新時(shí)代大型公立醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)。它直接影響到醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展。和其他管理相比，醫(yī)院管理是比較難的，難在使命艱巨、責(zé)任重大、系統(tǒng)復(fù)雜、不容錯(cuò)誤。在黨中央實(shí)施健康中國(guó)戰(zhàn)略、深化醫(yī)療改革的“互聯(lián)網(wǎng)+”新時(shí)代，醫(yī)院檔案管理如何圍繞國(guó)家健康中國(guó)戰(zhàn)略和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的要求，轉(zhuǎn)變管理模式，探索新思路、新方法、新途徑，更好地為醫(yī)院改革發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作者的首要任務(wù)。

一、新時(shí)代大型公立醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、行政管理，以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的，經(jīng)過(guò)歸檔處理的各種文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實(shí)物和其他不同載體、不同形式的歷史記錄。它是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。在新時(shí)代的大型公立醫(yī)院中，不同載體的檔案服務(wù)于醫(yī)院工作的不同方面，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、合理規(guī)劃提供依據(jù)，為患者提供詳實(shí)準(zhǔn)確的病歷數(shù)據(jù)，為醫(yī)院解決醫(yī)療糾紛提供重要證據(jù)，為醫(yī)學(xué)教育活動(dòng)提供生動(dòng)的教材，為醫(yī)院對(duì)外宣傳報(bào)道積累有價(jià)值的素材，為醫(yī)學(xué)研究和科研成果鑒定提供第一手實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)或標(biāo)本，為設(shè)備使用維修、更新和保養(yǎng)提供高質(zhì)量的產(chǎn)品信息和參考，為醫(yī)院文化建設(shè)和改革發(fā)展提供服務(wù)。簡(jiǎn)言之，醫(yī)院檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院各項(xiàng)工作持續(xù)開(kāi)展，關(guān)系到醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和健康中國(guó)建設(shè)，在推進(jìn)全面建成小康社會(huì)和實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的偉大征程中，發(fā)揮著不可或缺的作用。

二、新時(shí)代大型公立醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，工作不被重視

在集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健于一體的大型公立醫(yī)院管理中，檔案管理和檔案工作者往往不被重視。以目前醫(yī)院等級(jí)評(píng)審和全國(guó)文明單位創(chuàng)建為例，這兩項(xiàng)創(chuàng)建和評(píng)審中存在大量的檔案工作。可以說(shuō)，評(píng)審和創(chuàng)建工作的每一條款都涉及檔案，都需要檔案部門人員參與配合。但是在《三甲醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則》《全國(guó)文明單位測(cè)評(píng)體系》中，人力資源管理、信息與圖書(shū)管理、財(cái)務(wù)與價(jià)格管理、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理、后勤保障管理、醫(yī)學(xué)設(shè)備管理、院務(wù)公開(kāi)管理，理想信念教育、核心價(jià)值觀教育、思想道德建設(shè)、文明優(yōu)質(zhì)服務(wù)、學(xué)雷鋒活動(dòng)、法制建設(shè)、文化體育活動(dòng)、優(yōu)美環(huán)境建設(shè)等許多具體內(nèi)容都納入到了管理考核范圍，唯獨(dú)檔案管理沒(méi)有被單獨(dú)列入其中。顯然，決策者對(duì)檔案管理的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重醫(yī)療技術(shù)人才培養(yǎng)，輕管理人才培養(yǎng)，更忽視了檔案人才的培養(yǎng)。檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，檔案知識(shí)缺乏，對(duì)檔案管理新動(dòng)向了解不夠，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和動(dòng)能，思想保守，因循守舊，工作往往停留在經(jīng)驗(yàn)上，極大地制約了檔案工作的開(kāi)展。

（二）管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一，管理范圍不明確

目前，醫(yī)院檔案的管理還沒(méi)有形成一套科學(xué)的系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)和制度。多數(shù)醫(yī)院檔案管理由院長(zhǎng)辦公室下設(shè)的綜合檔案室負(fù)責(zé)管理，管理范圍包括文書(shū)檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案等十幾個(gè)門類的檔案。病歷檔案由病案室管理，人事檔案由人事部門管理，病理切片等檔案由各個(gè)業(yè)務(wù)科室自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局。這有悖于《檔案法》第五條關(guān)于檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，極容易造成檔案資料的流失。

新時(shí)代醫(yī)院管理的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了變化。由于缺乏科學(xué)的管理體系、統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院檔案管理不能適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展、規(guī)模和機(jī)構(gòu)設(shè)置的變化，以及開(kāi)展新技術(shù)、新項(xiàng)目、新工作等業(yè)務(wù)范圍的變化，沒(méi)有在管理內(nèi)容上做出適當(dāng)調(diào)整，造成歸檔范圍不明確，應(yīng)歸檔的資料無(wú)法及時(shí)歸檔，許多重要的檔案資料滯留在下設(shè)機(jī)構(gòu)、科室或個(gè)人手中，這給國(guó)家和醫(yī)院都造成了不應(yīng)有的損失。

（三）硬件投入不足，信息化程度不高

許多醫(yī)院對(duì)檔案工作重視不夠，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往輕檔案管理，重醫(yī)療業(yè)務(wù)管理，造成檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)療管理。檔案管理沒(méi)有與臨床業(yè)務(wù)管理同部署、同規(guī)劃，檔案管理被邊緣化，未納入醫(yī)院的目標(biāo)管理中。這造成檔案庫(kù)房狹小，達(dá)不到建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求；檔案設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后，嚴(yán)重地制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。特別是在智慧醫(yī)院熱絡(luò)的今天，檔案電子信息化管理技術(shù)進(jìn)步緩慢，跟不上現(xiàn)代醫(yī)院管理的步伐。這都會(huì)影響到醫(yī)院的整體發(fā)展。

（四）人才素質(zhì)低，隊(duì)伍不健全。

目前醫(yī)院檔案部門人員數(shù)量配備不足，專業(yè)人才匱乏是普遍現(xiàn)象。

許多醫(yī)院配備的都是一些學(xué)歷不高、半路出身的閑雜人員，大多數(shù)缺乏系統(tǒng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，工作經(jīng)驗(yàn)不足。而醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有將檔案人才培養(yǎng)納入規(guī)劃，致使檔案人才青黃不接，根本談不上梯隊(duì)建設(shè)。這與新時(shí)代檔案工作肩負(fù)的歷史重任格格不入，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展和事業(yè)發(fā)展，亟待引起重視。

三、新時(shí)代大型公立醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的主要路徑

第一，加強(qiáng)法制宣傳，提高檔案意識(shí)。一是采取多種形式，組織醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職工，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹國(guó)家、省市、行業(yè)等檔案法律法規(guī)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，使檔案法規(guī)意識(shí)自上而下根植于全體醫(yī)務(wù)人員心中。二是開(kāi)發(fā)領(lǐng)導(dǎo)層，使醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，把檔案管理納入到醫(yī)院整體管理中來(lái)，與醫(yī)、教、研等工作統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌考慮；積極爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室領(lǐng)導(dǎo)及每位職工對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)工作的支持。三是貫徹落實(shí)《檔案法》關(guān)于檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，提高依法歸檔的自覺(jué)性，維護(hù)檔案的完整齊全，保障檔案安全，便于醫(yī)院各部門的利用。

第二，建立科學(xué)體系，實(shí)行規(guī)范管理。這要求適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)，在“大檔案”理念指導(dǎo)下，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，建立起一套科學(xué)規(guī)范合理的管理體系。一是理順管理機(jī)構(gòu)，建立綜合檔案館（室）及其下設(shè)部門，使各類檔案集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理法律法規(guī)在全院檔案管理中全面貫徹落實(shí)。二是整合醫(yī)院各院區(qū)、各部門檔案資源，建立統(tǒng)一的檔案管理制度和規(guī)范，宏觀制度在國(guó)家法律法規(guī)框架下制定，具體制度在宏觀制度下體現(xiàn)各類檔案專業(yè)內(nèi)容特點(diǎn)，努力做到各類檔案管理有法可依、有章可循。三是明確檔案人員的職責(zé)和義務(wù)，確定各級(jí)檔案從業(yè)人員的崗位職責(zé)，并對(duì)他們進(jìn)行年終考核，考核結(jié)果與績(jī)效收入掛鉤，獎(jiǎng)勤罰懶，調(diào)動(dòng)他們做好本職工作的積極性。四是加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，提高工作效率。

第三，擴(kuò)大歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)管理全覆蓋。新時(shí)代，隨著健康中國(guó)概念的提出和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院除了過(guò)去的醫(yī)療、教學(xué)、科研等常規(guī)管理工作外，還會(huì)產(chǎn)生大量的社會(huì)服務(wù)活動(dòng)或創(chuàng)新性工作，如突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急救援、公益健康知識(shí)宣教、志愿服務(wù)、對(duì)口幫扶、醫(yī)聯(lián)體建設(shè)、援疆援外、國(guó)際交流、合作辦院等。此類活動(dòng)的進(jìn)行，使各種新的檔案載體不斷出現(xiàn)。我們要認(rèn)真分析新情況，及時(shí)調(diào)整歸檔計(jì)劃和整理標(biāo)準(zhǔn)，擴(kuò)大檔案征收范圍，創(chuàng)新管理服務(wù)模式。在醫(yī)院管理中要樹(shù)立“檔案先行”的理念，檔案產(chǎn)生在哪里，檔案管理就跟進(jìn)在哪里，保證醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的檔案完整歸檔，使檔案管理在醫(yī)院實(shí)現(xiàn)全覆蓋。

第四，開(kāi)發(fā)信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息不僅能夠?yàn)獒t(yī)院各部門和科室提供有價(jià)值的醫(yī)療信息，而且能夠間接提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。這要求檔案管理人員圍繞醫(yī)院發(fā)展大局，適應(yīng)醫(yī)院管理內(nèi)容的拓展，充分挖掘檔案信息資源，把檔案利用的觸角延伸到醫(yī)院各部門和科室，把檔案利用服務(wù)送到醫(yī)院各部門和科室，讓檔案利用體系覆蓋全醫(yī)院，讓每個(gè)需要利用檔案的部門都能便捷地利用檔案；經(jīng)常深入臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研一線征求意見(jiàn)，了解檔案利用需求，有針對(duì)性地提供服務(wù)；積極開(kāi)展各種檔案編研活動(dòng)，通過(guò)以院慶為契機(jī)，建立院史陳列館，編寫(xiě)院志，編印醫(yī)院發(fā)展畫(huà)冊(cè)、人物志、榮譽(yù)譜、科技成果和論文匯編，組織攝影展覽，拍攝醫(yī)院建設(shè)專題影視片等方式，搜尋醫(yī)院散失檔案，搶救醫(yī)院文化遺存，整理現(xiàn)有各類檔案，積累多層次、全方位的有效信息，為醫(yī)院檔案信息利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第五，加大管理投入，實(shí)現(xiàn)資源共享。充分保障檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)，是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的必要條件。這要求醫(yī)院加大投入，提高配置，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。一方面，要配置檔案保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)配備，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，保證足夠的存放空間，庫(kù)房?jī)?nèi)按照國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)安裝保護(hù)裝置；另一方面，要建立電子化檔案庫(kù)，安裝檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，完善醫(yī)院局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)和信息平臺(tái)。此外，還要建立完善電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化電子技術(shù)保障，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化。這也是未來(lái)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。

檔案管理的最終目的是使檔案得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享?，F(xiàn)代化的管理設(shè)備、完善的檔案信息管理系統(tǒng)、檔案管理先行的理念，能為醫(yī)院各部門之間方便、準(zhǔn)確、快捷地利用檔案提供有力的保障。此外，還要注重檔案利用效果及信息反饋的管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)廣大職工和社會(huì)群眾對(duì)檔案資源共享的要求和意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作存在的缺陷與不足，真正使醫(yī)院各部門之間通過(guò)信息互通、資源共享提高工作效率，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展，讓廣大群眾能夠公開(kāi)透明地查閱個(gè)人健康信息，進(jìn)一步提升醫(yī)院服務(wù)品質(zhì)。

第六，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案管理需要一支政治可靠、業(yè)務(wù)過(guò)硬、作風(fēng)優(yōu)良的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。醫(yī)院管理部門要高度重視檔案管理人才的培養(yǎng)。一是要在現(xiàn)有人員基礎(chǔ)上培養(yǎng)精準(zhǔn)的專業(yè)化人才，應(yīng)通過(guò)外出進(jìn)修、繼續(xù)教育學(xué)習(xí)等形式，使他們更新知識(shí)，開(kāi)闊視野，全面掌握檔案管理業(yè)務(wù)理論知識(shí)和法律法規(guī)。二是要從高校直接引進(jìn)知識(shí)結(jié)構(gòu)全面、一專多能并具有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才，引進(jìn)那些既具有檔案管理專業(yè)知識(shí)，又具備檔案管理所需的其他技能和知識(shí)的復(fù)合型人才，為檔案隊(duì)伍注入新鮮血液。三是要教育檔案工作者愛(ài)崗敬業(yè)，使他們具備高尚的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任心，勇于擔(dān)當(dāng)，勤奮學(xué)習(xí)，努力實(shí)踐，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷總結(jié)和探索檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和方法，盡快成為新時(shí)代醫(yī)院檔案工作的行家里手。