服務(wù)經(jīng)濟(jì)視域下的高校檔案信息資源平臺(tái)構(gòu)建

當(dāng)前高校在推動(dòng)檔案工作方面存在檔案歸類入庫(kù)緩慢﹑服務(wù)理念滯后﹑信息資源利用率低等問(wèn)題，致使大部分高校檔案信息資源很難發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，服務(wù)經(jīng)濟(jì)逐漸受到政府主管部門的高度重視，并在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中逐漸擴(kuò)大比重。新形勢(shì)下，服務(wù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建提供了良好契機(jī)。服務(wù)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生于工業(yè)化高度發(fā)展時(shí)期，依托信息技術(shù)以及現(xiàn)代先進(jìn)管理理念而發(fā)展，這些均可啟發(fā)并促進(jìn)高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建。因此，研究服務(wù)經(jīng)濟(jì)視域下的高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建，對(duì)于促進(jìn)高校檔案發(fā)展﹑強(qiáng)化檔案服務(wù)水平具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建的必要性與可行性

高校檔案信息資源是國(guó)家檔案資源體系的關(guān)鍵組成部分，其服務(wù)的目標(biāo)是向師生提供各種檔案信息資源。近年來(lái)，高校檔案信息資源規(guī)模日益擴(kuò)大，而服務(wù)方面依舊采用固有模式，受時(shí)間和空間的約束，高校檔案信息資源無(wú)法展現(xiàn)出更大價(jià)值?？梢?jiàn)，高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建不僅必要，而且可行。[1]一方面，高校檔案信息資源是對(duì)高校各類實(shí)踐活動(dòng)真實(shí)﹑原始的記錄，是高校文化積累以及傳承的重要載體。因此，高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)與利用，有利于激發(fā)師生的自豪感；培育積極樂(lè)觀的校園精神，進(jìn)而展現(xiàn)高校優(yōu)良的文化傳統(tǒng)。另一方面，高校在進(jìn)行常規(guī)行政管理或者做出重大決策時(shí)，均需要以大量信息作為參考，這部分信息不僅有現(xiàn)實(shí)的數(shù)據(jù)，而且包含歷史的數(shù)據(jù)。而高校檔案信息對(duì)于學(xué)校不同時(shí)間段﹑不同活動(dòng)內(nèi)容都做了記錄。[2]通過(guò)構(gòu)建檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)，深度挖掘檔案中有價(jià)值的信息，能夠幫助高校準(zhǔn)確做出決策，推動(dòng)高?？茖W(xué)發(fā)展。

目前，我國(guó)高校檔案部門在檔案信息資源整理的過(guò)程中，缺乏整體規(guī)劃，信息分割性明顯。各高校之間沒(méi)有建立檔案信息資源共享機(jī)制，且技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息共享難度大。因此，構(gòu)建高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)是現(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)信息資源共享非常有效的途徑。高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)可以看作是校際檔案部門在合作過(guò)程中，各種構(gòu)成要素間相互聯(lián)系﹑作用構(gòu)成的平臺(tái)。[3]更為重要的是，高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息資源共享﹑服務(wù)更多人群。該平臺(tái)結(jié)合先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)于檔案管理及日常整理均起到重要作用，也會(huì)對(duì)高校檔案信息資源社會(huì)化產(chǎn)生積極的影響。

二、當(dāng)前高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建面臨的困境

高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建與升級(jí)也迫在眉睫，需要在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行深度變革，但當(dāng)前平臺(tái)構(gòu)建仍面臨危機(jī)與挑戰(zhàn)。

（一）檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案信息資源數(shù)字化的前提是實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。然而，當(dāng)前高校檔案信息資源數(shù)字化基礎(chǔ)差，導(dǎo)致信息收集﹑信息存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)利用方面效率和質(zhì)量低下，尤其是各類檔案目錄和細(xì)則的相容性不強(qiáng)，檔案系統(tǒng)軟件移植性較差。[4]具體而言，高校檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)﹑組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，致使越來(lái)越多的檔案信息資源以磁帶﹑光盤﹑磁盤等形式存在，與現(xiàn)有的檔案分類方法﹑收錄標(biāo)準(zhǔn)不相適應(yīng)?？偠灾咝n案數(shù)字化工作目前尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法在高校內(nèi)全面實(shí)施并推廣，進(jìn)而制約高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建。

（二）信息資源綜合建設(shè)不完善

目前，雖然部分高校檔案管理信息資源已經(jīng)實(shí)現(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，但許多高校并沒(méi)有將豐富的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合到服務(wù)平臺(tái)之中，網(wǎng)絡(luò)檔案信息與高校傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)資源沒(méi)能有效結(jié)合。并且，部分高校檔案管理部門缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源的有效篩選，致使信息與服務(wù)的匹配程度較差。[5]另外，我國(guó)高校檔案信息資源分布不均勻。綜合性較強(qiáng)的高校，檔案信息資源整合工作更易展開(kāi)，而綜合性較弱的高校，檔案信息資源整合受到多種高校內(nèi)部因素的制約，致使信息資源整合出現(xiàn)多重阻礙。[6]

（三）服務(wù)理念滯后

傳統(tǒng)的高校檔案工作主要是對(duì)信息資源進(jìn)行收錄﹑整理﹑存儲(chǔ)以及傳播。這類工作只能為用戶提供同一層面與同一標(biāo)準(zhǔn)的“粗放型”服務(wù)。這導(dǎo)致高校檔案工作者的服務(wù)理念常年停留于初級(jí)階段，并未對(duì)信息時(shí)代高校檔案信息資源的發(fā)展趨勢(shì)與前景進(jìn)行深度分析。這在一定程度上阻礙了高校檔案信息資源工作發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)功能。并且，高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的理念滯后，檔案服務(wù)功能未能充分發(fā)揮，導(dǎo)致各教學(xué)單位在教學(xué)檔案建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用方面的協(xié)作性明顯較差。[7]此外，高校檔案館是終極檔案館，其檔案一般不會(huì)移交至其他綜合檔案館。在此情況下，如果檔案信息資源服務(wù)理念滯后，不能及時(shí)﹑高效匹配用戶需求，大量的教育資源，如教學(xué)成果﹑精品教案﹑前端教學(xué)方法等，均不能在更大范圍被利用。

（四）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與信息安全受威脅

當(dāng)前，高校在檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中，面臨知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與信息安全受威脅的問(wèn)題，不利于平臺(tái)安全﹑可靠運(yùn)行。同時(shí)，在檔案信息保密﹑完整方面有欠缺。通常而言，高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)建設(shè)涉及科研檔案。科研檔案是高校教師和科研人員在科研活動(dòng)中的信息記錄，內(nèi)容包括論文﹑相關(guān)著作﹑專利發(fā)明﹑科研項(xiàng)目與成果等文字材料。這些數(shù)據(jù)匯集了科研人員的智慧。近年來(lái)，由于技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)，且缺乏行之有效的監(jiān)督機(jī)制，信息資源服務(wù)平臺(tái)隨時(shí)面臨一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。高校檔案信息資源泄露的情況常有發(fā)生，導(dǎo)致部分科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)難以得到有效保護(hù)。[8]因此，只有采取科學(xué)﹑有效的管理方式，才能保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)與信息安全。

三、服務(wù)經(jīng)濟(jì)視域下高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建的新途徑

（一）建立檔案信息資源服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)是高校檔案信息資源的重要載體。服務(wù)經(jīng)濟(jì)視域下，高校建立信息資源配置合理﹑利用便捷的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建尤為重要。由此，高校應(yīng)將具有開(kāi)發(fā)價(jià)值的檔案信息經(jīng)過(guò)合理化﹑規(guī)范化的分類處理，將處理后的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于信息系統(tǒng)中，并根據(jù)檔案信息檢索優(yōu)先層次的不同，依次建立數(shù)據(jù)庫(kù)目錄﹑索引數(shù)據(jù)庫(kù)﹑全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)等。例如，將高校教育的信息數(shù)據(jù)收錄于數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，包括學(xué)生成績(jī)﹑學(xué)習(xí)資料﹑學(xué)習(xí)反饋等數(shù)據(jù)；還可建立科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)﹑教學(xué)教案數(shù)據(jù)庫(kù)﹑相關(guān)教育法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)等。總體而言，高校檔案管理部門可基于服務(wù)經(jīng)濟(jì)視角，通過(guò)協(xié)同分工，進(jìn)而建設(shè)具有特色的高校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）構(gòu)建高校檔案信息資源服務(wù)發(fā)布系統(tǒng)

服務(wù)經(jīng)濟(jì)視域下，為進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案信息資源服務(wù)的快速發(fā)展，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)需要強(qiáng)化信息化建設(shè)意識(shí)，構(gòu)建檔案信息資源服務(wù)發(fā)布系統(tǒng)，對(duì)高校檔案各類信息資源進(jìn)行收集和深度分析。就目前情況來(lái)看，高校檔案信息資源發(fā)布系統(tǒng)主要包括高校歷史檔案﹑當(dāng)前教學(xué)檔案﹑重大事項(xiàng)檔案等信息。同時(shí)，在該系統(tǒng)中還可公布教育管理文件﹑教學(xué)資料﹑教師與學(xué)生共同的科研成果等檔案資源。該系統(tǒng)在發(fā)布信息前，可對(duì)信息進(jìn)行分類整合，并建立統(tǒng)一的發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)布系統(tǒng)在將信息資源分類整合之后，為用戶提供高效的查詢﹑檢索手段，使用戶能夠快速找到所需信息。最后，該系統(tǒng)應(yīng)利用最新互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建簡(jiǎn)潔的用戶界面，方便高校檔案部門及時(shí)發(fā)布檔案信息。

（三）實(shí)現(xiàn)館際合作與資源共享

高校檔案信息資源具有公共物品的屬性。高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)基于數(shù)字化工作，與其他高校檔案管理部門協(xié)調(diào)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，加強(qiáng)協(xié)同合作，突破“信息孤島”與“數(shù)字鴻溝”等困局，實(shí)現(xiàn)高校之間檔案信息資源共享。在服務(wù)經(jīng)濟(jì)視域下，高校應(yīng)建立合作機(jī)制，明確合作雙方在共享模式下的權(quán)利及義務(wù)。同時(shí)，高校檔案管理部門應(yīng)建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)高校之間交流，并及時(shí)總結(jié)共享效益，以此激發(fā)合作成員的積極性，從而提高信息資源共享的數(shù)量與質(zhì)量。由于高校檔案信息資源需要以共享平臺(tái)為依托實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理部門應(yīng)從經(jīng)濟(jì)角度出發(fā)，優(yōu)化高校檔案信息資源配置，簡(jiǎn)化檔案數(shù)字化管理流程，并減少人工干預(yù)，進(jìn)而提高高校檔案信息資源共享自動(dòng)化與充分化的程度，達(dá)到高校間信息資源共享利益最大化。

（四）提升個(gè)性化服務(wù)水平

為了滿足不同用戶個(gè)性化服務(wù)的動(dòng)態(tài)需求，高校管理部門應(yīng)在構(gòu)建檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)時(shí)引入個(gè)性化信息推送技術(shù)。信息推送技術(shù)即網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。該技術(shù)具有高智能化和高專業(yè)化的特點(diǎn)，可以通過(guò)用戶搜索過(guò)的系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)，分析用戶的偏好點(diǎn)，還可以從網(wǎng)絡(luò)以及本地信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索信息，并自動(dòng)推送給用戶。在構(gòu)建高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)的過(guò)程中，需要采用個(gè)性化信息推送技術(shù)。一方面，該技術(shù)針對(duì)不同的用戶群體，包括教師或?qū)W生，滿足其科研﹑學(xué)習(xí)目的，定期推送相關(guān)的檔案目錄﹑文獻(xiàn)摘要信息﹑最新的學(xué)習(xí)資源；另一方面，還可通過(guò)檔案用戶的不確定性動(dòng)態(tài)需求，根據(jù)檔案用戶利用高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)的搜索記錄，分析用戶真實(shí)需求，主動(dòng)推送相應(yīng)檔案信息，幫助用戶及時(shí)調(diào)整搜索策略，提高平臺(tái)使用效率。