智慧校園背景下的大學生檔案建設

智慧校園是利用物聯(lián)網等先進技術，對校園內各種應用服務系統(tǒng)所獲取的信息資源進行全面感知﹑智能處理和可靠傳送，為廣大師生提供一體化的智能感知環(huán)境和綜合信息服務平臺，并積極提供基于角色的個性化信息定制服務，使廣大師生擁有更加安全﹑環(huán)保﹑高效﹑便利的學習﹑工作和生活條件，使校園實現智慧式的管理和運行。[1]智慧校園建設給高校學生檔案建設帶來了新的契機和挑戰(zhàn)。

一、智慧校園背景下的高校學生檔案建設現狀

2008年9月1日，由教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》正式實施，標志我國高校檔案建設進入了法制化﹑標準化﹑專業(yè)化階段。這促進了高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。隨著“互聯(lián)網+”時代和大數據時代的到來，以“數字校園”為基礎的智慧校園建設加快推進，為高校檔案信息化建設注入了強大動力。近年來，我國高校學生檔案已基本實現了從傳統(tǒng)的“紙質檔案”向“數字檔案”的轉變。例如，現今高校在學生管理中普遍使用了包括迎新系統(tǒng)﹑學生日常事務管理系統(tǒng)﹑學籍管理系統(tǒng)﹑學生資助管理系統(tǒng)等在內的一體化學生綜合服務平臺，再加上校園“一卡通”的推行，學生在校期間學習﹑生活﹑工作的行為信息幾乎都可以進行數字化采集﹑保存和整理分析。這種轉變解決了傳統(tǒng)學生檔案在開發(fā)利用過程中人力資源耗費巨大﹑存儲數量有限﹑存儲時限不長﹑利用服務范圍狹窄﹑無法實現信息共享等問題，給高校學生檔案工作帶來了革命性的變革。[2]這一方面加速了現代信息技術在學生檔案工作中的應用，推動了學生檔案工作向標準化﹑科學化﹑智能化方向發(fā)展；另一方面為高校加強對學生的教育﹑管理﹑服務提供了精準的數據支撐。學生檔案數字化﹑智能化建設的全面推進也標志著高校檔案建設進入現代化階段。

二、智慧校園背景下高校學生檔案建設存在的主要問題

（一）個性化定制服務功能匱乏

為廣大師生提供基于角色的個性化定制服務是智慧校園建設的核心任務之一。這種個性化定制服務方式十分注重用戶的實際使用體驗，關注其個性化需求是否得到有效滿足。高校學生檔案個性化定制服務，要求學生檔案管理部門根據檔案用戶（教職工或學生）的需求，借助智慧校園服務平臺對用戶設定的檔案資源進行智能化的收集﹑整理﹑分類和分析，向用戶提供和推薦有關信息，以滿足他們的個性化檔案服務需求。目前，我國高校學生檔案建設在為師生提供個性化定制服務方面還處在起步階段，無法做到針對每一位師生提供適合他們個體需求的精準化檔案信息服務。

（二）人性化感知及處理方式難于實現

學生數字檔案能比較客觀地反映學生在校期間的行為軌跡，并為學生管理者在強化學生的日常行為監(jiān)管﹑加強學生突發(fā)事件應對等方面提供了有效的信息來源。由于它僅是對現存數據通過數字化信息處理平臺進行程序化的整合與分析，因此無法精準展現數字信息背后所隱含的人類思維特性，也不能有效識別信息主體的個性特征。以某高校學生管理系統(tǒng)采集到的學生日常行為檔案數據為例：某女生去食堂就餐時，每次消費不超過6元錢，而她一周內進出圖書館達到14次，單從采集到的這兩個數據分析，似乎反映該生是一個伙食上比較節(jié)省且愛好讀書的人。然而，這只是作為學生檔案管理者或使用者基于現有數據信息的一種主觀性判斷。在實際中，我們知道該生上述兩類行為特征背后可能存在n種情況?；诂F有學生檔案數字化信息處理平臺，無法對數據信息進行人性化的感知與處理，因此即使加入其它采集到的學生行為數據，也很難對學生行為背后的真實動機作出精準判斷。于是，就出現了檔案數據處理信息與檔案實體信息的不對稱問題。借助智慧校園建設中以物聯(lián)網等為基礎構建的校園工作﹑學習和生活一體化的智能感知環(huán)境和服務平臺，能夠使我們對檔案信息形成主體的真實行為動機及人格特質的分析變得可能，并有效解決檔案數據處理信息與檔案實體信息的不對稱問題。

（三）學生主體服務需求被邊緣化

當前高校學生檔案建設缺少針對學生的全方位﹑多層次﹑寬領域﹑個性化的檔案服務，難以使學生從自身檔案資源中獲得自我發(fā)展的科學認知。造成這種情況的主要原因有兩個。第一，以往學生檔案建設是根據行政管理需要而不是學生全面發(fā)展需要來進行的，檔案開發(fā)與利用過程中忽視了學生檔案信息資源形成主體即學生的需求。這種情況導致無法讓學生檔案在服務學生發(fā)展的過程中真正“活”起來，且無法實現價值的最大化。第二，檔案建設的傳統(tǒng)觀念認為，檔案必須嚴格保管并嚴防檔案信息的泄露。但在智慧校園建設的新形勢下，高校學生檔案建設著眼點已不再是做好檔案資源的開發(fā)﹑存儲等工作，而是著眼于如何讓檔案信息更好地服務檔案利用主客體的需要，尤其是學生全面發(fā)展的需要，且要求實現檔案利用價值的最大化。

（四）智能化管理升級滯后

當前，我國高校學生檔案管理基本還處于數字化管理階段，少數高校甚至還處在網絡化管理階段。檔案網絡化管理是借助互聯(lián)網技術，達到讓所有被允許利用檔案資源的用戶共享檔案數據資源的目的。這是檔案信息化建設初級階段的檔案管理方式。檔案數字化管理則是將紛繁復雜的檔案信息轉化為可以度量的數字或數據，并通過統(tǒng)一的數字信息處理平臺，實現數據的統(tǒng)一調度﹑整合﹑分析﹑利用。檔案數字化管理實現了檔案信息化管理方式的升級。然而，上述兩種檔案管理方式均無法有效滿足新時代師生的檔案服務需求，也難以滿足高校加強和改進新形勢下學生工作﹑實現“立德樹人”根本任務的需要。這就迫切需要推進學生檔案管理由數字化管理向智能化管理的再升級。檔案智能化管理是在數字化管理基礎上，運用智慧校園建設中最新的云計算﹑物聯(lián)網等技術和信息處理方法，對數字檔案進行充分的感知﹑挖掘﹑整理﹑分析，提煉形成智慧信息，為用戶提供精準化的檔案信息服務，實現檔案功能的最大化。當前，我國高校由于對學生檔案建設重視程度不夠，以及資金﹑技術﹑人員等保障不到位等問題，使得學生檔案管理由數字化管理向智能化管理升級的進程較為緩慢。

三、智慧校園背景下的高校學生檔案建設路徑

（一）強化頂層設計

高校檔案建設工作是促進高等教育事業(yè)發(fā)展的一項基礎性工作。高校應將學生檔案信息化建設納入智慧校園建設整體規(guī)劃之中，在機構﹑人員﹑資金﹑技術﹑設備﹑場所等方面給予充足的保障。同時，高校要明確智慧校園背景下高校學生檔案建設的主要目標﹑具體任務﹑重點難點﹑進度安排﹑預期效益﹑風險評估等，切實從頂層設計上做好安排，以保障高校學生檔案建設與智慧校園建設的同步規(guī)劃﹑同步建設﹑同步發(fā)展。

（二）克服思維定勢

長期以來，加強學生的管理以確保學生安全穩(wěn)定是高校學生工作的一項核心任務。高校學生檔案建設也受到這種要求的制約并形成了一種思維定勢，即檔案建設是為了有利于教師管理好學生。這樣一種慣性思維方式，導致學生檔案大多數時候只是扮演如實記錄的角色，而沒有演繹出它內在的最核心的服務價值。智慧校園建設突出強調要為師生全面發(fā)展提供一體化和個性化的智慧信息服務，高校學生檔案建設同樣要適應這種新理念，徹底轉變傳統(tǒng)檔案建設觀念，克服思維定勢，變檔案管理為檔案服務。

（三）實現智能化升級操作

高校學生檔案建設由于學生工作內容豐富﹑形式多樣﹑范圍廣泛﹑形勢復雜，極易造成檔案資源收集不完整﹑檔案信息處理不及時﹑檔案數據分析不準確等問題，以致于難以發(fā)揮應有的價值和作用。在智慧校園建設進程中，應用云計算﹑大數據﹑人工智能﹑物聯(lián)網等新興互聯(lián)網技術和相關數據處理方法，對學生檔案進行智能化升級處理操作，可以最大限度地提高學生檔案資源整合和利用的能力。這種智能化升級操作是在充分尊重師生主體地位﹑明確師生個性化檔案服務需求的基礎上，對涉及學生工作各類型檔案數據進行篩選﹑轉換﹑抽取﹑合成等操作，以組建相關檔案數據庫并構建起智能化檔案數據模型；然后在實際運用當中對檔案數據模型的參數和規(guī)則進行調整優(yōu)化；最后對蘊含在數據檔案中的關聯(lián)信息進行充分感知﹑挖掘﹑分析﹑利用，并預測未來的信息發(fā)展趨勢，從而面向師生提供全方位﹑多層次﹑寬領域﹑個性化的學生檔案服務。[3]例如，在智慧校園一體化環(huán)境下，通過對采集到的來自不同地域﹑不同家庭背景﹑不同年齡﹑不同年級﹑不同性別﹑不同專業(yè)學生的數字檔案信息進行智能化分析，可以精準地制定學生全面發(fā)展規(guī)劃和評估指標；通過使用智能感知技術，可以根據學生檔案使用者的動機，將其分為類型不同的客戶（科任教師﹑學生﹑輔導員﹑班主任等），并通過數據篩選提供基于不同角色的量身定制的檔案服務項目。

（四）推進知識管理

英國知識管理大師安妮·布魯金認為，知識管理最核心的部分是檔案資源管理，知識管理將有效促進檔案管理的跨躍式發(fā)展。當前，積極推進高校學生檔案管理從實體管理向知識管理轉變，是推進學生檔案智能化管理的重要途徑之一。在知識管理階段，學生檔案管理的重點將實現從檔案開發(fā)到檔案知識的組織﹑提煉﹑創(chuàng)新﹑共享等的轉變，從而構建起以滿足用戶知識需求為目標的智能化檔案知識服務體系，[4]并提煉形成智慧信息，充分挖掘檔案育人資源，為促進師生的全面發(fā)展服務。這里需要特別指出的是，隨著高校智慧校園建設中人工智能技術的引入，在學生檔案建設中可以提供語言識別﹑圖像識別﹑自然語言處理和專家系統(tǒng)等技術支持，實現學生檔案與學生檔案管理者﹑來源者﹑使用者之間的智能互動，這將構建更加智能化﹑人性化﹑精準化的檔案知識服務體系。

總之，高校智慧校園建設已是不可逆轉的趨勢。當前高校學生檔案建設必須適應智慧校園建設新要求，并緊緊抓住這一有利契機，推動檔案建設向智能化方向升級發(fā)展，以契合新時代學生工作創(chuàng)新發(fā)展的需要，助力高校落實“立德樹人”根本任務。