做好舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與體會(huì)

何紅意/舟山國家石油儲(chǔ)備基地有限責(zé)任公司

舟山國家石油儲(chǔ)備基地是國家投資建設(shè)的第一批戰(zhàn)略石油儲(chǔ)備庫之一。舟山國家石油儲(chǔ)備基地項(xiàng)目是國家重大建設(shè)項(xiàng)目，具有投資大、工期長、涉及面廣、承包商多等特點(diǎn)，抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)于項(xiàng)目有效實(shí)施和科學(xué)管理具有重要意義。

1 工作實(shí)踐

1.1 工作開展前明確若干事項(xiàng)

第一，制定舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃，明確項(xiàng)目檔案管理依據(jù)、文件歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、收集范圍、驗(yàn)收時(shí)間等等要求。第二，結(jié)合項(xiàng)目EPC總包模式，建立由建設(shè)單位、總包、分包、監(jiān)理、第三方檢測(cè)、地方檔案管理部門以及甲供材料和乙供材料供應(yīng)商等多家單位組成的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第三，把文件管理列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和相關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍，對(duì)檔案管理部門、工程技術(shù)部門、各承包方之間的職責(zé)進(jìn)行逐條分解并加以落實(shí)。第四，項(xiàng)目總包、分包、監(jiān)理等單位入場(chǎng)時(shí)，舟山國儲(chǔ)公司檔案管理部門在第一時(shí)間組織開展項(xiàng)目檔案交底，內(nèi)容涵蓋項(xiàng)目檔案管理總目標(biāo)、職責(zé)分工、文件傳遞流程、溝通渠道、重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量要求等。

1.2 工作開展時(shí)加強(qiáng)檔案管控

一是在總包、監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，舟山國儲(chǔ)公司工程管理部門督促監(jiān)理單位組織召開會(huì)議，明確施工記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理用表等材料的填寫格式。二是在參建各方入場(chǎng)時(shí)檔案管理部門要求總包、分包、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等單位報(bào)備印章及管理人員簽字，以便核對(duì)檢查。三是定期對(duì)承包單位開展文件質(zhì)量檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題則確定責(zé)任人、整改措施和明確整改時(shí)間，要求責(zé)任人在整改完成后提交整改報(bào)告并接受復(fù)查，并將檢查結(jié)果通過正式文件上報(bào)受檢單位的上級(jí)部門或公司。

1.3 工作結(jié)束后及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

項(xiàng)目工作結(jié)束后，檔案管理部門編寫《舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)》，全面回顧自舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目立項(xiàng)以來檔案管理中積累的豐富經(jīng)驗(yàn)，并作為組織過程資產(chǎn)進(jìn)行存檔。此外檔案管理部門及時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行匯總與梳理，開展《舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目文件匯編》《舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等資料的編研工作。

2 工作體會(huì)

2.1 需要領(lǐng)導(dǎo)重視和全員參與。舟山國儲(chǔ)公司在項(xiàng)目建設(shè)之初總經(jīng)理就要求組織開展全員培訓(xùn)，邀請(qǐng)知名高校相關(guān)專業(yè)教授到公司開展為期一周的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，要求全員用項(xiàng)目化的語言對(duì)話、用項(xiàng)目化管理理念開展工作；之后要求全員編制各自管理范圍內(nèi)的管理文件并匯總，最終形成了《舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目管理手冊(cè)》，其中包括《舟山國儲(chǔ)項(xiàng)目文檔管理程序》；總經(jīng)理還對(duì)各方的文檔管理職責(zé)逐條進(jìn)行審核與細(xì)化。后續(xù)項(xiàng)目開展過程中文檔管理嚴(yán)格遵循該程序，如果工作人員對(duì)自身職責(zé)范圍與具體工作要求不甚清楚，可查考《程序》進(jìn)行明確。由于領(lǐng)導(dǎo)重視，公司各部門和各承包單位能夠主動(dòng)配合檔案管理部門開展相關(guān)工作；檔案管理部門在領(lǐng)導(dǎo)支持下根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度適時(shí)開展各類項(xiàng)目文檔管理知識(shí)培訓(xùn)、組織檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，提升廣大參建人員的文檔質(zhì)量意識(shí)和參與檔案工作的意識(shí)。

2.2 需要業(yè)主方全程介入。舟山國儲(chǔ)公司作為業(yè)主方，從立項(xiàng)開始將項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，列入工作計(jì)劃并編制項(xiàng)目檔案管理規(guī)劃，做好項(xiàng)目前期檔案資料的收集整理；在簽訂承包合同時(shí)將竣工檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作等方面要求納入合同中，并明確規(guī)定如果檔案不合格，那么工程不得交工和結(jié)算。在項(xiàng)目建設(shè)及竣工階段，對(duì)過程資料進(jìn)行監(jiān)督管理和層層把關(guān)：及時(shí)了解項(xiàng)目建設(shè)總體安排及工程建設(shè)進(jìn)度，適時(shí)開展交底與培訓(xùn)；參加甲供材料設(shè)備開箱，對(duì)設(shè)備隨機(jī)資料和圖紙進(jìn)行檢查、接收并保存一份原件，同時(shí)督促總包單位做好乙供單位的設(shè)備資料收集；在工程進(jìn)展檢查中同步檢查所形成的文件材料是否完整、簽證手續(xù)是否完備等；在工程驗(yàn)收時(shí)檢查各單位工程各分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批資料是否合格，如不合格不予驗(yàn)收。

2.3 需要各方密切配合。總包方不但要負(fù)責(zé)工程總承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案管理，還要負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督分包方開展項(xiàng)目檔案管理，并對(duì)各分包方的檔案進(jìn)行匯總和整理，向業(yè)主方移交符合規(guī)范要求的項(xiàng)目檔案。分包方要接受業(yè)主方、項(xiàng)目監(jiān)理方和總承包方的管理，負(fù)責(zé)分包范圍內(nèi)項(xiàng)目檔案收集、整理、立卷，并對(duì)歸檔檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。項(xiàng)目監(jiān)理不但要做好檔案監(jiān)理和向業(yè)主方移交監(jiān)理檔案，還要對(duì)總承包方、分包方項(xiàng)目檔案形成的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，并敦促和監(jiān)督總承包方在工程項(xiàng)目竣工時(shí)向業(yè)主移交質(zhì)量合格的項(xiàng)目檔案。