創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案工作 服務(wù)機(jī)關(guān)工作大局全力推動(dòng)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作新發(fā)展
——在省直機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話（2018年7月26日）

■省檔案局黨組書記、局長(zhǎng) 黃鳳平

同志們：

本次會(huì)議的主要任務(wù)是：以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為引領(lǐng)，深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神，進(jìn)一步落實(shí)中辦國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》和我省的實(shí)施意見，總結(jié)2013年以來(lái)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作成績(jī)，交流經(jīng)驗(yàn)，研究部署今后一段時(shí)間的省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)，推動(dòng)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作新發(fā)展。

剛才，省政府辦公廳、省公安廳、省林業(yè)廳、省監(jiān)獄管理局和云南大學(xué)分別從依法履行歸檔文件全程監(jiān)管、強(qiáng)化公務(wù)禮品檔案的收集整理，加強(qiáng)系統(tǒng)檔案管理和專業(yè)檔案管理等方面作了交流發(fā)言，會(huì)后希望大家結(jié)合實(shí)際，學(xué)習(xí)借鑒他們好的經(jīng)驗(yàn)和做法，推動(dòng)本單位檔案工作。

下面，我講兩個(gè)方面的意見：

一、開拓進(jìn)取，服務(wù)中心，省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作取得新進(jìn)展

近年來(lái)，在省委省政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位貫徹落實(shí)中央和省關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)期檔案工作的意見，進(jìn)一步健全檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和工作機(jī)制，完善機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)，配齊配強(qiáng)檔案工作人員，建立齊全完備的機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保障和加大檔案工作投入，分管領(lǐng)導(dǎo)甚至主要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常研究檔案工作、組織開展檔案檢查和督查，協(xié)調(diào)解決機(jī)關(guān)檔案工作中的實(shí)際困難，關(guān)心關(guān)注機(jī)關(guān)檔案工作的制度建設(shè)、人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)建設(shè)，檔案保管條件和檔案信息化建設(shè)等省級(jí)機(jī)關(guān)、單位長(zhǎng)期存在的短板問(wèn)題逐步得到解決，檔案保管條件明顯改善，檔案工作水平明顯提高。

（一）機(jī)關(guān)檔案工作環(huán)境不斷優(yōu)化

時(shí)任省委常委、省紀(jì)委書記、省監(jiān)委主任的陸俊華就加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案資料數(shù)據(jù)安全作出批示；省委辦公廳領(lǐng)導(dǎo)班子多次召開廳務(wù)會(huì)專題會(huì)議聽取檔案工作情況匯報(bào)，研究檔案工作，并召開廳檔案工作會(huì)議；省委副秘書長(zhǎng)、省委辦公廳主任劉立志召開協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)做好檔案工作，發(fā)揮檔案工作資政輔政作用提出明確要求；省政府秘書長(zhǎng)楊杰在任省政府辦公廳主任期間，多次聽取辦公廳檔案工作匯報(bào)，組織研究辦公廳檔案工作，2017年12月楊杰秘書長(zhǎng)親自主持召開全廳檔案工作會(huì)議，并到會(huì)講話對(duì)辦公廳檔案工作提出工作要求；省公安廳廳長(zhǎng)任軍號(hào)、省環(huán)保廳廳長(zhǎng)張紀(jì)華調(diào)研機(jī)關(guān)檔案工作；省國(guó)際博覽事務(wù)局局長(zhǎng)劉琪琳親自部署第4屆南亞博覽會(huì)檔案工作；省監(jiān)獄局、省移民局、省煤礦安全監(jiān)察局、省紅十字會(huì)、云南財(cái)經(jīng)大學(xué)等單位將檔案工作列為單位年度綜合考核內(nèi)容；省審計(jì)廳將審計(jì)檔案歸檔情況列為審計(jì)機(jī)關(guān)優(yōu)秀項(xiàng)目評(píng)選重要參考依據(jù)；云南農(nóng)業(yè)大學(xué)升格檔案機(jī)構(gòu)成立處級(jí)建制的檔案館；省社會(huì)保障廳、林業(yè)廳、移民局分別與省檔案局組成檢查組聯(lián)合開展社保、國(guó)有林場(chǎng)改革、移民檔案工作檢查；云南藝術(shù)學(xué)院分別于2015、2017年表彰檔案工作人員；省公安廳安排400余萬(wàn)元建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；省監(jiān)獄系統(tǒng)投入500余萬(wàn)元配備檔案設(shè)施設(shè)備，安排檔案工作經(jīng)費(fèi)共計(jì)447萬(wàn)元；省財(cái)政廳投入100多萬(wàn)元對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行改造，重新配備裝具、自動(dòng)報(bào)警、防盜報(bào)警和視頻監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備。

目前，省級(jí)機(jī)關(guān)和單位都落實(shí)有檔案庫(kù)房，配備有必要的檔案設(shè)施設(shè)備，絕大多數(shù)單位實(shí)現(xiàn)了檔案人員辦公、檔案庫(kù)房、檔案查閱的“三分開”，80%的省級(jí)單位安裝了檔案密集架，70%的單位安裝了空調(diào)、除濕機(jī)、消防滅火器和溫濕度測(cè)量記錄等設(shè)備。

（二）機(jī)關(guān)檔案工作法治建設(shè)不斷完善

省級(jí)機(jī)關(guān)和單位認(rèn)真貫徹《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，貫徹落實(shí)監(jiān)察部、人社部和國(guó)家檔案局第30號(hào)令《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，增強(qiáng)依法治檔的意識(shí)，搭建和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，不斷加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案制度建設(shè)，制定相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，明確管理責(zé)任，確定檔案種類及其歸檔范圍，制定檔案分類方案和整理規(guī)范，統(tǒng)一檔案工作流程和整理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化對(duì)新領(lǐng)域、新行業(yè)、新門類檔案特別是與民生有關(guān)憑證類檔案的管理。五年來(lái)，圍繞保障和服務(wù)民生，針對(duì)精準(zhǔn)扶貧、農(nóng)村土地確權(quán)頒證登記、集體林權(quán)制度改革和集體林場(chǎng)改革、高等學(xué)校學(xué)籍、社會(huì)保險(xiǎn)、婚姻登記、新型農(nóng)村合作醫(yī)療、移民等涉及民生專業(yè)檔案的管理工作，省扶貧辦、農(nóng)業(yè)廳、林業(yè)廳、教育廳、民政廳、社會(huì)局、移民局等行業(yè)主管部門先后與省檔案局聯(lián)合制發(fā)機(jī)關(guān)專業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范30余個(gè)。省環(huán)保廳制發(fā)檔案管理辦法；省財(cái)政廳檔案涵蓋了基建、項(xiàng)目、人事、會(huì)計(jì)、資產(chǎn)評(píng)估、產(chǎn)權(quán)登記等諸多門類；省監(jiān)獄局制發(fā)了學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作實(shí)施意見的文件；云南省藝術(shù)學(xué)校結(jié)合實(shí)際，制發(fā)《特色檔案建設(shè)方案》，強(qiáng)化對(duì)名人檔案、照片檔案的收集整理。省級(jí)機(jī)關(guān)和單位基本完成了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的制訂和審批，初步搭建了包含機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)制、規(guī)定，涵蓋文書、電子、照片、會(huì)計(jì)、實(shí)物等不同檔案門類型，涉及立卷歸檔、檔案保管、鑒定統(tǒng)計(jì)、查閱利用、工作職責(zé)、安全管理、應(yīng)急處置等諸多業(yè)務(wù)建設(shè)，以及工作規(guī)范、業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量要求等方面的機(jī)關(guān)檔案制度體系框架，省級(jí)機(jī)關(guān)和單位檔案工作的法治化、制度化管理不斷推進(jìn)。

（三）機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)不斷強(qiáng)化

省級(jí)機(jī)關(guān)和單位已形成了以國(guó)家檔案局8號(hào)令《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》為主干，各單位具體規(guī)定為枝葉的機(jī)關(guān)歸檔制度體系，為積累和豐富國(guó)家檔案資源奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)開展機(jī)關(guān)檔案收集、歸檔和整理工作，170余個(gè)單位中，近140個(gè)單位完成了2017年度文件材料的整理歸檔工作。同時(shí)，根據(jù)機(jī)關(guān)工作全面發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案門類不斷增加的實(shí)際，在做好文書檔案的同時(shí)，及時(shí)拓展機(jī)關(guān)檔案工作的領(lǐng)域，豐富機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容，將反映機(jī)關(guān)職能活動(dòng)和行政管理事務(wù)的其他載體形式的檔案一并收集歸檔，確保檔案的齊全完整。2013至2015年，按照省委辦公廳省政府辦公廳印發(fā)的《云南省檔案館收集檔案范圍細(xì)則》，共有79個(gè)省級(jí)機(jī)關(guān)和單位向省檔案館移交文書檔案10259卷、432187件，專業(yè)、科技檔案320740卷，音像檔案353盤，實(shí)物檔案623件。

（四）機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理不斷加強(qiáng)

自2012年始開展檔案工作規(guī)范化管理示范認(rèn)定或復(fù)查工作以來(lái)，各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位突出檔案管理的規(guī)范化，注重檔案干部的責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新精神，強(qiáng)調(diào)檔案工作的主動(dòng)性和積極性，著力從完善工作制度、整合檔案資源、加強(qiáng)安全管理、加快信息化步伐、強(qiáng)化工作責(zé)任意識(shí)、增強(qiáng)工作主動(dòng)性等方面規(guī)范開展機(jī)關(guān)檔案工作，截至2017年底，共有77個(gè)省級(jí)機(jī)關(guān)和單位通過(guò)檔案工作規(guī)范化管理示范認(rèn)定或復(fù)查，有力促進(jìn)了省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理水平，強(qiáng)化了省級(jí)機(jī)關(guān)和單位檔案特別是憑證類檔案的制度化管理。

（五）機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)不斷推進(jìn)

各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位緊緊抓住檔案數(shù)字化這一戰(zhàn)略方向，按照省檔案局制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案數(shù)字化工作流程和質(zhì)量安全控制體系，全力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。省政府辦公廳已完成2013年以前正式印發(fā)公文檔案和2002年以來(lái)辦結(jié)文書檔案的數(shù)字化加工，建立與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的網(wǎng)上查詢利用；審計(jì)署昆明特派辦已建成全省第一個(gè)數(shù)字化檔案室，實(shí)現(xiàn)了檔案工作的數(shù)字化管理，已擁有目錄數(shù)據(jù)4.6萬(wàn)條，數(shù)字化副本93.1萬(wàn)畫幅，電子檔案3.8萬(wàn)件；省公安廳啟動(dòng)建設(shè)云南公安數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)達(dá)210萬(wàn)畫幅；省監(jiān)獄局系統(tǒng)已初步構(gòu)建了全系統(tǒng)數(shù)字檔案體系的基本框架，擁有案卷級(jí)目錄24.6萬(wàn)條，文件級(jí)目錄195.5萬(wàn)條，數(shù)字化檔案達(dá)3.1萬(wàn)卷18.9萬(wàn)件；省新聞出版廣電局已數(shù)字化加工檔案32萬(wàn)頁(yè)，錄入機(jī)讀目錄11萬(wàn)條，并全部移交省檔案館；云南藝術(shù)學(xué)院實(shí)現(xiàn)20萬(wàn)頁(yè)重要檔案的數(shù)字化保存。截至目前，省級(jí)機(jī)關(guān)、單位絕大多數(shù)安裝了省數(shù)字檔案館檔案管理系統(tǒng)功能模塊，實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔管理和及時(shí)接收的全面覆蓋。

（六）機(jī)關(guān)檔案服務(wù)能力得到提升

各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位積極開展檔案利用工作，編輯各種檔案匯編，發(fā)揮資政輔政作用，服務(wù)機(jī)關(guān)工作和職能履行，為機(jī)關(guān)制定政策、人事管理、行政后勤、財(cái)務(wù)管理、工作總結(jié)、編史修志以及年度考核、紀(jì)檢巡視等工作提供了大量的憑據(jù)性材料，有力促進(jìn)了機(jī)關(guān)的科學(xué)管理和高效運(yùn)行。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，近五年來(lái)部分省級(jí)機(jī)關(guān)和單位共提供檔案查閱利用服務(wù)近6萬(wàn)余人次，僅省監(jiān)獄局系統(tǒng)各單位就接待查閱2.5萬(wàn)余人次，提供檔案5.5萬(wàn)卷次、11.1萬(wàn)件次，編輯組織沿革、大事記、文件匯編等共617種1700余萬(wàn)字。

近年來(lái)，省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，值得肯定。但也要清醒地看到，省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作與新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)的要求還不能完全適應(yīng)，與云南“三個(gè)戰(zhàn)略定位”的要求還不能完全適應(yīng)，與云南經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求還不能完全適應(yīng)，依然存在著社會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的要求與檔案工作發(fā)展不平衡不充分的問(wèn)題，表現(xiàn)在：少數(shù)單位對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，未將檔案工作納入議事日程，缺乏人員和經(jīng)費(fèi)保障，檔案管理設(shè)施設(shè)備不足，保管條件差，檔案安全隱患突出；檔案人員變動(dòng)頻繁，新手多、兼職多，檔案管理業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，重紙質(zhì)輕電子檔案、重管輕用的情況廣泛存在，難以適應(yīng)新時(shí)代檔案工作需要；一些單位檔案法治意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)待檔案整理歸檔純屬任務(wù)觀念，尚未形成自覺行為。

二、提高站位，創(chuàng)新工作，全力推進(jìn)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作新發(fā)展

當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作的總體要求是：以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為引領(lǐng)，深入貫徹中辦15號(hào)和云辦18號(hào)文件精神，貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，服務(wù)全面建成小康社會(huì)、全面深化改革、全面依法治國(guó)、全面從嚴(yán)治黨戰(zhàn)略布局，持續(xù)推進(jìn)檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的作用，以及省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作在全省機(jī)關(guān)檔案工作中的引領(lǐng)作用。

（一）著力把牢機(jī)關(guān)檔案工作的政治方向

習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要?！?017年，習(xí)近平總書記瞻仰中共一大會(huì)址和嘉興南湖紅船并查看歷史檔案時(shí)指出：我們是為了不忘初心，堅(jiān)持真理而來(lái)，我們的初心、真理就蘊(yùn)含在這些檔案之中?！?/p>

機(jī)關(guān)檔案作為機(jī)關(guān)人、財(cái)、物、事的真實(shí)記錄，是機(jī)關(guān)治理的工具，是協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各項(xiàng)事務(wù)和各方面利益的憑據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、單位和職工維權(quán)的依據(jù)，是行使和發(fā)揮本機(jī)關(guān)職能的重要幫手，是國(guó)家檔案資源的最重要來(lái)源和組成。做好機(jī)關(guān)檔案工作首先要站穩(wěn)政治立場(chǎng)、把牢政治方向，分清大是大非，始終堅(jiān)持機(jī)關(guān)檔案工作的政治屬性，始終堅(jiān)持“檔案工作姓黨”，始終堅(jiān)持“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”，筑牢對(duì)黨絕對(duì)忠誠(chéng)這一機(jī)關(guān)檔案工作的政治基礎(chǔ)，在機(jī)關(guān)檔案工作中始終將政治紀(jì)律、政治規(guī)矩挺在前面，嚴(yán)格涉密檔案的安全管理，始終做政治上的明白人，紀(jì)律上的規(guī)矩人。

（二）全面貫徹落實(shí)中辦15號(hào)和云辦18號(hào)文件精神

中辦15號(hào)和云辦18號(hào)文是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作、推動(dòng)我省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展實(shí)現(xiàn)新跨越的綱領(lǐng)性文件，兩個(gè)文件適應(yīng)我省全面深化改革的新需要和檔案工作發(fā)展的新變化，對(duì)檔案和檔案工作的重要性作出了新概括，對(duì)各級(jí)黨委政府和各地區(qū)各部門各單位如何重視、支持檔案工作提出了新要求，對(duì)如何進(jìn)一步完善檔案工作體制、健全三個(gè)體系，加大支持保障力度提出了一系列明確而具體的措施。各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要加深對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的理解和認(rèn)識(shí)，正確界定檔案工作在機(jī)關(guān)工作的定位，切實(shí)履行國(guó)家調(diào)整檔案事務(wù)的法定義務(wù)，深入學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)中辦15號(hào)和云辦18號(hào)文件精神，切實(shí)將檔案工作納入機(jī)關(guān)的議事日程，將檔案工作有機(jī)融合于機(jī)關(guān)職能活動(dòng)和行政管事各項(xiàng)工作中，同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核，在積累和豐富國(guó)家檔案資源的同時(shí)，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案工作在提升機(jī)關(guān)行政效能和治理水平，開展信息公開、提高行政透明度，完善自我監(jiān)督、推行依法行政等方面的作用。

（三）全面強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)

省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)和各方面對(duì)檔案利用的新需求，繼續(xù)適時(shí)修改和完善本單位文件歸檔范圍和保管期限表，進(jìn)一步擴(kuò)大歸檔范圍和延長(zhǎng)保管期限。要根據(jù)專業(yè)檔案具有種類繁多、數(shù)量巨大、管理復(fù)雜，與業(yè)務(wù)工作聯(lián)系密切的特點(diǎn)，本著盡可能地?cái)U(kuò)大歸檔范圍和延長(zhǎng)保管期限的原則，盡快明確各種專業(yè)檔案的歸檔范圍和保管期限表，確定其流向，將專業(yè)檔案納入機(jī)關(guān)檔案工作管理范疇，實(shí)施有效管理。管理專業(yè)檔案時(shí)，要按照專業(yè)領(lǐng)域獨(dú)有、管理方式迥異的原則去確定專業(yè)檔案范圍，既不能不合理縮減，也不能無(wú)限擴(kuò)張。要突出重點(diǎn)，優(yōu)先抓緊抓好關(guān)系國(guó)計(jì)民生和群眾利益的專業(yè)檔案，要注重新的專業(yè)內(nèi)容或新型載體、新形態(tài)檔案的形成和管理。在此重申，不管什么專業(yè)檔案，除了國(guó)家法律另有規(guī)定的以外，都應(yīng)該納入機(jī)關(guān)檔案部門的監(jiān)管，都應(yīng)該由檔案部門集中統(tǒng)一管理，如條件限制，不能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，機(jī)關(guān)檔案部門也要參與監(jiān)督和管理，確保其完整齊全，真實(shí)準(zhǔn)確，安全保密，規(guī)范好用。機(jī)關(guān)檔案工作中，要特別注意收集、歸檔、管理住房檔案、住房公積金檔案、人事檔案、職工工資表等涉及機(jī)關(guān)職工個(gè)人權(quán)益的檔案。機(jī)關(guān)網(wǎng)站、政務(wù)微博、政務(wù)微信等新興發(fā)布平臺(tái)，是機(jī)關(guān)內(nèi)部管理和對(duì)外聯(lián)系的新平臺(tái)，是履行機(jī)關(guān)職能的新手段。各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要充分認(rèn)識(shí)網(wǎng)站信息的檔案屬性，探索建立工作機(jī)制，將機(jī)關(guān)網(wǎng)站等中反映機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、與機(jī)關(guān)職工利益及人民群眾利益密切相關(guān)、具有保存價(jià)值的欄目、內(nèi)容納入歸檔范圍，納入機(jī)關(guān)檔案工作范疇，實(shí)施有效的歸檔、管理。

（四）全力確保機(jī)關(guān)檔案實(shí)體信息安全

檔案安全是檔案工作的生命線和高壓線，也是檔案工作永恒的主題，任何時(shí)候都只能加強(qiáng)，不能削弱。各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)確定機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房，提高機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫(kù)房要與檔案存量及年增長(zhǎng)量相匹配，至少應(yīng)滿足未來(lái)10年檔案存放需要。檔案庫(kù)房不宜設(shè)置在地下室，不宜鄰近衛(wèi)生間，朝向盡量避免南向和西曬，使用密集架時(shí)的樓面活荷載不應(yīng)小于12kN／m2。檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室要分別設(shè)置，避免交叉。實(shí)施檔案數(shù)字化加工中，要切實(shí)落實(shí)檔案管理主體責(zé)任，健全數(shù)字化加工管理的制度與措施，著力加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)防控和安全管理。特別要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和加工現(xiàn)場(chǎng)的安全管理，杜絕檔案信息外流和失泄密等各類安全隱患。

（五）全面推進(jìn)檔案規(guī)范化管理示范認(rèn)定

檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理是各單位提高規(guī)范化和科學(xué)化管理水平，確保單位各項(xiàng)管理活動(dòng)保持連續(xù)性、穩(wěn)定性和嚴(yán)肅性的基本前提，是全面依法治國(guó)背景下實(shí)行檔案依法行政、加強(qiáng)檔案科學(xué)管理、確保檔案資源安全的必然要求，同時(shí)也是云辦18號(hào)文件和全省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃明確的工作目標(biāo)。各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要提高對(duì)認(rèn)定復(fù)查工作重要性的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)積極而為，已認(rèn)定的單位，認(rèn)定到期后要主動(dòng)申請(qǐng)復(fù)查；尚未認(rèn)定的，要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真梳理，查缺補(bǔ)漏，主動(dòng)申請(qǐng)認(rèn)定。各單位要通過(guò)檔案管理規(guī)范化示范認(rèn)定和復(fù)查，不斷推進(jìn)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作在制度建設(shè)、資源建設(shè)、安全管理和信息化建設(shè)等方面實(shí)現(xiàn)新的突破，推動(dòng)全省檔案工作的規(guī)范化管理上一個(gè)新的臺(tái)階。

（六）大力推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

信息化的機(jī)關(guān)檔案工作就是未來(lái)機(jī)關(guān)檔案工作的基本形式。省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要對(duì)此高度重視，高位推動(dòng)。

一要加強(qiáng)整體規(guī)劃。要積極爭(zhēng)取讓領(lǐng)導(dǎo)把檔案信息化工作納入本機(jī)關(guān)信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案信息化與機(jī)關(guān)信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。要精確掌握機(jī)關(guān)檔案資源現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)、經(jīng)費(fèi)投入情況和技術(shù)支撐條件，精準(zhǔn)定位功能需求，科學(xué)制定長(zhǎng)期目標(biāo)和階段任務(wù)，統(tǒng)籌合理地安排和使用財(cái)力、人力、物力，協(xié)調(diào)行動(dòng)，確保其規(guī)劃科學(xué)、合理和可行；實(shí)施過(guò)程中，要特別注重解決資金合理分配、安全防范體系建設(shè)和增量電子檔案管理機(jī)制等問(wèn)題，確保數(shù)字檔案室建設(shè)科學(xué)、安全、有序開展，避免失誤、浪費(fèi)和低水平建設(shè)，力爭(zhēng)15年左右時(shí)間，省級(jí)機(jī)關(guān)和單位基本建成數(shù)字檔案室。

二要規(guī)范數(shù)字化工作。目前，一些單位存在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)兩張皮的現(xiàn)象，這是機(jī)關(guān)信息化與機(jī)關(guān)檔案信息化不同步造成的，將會(huì)嚴(yán)重影響電子文件的順利歸檔，造成后序工作的不必要浪費(fèi)。要嚴(yán)格按照檔案數(shù)字加工的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，做到流程規(guī)范、格式統(tǒng)一、字段完整，符合安全保密要求，數(shù)字化時(shí)要以需求為導(dǎo)向、以必要為原則，確定數(shù)字化對(duì)象，做好規(guī)劃，分清主次，把需要永久保管或者利用率特別高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以提高利用效率。數(shù)字化過(guò)程中，要高度重視數(shù)字化成果的真實(shí)性問(wèn)題，保證依法依規(guī)確定數(shù)字化對(duì)象，對(duì)數(shù)字化成果的處理要保持原貌，并把數(shù)字化過(guò)程的元數(shù)據(jù)收集齊全。

三要著手開展數(shù)字檔案室建設(shè)。國(guó)家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，這將是今后一段時(shí)間機(jī)關(guān)檔案工作的重要內(nèi)容和發(fā)展方向，希望省級(jí)機(jī)關(guān)和單位予以重視、關(guān)注，按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，積極推進(jìn)本機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，做到“基礎(chǔ)設(shè)施夠用、管理系統(tǒng)好用、檔案資源適用”?！盎A(chǔ)設(shè)施夠用”就是基礎(chǔ)設(shè)施能夠滿足基本要求，又留有足夠冗余，能夠承擔(dān)文書、照片、聲像、專業(yè)檔案以及數(shù)字化成果的管理需要。鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行相關(guān)建設(shè)，已經(jīng)具備基本條件的，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整?！肮芾硐到y(tǒng)好用”就是要按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》規(guī)定做好管理系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)、開發(fā)工作，做到功能齊全、便于擴(kuò)展、方便易用。管理系統(tǒng)建設(shè)要充分兼顧當(dāng)前需要和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，既要有利于提高檔案管理效率，又要有利于檔案信息長(zhǎng)期保存和安全保密?！皺n案資源適用”就是要求檔案資源命名統(tǒng)一規(guī)范、文件格式和品質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn)要求、元數(shù)據(jù)齊全完整。要特別注意文書類電子文件紅頭紅章等樣式要求和正本、定稿、公文處理單的版式要求。對(duì)一時(shí)無(wú)法達(dá)到這些要求的電子文件，各單位檔案部門也要應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管，為以后的數(shù)字檔案室建設(shè)積累檔案信息資源。

（七）嚴(yán)格依法移交到期檔案

定期向省檔案館移交檔案是省級(jí)機(jī)關(guān)和單位的法定職責(zé)。各單位要按照移交計(jì)劃繼續(xù)做好檔案進(jìn)館準(zhǔn)備工作，做到“進(jìn)館范圍不縮減、進(jìn)館要求不降低、進(jìn)館時(shí)間不拖延”。進(jìn)館范圍不縮減，是要求不但文書檔案要進(jìn)館，而且照片、聲像以及印章等實(shí)物檔案也要進(jìn)館；不但傳統(tǒng)載體檔案要進(jìn)館，而且電子檔案和檔案數(shù)字化成果也要進(jìn)館。特別要指出的是，禮品檔案作為國(guó)家公職人員因公務(wù)活動(dòng)接受境內(nèi)外的組織或者個(gè)人贈(zèng)送的實(shí)物檔案，字畫檔案作為重要?dú)v史事件的佐證憑據(jù)，對(duì)于豐富國(guó)家檔案資源的構(gòu)成，多角度反映歷史事件具有重要意義。省政府規(guī)章《云南省國(guó)家檔案館管理辦法》規(guī)定，各級(jí)機(jī)關(guān)和單位應(yīng)建立公務(wù)禮品檔案管理制度，按照規(guī)定向同級(jí)綜合檔案館移交公務(wù)禮品檔案。希望省級(jí)機(jī)關(guān)和單位在建立公務(wù)禮品檔案和書畫檔案管理制度并及時(shí)移交公務(wù)禮品檔案和書畫檔案方面作表率。進(jìn)館要求不降低，就是要抓好進(jìn)館檔案質(zhì)量，注意把日常業(yè)務(wù)工作與檔案進(jìn)館協(xié)調(diào)起來(lái)。不能平時(shí)不歸檔、不整理，臨時(shí)抱佛腳，突擊歸檔整理，不僅導(dǎo)致檔案案卷質(zhì)量得不到保證，而且會(huì)出現(xiàn)有些應(yīng)歸檔文件材料散失的情況，造成國(guó)家檔案資源的損失。進(jìn)館時(shí)間不拖延，就是要按時(shí)移交檔案。《云南省檔案條例》規(guī)定，檔案形成10年內(nèi)須向同級(jí)綜合檔案館移交。各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位必須按照計(jì)劃，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成移交，移交時(shí)限最遲不得超過(guò)10年，是法律規(guī)定，必須不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行。

（八）切實(shí)加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革檔案的管理

深化黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的一場(chǎng)深刻變革，是新時(shí)代堅(jiān)持和發(fā)展中國(guó)特色社會(huì)主義的必然要求，是加強(qiáng)黨的長(zhǎng)期執(zhí)政能力建設(shè)的必然要求，是社會(huì)主義制度自我完善和發(fā)展的必然要求，是實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)、建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的必然要求。改革涉及的省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要高度重視這次機(jī)構(gòu)改革中檔案的管理和處置工作，將檔案管理和處置工作納入機(jī)構(gòu)改革工作的總體部署，科學(xué)制定檔案管理和處置工作方案。檔案管理與處置工作方案應(yīng)包括檔案工作負(fù)責(zé)和人員安排，檔案收集、整理要求，檔案清點(diǎn)、交接程序以及日常保管、保用要求等，方案需經(jīng)省檔案局同意后方可實(shí)施。新組建、職責(zé)優(yōu)化、部分職責(zé)發(fā)生變化等改革涉及的部門和單位應(yīng)及時(shí)明確檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員，建立健全檔案管理工作制度，并應(yīng)按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》要求和重新確定的單位職能，重新編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，報(bào)省檔案局審查同意后執(zhí)行。在機(jī)構(gòu)改革中優(yōu)化職責(zé)或部分職責(zé)發(fā)生變化的，沿用原檔案全宗，部分職責(zé)劃入其他機(jī)構(gòu)的，劃入前履行該職責(zé)形成的檔案仍屬原檔案全宗。更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制的部門和單位可繼續(xù)沿用原有的檔案全宗和文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限。不再保留、撤銷建制部門和單位，要明確專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)檔案的處置，檔案實(shí)行封口管理，規(guī)范整理后連同單位的重要資料一同及時(shí)移交省檔案館，任何單位和個(gè)人都不得私自帶走、留存、涂改、轉(zhuǎn)移檔案和重要資料，檔案處置不到位的，機(jī)構(gòu)和人員不能散；丟失和銷毀檔案，按《檔案法》和《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》追究有關(guān)單位和個(gè)人的責(zé)任。

（九）加大對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的支持保障

根據(jù)云辦發(fā)15號(hào)文件，各機(jī)關(guān)必須有領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。分管領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案部門工作匯報(bào)，為檔案工作順利開展提供人力、財(cái)力、物力等方面的保障，真正研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，切實(shí)擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立完善機(jī)關(guān)檔案機(jī)制，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，把檔案工作納入本單位年度工作計(jì)劃，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費(fèi)，將檔案部門在文件收集、鑒定、整理、保管、安全保密、提供利用、編纂等方面的經(jīng)費(fèi)列入單位預(yù)算。特別要保障檔案數(shù)字化、檔案信息化建設(shè)以及設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)的費(fèi)用，為機(jī)關(guān)檔案工作的開展提供足夠支持。希望各省級(jí)機(jī)關(guān)和單位進(jìn)一步關(guān)心檔案干部成長(zhǎng)，把檔案干部培訓(xùn)、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用規(guī)劃，為檔案干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件，培養(yǎng)一批有信息知識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)、會(huì)知識(shí)管理的復(fù)合型高素質(zhì)檔案人才。

同志們，省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作直接為省級(jí)機(jī)關(guān)工作服務(wù)，做好省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作責(zé)任重大、使命光榮。讓我們緊密團(tuán)結(jié)在以習(xí)近平同志為總書記的黨中央周圍，以新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為引領(lǐng)，銳意進(jìn)取、開拓創(chuàng)新、真抓實(shí)干，齊心協(xié)力推動(dòng)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作的新發(fā)展。