能發(fā)掘信息價(jià)值。紙質(zhì)檔案的整理工作十分繁瑣，檔案工作人員不僅要完成分類、排序、標(biāo)碼、裝訂、目錄等流程，還要定時(shí)更換檔案裝具。電子檔案管理對(duì)部分環(huán)節(jié)進(jìn)行了簡(jiǎn)化，其重點(diǎn)部分是著錄，著錄能夠有效應(yīng)對(duì)電子檔案的頻繁復(fù)制和遷移，保證電子檔案的真實(shí)性，并且為后續(xù)的檢索工作打下基礎(chǔ)。高校干部檔案具有保密性，因此檔案庫房需要配置完備的硬件設(shè)施，切實(shí)起到妥善保護(hù)干部檔案實(shí)體的重要作用；電子檔案管理則應(yīng)注意系統(tǒng)安全建設(shè)，避免因黑客、病毒攻擊造成信息泄露。高校干部檔案的服務(wù)功能直接體現(xiàn)在提供查閱和調(diào)用上，借閱者按相關(guān)規(guī)定提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)后可查閱或調(diào)用檔案。前端控制以文件生命周期理論為基礎(chǔ)[5]，將電子文件的管理要求都反映在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段中。從前端控制的角度出發(fā)，高校檔案管理部門要掌握有關(guān)電子文件管理的法律標(biāo)準(zhǔn)，熟悉各個(gè)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)原理，向系統(tǒng)設(shè)計(jì)者提出具體的要求。全程管理和前端控制雖然擁有不同的理論基礎(chǔ)，核心思想也不盡相同，但二者可以相互補(bǔ)充，共同維護(hù)高校干部檔案的完整與安全。

2.2 確保檔案的真實(shí)性、完整性和可靠性

真實(shí)性、完整性和可靠性無疑是檔案管理的核心要素。真實(shí)性、完整性和可靠性一方面體現(xiàn)在檔案在形成過程中是真實(shí)可靠的，另一方面體現(xiàn)在檔案形成后沒有被篡改。

在高校干部檔案的形成過程中，必須樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、制定嚴(yán)明的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以實(shí)事求是作為基本工作原則，從源頭上杜絕虛假檔案和問題檔案。《干部任用條例》中明令禁止“涂改干部檔案”和“在干部身份、年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等方面弄虛作假”等行為[6]，干部監(jiān)督小組存在的目的就是對(duì)檔案涂改和涉嫌造假的行為進(jìn)行核實(shí)查處，用實(shí)際行動(dòng)踐行“三嚴(yán)三實(shí)”，牢固樹立“四個(gè)意識(shí)”。統(tǒng)一電子檔案格式也是有效的方法之一，結(jié)構(gòu)科學(xué)、合理有效的檔案格式可以減少格式轉(zhuǎn)化的流程，能為長期保存創(chuàng)造有利條件。國家公布的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是最重要的參考資料，密鑰、電子簽名等技術(shù)的應(yīng)用不僅可以節(jié)約技術(shù)成本，還能最大限度地防止檔案被篡改。在檔案形成后，對(duì)檔案進(jìn)行鑒別審核是重要環(huán)節(jié)。要堅(jiān)持對(duì)每份檔案進(jìn)行仔細(xì)鑒別，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予糾正，一旦發(fā)現(xiàn)存在弄虛作假的情況就必須嚴(yán)肅追責(zé)。對(duì)于難以鑒別的內(nèi)容，如出生年月、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、黨員材料等信息，可以通過調(diào)查走訪、全方位調(diào)取證明材料等方式，進(jìn)行對(duì)比研究，做出正確判斷。如遇干部檔案中的信息不一致情況，應(yīng)要求干部本人出具書面說明，由高校組織部門進(jìn)行進(jìn)一步核查；如是干部重要信息記載不一致的，要根據(jù)有關(guān)政策審核確認(rèn)；如經(jīng)過調(diào)查沒有原始依據(jù)材料且按照現(xiàn)有政策難以認(rèn)定的，要結(jié)合檔案記載情況綜合研判確定。

2.3 規(guī)范管理制度與加強(qiáng)信息化相結(jié)合

信息化是高校檔案部門為了應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的變革和順應(yīng)學(xué)科發(fā)展的需要而采取的有效舉措。信息不僅僅是指對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，還指依靠信息技術(shù)構(gòu)建干部檔案管理系統(tǒng)，對(duì)高校干部檔案進(jìn)行科學(xué)管理和充分開發(fā)利用。實(shí)踐中，將加強(qiáng)干部檔案管理制度建設(shè)與信息化手段結(jié)合起來，不僅可以縮短工作時(shí)間、提高工作效率，還能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，也方便隨時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。

第一，制定詳細(xì)的管理計(jì)劃。在前期管理階段，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案形成部門的管理，明確人員權(quán)限管理范圍，細(xì)化人員的操作規(guī)程、訪問權(quán)限和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；在中期管理階段，完善檔案的接收范圍、整理規(guī)則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)尤為重要；在后期管理階段，主要做好檔案的移交、保管以及提供利用等工作。第二，構(gòu)建協(xié)調(diào)溝通機(jī)制。電子檔案形成于高校不同的部門，經(jīng)移交歸檔才進(jìn)入高校檔案部門；按照全程管理和前端控制的理念，高校檔案部門應(yīng)承擔(dān)起全面的管理責(zé)任，因此構(gòu)建協(xié)調(diào)溝通機(jī)制可以幫助檔案形成部門明確其工作職責(zé)，達(dá)到提高工作效率和質(zhì)量的最終目的。第三，推進(jìn)信息化建設(shè)。推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是最基本的要求；為確保電子檔案的原始狀態(tài)和證據(jù)效力，元數(shù)據(jù)也應(yīng)被納入管理體系，可通過系統(tǒng)限定、用戶限定等方式捕獲隱含在檔案內(nèi)部和管理背景中的元數(shù)據(jù)，并作為重要文件加以維護(hù)。第四，健全激勵(lì)機(jī)制。當(dāng)前高校檔案人員流動(dòng)性較強(qiáng)，這不利于實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的規(guī)范化管理。必須采取有效措施，如健全針對(duì)檔案人員的激勵(lì)機(jī)制，提高檔案人員的待遇，并健全培訓(xùn)與再教育體系。第五，鼓勵(lì)開發(fā)利用。實(shí)現(xiàn)高校干部檔案規(guī)范化管理的最終目的不是為了保管好檔案，只有發(fā)掘檔案的價(jià)值，才能避免形成“死檔案”[7]，這就要求高校檔案部門要規(guī)劃好檔案開發(fā)利用工作，特別是要平衡好保密與開發(fā)利用之間的關(guān)系。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]于艷茹,徐成凱.高校干部檔案管理探析[J].沈陽大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2017,19(02):158-160.

[2]方德生.檔案信息化的困境與出路——干部人事檔案信息化建設(shè)問題思考[J].檔案時(shí)空,2015(04):34-36.

[3]全國干部人事檔案專項(xiàng)審核基本完成[EB/OL].[20178/4/1].http://renshi.people.com.cn/n1/2016/1204/c139617-28922940.html.

[4][5]鄭伽.電子文件的全程管理與前端控制的比較研究[J].北京檔案,2017(10):19-22.

[6]高玲玲.從嚴(yán)從實(shí)加強(qiáng)干部檔案工作[J].山西檔案,2016(03):46-48.

[7]何宗哲.新公共服務(wù)視角下高校干部人事檔案服務(wù)水平的提升路徑研究[D].廣西大學(xué),2016.