新媒體時(shí)代大學(xué)生檔案立體化管理研究

高校檔案管理工作是高校日常管理的重要組成部分，記載著大學(xué)生在校期間的個(gè)人表現(xiàn)﹑基本情況等信息，[1]也關(guān)系著大學(xué)生日后的就業(yè)和工作，是用人單位了解大學(xué)生基本情況的重要渠道。因此，高校學(xué)生檔案管理工作十分重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)生檔案管理面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇，使得檔案電子化不再是簡(jiǎn)單的掃描編輯﹑查詢共享，而是對(duì)其提出了檔案立體化管理﹑充分發(fā)揮檔案價(jià)值的更高要求。

一、高校學(xué)生檔案立體化管理的現(xiàn)狀

目前高校的檔案管理較多地受到傳統(tǒng)觀念的影響，加上現(xiàn)實(shí)條件的約束，檔案管理相關(guān)人員的工作依然停留在對(duì)大學(xué)生檔案資料的收集上面，將大學(xué)生檔案中的必須內(nèi)容收納到檔案中成為全部的檔案管理工作。[2]目前高校的檔案管理人員對(duì)學(xué)生的檔案管理工作不夠重視，甚至認(rèn)為大學(xué)生的檔案管理工作是可以忽略的，與其他學(xué)生管理工作相比，是可有可無(wú)的。他們對(duì)于大學(xué)生檔案內(nèi)容的建立也比較粗略，僅僅記載了大學(xué)生的基本個(gè)人信息，沒有融合現(xiàn)代化的因素，即便許多高校運(yùn)用了現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行大學(xué)生的檔案管理，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足大學(xué)生的發(fā)展需要和就業(yè)需要，僅僅在幾個(gè)相關(guān)的平臺(tái)上可以搜索到大學(xué)生的基本信息，網(wǎng)絡(luò)資源利用不佳，分散度不廣。[3]

當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)下，培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才成為高職院校人才培養(yǎng)的主要目標(biāo)。用人單位尤其看重畢業(yè)生的職業(yè)素質(zhì)。而作為反映大學(xué)生大學(xué)階段基本情況的檔案材料，其歸檔范圍卻基本上停留在多年不變的內(nèi)容上，如學(xué)生的入學(xué)通知書存根﹑派遣證存根等。這造成學(xué)生的檔案材料缺乏個(gè)性化﹑特色化的內(nèi)容，如學(xué)生的道德品質(zhì)﹑心理健康﹑技能培養(yǎng)﹑實(shí)踐能力﹑資格證書等材料并未納入學(xué)生檔案歸檔。這些內(nèi)容不全面﹑不充實(shí)的檔案材料既不能反映學(xué)生素質(zhì)的全貌，也不能滿足用人單位了解畢業(yè)生詳實(shí)信息的要求。

二、高校學(xué)生檔案立體化管理的特點(diǎn)

高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容主要包括學(xué)生在入學(xué)前以及在校期間的政治思想表現(xiàn)﹑學(xué)習(xí)成績(jī)﹑生活行為﹑家庭和個(gè)人基本信息等內(nèi)容，成為大學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的一個(gè)重要的人生履歷。顯然這些基本資料無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需求，用人單位也需要更加詳細(xì)和全面的學(xué)生檔案資料。

高校學(xué)生的校園生活十分精彩，高校一般都會(huì)組織大量的社團(tuán)活動(dòng)和校園活動(dòng)。大學(xué)生在豐富的校園生活中會(huì)形成大量活動(dòng)材料，包括學(xué)生聽課筆記﹑講課錄像﹑畢業(yè)論文﹑小創(chuàng)作﹑多媒體作品等。大學(xué)生的具體活動(dòng)雖然不同，但都是豐富多彩的。大學(xué)生參加培訓(xùn)得到的證書和獎(jiǎng)項(xiàng)以及課余兼職取得的成就，均可反映大學(xué)生在校期間的實(shí)踐活動(dòng)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)可選擇一些有代表性的內(nèi)容納入學(xué)生的檔案中。

三、高校學(xué)生檔案立體化管理的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視

學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)成為高校日常工作的重要組成部分。各院校應(yīng)該高度重視這項(xiàng)工作，采取有力的舉措增加檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)，增加他們的檔案服務(wù)意識(shí)。[4]

高校的檔案管理工作關(guān)系著大學(xué)生校內(nèi)的成績(jī)和表現(xiàn)，也影響著大學(xué)生日后的就業(yè)和工作。因此，各個(gè)院校應(yīng)安排領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的管理，安排獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的落實(shí)。讓學(xué)生檔案工作有專人負(fù)責(zé)，將工作職責(zé)落實(shí)到每一名工作人員的頭上，將檔案管理滲透到學(xué)校管理的日常工作中去，同時(shí)配備足夠的人力﹑物力，保證該項(xiàng)工作可以正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。[5]

高校的檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，要熱愛本職工作，以嚴(yán)謹(jǐn)﹑認(rèn)真﹑負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行工作，建立起高度的榮譽(yù)感與責(zé)任感，忠于職守，團(tuán)結(jié)協(xié)作，確保檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)和高效。

(二)多渠道地及時(shí)收集學(xué)生信息

學(xué)生檔案的收集工作是整個(gè)檔案管理過(guò)程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。尤其是如何多渠道﹑及時(shí)收集學(xué)生信息材料，對(duì)于保證檔案的準(zhǔn)確性非常重要。收集信息渠道單一，既容易遺漏信息材料，也可能使信息出錯(cuò)。收集科學(xué)﹑準(zhǔn)確的學(xué)生檔案材料牽涉到很多部門。檔案管理部門在收集學(xué)生檔案之前，首先要分工制定歸檔的范圍，如學(xué)生學(xué)歷材料的收集主要通過(guò)教務(wù)部門，學(xué)生黨團(tuán)材料的收集主要通過(guò)相關(guān)的黨總支及團(tuán)支部，素質(zhì)培養(yǎng)和實(shí)踐技能材料的收集主要通過(guò)團(tuán)委﹑學(xué)工部門，身心健康資料的收集主要通過(guò)醫(yī)務(wù)室和學(xué)校心理健康指導(dǎo)中心等。其次要加強(qiáng)收集材料相關(guān)部門檔案意識(shí)的宣傳教育，提高各部門對(duì)檔案材料形成﹑積累和移交歸檔的自覺性；明確自己在收集檔案過(guò)程中的責(zé)任，使檔案工作人員在收集檔案材料時(shí)有較強(qiáng)的針對(duì)性，提高檔案材料的收準(zhǔn)率和收全率。在收集檔案的過(guò)程中，也要對(duì)收集材料的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，尤其是學(xué)生參與校園文化活動(dòng)﹑社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等信息材料，需要老師或者其他參與者作出相關(guān)的評(píng)定。學(xué)生檔案管理部門要主動(dòng)與相關(guān)處室進(jìn)行溝通，及時(shí)解決收集過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，按照學(xué)期前集中安排部署﹑學(xué)期中定期督促落實(shí)﹑學(xué)期末分部門檢查歸集的流程，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終，落到實(shí)處。

（三）建立學(xué)生檔案全方位﹑立體化的數(shù)據(jù)庫(kù)

學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)通過(guò)現(xiàn)代化的手段，以大學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為基礎(chǔ)，構(gòu)建便捷的的檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同權(quán)限的查詢功能?，F(xiàn)在的大學(xué)生檔案一般為紙質(zhì)的，僅包括大學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)﹑基本信息﹑家庭情況﹑獲獎(jiǎng)情況，查詢的功能和查詢到的信息十分有限。構(gòu)建了立體化的大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之后，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案全面﹑立體化的儲(chǔ)存，可以通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行全方位的查詢，可以展現(xiàn)大學(xué)生的音像資料，對(duì)他們的了解也變得更加全面和立體。

為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的立體化管理，應(yīng)采取有力的措施，充分利用信息技術(shù)，采集大學(xué)生在各種活動(dòng)中的表現(xiàn)，進(jìn)行分類，再納入大學(xué)生的個(gè)人檔案。例如，某學(xué)生參加校園歌手的大賽，取得優(yōu)異成績(jī)，相關(guān)部門可將大學(xué)生表演時(shí)的表現(xiàn)記錄下來(lái)，以照片﹑視頻﹑報(bào)道等形式進(jìn)行收集，充分展現(xiàn)大學(xué)生的個(gè)人特長(zhǎng)。用人單位通過(guò)這些內(nèi)容，會(huì)對(duì)大學(xué)生的特長(zhǎng)有一些了解，從而更好地進(jìn)行崗位的分配與安排。

高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也面臨著許多的困難和挑戰(zhàn)。這些困難可以通過(guò)全體人員的努力克服。全體檔案管理人員必須積極參與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，對(duì)日常工作中的檔案進(jìn)行有意識(shí)的收集和整理。一旦建立了數(shù)據(jù)庫(kù)，高校的整體檔案管理工作和日常學(xué)生管理工作將事半功倍。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息時(shí)代的來(lái)臨給高校檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇。檔案管理工作是高校學(xué)生日常管理工作中的重要組成部分，對(duì)于大學(xué)生的日后就業(yè)具有重要的意義。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)此高度重視。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真完成本職工作，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，建立完善的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行檔案的全方位﹑立體化管理，朝著智能化﹑個(gè)性化﹑便捷化﹑人性化的方向努力，爭(zhēng)取高校檔案管理工作出現(xiàn)新的突破和發(fā)展。