醫(yī)院檔案建設(shè)如何實現(xiàn)精細化管理探究

曹艷麗

(秦皇島市第四醫(yī)院，河北 秦皇島 066000)

與國外發(fā)達國家相比，我國對于醫(yī)院檔案管理起步較晚，在研究理論、管理方案等方面還不成熟，但是醫(yī)院檔案建設(shè)事關(guān)醫(yī)院的長久發(fā)展，是醫(yī)院進行行政管理、藥品管理、科研教學(xué)以及醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)和前提，為此，現(xiàn)階段，加強醫(yī)院檔案建設(shè)，提高醫(yī)院檔案精細化管理水平，滿足醫(yī)院對檔案的使用需求，是保障醫(yī)院快速健康發(fā)展的關(guān)鍵。

一、醫(yī)院檔案精細化管理要求

隨著我國衛(wèi)生醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)院檔案管理面臨前所未有的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙張、光盤、音像等檔案管理方法，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展需求，且隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和普及，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的智能化和信息化管理已經(jīng)成為必然。精細化管理可顯著提高管理質(zhì)量與效率，有助于建立和健全檔案數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)院工作開展不容忽視的意義和作用。

(一)保證信息的真實準(zhǔn)確

醫(yī)院檔案管理就是醫(yī)院的日常記錄工作，涉及醫(yī)患的病例、醫(yī)護人員的學(xué)歷、職稱等信息的記錄，醫(yī)院檔案信息的真實與準(zhǔn)備，是醫(yī)院后續(xù)工作開展的保證。例如醫(yī)生真實詳細記錄患者病例，有利于跟蹤患者病情，其真實準(zhǔn)確性直接關(guān)系患者的康復(fù)效果和后續(xù)治療。而且這些信息可以作為患者報銷的評職，如若產(chǎn)生醫(yī)患糾紛，這些檔案信息又是可靠的司法證據(jù)，可以有效保護雙方的權(quán)益。另外，真實記錄醫(yī)護人員學(xué)歷、職稱、專長、醫(yī)療成果等有效信息，有助于實現(xiàn)醫(yī)療資源共享，為醫(yī)院人才選拔提供可靠依據(jù)。

(二)收集信息系統(tǒng)全面

醫(yī)院檔案涉及面廣，具有明顯的集成性特點，所以在收集醫(yī)院檔案的時候，要考慮全面，保證檔案信息的連貫性，盡量避免遺漏或失誤問題，同時，需要調(diào)動員工收集檔案的積極性，主動參與到檔案收集整理工作中來。

(三)保證信息專業(yè)專屬

醫(yī)療檔案對于醫(yī)院教學(xué)與科研有著重要意義，醫(yī)生詳細記錄并整理有關(guān)病癥特征，有利于醫(yī)生對于各類疾病進行系統(tǒng)研究分析，從中找到有價值的信息，為攻克一些疑難雜癥積累寶貴資料，同時造?；颊?，所以，要求此類檔案信息在管理中必須系統(tǒng)，而且做到專業(yè)專屬。

二、醫(yī)院檔案建設(shè)存在的問題

目前，各大醫(yī)院已經(jīng)認識到醫(yī)院檔案建設(shè)的重要性，在檔案建設(shè)管理工作中取得了一些成績，但仍存在一些問題亟需解決。如下：

(一)檔案管理專業(yè)化水平不高

醫(yī)院檔案用途廣泛，對于檔案管理的專業(yè)化水平要求較高，只有專業(yè)化的檔案管理，才能為醫(yī)院的健康快速發(fā)展保駕護航，目前，醫(yī)院在檔案專業(yè)化管理方面存在的問題主要集中在：第一，醫(yī)院沒有明確檔案管理內(nèi)容和范圍，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理面窄，管理內(nèi)容有缺失且聯(lián)系性不緊密，很多應(yīng)該記錄在冊的檔案信息被忽視，影響了醫(yī)院對于檔案資料的使用以及相關(guān)工作的開展；第二，醫(yī)院檔案的分類歸檔過于混亂，沒有按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行分類管理，并且大部分檔案沒有按照診療科室和職能部門進行分類管理；第三，檔案資料缺乏系統(tǒng)性，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理保存方式，在檔案的調(diào)閱和使用上極其不方便。

(二)檔案管理基礎(chǔ)環(huán)境薄弱

醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)環(huán)境設(shè)施簡陋、不達標(biāo)，是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的普遍現(xiàn)象。加強醫(yī)院檔案管理前期需要投入大量的資金，但是短期內(nèi)又見不到收益，不能直接提升醫(yī)院的聲譽，所以，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)選擇將資金用于購買大型醫(yī)療設(shè)備，更新病房等硬件設(shè)備，而忽視了對于檔案環(huán)境的投入，但是從長遠來看，醫(yī)院檔案對于提升醫(yī)院的醫(yī)護水平、管理水平及人才任免意義重大，保證醫(yī)院檔案管理環(huán)境建設(shè)投入，通過更新現(xiàn)代化管理設(shè)備，提供寬敞明亮的工作場地，調(diào)動員工的工作積極性，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

(三)檔案管理制度不完善

有效的管理制度能夠保證醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，而現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理制度不完善，致使檔案管理工作實施難度大，問題頻出。例如醫(yī)院檔案的丟失和重復(fù)歸檔問題，因為檔案科室不能直接產(chǎn)生效益，所以在醫(yī)院往往不被重視，檔案管理工作人員工作待遇相對較低，而且工作人員對于檔案管理工作重視程度不夠，所以，醫(yī)院檔案丟失、借閱未歸還現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，嚴重影響了檔案的使用效率，妨礙了醫(yī)院醫(yī)療科研水平，久而久之必將影響醫(yī)院核心競爭力的提升，而且混亂的檔案存儲，增加了工作人員的負擔(dān)，影響了醫(yī)療服務(wù)體驗，容易誘發(fā)患者與醫(yī)院之間的糾紛問題。

(四)檔案管理工作人員能力欠缺

由于在醫(yī)院檔案科室被忽視，檔案管理人員多為其他科室兼職人員，缺少專業(yè)的檔案管理知識，檔案管理工作能力有所欠缺，而且檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)多為醫(yī)院技術(shù)人員勝任，也缺乏檔案管理專業(yè)知識，在檔案管理工作改進和變革時期，不能夠提供建設(shè)性意見，缺乏前瞻性眼光，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的長遠發(fā)展，尤其計算機技術(shù)普及的今天，對于檔案管理人員的計算機水平以及專業(yè)素質(zhì)都提出了過硬的要求，檔案管理人員加緊提升自身業(yè)務(wù)能力，是適應(yīng)時代要求，實現(xiàn)檔案精細化管理的必然選擇。

三、醫(yī)院檔案精細化管理對策

醫(yī)院檔案實現(xiàn)精細化管理是時代的呼聲，針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題，先從精細化管理視角提出如下解決策略。

(一)明確檔案精細化管理目標(biāo)

實現(xiàn)醫(yī)院檔案的精細化管理是提升醫(yī)院檔案管理水平的必然選擇。為此，醫(yī)院管理人員應(yīng)該制定檔案精細化管理目標(biāo)，并以此為依據(jù)，制定詳細的精細化管理方案，在提高醫(yī)院檔案管理水平的同時，踏實醫(yī)院發(fā)展基礎(chǔ)。首先，檔案工作人員應(yīng)該全面了解醫(yī)院的發(fā)展目標(biāo)與真實情況，并以此為依據(jù)合理規(guī)劃檔案管理策略，并制定長短期工作目標(biāo)，穩(wěn)步提升醫(yī)院檔案管理水平，其次，明確權(quán)責(zé)，醫(yī)院科室部門眾多，要求所有科室部門參與到檔案收集管理工作中來，明確各部門的權(quán)責(zé)，以保證檔案管理工作有序開展，最后，給予工作成績突出的檔案管理部門適當(dāng)?shù)墓膭?，并將其?jīng)驗進行推廣，對于工作優(yōu)秀的員工給予物質(zhì)或精神獎勵，以此調(diào)動員工工作的熱情和積極性，確保檔案管理工作的有序開展。

(二)加強檔案管理制度建設(shè)

健全的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵，首先，檔案管理人員應(yīng)該明確精細化管理理念，科學(xué)融入檔案管理工作并且與醫(yī)院的實際情況進行有機結(jié)合，從而全面提升醫(yī)院的整體管理水平；其次，制定檔案精細化管理目標(biāo)，明確檔案精細化管理的重點與難點，檔案管理的每個步驟環(huán)節(jié)精細化，以提高檔案管理的工作效率；最后，完善考核評價制度，對于考核優(yōu)秀的員工給予肯定和鼓勵，對于考核不合格的員工給予改進意見，如果仍不合格的話，實現(xiàn)淘汰制，以此優(yōu)化檔案管理工作隊伍，提高檔案管理水平。

(三)加大信息化建設(shè)力度

當(dāng)今社會信息化的普及，為檔案管理工作的改進和提升提供了很好的機遇，為此，在醫(yī)院檔案精細化管理工作中，要積極引入計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化，引進先進的檔案管理軟件，避免檔案資料的重復(fù)收集，實現(xiàn)檔案資料的快速調(diào)閱，在減輕檔案工作人員工作負擔(dān)的同時，節(jié)約人力資源成本，提高醫(yī)院的核心競爭力，同時通過檔案信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案的利用率，服務(wù)于醫(yī)院科研能力的提升。

(四)提高檔案管理人員工作能力

醫(yī)院檔案管理人員工作能力的提升有賴于高素質(zhì)人才的引進，建立一支專業(yè)性強、文化素質(zhì)高的檔案管理隊伍，其次，要加強檔案管理人員培訓(xùn)，聘請專家指導(dǎo)，幫助其了解精細化管理知識，提升自身業(yè)務(wù)水平，并安排員工外出學(xué)習(xí)，開闊視野，借鑒其他醫(yī)院的寶貴經(jīng)驗，為檔案管理工作提升打下基礎(chǔ)；提高檔案管理人員的活力和激情，在熟練掌握檔案管理專業(yè)知識與科學(xué)技巧的同時，以創(chuàng)新的思維和理念對檔案管理工作進行革新，促進醫(yī)院檔案管理水平的快速提升。