唐代甲歷檔案管理對現(xiàn)代干部人事檔案管理的啟示

羅吉鵬 程 瑤/安徽大學(xué)管理學(xué)院

現(xiàn)代干部人事檔案完整地反映了干部個(gè)人的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等信息，是組織用人識人的主要依據(jù)，是維護(hù)干部個(gè)人利益的法律憑證，也是撰寫人物傳記的第一手材料。當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)體制的確立和公務(wù)員制度的改革，對加強(qiáng)干部人事檔案管理提出迫切要求。我國古代人事檔案管理的發(fā)展與古代選官制度密不可分。唐代伴隨科舉制的完善和銓選制度的建立，甲歷檔案應(yīng)運(yùn)而生，我國古代人事檔案管理進(jìn)入了比較成熟的階段。甲歷檔案是記錄官吏自然信息、科舉銓選信息、考課信息等情況的人事檔案，不論在形式上、內(nèi)容上還是功能上都類似于現(xiàn)代的干部人事檔案。唐代對于甲歷檔案的管理形成了一套成熟的運(yùn)作體系，研究甲歷檔案管理，能為我國做好干部人事檔案管理提供借鑒。

1 甲歷檔案的干部人事檔案屬性

1.1 以個(gè)人為立卷單位

唐代甲歷檔案嚴(yán)格遵照“一人一卷”的組卷規(guī)則，雖有“諸色出身人銓試訖，應(yīng)常選者，當(dāng)年當(dāng)色各為一甲”[1]的要求，即甲歷檔案以年份和出身為整理的依據(jù)，但仍以群體中的個(gè)人為立卷單位。甲歷檔案是識別官員的主要依據(jù)，包括官員的選解、家狀、銓注及告身、考狀、保狀和勛封甲等材料，如選解要列其“郡縣鄉(xiāng)里名籍、父祖官名、內(nèi)外族姻、年齒、形貌、優(yōu)劣課最、譴負(fù)刑犯”[2]等情況，每個(gè)人的案卷信息各不相同。

1.2 內(nèi)容豐富

唐代甲歷檔案的內(nèi)容非常豐富，會根據(jù)每年的銓選和考課而補(bǔ)充新的材料。甲歷檔案一般包括如下內(nèi)容：解狀，是唐朝政府頒布的個(gè)人履歷表，也是官員參加銓選的準(zhǔn)考報(bào)名材料；考狀，是記錄官員功過及考第等級的文書，“凡應(yīng)考之官，皆具錄當(dāng)年功過、行能，本司及本州長官對眾讀，議其優(yōu)劣，定為九等考第”[3]，每年考第結(jié)果又是下一年考課的依據(jù)；保狀，是參加銓選考試的選人聯(lián)名互保以證明其家世清白、品行優(yōu)良、符合報(bào)考條件的文書，“以同流者五五為聯(lián)，以京官五人為保，一人為識，皆列名結(jié)款”[4]；春關(guān)牒，是禮部貢舉放榜之后由吏部頒發(fā)的貢舉?？萍暗诘淖C明，“及吏部給春關(guān)牒，便稱前鄉(xiāng)貢進(jìn)士”[5]；告身，是為官的憑證，經(jīng)過吏部銓選注擬官職之后要頒發(fā)新的告身，作為履職的憑證，“各給以符，而印其上，謂之‘告身’”[6]。此外，甲歷檔案中還有歷子、勛甲、封甲等材料。從甲歷檔案所包含的材料中可以看出，甲歷檔案與現(xiàn)代干部人事檔案有許多相似之處，大體上反映了官員個(gè)人的生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷、組織考核、功過獎懲等內(nèi)容。

1.3 具有憑證價(jià)值

唐代的甲歷檔案是唐朝政府在選官用人的過程中形成的個(gè)人材料，具有重要的憑證作用。甲歷檔案的利用關(guān)系著官員的政治前途，關(guān)系著國家能否選拔到優(yōu)秀的人才，“常日檢尋，諸司取證，稍有差繆，所失非輕”[7]。唐太宗強(qiáng)調(diào)：“用得正人，為善者皆勸。誤用惡人，不善者競進(jìn)?！惫賳T只有德才兼?zhèn)洳趴梢匀斡?，特別是對于品階較低的官員需要不斷的考察才能決定是否提拔，甲歷檔案在其中則發(fā)揮了重要作用。曾任吏部侍郎的楊於陵上奏稱：“臣伏以銓選之司，國家重務(wù)，根本所系，在于簿書?！盵8]銓選是唐代選拔官員、考核人才的重要方式，而甲歷檔案的憑證功能可以幫助國家選到德才兼?zhèn)涞墓倮?，所謂“有司選舉，必稽甲歷”。

2 甲歷檔案管理及其啟示

2.1 人員的管理

甲庫官員的職掌是管好甲歷檔案，并提供檔案利用。唐代規(guī)定“今請每庫采擇一公清勤干，專押甲庫，冀事得精詳，其知經(jīng)四周年，無負(fù)犯，仍望依資與改官”[9]，即對于甲庫的專知官，要求工作四年且沒有差錯(cuò)方可升官。為避免專知官走后新任人員業(yè)務(wù)不熟練，在工作的交接上規(guī)定“其主典替代者，文檔皆立正案，分付后人，違者，杖一百，并去官不免”[10]，如果沒有認(rèn)真履行工作交接手續(xù)，將會受到法律的制裁。為了提高甲庫官員的整體素質(zhì)，時(shí)任給事中的關(guān)播建議“請司甲庫，皆是胥吏掌知，為弊頗久，播始建議，并以士人知之，至今稱當(dāng)”[11]。胥吏是沒有品階、為官府聘用的辦事人員，素質(zhì)普遍較為低下，選用士人可以提高官員的整體素質(zhì)，保證甲歷檔案管理的質(zhì)量。

我國的干部人事檔案長期以來存在分散管理、多頭管理的弊端，主管干部人事檔案的有組織、人社、勞動等部門，兼管的有教育、財(cái)務(wù)、科技等部門，易造成專職人員少、兼職人員多、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下等問題。以江蘇省為例，該省有5331名專職檔案工作人員，其中擁有研究生學(xué)歷（包括博士研究生、碩士研究生、在職研究生）的僅占8.7%[12]，專職的干部人事檔案管理人員的情況便可想而知。隨著我國人事制度改革，類似于唐代“士人”的專業(yè)優(yōu)秀人才將會不斷充實(shí)干部人事檔案管理隊(duì)伍，未來管理的水平會不斷提高。此外，由于我國干部人事檔案所特有的政治性、機(jī)密性，其信息化、數(shù)字化水平相對于其他類型的檔案還處于較低的狀態(tài)，手工檢索的情況依然存在。這就要求新老員工做好交接工作，離職的老員工要發(fā)揮“傳幫帶”作用，幫助新員工盡快度過磨合期，并且必須以規(guī)章制度的形式來明確工作交接的手續(xù)，提高工作效率。

2.2 知情權(quán)的維護(hù)

唐代建立了嚴(yán)格的甲歷檔案管理制度，能夠保證官員對個(gè)人甲歷檔案具有知情權(quán)。以銓選中最為重要的考狀為例，每年考課前，先由中央和地方各部門長官對所管官員的德能勤績進(jìn)行考核，初步判定考課等級，稱為“書考”。各州司考課的初步結(jié)果應(yīng)登記入案并上報(bào)尚書省的考功司，考功司又根據(jù)監(jiān)察使收集的材料最終確定考課等級。吏部發(fā)給應(yīng)考官員兩份考牒，一份存入甲庫，另一份由個(gè)人保存?？紶钍翘拼顬橹匾募讱v材料之一，直接關(guān)系到官員的官場仕途，關(guān)系到國家是否能讓“賢者任其職，能者在其位”，而把考牒發(fā)放給個(gè)人，可以讓應(yīng)考官員知道自己在“四善”和“二十七最”中哪方面存在不足以及上級長官對自己為官的看法，作為日后加以改正的依據(jù)。

我國干部人事檔案的知情權(quán)，是近年來學(xué)者研究的熱點(diǎn)。越來越多的學(xué)者主張人事檔案向檔案相對人進(jìn)行選擇性的開放。干部人事檔案中的一部分是個(gè)人填寫的材料，如履歷材料、自傳材料、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職位材料等，對于這部分材料不應(yīng)經(jīng)過歸檔這一環(huán)節(jié)而造成密級增加，完全可以依本人申請進(jìn)行開放；另一部分是涉及政府信息的材料，如政審材料、鑒定考核材料等，按照我國《政府信息公開條例》規(guī)定，這部分信息是政府行政部門產(chǎn)生的，而政府信息是可以依申請開放的。但1990年修訂的《干部人事檔案管理?xiàng)l例》（以下簡稱《條例》）中有“凡查閱干部檔案，利用單位應(yīng)派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱”“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”等條文，這些規(guī)定顯然已經(jīng)不符合時(shí)代要求。唐代能把中央機(jī)構(gòu)制作的考狀等發(fā)給應(yīng)考人，保證應(yīng)考人的知情權(quán)，可以說是歷史的進(jìn)步，這一點(diǎn)很值得我們借鑒。目前來說，應(yīng)保證干部個(gè)人有查閱其人事檔案的權(quán)利，特別是考察鑒定及政審類的材料，涉及干部切身利益，因此在放入檔案袋之前，必須讓其知曉并聽取其意見。此外，干部個(gè)人的意見也必須放入其人事檔案之中。保障知情權(quán)，有利于維護(hù)相對人的民主權(quán)利、提高人事檔案的利用率。

2.3 真實(shí)性的保護(hù)

甲歷檔案注重維護(hù)其真實(shí)性，如實(shí)記錄官員的歷史和現(xiàn)實(shí)情況。 “（元和）十四年十二月，考功奏：自今以后，應(yīng)注考狀，但直言某色行能，某色異政，某色樹置，某色勞效，推斷某色獄，糾舉某色事，便書善惡，不得更有虛美閑言。其中以下考，亦各言事狀。然注考，并不失于褒貶。如違，據(jù)所失輕重，準(zhǔn)令降書考官考?！盵13]考狀應(yīng)力求直言不諱，沒有虛假的話語及無關(guān)的內(nèi)容，保持真實(shí)性和客觀性。遺憾的是，今天的干部人事檔案很少能像甲歷檔案那樣“直言某色行能、異政、樹置、勞效”，會影響到干部人事檔案的真實(shí)性和客觀性，難以成為組織日后利用的客觀依據(jù)。

唐代對官員任命有許多條件限制，如出身、家庭關(guān)系、籍貫、名諱、職業(yè)等，為了防止個(gè)人偽造檔案，要求仔細(xì)審查核查甲歷檔案，“中書、門下、吏部，各有甲庫歷，各為三庫，以防踰濫……宜今先下吏部、中書、門下三庫，委給事中、中書舍人、吏部格式郎中，各與本甲庫官同檢勘，具有無申報(bào)，中書、門下審無異同者，然后依資進(jìn)擬”[14]。給事中、中書舍人、吏部格式郎中為三省甲庫的長官，由他們共同檢查甲歷檔案，檢查內(nèi)容包括手續(xù)是否齊全、內(nèi)容是否完善、有無造假等。2014年，中央組織部在全國分三批部署開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作?！敖刂?016年6月，針對干部重要信息記載不準(zhǔn)確不一致的問題，全國核查了64.5萬人的信息，420人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分，186人因檔案問題被記錄在案?！盵15]如果能在歸檔環(huán)節(jié)，安排組織、人社、紀(jì)檢等部門人員對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行核查，不給造假材料進(jìn)入檔案袋的機(jī)會，將大大提高我國干部人事檔案的真實(shí)性和可信度。

2.4 胥吏之害的教訓(xùn)

唐代后期甲歷檔案管理的一大弊端，就是胥吏之害，對此應(yīng)當(dāng)引以為鑒。胥吏是掌管甲歷檔案的實(shí)際人員，包括甲庫令史、書令史、掌固等，“自漢以來，令史皆有品秩，至隋開皇初，始降為流外行署”[16]。隋唐以來，國家機(jī)器完備、職官分工再加上科舉制的完善，令史的職責(zé)只剩典守檔案，且令史不需參加科舉由官府直接聘用，故令史地位低下、受人輕視，但因“中書舍人、給事中、吏部員外郎，并合專判，緣官望清高，兼外有職事，不得躬親”[17]，令史熟悉甲歷檔案管理的流程，承擔(dān)了日常的業(yè)務(wù)工作，“諸司甲庫，以令史值曹，刓脫為奸”[18]，掌握著當(dāng)朝官員的甲歷檔案，借工作之便監(jiān)守自盜、徇私舞弊。為了防止令史私自涂改甲歷，“咸通十四年（873），考功員外郎王徽，以舊例考簿上中下字朱書，吏緣為奸，多有揩改，請以墨書。從之”[19]。即便唐朝政府有所防范，甲歷檔案仍免不了被篡改的命運(yùn)，“制敕旨甲，皆被改張毀裂，如此之色，其類頗多，比來因循，遂使滋長”[20]。隨著唐朝后期政治制度的日益腐敗，再加上社會動蕩，胥吏之害更為猖獗。

鑒于胥吏之害，我國應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的監(jiān)管?！稐l例》第七條規(guī)定：“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部……不需要建立機(jī)構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員?！爆F(xiàn)實(shí)是，許多單位數(shù)千份干部檔案，錄入、歸檔等工作往往都由一兩個(gè)人完成。我國2014年1月開始實(shí)施的《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》明確要求：“不準(zhǔn)涂改干部檔案，或者在干部身份、年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等方面弄虛作假?！痹诋?dāng)前加強(qiáng)干部檔案審核的形勢下，首先要加強(qiáng)檔案管理人員的黨性教育、提高其思想覺悟，其次要加快干部人事檔案的信數(shù)字化進(jìn)程，最后要完善對檔案管理人員的監(jiān)管制度。

此外，唐代甲歷檔案管理中的副本制度也值得借鑒。鑒于唐高宗永徽五年（654）“司勛大火，甲歷并燼矣”[21]的教訓(xùn)以及防止甲庫官員私自篡改甲歷檔案，唐代建立了嚴(yán)格的副本制度來管理甲歷。副本分別由中書省、門下省、尚書省保存，三省所藏的甲歷在內(nèi)容上雖各有側(cè)重，但彼此實(shí)為相互補(bǔ)充、相互牽制的關(guān)系，以防止其中任何一方非法篡改，保證銓選工作順利進(jìn)行。為了確保三省的甲歷檔案不出現(xiàn)意外，唐代又在內(nèi)庫留有副本，“比來甲敕，祗下刑部，不納門下省甲庫，如有失落，無處檢覆。今請準(zhǔn)制敕，納一本入門下甲庫，以憑檢勘”[22]?！稐l例》第十二條規(guī)定：“干部檔案副本，由主管或協(xié)管干部的部門保管?！?由主管部門或協(xié)管部門管理副本，缺少第三方機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，易發(fā)生干部人事檔案被偽造或被篡改的問題。目前，可配合我國的黨風(fēng)廉政建設(shè)，在各級紀(jì)委或監(jiān)察機(jī)關(guān)下成立專門的部門保存和審查干部人事檔案的副本，這樣既減輕了主管或協(xié)管部門的壓力，又可對企圖篡改干部人事檔案的行為起到預(yù)防和震懾作用。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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[10]長孫無忌.唐律疏議[M].北京:中華書局,1983:516.

[12]上述數(shù)據(jù)來源于趙深在2016年12月12-13日在南京舉辦的全省檔案人才“151工程”啟動儀式暨首屆學(xué)術(shù)論壇的講話.

[15]廉政瞭望.沒錯(cuò),你看的就是假檔案［EB/OL］.［2017-07-20］.http://inews.ifeng.com/51467540/news.shtml?&back&back.

[18]宋祁,歐陽修等.新唐書[M].北京:中華書局,2000:卷151.