基于智能監(jiān)控技術(shù)的無人檔案庫房管理優(yōu)化

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，單位內(nèi)外部對檔案利用的頻率越來越高，檔案庫房管理的重要性日益凸顯。檔案作為一項(xiàng)重要的資料，無論對于個(gè)人還是單位而言，都有著重要的價(jià)值。如何在當(dāng)前社會發(fā)展中做好檔案庫房管理工作，保障檔案資料安全，確保檔案調(diào)閱方便﹑可靠，是各級單位亟待探索解決的任務(wù)之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案庫房管理正引入越來越多的現(xiàn)代科技，無人檔案庫房管理成為未來檔案庫房管理的主流趨勢。[1]智能監(jiān)控技術(shù)是信息技術(shù)的一種，它的發(fā)展與成熟為無人檔案庫房管理的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)上的支撐。

一、無人檔案庫房建設(shè)的必要性

無人檔案庫房是當(dāng)前檔案庫房發(fā)展的總體趨勢，加強(qiáng)無人檔案庫房建設(shè)有一定的必要性。

（一）企事業(yè)單位保護(hù)與保存檔案的客觀需要

當(dāng)前企事業(yè)單位在檔案庫房管理上，一般秉持以“防”為主的思想，旨在防止檔案庫房內(nèi)火災(zāi)﹑盜竊等情況的發(fā)生，盡可能地減少檔案的調(diào)閱和利用頻率。這些方法雖在一定程度上保障了檔案庫房的正常運(yùn)行，但依然很難保證在庫房內(nèi)檔案發(fā)生污損或遺失時(shí)能夠從源頭進(jìn)行追溯。通過各類智能監(jiān)控技術(shù)的運(yùn)用，無人檔案庫房可監(jiān)控和記錄檔案的移動﹑查閱﹑復(fù)印等操作軌跡，一旦發(fā)生檔案損壞的情況，可以有效地進(jìn)行追溯。[2]此外，在傳統(tǒng)的檔案庫房管理模式下，一旦管理人員發(fā)生變動，單位主管領(lǐng)導(dǎo)或下任管理人員都需重新熟悉檔案庫房的布局﹑檔案的存放等情況，還需重新記錄檔案庫房的各項(xiàng)信息，這也容易引起檔案信息的缺失?；诟黝愔悄鼙O(jiān)控技術(shù)的無人檔案庫房可以實(shí)現(xiàn)對庫房的遠(yuǎn)程監(jiān)控，讓管理者可實(shí)時(shí)方便地了解和監(jiān)控本單位檔案的存放﹑管理等各項(xiàng)情況，減少由于人員變動帶來的庫房檔案管理失當(dāng)，提高庫房檔案管理的安全性。

（二）提高檔案庫房管理安全性與效率的內(nèi)在需求

檔案對存儲環(huán)境的溫度﹑濕度有較高的要求。對庫房溫濕度的記錄與控制是檔案庫房管理的重要工作之一。在傳統(tǒng)檔案庫房管理中，當(dāng)溫濕度不符合庫房管理要求時(shí)，就需要庫房管理工作人員操作溫濕度控制的設(shè)備，人工維持檔案庫房的溫濕度。然而，由于人工操作存在滯后性﹑難以精確控制等問題，庫房檔案溫濕度管理始終存在一些安全隱患?；谥悄鼙O(jiān)控技術(shù)的無人庫房可通過監(jiān)控系統(tǒng)對庫房進(jìn)行24小時(shí)的溫濕度檢查和記錄，避免由于溫濕度異常造成的檔案損壞。此外，檔案每日盤點(diǎn)和查驗(yàn)也是檔案庫房管理的重要日常工作。在傳統(tǒng)的檔案盤點(diǎn)中，由于時(shí)間有限，管理人員常常僅對檔案實(shí)體卷（盒）進(jìn)行盤點(diǎn)，而忽視內(nèi)部資料文檔的清點(diǎn)和查驗(yàn)。通過智能監(jiān)控技術(shù)和機(jī)器人管理系統(tǒng)的配合，無人庫房可以定期實(shí)現(xiàn)對檔案高效率盤點(diǎn)，不僅可以盤點(diǎn)檔案的實(shí)體卷（盒），還可對卷（盒）內(nèi)資料進(jìn)行盤點(diǎn)。這提高了檔案庫房管理的效率。[3]

二、檔案庫房管理中的關(guān)鍵智能監(jiān)控技術(shù)

結(jié)合當(dāng)前各類信息技術(shù)和人工智能技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，在企事業(yè)單位檔案庫房中運(yùn)用以下智能監(jiān)控技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案庫房的“無人化”管理。

（一）無線射頻識別+機(jī)器人技術(shù)

無線射頻識別技術(shù)（RFID）是一種不依賴物理接觸便可實(shí)現(xiàn)電訊號識別的技術(shù)。這是一種集編碼﹑識別﹑采集﹑錄入和處理于一體的技術(shù)，目前已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)。在檔案庫房管理中，也可以對檔案文件及其卷（盒）進(jìn)行編碼，從而實(shí)現(xiàn)對庫房檔案信息的識別。隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展，各類機(jī)器人也廣泛運(yùn)用于人們的生產(chǎn)﹑生活中。在檔案庫房中運(yùn)用機(jī)器人監(jiān)控系統(tǒng)，結(jié)合RFID技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對各類檔案的智能化識別。同時(shí)，機(jī)器人還可對識別后的檔案進(jìn)行盤點(diǎn)﹑查驗(yàn)﹑上下架及出入庫等操作，從而提高庫房檔案管理的效率。[4]

（二）智能化門禁控制技術(shù)

檔案庫房作為企事業(yè)單位保存重要檔案資料的場所，必須運(yùn)用一定的手段來控制檔案出入庫房。顯然，門禁智能監(jiān)控技術(shù)是監(jiān)控檔案資料出入庫房的有效技術(shù)手段。智能化門禁控制技術(shù)作為門禁智能監(jiān)控系統(tǒng)的核心，通過非接觸式IC卡和指紋識別來對整個(gè)門禁系統(tǒng)進(jìn)行控制。在這個(gè)系統(tǒng)中，位于檔案庫房的中心計(jì)算機(jī)，可以與企事業(yè)單位內(nèi)部的其它系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)連接和交換，從而實(shí)現(xiàn)對門禁系統(tǒng)的控制。

（三）溫濕度自動監(jiān)控技術(shù)

檔案庫房只有保證恒定的溫濕度，才能保證檔案在長期保存過程中不因環(huán)境溫濕度的變化而損壞。這就需要在檔案庫房中引入溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)。隨著自動化控制技術(shù)的發(fā)展，在傳統(tǒng)溫濕度控制設(shè)備中引入溫濕度自動監(jiān)控技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對溫濕度實(shí)時(shí)監(jiān)控和自動調(diào)節(jié)。當(dāng)環(huán)境溫濕度無法調(diào)節(jié)或異常時(shí)，這一系統(tǒng)還能進(jìn)行報(bào)警操作，把存在異常情況的溫濕度數(shù)據(jù)上傳至指定服務(wù)器。

（四）智能消防滅火技術(shù)

由于許多檔案為紙質(zhì)材料，做好檔案庫房的防火工作也十分重要。由于檔案資料的特殊性，當(dāng)庫房發(fā)生火情時(shí)，不允許使用噴水裝置進(jìn)行滅火。一般通過在檔案庫房內(nèi)設(shè)置氣體滅火裝置來保障檔案庫房的消防安全。在傳統(tǒng)庫房管理中，這些氣體滅火裝置是由庫房工作人員手動控制。然而，人工操作的效率和準(zhǔn)確性較低，無法實(shí)時(shí)地對庫房內(nèi)火情做出預(yù)警與反應(yīng)。隨著各類信息技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)滅火系統(tǒng)，各種消防滅火裝置可以對煙信號﹑溫度信號作出實(shí)時(shí)反應(yīng)，并根據(jù)庫房內(nèi)情況智能化的滅火處理。

三、基于智能監(jiān)控技術(shù)的無人檔案庫房管理路徑

無人檔案庫房是今后檔案庫房的建設(shè)發(fā)展方向，也是企事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)在需求。以下基于上述智能監(jiān)控技術(shù)來探討如何實(shí)現(xiàn)檔案庫房的“無人化”和智能化管理。

（一）檔案的智能識別及上下架

通過無線射頻識別+機(jī)器人技術(shù)，檔案管理者不僅能精準(zhǔn)掌握各檔案的位置和完整性信息，而且可實(shí)時(shí)地掌握檔案的移動情況。管理者通過對檔案上下架規(guī)則的編碼，可由機(jī)器人對檔案位置進(jìn)行分配，并結(jié)合無線射頻技術(shù)對檔案進(jìn)行識別與移動，來實(shí)現(xiàn)檔案的自動上下架。例如，當(dāng)庫房管理者需要調(diào)閱檔案時(shí)，先將相關(guān)信息輸入機(jī)器人系統(tǒng)進(jìn)行檢索，系統(tǒng)發(fā)送指令打開相應(yīng)的密集架，庫房機(jī)器人在收到指令后行駛到指定位置，取出檔案并掃描條碼信息，完成檔案的下架操作，并自動記錄檔案的下架時(shí)間等信息。當(dāng)檔案歸還時(shí)，庫房機(jī)器人掃描歸還的檔案條碼信息，讀取檔案位置，系統(tǒng)自動打開密集架，機(jī)器人將檔案放置到指定位置，完成檔案的上架操作，并自動記錄上架時(shí)間等信息。此外，當(dāng)特殊情況發(fā)生時(shí)，如檔案沒有條碼信息或者條碼信息無法識別時(shí)，機(jī)器人會向庫房管理者發(fā)出報(bào)警指令，提醒管理者異常情況。

（二）檔案出入庫的安全監(jiān)控

企事業(yè)單位普遍對檔案的出入庫管理有較高的要求，需要檔案庫房管理工作者準(zhǔn)確記錄檔案庫房的開啟次數(shù)﹑開啟人以及操作內(nèi)容。在夜間值守期間，還會安排專員按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和頻次對檔案庫房巡查。通過運(yùn)用智能化的門禁監(jiān)控系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案出入庫的無人化管理。在裝有門禁智能監(jiān)控系統(tǒng)的無人庫房中，系統(tǒng)可準(zhǔn)確感知每一次庫房門的開關(guān)狀態(tài)，并與系統(tǒng)預(yù)設(shè)時(shí)間進(jìn)行對比和記錄。如果在非預(yù)設(shè)時(shí)間段檔案庫房門開啟或者在外力作用下庫房門被開啟，那么系統(tǒng)可及時(shí)將異常狀態(tài)報(bào)警信息發(fā)送至指定人員的通訊終端。同時(shí)，智能門禁系統(tǒng)自帶的監(jiān)視系統(tǒng)將對庫房內(nèi)外情況進(jìn)行監(jiān)控和拍攝，將圖像信息保存且上傳至指定服務(wù)器終端，以便管理者了解當(dāng)時(shí)的檔案庫房情況。

（三）溫濕度自動監(jiān)控調(diào)節(jié)

在無人檔案庫房中，應(yīng)用溫濕度自動監(jiān)控系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度情況，并根據(jù)檔案庫房要求對溫濕度做出自動調(diào)節(jié)，從而使庫房處于規(guī)定的溫濕度環(huán)境中。具體來說，溫濕度自動監(jiān)控調(diào)節(jié)系統(tǒng)應(yīng)具有三個(gè)功能。第一，自動采集與記錄溫濕度數(shù)據(jù)。系統(tǒng)可每隔5秒采集預(yù)設(shè)監(jiān)控點(diǎn)的溫濕度數(shù)據(jù)并記錄存儲，自動生成溫濕度曲線，方便管理者調(diào)閱和分析。第二，自動數(shù)據(jù)比對和報(bào)警。當(dāng)溫濕度信息與標(biāo)準(zhǔn)相差較大且無法自動調(diào)節(jié)時(shí)，系統(tǒng)報(bào)警器能將相關(guān)信息及時(shí)發(fā)送至指定終端，并附帶報(bào)警原因。第三，統(tǒng)計(jì)分析歷史數(shù)據(jù)。溫濕度自動監(jiān)控調(diào)節(jié)系統(tǒng)還可對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比對，找到溫濕度變化較大的時(shí)段，為庫房管理者提前做好預(yù)防提供數(shù)據(jù)支持。[5]

（四）自動報(bào)警滅火

在檔案庫房中應(yīng)用智能消防滅火監(jiān)控系統(tǒng)，可通過消防報(bào)警主機(jī)來感知系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)中的煙感﹑溫感設(shè)備的報(bào)警信號，從而判斷檔案庫房中報(bào)警點(diǎn)的位置信息。系統(tǒng)將報(bào)警信息發(fā)送至管理終端，并將報(bào)警位置的畫面信息顯示在系統(tǒng)監(jiān)控屏幕上。管理終端的工作人員在確認(rèn)后，打開氣體滅火的子系統(tǒng)。滅火子系統(tǒng)一旦被激活，將首先激活系統(tǒng)的聲光報(bào)警裝置，提醒庫房人員火情發(fā)生，盡快撤離。當(dāng)放氣指示燈亮起時(shí)，系統(tǒng)自動打開鹵代烷氣瓶電磁閥，對失火庫房進(jìn)行隔氧操作。中央計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在收到滅火報(bào)警指令后，自動關(guān)閉恒溫恒濕系統(tǒng)，將著火點(diǎn)的實(shí)時(shí)場景信息進(jìn)行錄像存儲。[6]檔案庫房要求智能消防滅火系統(tǒng)應(yīng)具備全/半自動狀態(tài)的切換功能，以滿足不同時(shí)段的防火需要。例如，當(dāng)庫房有人值班時(shí)，滅火子系統(tǒng)應(yīng)處于半自動狀態(tài)。當(dāng)設(shè)備發(fā)出報(bào)警信息時(shí)，監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)調(diào)取報(bào)警點(diǎn)的圖像信息，并顯示在監(jiān)控終端，由值班人員確定是否啟動氣體滅火裝置，避免系統(tǒng)的誤報(bào)和誤操作。當(dāng)庫房處于無人值班狀態(tài)時(shí)，滅火子系統(tǒng)應(yīng)處于全自動狀態(tài)。當(dāng)收到報(bào)警信息時(shí)，系統(tǒng)自動開啟滅火裝置，確保檔案庫房的消防安全。

四、結(jié)束語

綜上所述，基于智能監(jiān)控系統(tǒng)的無人檔案庫房不僅可以提高檔案庫房管理的效率，還可以提升庫房檔案保存的安全性。通過應(yīng)用無線射頻識別+機(jī)器人監(jiān)控系統(tǒng)﹑智能化門禁系統(tǒng)﹑溫濕度自動監(jiān)控調(diào)節(jié)系統(tǒng)以及智能消防滅火系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案庫房的無人化和智能化管理。我國各類企事業(yè)單位要通過這些智能監(jiān)控技術(shù)來加強(qiáng)檔案庫房的數(shù)字化和無人化改造，提升檔案庫房管理的水平。